Lista de Verificação de Verificação de Fornecedor na China

Antes das verificações: defina a atribuição

Proprietário: solicitante de sourcing ou gerente de categoria.

Anexar: um cartão de transação indicando produto ou serviço, quantidade, valor anual estimado e do primeiro pedido, depósito, condições de pagamento, papel pretendido do fornecedor, destino, data de entrega requerida, especificações críticas, usos regulamentados, exposição à propriedade intelectual e por que o fornecedor foi selecionado.

Não transfira se: a equipe não puder dizer qual papel espera que a empresa chinesa desempenhe ou qual compromisso a revisão deve aprovar.

O framework de devida diligência da OCDE é baseado em risco e espera que as empresas adaptem o trabalho ao contexto relevante, em vez de tentar fazer tudo em todos os lugares ao mesmo tempo. Leia o guia oficial. A ISO 20400 também coloca a sustentabilidade dentro da decisão e do processo de compras. Veja a visão geral da norma.

1. Pacote de identidade

Proprietário: integrador do fornecedor ou revisor de devida diligência.

• Nome legal chinês e Código Unificado de Crédito Social (USCC) confirmados a partir de registro atual;
• licença comercial correspondente ao registro, com tipo de empresa, status, endereço, representante, capital, escopo e data de estabelecimento capturados;
• nomes em inglês, marcas, nomes anteriores, site, domínio de e-mail, nome da fatura e entidades relacionadas mapeados, em vez de mesclados;
• vendedor, operador da fábrica, exportador, emissor da fatura, parte contratual e beneficiário proposto listados separadamente; e
• data de consulta, origem, versão do relatório e correspondências de candidatos não resolvidas preservadas.

Anexar: relatório da empresa, cópia da licença, mapa de nome e cargo e registro de origem.

Não realizar a transferência se: a parte contratante pretendida ainda for identificada apenas por um nome em inglês ou se vários candidatos chineses permanecerem plausíveis. As medidas atuais da SAMR confirmam os campos principais de licença e registro utilizados neste pacote. Revise os campos registrados.

2. Pacote de capacidade

Responsável: engenharia, qualidade, comprador técnico ou responsável qualificado pelo serviço.

• especificação do produto, revisão do desenho, amostra aprovada e método de aceitação definidos;
• operador da fábrica e local exato vinculados ao vendedor;
• equipamentos críticos, pessoas, processo, materiais, método de teste e terceirização identificados;
• reivindicação de capacidade conciliada com tempo de ciclo, turnos, rendimento, carga e prazo de entrega; e
• licenças específicas do produto, normas, relatórios de teste, escopo de certificação e vencimento revisados quando necessário.

Anexar: avaliação técnica, resultado da amostra, evidência do local ou auditoria, mapa de processos e ações corretivas pendentes.

Não realizar a transferência se: o fornecedor não conseguir identificar quem executa um processo crítico ou se as evidências se referirem a um produto, local ou entidade diferentes. Utilize o guia de verificação do fabricante para a pilha detalhada de evidências.

3. Pacote de risco e sourcing responsável

Responsável: conformidade, sourcing responsável, segurança, privacidade, saúde e segurança ambiental ou outro especialista designado.

• sinais públicos legais, de aplicação da lei, regulatórios e operacionais atuais revisados no contexto;
• propriedade, controle, intermediários, conflitos e triagem obrigatória de partes restritas concluídos conforme política e legislação aplicáveis;
• questões trabalhistas, direitos humanos, ambientais, anticorrupção, dados, segurança e rastreabilidade delimitadas ao produto e à cadeia de suprimentos; e
• cada constatação possui um responsável, medida de mitigação, data limite, requisito de evidência e regra de escalonamento.

Anexar: registro de triagem, avaliação de riscos, resposta do fornecedor, plano de mitigação e aprovação do especialista.

Não transfira se: uma restrição obrigatória estiver pendente ou um impacto material não tiver uma ação aprovada. A Administração do Comércio Internacional dos EUA também considera a diligência devida como um trabalho contínuo, e não uma busca por parceiros única. Veja o resumo de risco do parceiro.

4. Pacote contratual

Responsável: revisor de contratos jurídico ou autorizado.

• a parte contratante corresponde à entidade chinesa aprovada e ao método de assinatura autorizado;
• especificações, qualidade, inspeção, ferramental, propriedade intelectual, confidencialidade, subcontratação, entrega, garantia, recall, reembolso e obrigações documentais estão atribuídos;
• preço, moeda, impostos, Incoterm, transferência de riscos, marcos de pagamento e regras de beneficiário são consistentes entre os anexos; e
• lei aplicável, processo de disputa, notificações, prioridade de idioma e controles de rescisão recebem revisão adequada.

Anexar: contrato aprovado, cronogramas, registro de revisões (redline), evidências de autoridade e aprovação de exceções.

Não transfira se: o fornecedor aprovado e a contraparte assinada diferirem sem um acordo revisado. Siga o conjunto de evidências pré-contratuais para o método completo.

5. Pacote de pagamento

Responsável: contabilidade a pagar, tesouraria ou controlador financeiro independente do solicitante.

• nomes do emissor da fatura e do beneficiário mapeados para o contrato e estrutura de funções aprovadas;
• dados bancários obtidos por canal aprovado e confirmados independentemente;
• moeda, país, depósito, marcos, direitos de reembolso e referência de pagamento correspondem ao contrato;
• instruções novas ou alteradas acionam uma nova retenção e confirmação telefônica; e
• criador, verificador e liberador final são registrados de acordo com os limites de autoridade interna.

Anexar: verificação do beneficiário, conciliação de faturas, registro de confirmação telefônica, evidências de marcos e aprovação de pagamento.

Não libere os fundos se: houver divergência de entidade, conta alterada, urgência incomum ou aprovação ausente. Use o fluxo de trabalho banco-beneficiário em vez de uma caixa de seleção sozinha.

6. Pacote de decisão e aceitação

Proprietário(a): aprovador delegado do negócio; posteriormente, o proprietário(a) nomeado para a aceitação dos bens ou serviços.

• decisão registrada como aprovada, condicional, suspensa ou rejeitada para esta transação definida;
• condições pendentes têm proprietários, prazos e uma regra para bloquear a ordem de compra, pagamento, produção ou expedição;
• fornecedor, produto, local, contrato e versão da evidência são especificados;
• critérios de aceitação de entrada, em processo, pré-expedição ou de serviço estão vinculados ao contrato; e
• gatilhos de mudança e próximo ponto de revisão são registrados.

Anexar: memorando de aprovação, registro de exceções, registro de aceitação, registro de não conformidade e evidências de encerramento.

Não marque “fornecedor aprovado” sem escopo definido: especifique o produto, local, valor, período e condições abrangidos. O Ministério das Finanças da China exige aceitação baseada em contrato, registros assinados e retenção de evidências no contexto de compras governamentais. Leia as diretrizes de controle de processo. Um comprador privado no exterior não é regido por esse documento, mas a lição sobre propriedade e registros é útil.

Use status que preservem a incerteza

Atribua a cada item um dos cinco estados: aprovado, condicional, não resolvido, não aplicável, ou expirado. Exija motivo e aprovador para “não aplicável”. Nunca converta evidências ausentes em aprovação apenas para completar a planilha.

O portão mínimo de pagamento está resumido em Verifique uma Empresa Chinesa Antes do Pagamento. A arquitetura de riscos mais ampla pertence a Due Diligence com Fornecedor na China.

Página de capa do repasse

Fornecedor: [Nome jurídico chinês / USCC]
Transação: [produto, função, local, valor, depósito, destino]
Data limite das evidências: [data e versão do relatório]
Pacotes: [identidade / capacidade / risco / contrato / pagamento / status de aceitação]
Condições pendentes: [responsável, data de vencimento, ação bloqueada]
Decisão: [escopo, aprovador, data, expiração ou gatilho de revisão]
Localização das evidências: [pasta controlada ou ID do registro]

Atualize o arquivo quando houver alteração no nome jurídico, status, titularidade, representante, endereço, fábrica, produto, licença, parte contratual, dados bancários, exposição ao pedido, registro legal ou subcontratado crítico. Para a decisão narrativa por trás da página, utilize o memorando de aprovação do relatório da empresa.

Esta lista de verificação é um controle geral de compras, não constituindo aconselhamento jurídico, fiscal, aduaneiro, de sanções, de engenharia, de qualidade, trabalhista, ambiental, financeiro, de cibersegurança ou de sourcing responsável. Adapte-a à legislação aplicável, ao risco do produto e à política da empresa.