Çin Tedarikçi Durum Tespiti

Durum tespitini bir kontrol sistemi olarak ele alın

Tek seferlik bir şirket araması dar bir soruyu yanıtlar: Bu kayıt hangi tüzel kişiliği tanımlıyor ve arama tarihinde mevcut kaynaklar ne söylüyordu? Bu arama bir ürünü onaylamaz, üretim hattını teyit etmez, her belgeyi doğrulamaz veya performansı tahmin etmez.

Daha geniş yönetim ilkesi iyi oturmuştur. OECD durum tespiti rehberi risk temellidir ve şirketlerin iş ilişkileri genelinde önemli etkileri belirlemesini, ele almasını, izlemesini ve bunlar hakkında iletişim kurmasını bekler. İş Dünyası ve İnsan Haklarına İlişkin BM Rehber İlkeleri durum tespitini, erken başlaması gereken ve risklerin en yüksek olduğu yerlerde önceliklendirilmesi gereken sürekli bir süreç olarak tanımlar.

Bu kılavuz, bu operasyonel fikri ithalat satın alımına uygular. Ticari, kalite, hukuki, ürün uyumluluğu, finansal ve sorumlu tedarik incelemeleri birbirinin yerine geçmez. Aynı tedarikçi dosyasını paylaşabilirler ancak her birinin bir sahibi, bir kararı ve bir üst yönetime aktarma yolu olması gerekir. Gereksinimler ayrıca hedef pazara, ürüne, sektöre, sipariş değerine ve alıcının kendi politikalarına göre değişir. Bu nedenle bir şirket raporu, bir kararın girdisidir; kararın kendisi değildir.

Tedarikçiyi sınıflandırmadan önce siparişi sınıflandırın

Ekipler genellikle USD 300 stok numunesi ile USD 150,000 özel üretim bir ürün için aynı kontrol listesini uygular. Sonuç ya boşa harcanan çaba ya da tehlikeli derecede yetersiz incelemedir. Bir sipariş riski özetiyle başlayın ve maruziyete uygun kontrolleri seçin.

Risk, tutar küçük olsa bile bir işlemi bir üst seviyeye taşıyabilir. Bir güvenlik fonksiyonunda kullanılan düşük maliyetli bir elektrik bileşeni, pahalı bir dekoratif öğeden daha fazla incelemeyi hak edebilir. Alıcının tescilli çizimleri paylaştığı, tek bir fabrikaya bağımlı olduğu, düzenlemeye tabi bir müşteriye satış yaptığı veya ürünü hızla ikame edemediği durumlarda da durum aynıdır.

Aşama 0: Tedarik brifini yazın

Tedarikçi belgelerini toplamadan önce, satın alımı açıklayan tek sayfalık bir metin yazın. Bu, incelemenin satış temsilcisinin gönderdiği dosyaların rastgele bir yığını haline gelmesini önler.

• Tam ürün tanımını, amaçlanan kullanımı, hedef pazarları, tahmini hacmi ve gerekli teslimat penceresini belirleyin.
• Nitelikli danışmanlık gerektiren, düzenlemeye tabi veya müşteriye özel gereksinimleri belirleyin.
• Beklenen sipariş değerini, depozitoyu, bakiye ödeme koşulunu, Incoterms’i, kalıp maliyetlerini, fikri mülkiyeti ve geçiş maliyetini kaydedin.
• Müzakere edilemez gereksinimleri ve henüz varsayım olan unsurları listeleyin.
• Son tarihler gelmeden önce satın alma, kalite, finans, hukuk veya uyumluluk ve lojistik sorumlularını atayın.

Çıktı bir tedarikçi puanı değildir. Bu bir inceleme planıdır. Örneğin, "yeni işlenmiş pompa gövdesi tedarikçisi" ifadesi çok belirsizdir. Daha iyi bir brif, parçanın alıcıya ait bir çizim kullandığını, iki pazarda satılan endüstriyel ekipmana girdiğini, malzeme izlenebilirliği gerektirdiğini, %40 depozito içerdiğini ve on iki hafta içinde değiştirilemeyeceğini belirtir. Bu olgular, nelerin doğrulanması gerektiğini belirler.

Aşama 1: Kimlik ve rolleri belirleyin

Dosyayı, Çin anakarasındaki ilgili her tüzel kişinin Çince yasal unvanına ve Birleşik Sosyal Kredi Koduna (USCC) sabitleyin. Konuşan kişiyi, imzalayacak kişiyi, üreticiyi, ihracatçıyı, faturayı kesen kişiyi ve fonları alan kişiyi kaydedin. Bu roller meşru şekilde ayrılabilir; ancak açıklanmamış bir ayrılık, tahmin yürütmek için bir gerekçe değil, askıya alma nedenidir.

Çin'in piyasa varlığı kayıt kuralları; yasal unvan, tüzel kişi türü, faaliyet alanı, adres, kayıtlı sermaye ve yasal temsilci gibi temel tescilli hususları listeler. Ayrıca bir piyasa varlığının tek bir tescilli adı olması gerektiğini hükme bağlar. Resmi kayıt yönetmeliğini okuyun. Ayrı olarak, işletme bilgisi ifşa kuralları; kayıt kayıtlarını, yıllık raporları, lisanslamayı, cezaları, hisse değişikliklerini ve ilgili kamuya açık bilgileri kapsar; farklı kaynaklar ve güncelleme yükümlülükleri söz konusudur. İfşa yönetmeliğini inceleyin.

Sorgu tarihini ve kaynağını sonuçla birlikte kaydedin. Ardından unvan, adres, durum, faaliyet alanı, yaş, temsilci ve maddi geçmişe ilişkin çelişkileri çözün. Sicil kaydı kimliği destekler; ancak sohbetteki kişinin o şirketi kontrol ettiğini kanıtlamaz. İletişim sürekliliğini birden fazla kanal üzerinden doğrulayın ve her bir bağlı kuruluşun işlemde neden yer aldığını belgeleyin.

Odaklı bir ödeme incelemesi için asgari şirket ve lehtar eşiğini kullanın. Ticari rol belirsizse, yanıtı bir faaliyet alanı ifadesinden çıkarmak yerine, fabrika mı ticaret şirketi mi kanıt testini uygulayın.

Aşama 2: Kapasite, tesis ve ürün kanıtlarını nitelendirin

Şimdi önerilen işletme zincirinin bu siparişi yerine getirip getiremeyeceğini sorgulayın. ABD Uluslararası Ticaret İdaresi, Çin pazarına giren şirketlere iş ortaklarını dikkatle değerlendirmelerini ve bölgesel, sektörel, düzenleyici ve fikri mülkiyet bağlamını göz önünde bulundurmalarını tavsiye eder. Kuruluşun Çin pazarına giriş rehberi ABD firmalarına yönelik olsa da pratik uyarının kapsamı daha geniştir: Uygunluk, yalnızca bir şirketin varlığına değil, amaca ve bağlama bağlıdır.

Bir yeterlilik hipotezi oluşturun ve bunu test edin. Tedarikçi pompa gövdesini kendi bünyesinde işlediğini belirtiyorsa onaylı tesisi, ilgili ekipmanı, süreç adımlarını, teknik personeli, metrolojiyi, kapasite kısıtlarını, kritik alt yüklenicileri ve karşılaştırılabilir üretim kanıtlarını belirleyin. Risk düzeyi bunu gerektirdiğinde canlı uzaktan kanıt veya uygun bağımsız bir denetim kullanın. Bir depo turu işleme kapasitesini kanıtlayamaz; fabrika sahasındaki bir makine ise tedarikçinin o makineyi kontrol ettiğini veya sizin siparişiniz için kullandığını kanıtlamaz.

Üç sonucu ayrı tutun:

1. Tüzel kişi sonucu: yasal ve ticari taraflar tanımlanmıştır.
2. Yeterlilik sonucu: işletme zinciri, tanımlanan süreci gerekli ölçekte yürütebilecek durumda görünüyor.
3. Ürün sonucu: numuneler, testler, belgeler ve üretim kontrolleri ürün gereksinimlerini desteklemektedir.

Daha derinlemesine bir tesis ve yeterlilik iş akışı için Çinli üretici doğrulama rehberini kullanın. Tescilli ifadeleri ayrı bir faaliyet alanı prosedürü aracılığıyla inceleyin; bu alanı bir fabrika sertifikasına dönüştürmeyin.

Aşama 3: Numune testini gerçek bir teklife dönüştürün

Bir numune siparişi belirli belirsizlikleri azaltmalıdır. Görünüm, boyutlar, malzemeler, işlev, ambalaj, dokümantasyon, üretim teslim süresi, iletişim veya bunların tümünü test edip etmediğine karar verin. Numunenin hangi tesis ve süreçle üretildiğini kaydedin. Elde bitirilmiş bir geliştirme numunesi faydalı olabilir ancak normal üretim hattının aynı sonucu tekrar üreteceğinin kanıtı değildir.

Onaylı numuneyi veya ölçülebilir spesifikasyonunu sabitleyin. Buna bir tanımlayıcı, tarih, çizim revizyonu, fotoğraflar, test sonuçları, sapmalar ve zimmet kaydı atayın. Başarılı bir numunenin sonraki ödeme zincirini doğruladığını varsaymadan önce numune tedarikçisi, gelecekteki sözleşme satıcısı, üretici, fatura kesen ve lehtarı uzlaştırın.

Ticari varsayımlar da bu aşamaya dahildir. Açıklanmamış bir malzeme ikamesine, olağanüstü kısa bir teslim süresine, imkânsız bir kapasite iddiasına veya çizimler paylaşıldıktan sonra değişen minimum sipariş miktarına dayanan fiyatı sorgulayın. Numune siparişi incelemesi, bu karar için odaklanmış kontroller sağlar.

Aşama 4: Kanıtları onaylanabilir bir sözleşmeye dönüştürün

Sözleşme, doğrulanmış satıcıyı adlandırmalı, operasyonel bağlı kuruluşları tanımlamalı ve sorumlu tarafı kontrollü spesifikasyonlara bağlamalıdır. Gerekirse nitelikli hukuk danışmanlığı ile imza yetkisini, üretici ve alt yüklenici kısıtlamalarını, denetim erişimini, kabulü, tazminatları, teslimatı, kalıp ve alet işlerini, fikri mülkiyeti, değişiklik kontrolünü, belge gereksinimlerini ve onaylı ödeme rotasını teyit edin.

Revizyonlu ekler önemlidir; aksi takdirde tedarikçi araştırması şirket düzeyinde sona erebilirken fiili sipariş tanımsız kalır. İyi bir şirket bile yanlış revizyonu teslim edebilir. Çizimleri, malzeme listesini, testleri, toleransları, ambalajı, etiketleri, onaylı numune referansını, tesisi ve değişiklik prosedürünü her iki tarafın da ileride tanımlayabileceği bir pakete dahil edin.

Ayrı bir sözleşme öncesi kanıt zinciri rehberi, taraf, yetki, ek ve yürütme kontrollerini ayrıntılı olarak ele alır. Bu yaşam döngüsü sayfası yalnızca serbest bırakma kuralını belirler: Önemli bir kimlik, rol, yeterlilik, spesifikasyon, yetki veya ödeme yolu sorusunun sorumlusu netleşmemişken hiçbir sözleşme onayı verilmez.

Aşamalar 5 ve 6: Parayı ve sevkiyatı kanıta dayalı olarak serbest bırakın

İmza onayı, her ödeme aşamasının onaylandığı anlamına gelmez. Finans birimi, her ödeme yapıldığında mevcut lehdar ve talimatları onaylı kayıtla karşılaştırmalıdır. Satın alma ve kalite ekipleri, sözleşmede belirtilen aşamanın fiilen gerçekleştiğini teyit etmelidir. Banka değişikliği talep eden çalışan ile bu değişikliği doğrulayan ve onaylayan kişiyi birbirinden ayırın.

Kaparo için risk özetinde tanımlanan kanıtı talep edin. Bu; imzalanmış sözleşme, son ek seti, doğrulanmış lehdar, onaylı numune, kalıp şartları, üretim planı veya sigorta ve uyumluluk unsurlarını içerebilir. Bu kontrol noktası için odaklanmış kaparo-ödeme iş akışını kullanın.

Üretim sürecinde onaylı değişiklikleri, malzeme veya bileşen kanıtlarını, süreç içi sonuçları, uygunsuzluk kararlarını ve tarihli ilerleme kayıtlarını saklayın. ISO 9001 Denetim Uygulamaları Grubu, harici tedarikçiler üzerindeki kontrollerin riske göre şekillenmesi gerektiğini ve tanımlanmış onay kriterleri, güncel onaylı tedarikçi bilgileri, gereklilik doğrulaması ve performans izlemeyi içerebileceğini belirtmektedir. Harici tedarikçi rehberini okuyun. ISO sertifikasyonu tek başına sipariş kanıtının yerine geçmez.

Sevkiyat öncesinde, kontrollü revizyona göre inceleme yapın ve ürüne uygun yazılı örnekleme ve kabul planı kullanın. Bakiye ödemesi veya feragat öncesi başarısız sonuçları çözün. Sevkiyat öncesi inceleme rehberi incelemenin nasıl tanımlanacağını ve sınırlamalarının nasıl okunacağını açıklar. Başarılı bir inceleme, o tarihte incelenen numune ve kriterler hakkında kanıt sağlar; sözleşmesel yükümlülükleri ortadan kaldırmaz veya her bir birimin uygunluğunu kanıtlamaz.

Aşama 7: Sadece siparişi değil, ilişkiyi izleyin

Tekrarlanan siparişler aşinalık yaratır ve kontrollerin genellikle kaldırıldığı nokta da burasıdır. Kalite, teslimat, yanıt verme hızı, düzeltici faaliyet, belge doğruluğu, banka sürekliliği ve yetkisiz değişiklikler açısından kısa bir performans kaydı tutun. Tedarikçiyi belirli aralıklarla ve riski değiştiren herhangi bir olay gerçekleştiğinde gözden geçirin.

Olay bazlı yeniden doğrulama, yalnızca yıllık takvimden daha faydalıdır. Yeni yasal unvan veya sahip, statü değişikliği, adres veya fabrika taşınması, açıklanamayan bağlı kuruluş, yeni alt yüklenici, değişen lehdar, kilit kişi değişimi, ani fiyat kayması, tekrarlayan gecikme, kalite sapması, şikayet, yaptırım sinyali, sertifika değişikliği, kalıp anlaşmazlığı, hedef pazar değişikliği veya önemli ölçüde daha büyük sipariş durumunda ilgili kontrol noktalarını yeniden açın.

Her olaydan sonra tüm kontrolleri yeniden başlatmayın. Değişikliği, etkilediği kanıta kadar izleyin. Yeni bir banka hesabı kimlik, iletişim, ilişki ve finans onayının tekrar değerlendirilmesini gerektirir. Yeni bir üretim sahası kapasite, ürün, sözleşme ve inceleme kontrollerinin tekrar değerlendirilmesini gerektirir. Tekrarlanan sipariş incelemesini bu tetikleyicileri bir yenileme kararına dönüştürmek için kullanın.

Her kanıt öğesine bir sorumlu ve bir ömür biçin

Bir durum tespiti dosyası, bir belgenin kim tarafından kabul edildiği veya ne zaman yenilenmesi gerektiği bilinmediğinde güvenilirliğini yitirir. Öğeyi, kaynağı, tüzel kişiyi, sorgu veya düzenleme tarihini, sipariş ve ürün kapsamını, sorumluyu, bulguyu, sınırlamayı, sona erme veya inceleme tetikleyicisini ve depolama konumunu içeren bir kanıt sicili tutun.

Küçük bir işletmede bir kişi birden fazla rolü üstlenebilir ancak kararlar yine de tanımlanmalıdır. Malzeme ödemeleri ve banka değişiklikleri için yalın bir ekipte bile bağımsız inceleme yapılmalıdır. Tedarikçi onay dosyası rehberi, aşama kararları tanımlandıktan sonra eksiksiz kaydın nasıl oluşturulacağını gösterir.

Belirsizliği ortalamaya çalışmak yerine üst ölçeklendirin

Sayısal bir tedarikçi puanı belirleyici bir sorunu gizleyebilir. On adet kabul edilebilir belge, açıklanmayan bir lehdar veya başarısız bir güvenlik testini telafi etmemelidir. Açık sonuçlar kullanın:

• Serbest bırakma: gerekli kanıtlar günceldir, tutarlıdır, sorumlusu tarafından incelenmiştir ve bu sonraki taahhüt için yeterlidir.
• Koşullu serbest bırakma: kalan sorun sınırlıdır, bir sorumlu ve son tarih bellidir ve sonraki taahhüt mevcut kontrollerin ötesine geçmez.
• Askıya alma: önemli bir olgu eksiktir, tutarsızdır, eskimiştir, dahili yetki sınırları dışındadır veya doğrulanmamış tedarikçi beyanlarına dayanmaktadır.
• İlişkiyi sonlandırma veya uzman düzeyinde üst ölçeklendirme: kanıt sahtedir, kritik bir test başarısız olmuştur, erişim kalıcı olarak engellenmiştir, risk politika sınırlarını aşmıştır veya nitelikli hukuki, uyumluluk, teknik veya soruşturma değerlendirmesi gereklidir.

Nedeni sade bir dille yazın. "Sözleşmedeki satıcı ile lehdar farklı olduğu ve dosyada doğrulanmış bir ilişki veya bağımsız olarak teyit edilmiş talimat bulunmadığı için depozito ödemesini askıya alın" ifadesi eyleme dönüştürülebilirdir. "Tedarikçi puanı 67" ifadesi ise değildir.

Uygulamalı örnek: pompa gövdesi siparişi

Tedarik özeti; alıcının çizime sahip olması, döküm malzemesinin kritik olması ve değişimin on iki hafta sürmesi nedeniyle siparişi özel üretim olarak sınıflandırır. 1. Aşama, satıcı olarak Shenzhen merkezli bir ticaret şirketi ve önerilen üretim yeri olarak Dongguan'da bir üreticiyi tanımlar. İlişki belgelendiğinden, yapı yalnızca iki tüzel kişiyi içerdiği için reddedilmez.

2. Aşamada, canlı saha incelemesi ve üretim kayıtları işleme kabiliyetini destekler ancak döküm süreci taşerona verilmiştir. Alıcı, dökümhaneyi onaylanmış süreç haritasına ekler ve malzeme kanıtı talep eder. 3. Aşama kabul edilebilir bir numune üretir ancak rapor, bunun normal üretim yerine pilot kurulumdan geldiğini belirtir. 4. Aşama; çizim revizyonunu, onaylı tesisleri, malzeme gereksinimini, değişiklik onayını ve denetim planını sözleşme paketine dahil eder.

Depozito, yalnızca sözleşme ve lehdar kontrolleri başarıyla tamamlandıktan sonra serbest bırakılır. Üretim sırasında tedarikçi, bir gecikme nedeniyle başka bir dökümhane önerir. Bu değişiklik; kabiliyet, malzeme, sözleşme ve zaman çizelgesi kararlarını yeniden gündeme getirir. Tüzel kişilik aramasını otomatik olarak yeniden başlatmaz. Satın alma birimi değişikliği askıya alır, kalite birimi yeni kanıtları ve bir doğrulama numunesini inceler ve yetkili bir sözleşme değişikliği sonucu kaydeder. Sevkiyat öncesi denetim, onaylı revizyonu ve malzeme dosyasını kontrol eder. Nihai karar kaydı hem serbest bırakmayı hem de sınırlarını açıklar.

Durum tespiti uygulamada böyle görünür: mükemmel bilgi değil, kontrollü taahhütler, görünür belirsizlik ve satın almayla bağlantılı kalan kanıtlar.

Her kontrol noktasını bir karar kaydıyla kapatın

Her önemli taahhüt için; tedarikçi ve operasyonel tüzel kişileri, ürün ve sipariş kapsamını, risk düzeyini, tarihleriyle birlikte incelenen kanıtları, tespit edilen çelişkileri, çözülmemiş öğeleri, koşulları, sorumlu onaylarını, sonraki inceleme tetikleyicisini ve kararı (serbest bırakma, koşullu serbest bırakma, askıya alma veya ilişkiyi sonlandırma) içeren kısa bir kayıt saklayın.

Kayıt, tedarikçi görüşmelerine katılmamış bir meslektaşın ekibin neden ilerlediğini anlamasına olanak sağlamalıdır. Ayrıca incelemenin neleri kapsamadığını da ortaya koymalıdır. Şununla başlayın: Çinli şirketini tanımlamak, ardından her bulguyu doğru ürün, tesis, sözleşme, ödeme, sevkiyat veya uyumluluk sorumlusuna yönlendirin.

Bu kılavuz bir satın alma kontrol çerçevesini açıklamaktadır. Hukuki, düzenleyici, yaptırım, zorla çalıştırma, ihracat kontrolü, gümrük, vergi, ürün uyumluluğu veya teknik tavsiye vermez ve herhangi bir tedarikçiyi veya işlemi sertifikalandırmaz.