चीन आपूर्तिकर्ता सत्यापन चेकलिस्ट

जाँचों से पहले: कार्य आवंटन को परिभाषित करें

स्वामी: सोर्सिंग अनुरोधकर्ता या श्रेणी प्रबंधक।

संलग्न करें: एक लेनदेन कार्ड जिसमें उत्पाद या सेवा, मात्रा, अनुमानित वार्षिक और प्रथम-ऑर्डर मूल्य, जमा राशि, भुगतान शर्तें, आपूर्तिकर्ता की अभिप्रेत भूमिका, गंतव्य, आवश्यक डिलीवरी तिथि, महत्वपूर्ण विशिष्टताएँ, विनियमित उपयोग, बौद्धिक संपदा जोखिम और आपूर्तिकर्ता के चयन का कारण शामिल हो।

हैंडऑफ न करें यदि: टीम यह नहीं बता सकती कि वह चीनी कंपनी से किस भूमिका की अपेक्षा करती है या समीक्षा किस प्रतिबद्धता को अनुमोदित करने के लिए है।

OECD का समुचित जांच ढांचा जोखिम-आधारित है और व्यवसायों से अपेक्षा करता है कि वे कार्य को प्रासंगिक संदर्भ के अनुसार अनुकूलित करें, न कि एक साथ हर जगह सब कुछ करने का प्रयास करें। आधिकारिक मार्गदर्शन पढ़ें. ISO 20400 भी खरीद निर्णय और प्रक्रिया के भीतर स्थिरता को रखता है। मानक अवलोकन देखें.

1. पहचान दस्तावेज़ समूह

स्वामी: आपूर्तिकर्ता ऑनबोर्डिंग या समुचित जांच समीक्षक।

• वर्तमान रिकॉर्ड से पुष्टि की गई चीनी कानूनी नाम और एकीकृत सामाजिक क्रेडिट कोड (USCC);
• रिकॉर्ड से मेल खाता व्यापार लाइसेंस, जिसमें कंपनी प्रकार, स्थिति, पता, प्रतिनिधि, पूंजी, दायरा और स्थापना तिथि दर्ज की गई हो;
• अंग्रेजी नाम, ब्रांड, पूर्व नाम, वेबसाइट, ईमेल डोमेन, चालान नाम और संबंधित इकाइयों को मर्ज करने के बजाय मैप किया गया हो;
• विक्रेता, फैक्ट्री ऑपरेटर, निर्यातक, चालान जारीकर्ता, अनुबंध पक्ष और प्रस्तावित लाभार्थी को अलग-अलग सूचीबद्ध किया गया हो; और
• क्वेरी तिथि, स्रोत, रिपोर्ट संस्करण और अनसुलझे उम्मीदवार मिलान सुरक्षित रखे गए हों।

संलग्न करें: कंपनी रिपोर्ट, लाइसेंस की प्रति, नाम-और-भूमिका मैप और स्रोत रिकॉर्ड।

हैंडऑफ न करें यदि: इच्छित अनुबंध पक्ष की पहचान अभी भी केवल एक अंग्रेजी नाम से हो रही हो या कई चीनी उम्मीदवार अभी भी संभावित हों। SAMR के वर्तमान उपाय इस पैकेट में उपयोग किए गए मुख्य लाइसेंस और पंजीकरण फ़ील्ड की पुष्टि करते हैं। पंजीकृत फ़ील्ड की समीक्षा करें.

2. क्षमता दस्तावेज़ समूह

स्वामी: इंजीनियरिंग, गुणवत्ता, तकनीकी खरीदार, या योग्य सेवा स्वामी।

• उत्पाद विनिर्देश, ड्राइंग संशोधन, अनुमोदित नमूना और स्वीकृति विधि परिभाषित;
• फ़ैक्ट्री ऑपरेटर और सटीक साइट विक्रेता से जुड़ी हुई;
• महत्वपूर्ण उपकरण, लोग, प्रक्रिया, सामग्री, परीक्षण विधि और आउटसोर्सिंग की पहचान की गई;
• क्षमता का दावा चक्र समय, शिफ्ट, उपज, लोड और लीड टाइम के साथ समन्वयित; और
• जहाँ आवश्यक हो, उत्पाद-विशिष्ट लाइसेंस, मानक, परीक्षण रिपोर्ट, प्रमाणन दायरा और समाप्ति की समीक्षा की गई।

अनुलग्नक: तकनीकी मूल्यांकन, नमूना परिणाम, साइट या ऑडिट साक्ष्य, प्रक्रिया मानचित्र और खुले सुधारात्मक कार्य।

हस्तांतरण न करें यदि: आपूर्तिकर्ता यह पहचान नहीं सकता कि कोई महत्वपूर्ण प्रक्रिया कौन करता है या साक्ष्य किसी भिन्न उत्पाद, साइट या इकाई से संबंधित है। उपयोग करें निर्माता सत्यापन गाइड विस्तृत साक्ष्य स्टैक के लिए।

3. जोखिम और जिम्मेदार खरीद दस्तावेज़ समूह

स्वामी: अनुपालन, जिम्मेदार खरीदारी, सुरक्षा, गोपनीयता, पर्यावरणीय स्वास्थ्य और सुरक्षा, या अन्य नामित विशेषज्ञ।

• वर्तमान सार्वजनिक कानूनी, प्रवर्तन, नियामक और संचालन संकेतों की संदर्भ में समीक्षा की गई;
• लागू नीति और कानून के तहत स्वामित्व, नियंत्रण, मध्यस्थ, संघर्ष और आवश्यक प्रतिबंधित पक्ष स्क्रीनिंग पूरी की गई;
• श्रम, मानवाधिकार, पर्यावरण, रिश्वत विरोधी, डेटा, सुरक्षा और ट्रेसबिलिटी प्रश्नों को उत्पाद और आपूर्ति श्रृंखला के अनुसार सीमित किया गया; और
• प्रत्येक निष्कर्ष का एक स्वामी, शमन, नियत तिथि, साक्ष्य आवश्यकता और एस्केलेशन नियम है।

अनुलग्नक: स्क्रीनिंग रिकॉर्ड, जोखिम मूल्यांकन, आपूर्तिकर्ता प्रतिक्रिया, शमन योजना और विशेषज्ञ हस्ताक्षर।

हस्तांतरण न करें यदि: कोई अनिवार्य प्रतिबंध अनसुलझा है या किसी महत्वपूर्ण प्रभाव के लिए कोई अनुमोदित कार्रवाई नहीं है। अमेरिकी अंतर्राष्ट्रीय व्यापार प्रशासन भी समुचित जांच को एक बार की भागीदार खोज के बजाय निरंतर कार्य मानता है। इसका भागीदार-जोखिम ओवरव्यू देखें।

4. अनुबंध दस्तावेज़ समूह

स्वामी: कानूनी या अधिकृत अनुबंध समीक्षक।

• अनुबंध पक्ष अनुमोदित चीनी इकाई और अधिकृत हस्ताक्षरण विधि से मेल खाता है;
• विनिर्देश, गुणवत्ता, निरीक्षण, टूलिंग, बौद्धिक संपदा, गोपनीयता, आउटसोर्सिंग, डिलीवरी, वारंटी, रिकॉल, धनवापसी और दस्तावेज़ दायित्व निर्धारित हैं;
• मूल्य, मुद्रा, कर, Incoterm, जोखिम का हस्तांतरण, भुगतान मील के पत्थर और लाभार्थी नियम सभी अनुलग्नकों में सुसंगत हैं; और
• शासी कानून, विवाद प्रक्रिया, नोटिस, भाषा प्राथमिकता और समाप्ति नियंत्रणों की उचित समीक्षा होती है।

अनुलग्नक: अनुमोदित अनुबंध, अनुसूचियाँ, रेडलाइन रिकॉर्ड, प्राधिकरण साक्ष्य और अपवाद अनुमोदन।

हस्तांतरण न करें यदि: अनुमोदित आपूर्तिकर्ता और हस्ताक्षरित प्रतिपक्ष बिना किसी समीक्षित व्यवस्था के भिन्न हैं। पूर्ण विधि के लिए अनुसरण करें पूर्व-अनुबंध साक्ष्य श्रृंखला पूर्ण विधि के लिए।

5. भुगतान दस्तावेज़ समूह

स्वामी: देय खाते, कोषागार या वित्त नियंत्रक जो अनुरोधकर्ता से स्वतंत्र हों।

• चालान जारीकर्ता और लाभार्थी के नाम अनुबंध और अनुमोदित भूमिका संरचना से मेल खाते हों;
• बैंक विवरण एक अनुमोदित चैनल के माध्यम से प्राप्त किए गए हों और स्वतंत्र रूप से पुष्टि की गई हो;
• मुद्रा, देश, जमा, मील के पत्थर, धनवापसी के अधिकार और भुगतान संदर्भ अनुबंध से मेल खाते हों;
• नए या बदले हुए निर्देश ताज़ा रोक और कॉलबैक को ट्रिगर करते हों; और
• निर्माता, जाँचकर्ता और अंतिम जारीकर्ता आंतरिक प्राधिकरण सीमाओं के अनुसार दर्ज किए गए हों।

संलग्न करें: लाभार्थी सत्यापन, चालान सुलह, कॉलबैक रिकॉर्ड, मील के पत्थर का साक्ष्य और भुगतान अनुमोदन।

निम्नलिखित स्थिति में निधि जारी न करें: इकाई बेमेल, बदला हुआ खाता, असामान्य तत्परता या अनुमोदन की कमी बनी हुई हो। इसका उपयोग करें बैंक-लाभार्थी वर्कफ़्लो केवल चेकबॉक्स के बजाय।

6. निर्णय और स्वीकृति दस्तावेज़ समूह

स्वामी: प्रतिनिधि व्यापार अनुमोदक; बाद में, नामित वस्तु या सेवा स्वीकृति स्वामी।

• इस परिभाषित लेनदेन के लिए निर्णय को अनुमोदित, सशर्त, रोका गया या अस्वीकृत के रूप में दर्ज किया गया हो;
• खुली शर्तों के स्वामी, समय सीमा और PO, भुगतान, उत्पादन या शिपमेंट को अवरुद्ध करने का नियम निर्धारित हो;
• आपूर्तिकर्ता, उत्पाद, साइट, अनुबंध और साक्ष्य संस्करण का नाम दिया गया हो;
• आने वाली, प्रक्रियाधीन, पूर्व-शिपमेंट या सेवा स्वीकृति मानदंड अनुबंध से जुड़े हों; और
• परिवर्तन ट्रिगर और अगली समीक्षा बिंदु दर्ज किए गए हों।

संलग्न करें: अनुमोदन ज्ञापन, अपवाद रजिस्टर, स्वीकृति रिकॉर्ड, गैर-अनुपालन रिकॉर्ड और समापन साक्ष्य।

बिना दायरे के “अनुमोदित आपूर्तिकर्ता” चिह्नित न करें: उत्पाद, साइट, मूल्य, अवधि और शामिल शर्तों को स्पष्ट करें। चीन का वित्त मंत्रालय अपने सरकारी खरीद संदर्भ में अनुबंध-आधारित स्वीकृति, हस्ताक्षरित रिकॉर्ड और साक्ष्य प्रतिधारण की आवश्यकता रखता है। प्रक्रिया-नियंत्रण मार्गदर्शन पढ़ें। एक निजी विदेशी खरीदार उस दस्तावेज़ द्वारा शासित नहीं होता, लेकिन स्वामित्व और रिकॉर्ड सबक उपयोगी है।

ऐसी स्थितियों का उपयोग करें जो अनिश्चितता को बनाए रखती हैं

प्रत्येक आइटम को पाँच अवस्थाओं में से एक दें: उत्तीर्ण, सशर्त, असुलझा, लागू नहीं, या समाप्त‘लागू नहीं’ के लिए कारण और अनुमोदक की आवश्यकता होती है। केवल शीट को पूरा करने के लिए गायब साक्ष्य को कभी भी पास में न बदलें।

न्यूनतम भुगतान गेट को संक्षेप में प्रस्तुत किया गया है भुगतान से पहले चीनी कंपनी की जाँच करें। व्यापक जोखिम वास्तुकला इसमें निहित है चीन आपूर्तिकर्ता समुचित जांच।

हस्तांतरण कवर शीट

आपूर्तिकर्ता: [चीनी कानूनी नाम / यूएससीसी]
लेन-देन: [उत्पाद, भूमिका, साइट, मूल्य, जमा राशि, गंतव्य]
साक्ष्य कटऑफ: [तिथि और रिपोर्ट संस्करण]
पैकेट: [पहचान / क्षमता / जोखिम / अनुबंध / भुगतान / स्वीकृति स्थिति]
खुली शर्तें: [जिम्मेदार व्यक्ति, नियत तिथि, अवरुद्ध कार्रवाई]
निर्णय: [दायरा, अनुमोदक, तिथि, समाप्ति या समीक्षा ट्रिगर]
साक्ष्य का स्थान: [नियंत्रित फ़ोल्डर या रिकॉर्ड आईडी]

जब कानूनी नाम, स्थिति, स्वामित्व, प्रतिनिधि, पता, कारखाना, उत्पाद, लाइसेंस, अनुबंध पक्ष, बैंक विवरण, ऑर्डर एक्सपोज़र, कानूनी रिकॉर्ड, या महत्वपूर्ण उपठेकेदार में बदलाव हो, तो फ़ाइल को ताज़ा करें। शीट के पीछे के वर्णात्मक निर्णय के लिए, उपयोग करें कंपनी-रिपोर्ट अनुमोदन मेमो।

यह चेकलिस्ट एक सामान्य खरीद नियंत्रण है, न कि कानूनी, कर, सीमा शुल्क, प्रतिबंध, इंजीनियरिंग, गुणवत्ता, श्रम, पर्यावरण, वित्तीय, साइबर सुरक्षा, या जिम्मेदार स्रोत संबंधी सलाह। इसे लागू कानून, उत्पाद जोखिम और कंपनी नीति के अनुसार अनुकूलित करें।