Lista kontrolna weryfikacji chińskich dostawców

Przed rozpoczęciem weryfikacji: zdefiniuj przydział zadań

Właściciel: osoba składająca zamówienie lub menedżer kategorii.

Załącz: kartę transakcji określającą produkt lub usługę, ilość, szacowaną wartość roczną i wartość pierwszego zamówienia, zaliczkę, warunki płatności, planowaną rolę dostawcy, miejsce docelowe, wymagany termin dostawy, kluczowe specyfikacje, zastosowania regulowane, ekspozycję na prawa własności intelektualnej oraz uzasadnienie wyboru dostawcy.

Nie przekazuj zadania, jeśli: zespół nie potrafi określić, jaką rolę ma pełnić chińska firma ani jakie zobowiązanie ma zostać zatwierdzone w wyniku przeglądu.

Ramy due diligence OECD opierają się na ocenie ryzyka i oczekują, że przedsiębiorstwa dostosują swoje działania do odpowiedniego kontekstu, zamiast próbować realizować wszystko wszędzie jednocześnie. Przeczytaj oficjalne wytyczne. Norma ISO 20400 również umieszcza kwestie zrównoważonego rozwoju w procesie i decyzjach zakupowych. Zobacz przegląd normy.

1. Pakiet dokumentów tożsamościowych

Właściciel: osoba odpowiedzialna za wdrażanie dostawcy lub recenzent badania due diligence.

• chińska nazwa prawna i Jednolity kod kredytu społecznego (USCC) potwierdzone na podstawie aktualnego rejestru;
• licencja na prowadzenie działalności gospodarczej zgodna z rejestrem, z uwzględnieniem typu spółki, statusu, adresu, przedstawiciela, kapitału, zakresu działalności oraz daty założenia;
• angielskie nazwy, marki, poprzednie nazwy, strona internetowa, domena e-mail, nazwa na fakturze oraz podmioty powiązane odwzorowane, a nie scalone;
• sprzedawca, operator fabryki, eksporter, wystawca faktury, strona umowy oraz proponowany beneficjent wymienieni osobno; oraz
• data zapytania, źródło, wersja raportu oraz nierozstrzygnięte potencjalne dopasowania zachowane w dokumentacji.

Załącz: raport o spółce, kopię licencji, mapę nazw i ról oraz rekord źródłowy.

Nie przekazuj zadania, jeśli: planowana strona umowy jest identyfikowana wyłącznie na podstawie angielskiej nazwy lub nadal istnieje kilka wiarygodnych chińskich kandydatów. Obecne przepisy SAMR potwierdzają kluczowe pola licencyjne i rejestracyjne wykorzystywane w tym pakiecie. Przejrzyj zarejestrowane pola.

2. Pakiet dokumentów potwierdzających zdolności operacyjne

Właściciel: inżynieria, jakość, dział techniczny zakupów lub wykwalifikowany właściciel usługi.

• zdefiniowano specyfikację produktu, rewizję rysunku, zatwierdzoną próbkę oraz metodę akceptacji;
• operator fabryki i dokładna lokalizacja są powiązane ze sprzedawcą;
• zidentyfikowano kluczowe wyposażenie, personel, procesy, materiały, metody testowania oraz podwykonawstwo;
• deklarowana zdolność produkcyjna została uzgodniona z czasem cyklu, zmianami roboczymi, wydajnością, obciążeniem i czasem realizacji; oraz
• w razie potrzeby dokonano przeglądu licencji specyficznych dla produktu, norm, raportów z badań, zakresu certyfikacji i dat wygaśnięcia.

Załącz: ocenę techniczną, wyniki badania próbki, dowody z miejsca lub audytu, mapę procesu oraz otwarte działania korygujące.

Nie przekazuj dalej, jeśli: dostawca nie może wskazać osoby odpowiedzialnej za kluczowy proces lub dowody odnoszą się do innego produktu, lokalizacji lub podmiotu. Skorzystaj z przewodnika weryfikacji producenta , aby uzyskać szczegółowy zestaw dowodów.

3. Pakiet dotyczący ryzyka i odpowiedzialnego sourcingu

Właściciel: dział zgodności, odpowiedzialny sourcing, bezpieczeństwo, prywatność, ochrona środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa lub inny wyznaczony specjalista.

• dokonano przeglądu aktualnych publicznych sygnałów prawnych, egzekucyjnych, regulacyjnych i operacyjnych w odpowiednim kontekście;
• zgodnie z obowiązującą polityką i prawem przeprowadzono weryfikację własności, kontroli, pośredników, konfliktów interesów oraz wymagane sprawdzanie list stron objętych restrykcjami;
• zakres pytań dotyczących praw pracowniczych, praw człowieka, środowiska, przeciwdziałania korupcji, danych, bezpieczeństwa i identyfikowalności został dostosowany do produktu i łańcucha dostaw; oraz
• każde ustalenie ma przypisanego właściciela, plan łagodzenia ryzyka, termin wykonania, wymóg dotyczący dowodów oraz zasadę eskalacji.

Załącz: rejestr sprawdzeń, ocenę ryzyka, odpowiedź dostawcy, plan łagodzenia ryzyka oraz zatwierdzenie przez specjalistę.

Nie przekazuj dalej, jeśli: obowiązkowe ograniczenie nie zostało rozwiązane lub istotny wpływ nie ma zatwierdzonego działania. Amerykańska Administracja Międzynarodowego Handlu (U.S. International Trade Administration) również traktuje badanie due diligence jako proces ciągły, a nie jednorazowe poszukiwanie partnera. Zobacz przegląd ryzyka partnerskiego.

4. Pakiet umowny

Właściciel: dział prawny lub upoważniony recenzent umów.

• strona umowy odpowiada zatwierdzonemu chińskiemu podmiotowi i autoryzowanej metodzie podpisywania;
• przypisano obowiązki dotyczące specyfikacji, jakości, inspekcji, oprzyrządowania, własności intelektualnej, poufności, podwykonawstwa, dostawy, gwarancji, wycofania produktu, zwrotu środków oraz dokumentacji;
• cena, waluta, podatki, warunki Incoterms, przeniesienie ryzyka, kamienie milowe płatności i zasady dotyczące beneficjenta są spójne we wszystkich załącznikach; oraz
• prawo właściwe, procedura rozstrzygania sporów, sposób doręczania zawiadomień, pierwszeństwo językowe oraz mechanizmy rozwiązania umowy zostały poddane odpowiedniemu przeglądowi.

Załącz: zatwierdzoną umowę, harmonogramy, rejestr zmian, dowody uprawnień oraz zatwierdzenie wyjątków.

Nie przekazuj dalej, jeśli: zatwierdzony dostawca i podpisana strona różnią się bez przeanalizowanego porozumienia. Postępuj zgodnie z łańcuchem dowodów przedumownych , aby zapoznać się z pełną metodologią.

5. Pakiet płatności

Właściciel: osoba odpowiedzialna za zobowiązania, skarbnik lub kontroler finansowy niezależny od wnioskodawcy.

• nazwy wystawcy faktury i beneficjenta zgodne z umową oraz zatwierdzoną strukturą ról;
• dane bankowe uzyskane za pośrednictwem zatwierdzonego kanału i niezależnie potwierdzone;
• waluta, kraj, depozyt, etapy realizacji, prawa do zwrotu oraz referencja płatności są zgodne z umową;
• nowe lub zmienione instrukcje uruchamiają ponowne wstrzymanie i procedurę weryfikacji telefonicznej; oraz
• osoby inicjujące, weryfikujące i finalnie zatwierdzające transakcję są rejestrowane zgodnie z wewnętrznymi limitami uprawnień.

Załączniki: weryfikacja beneficjenta, uzgodnienie faktury, zapis z weryfikacji telefonicznej, dowody realizacji etapów oraz zatwierdzenie płatności.

Nie wypłacaj środków, jeśli: nadal występuje niezgodność podmiotu, zmiana konta, nietypowa pilność lub brak zatwierdzenia. Wykorzystaj proces weryfikacji bank-beneficjent zamiast polegać wyłącznie na zaznaczeniu pola wyboru.

6. Pakiet decyzyjny i akceptacyjny

Właściciel: upoważniony aprobant biznesowy; później wyznaczona osoba odpowiedzialna za akceptację towarów lub usług.

• decyzja zarejestrowana jako zatwierdzona, warunkowa, wstrzymana lub odrzucona dla tej określonej transakcji;
• otwarte warunki mają przypisanych właścicieli, terminy oraz zasadę blokowania zamówienia zakupu, płatności, produkcji lub wysyłki;
• wymieniono dostawcę, produkt, lokalizację, umowę oraz wersję dowodów;
• kryteria akceptacji przychodzącej, w toku realizacji, przed wysyłką lub usług są powiązane z umową; oraz
• zarejestrowano wyzwalacze zmian i kolejny punkt przeglądu.

Załączniki: notatka zatwierdzająca, rejestr wyjątków, zapis akceptacji, zapis niezgodności oraz dowody zamknięcia sprawy.

Nie oznaczaj jako „zatwierdzonego dostawcy” bez określenia zakresu: wskaż objęty produktem, lokalizację, wartość, okres i warunki. Chińskie Ministerstwo Finansów wymaga w kontekście zamówień publicznych akceptacji opartej na umowie, podpisanych zapisów oraz przechowywania dowodów. Przeczytaj wytyczne dotyczące kontroli procesu. Prywatny zagraniczny nabywca nie podlega temu dokumentowi, ale wnioski dotyczące własności i prowadzenia dokumentacji są przydatne.

Używaj statusów, które odzwierciedlają niepewność

Przypisz każdemu elementowi jeden z pięciu stanów: pozytywny, warunkowy, nierozstrzygnięty, nie dotyczylub wygasły. W przypadku statusu „nie dotyczy” wymagaj podania przyczyny i zatwierdzenia. Nigdy nie przekształcaj braku dowodów w status pozytywny jedynie po to, aby uzupełnić arkusz.

Minimalny próg płatności został podsumowany w artykule Weryfikacja chińskiej firmy przed płatnością. Szersza architektura ryzyka należy do obszaru Badanie due diligence dostawców w Chinach.

Arkusz przekazania

Dostawca: [chińska nazwa prawna / USCC]
Transakcja: [produkt, rola, lokalizacja, wartość, zaliczka, miejsce docelowe]
Granica dowodowa: [data i wersja raportu]
Pakiety: [tożsamość / zdolności / ryzyko / umowa / płatność / status akceptacji]
Warunki otwarte: [właściciel, termin realizacji, zablokowana czynność]
Decyzja: [zakres, osoba zatwierdzająca, data, wygaśnięcie lub wyzwalacz przeglądu]
Lokalizacja dowodów: [kontrolowany folder lub identyfikator rekordu]

Zaktualizuj plik w przypadku zmiany nazwy prawnej, statusu, struktury własnościowej, przedstawiciela, adresu, fabryki, produktu, licencji, strony umowy, danych bankowych, ekspozycji na zamówienia, rejestru prawnego lub kluczowego podwykonawcy. W przypadku narracyjnego uzasadnienia decyzji zawartego w arkuszu należy skorzystać z notatki zatwierdzającej raport dotyczący spółki.

Niniejsza lista kontrolna stanowi ogólny mechanizm kontroli procesów zakupowych, a nie poradę prawną, podatkową, celną, dotyczącą sankcji, inżynierii, jakości, prawa pracy, ochrony środowiska, finansów, cyberbezpieczeństwa czy odpowiedzialnego sourcingu. Należy ją dostosować do obowiązującego prawa, ryzyka produktowego oraz polityki firmy.