Checkliste zur Überprüfung chinesischer Lieferanten

Vor den Prüfungen: Die Zuweisung definieren

Verantwortlicher: Einkaufsanforderer oder Category Manager.

Anzuhängen: eine Transaktionskarte mit Angaben zu Produkt oder Dienstleistung, Menge, geschätztem jährlichem Wert und Erstbestellwert, Anzahlung, Zahlungsbedingungen, beabsichtigter Rolle des Lieferanten, Bestimmungsort, erforderlichem Lieferdatum, kritischen Spezifikationen, regulierten Verwendungen, Exposition gegenüber geistigem Eigentum und Gründen für die Auswahl des Lieferanten.

Nicht übergeben, wenn: das Team nicht benennen kann, welche Rolle es vom chinesischen Unternehmen erwartet oder welche Verpflichtung die Prüfung genehmigen soll.

Das Due-Diligence-Rahmenwerk der OECD ist risikobasiert und erwartet, dass Unternehmen ihre Arbeiten an den relevanten Kontext anpassen, anstatt überall gleichzeitig alles zu versuchen. Lesen Sie die offiziellen Leitlinien. ISO 20400 ordnet Nachhaltigkeit ebenfalls in den Beschaffungsentscheidungs- und -prozess ein. Sehen Sie sich die Standardübersicht an.

1. Identitätspaket

Verantwortlicher: Mitarbeiter für Onboarding von Lieferanten oder Prüfer für Due Diligence.

• Chinesischer Rechtsname und Einheitlicher Sozialkreditcode (USCC) aus einem aktuellen Nachweis bestätigt;
• Gewerbeerlaubnis mit dem Nachweis abgeglichen, wobei Firmentyp, Status, Adresse, Vertreter, Kapital, Geschäftszweck und Gründungsdatum erfasst wurden;
• Englische Namen, Marken, frühere Namen, Website, E-Mail-Domain, Rechnungsname und verbundene Entitäten zugeordnet, nicht zusammengeführt;
• Verkäufer, Herstellerbetreiber, Exporteur, Rechnungssteller, Vertragspartei und vorgeschlagener Begünstigter separat aufgeführt; und
• Abfragedatum, Quelle, Berichtsversion und nicht aufgelöste Kandidatenübereinstimmungen werden beibehalten.

Anlagen: Unternehmensbericht, Lizenzkopie, Namen-und-Rollen-Zuordnung und Quelldatensatz.

Nicht übergeben, wenn: der beabsichtigte Vertragspartner weiterhin nur mit einem englischen Namen identifiziert wird oder mehrere chinesische Kandidaten plausibel bleiben. Die aktuellen Maßnahmen der SAMR bestätigen die Kernlizenzen und Registrierungsdatenfelder, die in diesem Paket verwendet werden. Überprüfen Sie die registrierten Felder.

2. Fähigkeitspaket

Verantwortlicher: Ingenieurwesen, Qualität, technischer Einkäufer oder qualifizierter Dienstleistungsverantwortlicher.

• Produktspezifikation, Zeichnungsrevision, genehmigtes Muster und Akzeptanzmethode definiert;
• Werkbetreiber und genauer Standort mit dem Verkäufer verknüpft;
• Kritische Ausrüstung, Personal, Prozess, Materialien, Testmethode und Subunternehmernennung identifiziert;
• Kapazitätsbehauptung mit Zykluszeit, Schichten, Ausbeute, Auslastung und Durchlaufzeit abgeglichen; und
• Produkt-spezifische Lizenzen, Normen, Prüfberichte, Zertifizierungsumfang und Verfallsdatum bei Bedarf überprüft.

Anlagen: Technische Bewertung, Ergebnis des Musters, Vor-Ort- oder Auditnachweise, Prozesskarte und offene Korrekturmaßnahmen.

Nicht übergeben, wenn: der Lieferant nicht benennen kann, wer einen kritischen Prozess durchführt, oder sich die Nachweise auf ein anderes Produkt, einen anderen Standort oder eine andere Einheit beziehen. Verwenden Sie den Leitfaden zur Herstellerüberprüfung für den detaillierten Nachweiskatalog.

3. Risiko- und Responsible-Sourcing-Paket

Verantwortlicher: Compliance, verantwortungsvolles Sourcing, Sicherheit, Datenschutz, Umwelt, Gesundheit und Sicherheit oder anderer benannter Spezialist.

• Aktuelle öffentliche rechtliche, behördliche, regulatorische und operative Signale im Kontext überprüft;
• Eigentum, Kontrolle, Zwischenhändler, Interessenkonflikte und erforderliche Screening-Prüfungen für eingeschränkte Parteien gemäß geltender Politik und Gesetz abgeschlossen;
• Fragen zu Arbeit, Menschenrechten, Umwelt, Korruptionsbekämpfung, Daten, Sicherheit und Rückverfolgbarkeit wurden auf das Produkt und die Lieferkette bezogen; und
• Jeder Feststellung wurde ein Verantwortlicher, eine Minderungsmaßnahme, ein Fälligkeitsdatum, eine Nachweisanforderung und eine Eskalationsregel zugewiesen.

Anlagen: Screening-Datensatz, Risikobewertung, Lieferantenantwort, Minderungsplan und Freigabe durch den Spezialisten.

Nicht übergeben, wenn: eine verbindliche Einschränkung nicht gelöst ist oder eine wesentliche Auswirkung keine genehmigte Maßnahme hat. Die U.S. International Trade Administration betrachtet Due Diligence auch als fortlaufende Arbeit und nicht als einmalige Partnersuche. Sehen Sie sich die Übersicht zum Partner-Risiko an.

4. Vertragspaket

Verantwortlich: juristischer oder autorisierter Vertragsprüfer.

• Vertragspartei stimmt mit der genehmigten chinesischen Entität überein und die autorisierte Unterschriftsmethode;
• Spezifikation, Qualität, Inspektion, Werkzeugbau, geistiges Eigentum, Vertraulichkeit, Unterauftrag, Lieferung, Garantie, Rückruf, Rückerstattung und Dokumentationspflichten sind zugewiesen;
• Preis, Währung, Steuern, Incoterm, Risikoübertragung, Zahlungsmeilensteine und Begünstigtenregeln sind in allen Anhängen konsistent; und
• Anwendbares Recht, Streitbeilegungsverfahren, Mitteilungen, Sprachpriorität und Beendigungskontrollen erhalten eine angemessene Prüfung.

Anfügen: Genehmigter Vertrag, Anlagen, Redline-Protokoll, Autoritätsnachweis und Ausnahmegenehmigung.

Nicht übergeben, wenn: der genehmigte Lieferant und der unterzeichnete Vertragspartner ohne geprüfte Vereinbarung abweichen. Folgen Sie dem Beweiskette vor Vertragsabschluss für die vollständige Methode.

5. Zahlungspaket

Verantwortlich: Accounts Payable, Treasury oder Finanzcontroller, unabhängig vom Antragsteller.

• Rechnungssteller und Begünstigtennamen werden dem Vertrag und der genehmigten Rollenstruktur zugeordnet;
• Bankdaten wurden über einen genehmigten Kanal bezogen und unabhängig bestätigt;
• Währung, Land, Anzahlung, Meilensteine, Rückerstattungsrechte und Zahlungsreferenz stimmen mit dem Vertrag überein;
• neue oder geänderte Anweisungen lösen eine neue Sperrung und Rückruf aus; und
• Ersteller, Prüfer und endgültiger Freigebender werden gemäß internen Befugnisgrenzen dokumentiert.

Anfügen: Begünstigtenverifizierung, Rechnungsabgleich, Rückrufprotokoll, Meilensteinbeweis und Zahlungsgenehmigung.

Zahlung nicht freigeben, wenn: ein Entitätsmismatch, ein geändertes Konto, ungewöhnliche Dringlichkeit oder fehlende Genehmigung vorliegt. Verwenden Sie den Bank-Begünstigten-Workflow anstelle einer einzelnen Kontrollkästchen-Option.

6. Entscheidungs- und Annahmepaket

Eigentümer: delegierter geschäftlicher Genehmiger; später der benannte Eigentümer für die Annahme der Waren oder Dienstleistungen.

• Entscheidung als genehmigt, bedingt, ausgesetzt oder abgelehnt für diese definierte Transaktion dokumentiert;
• offene Bedingungen haben Eigentümer, Fristen und eine Regel zur Blockierung des Auftrags, der Zahlung, der Produktion oder des Versands;
• Lieferant, Produkt, Standort, Vertrag und Nachweiskopie sind benannt;
• Annahmekriterien für eingehende, in Bearbeitung befindliche, vorversandfertige Ware oder Dienstleistungen sind an den Vertrag gebunden; und
• Änderungsauslöser und nächster Überprüfungszeitpunkt sind dokumentiert.

Anlagen: Genehmigungsmemorandum, Ausnahmeregister, Annahmedokumentation, Nichtkonformitätsdokumentation und Nachweis über den Abschluss.

Markieren Sie nicht „genehmigter Lieferant“ ohne Umfangsangabe: Nennen Sie das Produkt, den Standort, den Wert, den Zeitraum und die abgedeckten Bedingungen. Das chinesische Finanzministerium verlangt im Kontext der staatlichen Beschaffung eine vertragsbasierte Abnahme, unterzeichnete Dokumente und die Aufbewahrung von Nachweisen. Lesen Sie die Leitlinien zur Prozesssteuerung. Ein privater ausländischer Käufer unterliegt nicht diesem Dokument, doch die Erkenntnisse bezüglich Eigentumsverhältnissen und Dokumentation sind nützlich.

Verwenden Sie Statusbezeichnungen, die Unsicherheit bewahren

Weisen Sie jedem Element einen der fünf Zustände zu: bestanden, bedingt, ungeklärt, nicht zutreffend, oder abgelaufen. Fordern Sie für „nicht zutreffend“ eine Begründung und einen Genehmiger. Konvertieren Sie fehlende Nachweise niemals nur zur Vervollständigung des Bogens in ein Bestanden.

Die Mindestzahlungs-Sperre ist zusammengefasst in Überprüfen Sie ein chinesisches Unternehmen vor der Zahlung. Die breitere Risikoarchitektur gehört in Due-Diligence-Prüfung chinesischer Lieferanten.

Deckblatt der Übergabe

Lieferant: [Chinesischer Rechtsname / USCC]
Transaktion: [Produkt, Rolle, Standort, Wert, Anzahlung, Bestimmungsort]
Beweisschnittstelle: [Datum und Berichtsversion]
Pakete: [Identität / Kapazität / Risiko / Vertrag / Zahlung / Akzeptanzstatus]
Offene Bedingungen: [Verantwortlicher, Fälligkeitsdatum, blockierte Aktion]
Entscheidung: [Umfang, Genehmiger, Datum, Ablauf oder Überprüfungsanlass]
Beweisort: [kontrollierter Ordner oder Datensatz-ID]

Aktualisieren Sie die Datei bei Änderungen des Rechtsnamens, Statuses, Eigentums, Vertreters, Adressen, Fabriken, Produkte, Lizenzen, Vertragsparteien, Bankdaten, Bestellrisikos, rechtlicher Aufzeichnungen oder kritischer Subunternehmer. Für die narrative Begründung hinter dem Blatt verwenden Sie den Genehmigungsvermerk zum Unternehmensbericht.

Diese Checkliste ist eine allgemeine Beschaffungskontrolle und keine Rechts-, Steuer-, Zoll-, Sanktions-, Ingenieur-, Qualitäts-, Arbeits-, Umwelt-, Finanz-, Cybersicherheits- oder Compliance-Beratung. Passen Sie sie an geltendes Recht, Produktrisiko und Unternehmensrichtlinien an.