Çin Tedarikçi Doğrulama Kontrol Listesi

Kontrollerden önce: Atamayı tanımlayın

Sorumlu: satın alma talebinde bulunan veya kategori yöneticisi.

Ekleyin: ürün veya hizmeti, miktarı, tahmini yıllık ve ilk sipariş değerini, depozitoyu, ödeme şartlarını, öngörülen tedarikçi rolünü, varış noktasını, gerekli teslimat tarihini, kritik özellikleri, düzenlemeye tabi kullanımları, fikrî mülkiyet maruziyetini ve tedarikçinin neden seçildiğini belirten bir işlem kartı.

Şu durumlarda devretmeyin: ekip, Çinli şirketin üstlenmesini beklediği rolü veya incelemenin onaylamayı amaçladığı taahhüdü ifade edemiyorsa.

OECD’nin durum tespiti çerçevesi riske dayalıdır ve işletmelerden her yerde aynı anda her şeyi yapmaya çalışmak yerine çalışmayı ilgili bağlama uyarlamalarını bekler. Resmi kılavuzu okuyun. ISO 20400 da sürdürülebilirliği satın alma kararı ve süreci içine yerleştirir. Standart özetine göz atın.

1. Kimlik paketi

Sorumlu: tedarikçi kabul süreci veya durum tespiti inceleyicisi.

• Güncel bir kaynaktan teyit edilen Çince yasal unvan ve Birleşik Sosyal Kredi Kodu (USCC);
• kayda uygun işletme belgesi; şirket türü, statüsü, adresi, temsilcisi, sermayesi, faaliyet konusu ve kuruluş tarihi kaydedilmiş;
• İngilizce adlar, markalar, önceki adlar, web sitesi, e-posta alan adı, fatura adı ve ilişkili tüzel kişilerin birleştirilmeksizin eşlenmesi;
• satıcı, fabrika işletmecisi, ihracatçı, fatura düzenleyen, sözleşme tarafı ve önerilen lehdarın ayrı ayrı listelenmesi; ve
• sorgu tarihi, kaynak, rapor sürümü ve çözülmemiş aday eşleşmeleri korunmuş.

Ekleyin: şirket raporu, lisans kopyası, ad-rol haritası ve kaynak kaydı.

Şu durumlarda devretmeyin: öngörülen sözleşme tarafı hâlâ yalnızca bir İngilizce adla tanımlanıyorsa veya birkaç Çince adlı aday makul kalmaya devam ediyorsa. SAMR’nin güncel düzenlemeleri bu pakette kullanılan temel lisans ve kayıt alanlarını teyit eder. Kayıtlı alanları inceleyin.

2. Yetkinlik paketi

Sorumlu: mühendislik, kalite, teknik alıcı veya yetkili hizmet sahibi.

• ürün spesifikasyonu, çizim revizyonu, onaylı numune ve kabul yöntemi tanımlanmış;
• fabrika operatörü ve tam konum satıcıyla ilişkilendirilmiş;
• kritik ekipman, personel, süreç, malzemeler, test yöntemi ve taşeronluk belirlenmiş;
• kapasite beyanı çevrim süresi, vardiyalar, verim, yük ve teslim süresi ile uzlaştırılmış; ve
• gerektiğinde ürüne özel lisanslar, standartlar, test raporları, sertifikasyon kapsamı ve son kullanma tarihleri incelenmiş.

Ekleyin: teknik değerlendirme, numune sonucu, saha veya denetim kanıtı, süreç haritası ve açık düzeltici eylemler.

Şu durumlarda devretmeyin: tedarikçi kritik bir süreci kimin yürüttüğünü belirleyemiyorsa veya kanıt farklı bir ürün, saha veya tüzel kişilikle ilgiliyse. Ayrıntılı kanıt dosyası için üretici doğrulama kılavuzunu kullanın.

3. Risk ve sorumlu tedarik paketi

Sorumlu: uyumluluk, sorumlu tedarik, güvenlik, gizlilik, çevre sağlığı ve güvenliği veya diğer atanmış uzman.

• güncel kamusal hukuki, yaptırım, düzenleyici ve operasyonel sinyaller bağlam içinde incelenmiş;
• sahiplik, kontrol, aracılar, çıkar çatışmaları ve gerekli kısıtlı taraf taramaları geçerli politika ve yasalar uyarınca tamamlanmış;
• iş gücü, insan hakları, çevre, rüşvetle mücadele, veri, güvenlik ve izlenebilirlik soruları ürün ve tedarik zincirine göre kapsamlandırılmış; ve
• her bulgunun bir sorumlusu, azaltma planı, son tarih, kanıt gereksinimi ve üst yönetime bildirim kuralı belirlenmiş.

Ekleyin: tarama kaydı, risk değerlendirmesi, tedarikçi yanıtı, azaltma planı ve uzman onayı.

Şu durumlarda devretmeyin: zorunlu bir kısıtlama çözülmemişse veya önemli bir etki için onaylanmış bir eylem yoksa. ABD Uluslararası Ticaret İdaresi de durum tespitini tek seferlik bir ortak arayışı değil, devam eden bir çalışma olarak görür. Ortak risklerine ilişkin genel bakışa bakın.

4. Sözleşme paketi

Sorumlu: hukuk birimi veya yetkili sözleşme inceleyicisi.

• sözleşme tarafının onaylı Çin'deki tüzel kişi ve yetkili imza yöntemiyle eşleşmesi;
• spesifikasyon, kalite, denetim, kalıp, fikri mülkiyet, gizlilik, taşeronluk, teslimat, garanti, geri çağırma, iade ve belge yükümlülüklerinin tanımlanması;
• fiyat, para birimi, vergiler, Incoterm, risk transferi, ödeme kilometre taşları ve lehdar kurallarının ekler arasında tutarlı olması; ve
• uygulanacak hukuk, uyuşmazlık çözüm süreci, tebligatlar, dil önceliği ve fesih koşullarının uygun şekilde incelenmesi.

Ekleyin: onaylı sözleşme, ekler, değişiklik kaydı, yetki kanıtı ve istisna onayı.

Şu durumlarda devretmeyin: onaylı tedarikçi ile imzalayan karşı taraf, incelenmiş bir düzenleme olmaksızın farklıysa. Tam yöntem için sözleşme öncesi kanıt zinciri rehberini izleyin.

5. Ödeme paketi

Sorumlu: talep eden kişiden bağımsız borçlar muhasebesi, hazine veya finans kontrolörü.

• fatura düzenleyici ve lehtar isimlerinin sözleşme ve onaylanmış rol yapısıyla eşleştirilmesi;
• banka bilgilerinin onaylı bir kanal üzerinden elde edilmesi ve bağımsız olarak teyit edilmesi;
• para birimi, ülke, depozito, kilometre taşları, iade hakları ve ödeme referansının sözleşmeyle uyumlu olması;
• yeni veya değiştirilmiş talimatların yeni bir bekletme ve geri arama sürecini tetiklemesi; ve
• oluşturan, kontrol eden ve nihai onaylayan kişilerin iç yetki limitlerine göre kaydedilmesi.

Ekleyin: lehtar doğrulaması, fatura mutabakatı, geri arama kaydı, kilometre taşı kanıtı ve ödeme onayı.

Şu durumlarda fonları serbest bırakmayın: tüzel kişi uyumsuzluğu, hesap değişikliği, olağandışı aciliyet veya eksik onay durumu söz konusuysa. Yalnızca bir onay kutusuna güvenmek yerine banka-lehtar iş akışını kullanın.

6. Karar ve kabul paketi

Sahibi: yetkilendirilmiş iş onay yetkilisi; sonrasında, adı geçen mal veya hizmet kabul sorumlusu.

• kararın bu belirli işlem için onaylandı, koşullu, bekletildi veya reddedildi olarak kaydedilmesi;
• açık koşullar için sahip, son tarih ve satın alma emrini, ödemeyi, üretimi veya sevkiyatı engelleyici bir kural belirlenmiş olması;
• tedarikçi, ürün, saha, sözleşme ve kanıt sürümünün belirtilmiş olması;
• gelen, devam eden, sevkiyat öncesi veya hizmet kabul kriterlerinin sözleşmeye dayandırılmış olması; ve
• değişiklik tetikleyicilerinin ve bir sonraki inceleme noktasının kaydedilmesi.

Ekleyin: onay notu, istisna sicili, kabul kaydı, uygunsuzluk kaydı ve kapatma kanıtı.

“Onaylı tedarikçi” etiketini kapsam belirtmeden kullanmayın: kapsanan ürünü, sahayı, değeri, dönemi ve koşulları belirtin. Çin Maliye Bakanlığı, kamu alımları kapsamında sözleşmeye dayalı kabul, imzalı kayıtlar ve kanıt saklama zorunluluğu getirmektedir. Süreç kontrolü rehberini okuyun. Özel sektör yabancı bir alıcı bu belgeye tabi değildir, ancak sahiplik ve kayıt tutma konusundaki dersler faydalıdır.

Belirsizliği koruyan durumlar kullanın

Her öğeye beş durumdan birini atayın: geçti, koşullu, çözülmedi, uygulanamaz veya süresi doldu. “Uygulanamaz” için bir gerekçe ve onaylayıcı zorunludur. Eksik kanıtları sadece formu doldurmak adına “geçti” olarak işaretlemeyin.

Asgari ödeme eşiği Ödeme Öncesi Çin Şirketi Doğrulama kılavuzunda özetlenmiştir. Daha geniş risk mimarisi ise Çin Tedarikçi Durum Tespiti kapsamında ele alınır.

Devir kapak sayfası

Tedarikçi: [Çince yasal unvan / USCC]
İşlem: [ürün, rol, site, değer, depozito, varış noktası]
Kanıt kesme tarihi: [tarih ve rapor sürümü]
Paketler: [kimlik / yetkinlik / risk / sözleşme / ödeme / kabul durumu]
Açık koşullar: [sorumlu kişi, son tarih, engellenen eylem]
Karar: [kapsam, onaylayan, tarih, sona erme veya inceleme tetikleyicisi]
Kanıt konumu: [kontrollü klasör veya kayıt kimliği]

Yasal unvan, durum, mülkiyet, temsilci, adres, fabrika, ürün, lisans, sözleşme tarafı, banka bilgileri, sipariş maruziyeti, yasal kayıt veya kritik alt yüklenici değiştiğinde dosyayı güncelleyin. Sayfanun ardındaki anlatımsal karar için şirket raporu onay notunu kullanın.

Bu kontrol listesi genel bir tedarik kontrolüdür; hukuki, vergi, gümrük, yaptırım, mühendislik, kalite, işgücü, çevre, finansal, siber güvenlik veya sorumlu kaynak temini tavsiyesi değildir. Uygulanabilir yasa, ürün riski ve şirket politikasına göre uyarlayın.