Checklist per la verifica dei fornitori cinesi

Prima dei controlli: definire l’assegnazione

Responsabile: richiedente degli approvvigionamenti o category manager.

Allegare: una scheda transazionale che indichi prodotto o servizio, quantità, valore stimato annuale e del primo ordine, acconto, termini di pagamento, ruolo previsto del fornitore, destinazione, data di consegna richiesta, specifiche critiche, usi regolamentati, esposizione della proprietà intellettuale e motivo della selezione del fornitore.

Non effettuare il passaggio di consegne se: il team non riesce a indicare quale ruolo si aspetta che l’azienda cinese svolga o quale impegno la revisione è chiamata ad approvare.

Il quadro di due diligence dell’OCSE è basato sul rischio e prevede che le imprese adattino il lavoro al contesto pertinente, invece di tentare di fare tutto ovunque contemporaneamente. Leggere le linee guida ufficiali. Anche la norma ISO 20400 inserisce la sostenibilità nel processo e nelle decisioni di procurement. Vedere la panoramica dello standard.

1. Pacchetto identità

Responsabile: responsabile dell’onboarding dei fornitori o revisore della due diligence.

• ragione sociale cinese e Codice unificato di credito sociale (USCC) confermati da un registro aggiornato;
• licenza commerciale corrispondente al registro, con acquisizione di tipo societario, stato, indirizzo, rappresentante legale, capitale sociale, oggetto sociale e data di costituzione;
• nomi in inglese, marchi, denominazioni precedenti, sito web, dominio email, nome in fattura ed entità correlate mappati anziché fusi;
• venditore, operatore dello stabilimento, esportatore, emittente della fattura, parte contrattuale e beneficiario proposto elencati separatamente; e
• data della query, fonte, versione del report e candidati con corrispondenze irrisolte conservati.

Allegare: report aziendale, copia della licenza, mappa nomi-ruoli e record della fonte.

Non procedere al trasferimento se: la parte contrattuale prevista è ancora identificata solo con un nome in inglese o restano plausibili più candidati cinesi. Le misure attuali della SAMR confermano i campi essenziali della licenza e della registrazione utilizzati in questo pacchetto. Esaminare i campi registrati.

2. Pacchetto capacità

Responsabile: ingegneria, qualità, acquirente tecnico o responsabile qualificato del servizio.

• specifiche di prodotto, revisione del disegno, campione approvato e metodo di accettazione definiti;
• operatore di fabbrica e sito esatto collegati al venditore;
• attrezzature critiche, personale, processo, materiali, metodo di prova e subappalto identificati;
• dichiarazione di capacità riconciliata con il tempo di ciclo, i turni, la resa, il carico e il lead time; e
• licenze specifiche per il prodotto, standard, rapporti di prova, ambito della certificazione e scadenze esaminati ove richiesto.

Allegare: valutazione tecnica, risultato del campione, prove del sito o dell’audit, mappa di processo e azioni correttive aperte.

Non procedere al trasferimento se: il fornitore non riesce a identificare chi esegue un processo critico oppure le prove si riferiscono a un prodotto, un sito o un’entità diversi. Utilizzare la guida alla verifica del produttore per il pacchetto dettagliato delle prove.

3. Pacchetto rischio e approvvigionamento responsabile

Responsabile: conformità, approvvigionamento responsabile, sicurezza, privacy, salute, sicurezza e ambiente, o altro specialista designato.

• segnali pubblici attuali in materia legale, di enforcement, normativa e operativa esaminati nel contesto;
• proprietà, controllo, intermediari, conflitti e screening obbligatorio delle parti soggette a restrizioni completati in conformità alle politiche e alle leggi applicabili;
• questioni relative al lavoro, ai diritti umani, all’ambiente, alla lotta alla corruzione, ai dati, alla sicurezza e alla tracciabilità definite in base al prodotto e alla catena di fornitura; e
• ogni riscontro ha un titolare, una mitigazione, una scadenza, un requisito di prova e una regola di escalation.

Allegare: registro dello screening, valutazione del rischio, risposta del fornitore, piano di mitigazione e approvazione dello specialista.

Non effettuare il passaggio se: una restrizione obbligatoria non è risolta o un impatto materiale non dispone di un’azione approvata. L’International Trade Administration degli Stati Uniti considera inoltre la due diligence come un’attività continuativa, non come una ricerca una tantum di partner. Consulta la panoramica sui rischi dei partner.

4. Pacchetto contrattuale

Titolare: responsabile legale o revisore contrattuale autorizzato.

• la parte contrattuale corrisponde all’entità cinese approvata e al metodo di firma autorizzato;
• specifiche, qualità, ispezione, attrezzaggio, proprietà intellettuale, riservatezza, subappalto, consegna, garanzia, richiamo, rimborso e obblighi documentali sono assegnati;
• prezzo, valuta, tasse, Incoterm, trasferimento del rischio, milestone di pagamento e regole sul beneficiario sono coerenti tra gli allegati; e
• legge applicabile, procedura di risoluzione delle controversie, comunicazioni, priorità linguistica e controlli di risoluzione ricevono un’adeguata revisione.

Allega: contratto approvato, allegati, registro delle modifiche, documentazione dell’autorità e approvazione delle eccezioni.

Non effettuare il passaggio se: il fornitore approvato e la controparte firmataria differiscono senza un accordo sottoposto a revisione. Segui la catena di prove pre-contrattuali per il metodo completo.

5. Pacchetto pagamenti

Titolare: responsabile dei conti da pagare, della tesoreria o del controllo di gestione, indipendente dal richiedente.

• nomi dell’emittente della fattura e del beneficiario mappati sul contratto e sulla struttura dei ruoli approvata;
• dati bancari ottenuti tramite un canale approvato e confermati in modo indipendente;
• valuta, paese, deposito, milestone, diritti di rimborso e riferimento di pagamento corrispondenti al contratto;
• istruzioni nuove o modificate attivano un nuovo blocco e una richiesta di richiamo; e
• operatore, verificatore e responsabile finale dell’autorizzazione sono registrati conformemente ai limiti di autorità interni.

Allega: verifica del beneficiario, riconciliazione della fattura, registro delle richiamate, prove delle milestone e approvazione del pagamento.

Non rilasciare i fondi se: persistono una mancata corrispondenza dell’entità, una modifica del conto, un’urgenza insolita o un’approvazione mancante. Utilizzare il flusso di lavoro banca-beneficiario anziché limitarsi a spuntare una casella.

6. Pacchetto decisionale e di accettazione

Titolare: approvatore aziendale delegato; successivamente, il titolare designato per l’accettazione dei beni o dei servizi.

• decisione registrata come approvata, condizionata, sospesa o respinta per questa transazione definita;
• le condizioni aperte hanno titolari, scadenze e una regola per bloccare l’ordine di acquisto, il pagamento, la produzione o la spedizione;
• fornitore, prodotto, sito, contratto e versione delle prove sono indicati;
• i criteri di accettazione per merci in arrivo, in lavorazione, pre-spedizione o per servizi sono collegati al contratto; e
• gli eventi che attivano modifiche e il successivo punto di revisione sono registrati.

Allegare: memorandum di approvazione, registro delle eccezioni, verbale di accettazione, registro delle non conformità e prove di chiusura.

Non contrassegnare come “fornitore approvato” senza definire l’ambito: indicare il prodotto, il sito, il valore, il periodo e le condizioni coperte. Il Ministero delle Finanze cinese richiede, nel contesto degli appalti pubblici, un’accettazione basata sul contratto, registri firmati e conservazione delle prove. Leggere le linee guida sul controllo di processo. Un acquirente privato estero non è disciplinato da tale documento, ma la lezione sulla titolarità e sulla tenuta dei registri è utile.

Utilizzare stati che preservino l’incertezza

Assegnare a ciascuna voce uno dei cinque stati: superato, condizionato, irrisolto, non applicabile, o scaduto. Per lo stato “non applicabile” è richiesta una motivazione e un approvatore. Non convertire mai prove mancanti in un esito positivo solo per completare il modulo.

La soglia minima per il pagamento è riassunta in Verificare un’azienda cinese prima del pagamento. L’architettura di rischio più ampia rientra in Due diligence sui fornitori cinesi.

Foglio di copertina per il passaggio di consegne

Fornitore: [Denominazione legale cinese / USCC]
Transazione: [prodotto, ruolo, sito, valore, deposito, destinazione]
Data limite delle prove: [data e versione del report]
Pacchetti: [identità / capacità / rischio / contratto / pagamento / stato di accettazione]
Condizioni aperte: [responsabile, data di scadenza, azione bloccata]
Decisione: [ambito, approvatore, data, scadenza o trigger di revisione]
Ubicazione delle prove: [cartella controllata o ID del record]

Aggiornare il file in caso di variazioni della denominazione legale, dello status, della proprietà, del rappresentante, dell’indirizzo, dello stabilimento, del prodotto, della licenza, della parte contrattuale, dei dati bancari, dell’esposizione agli ordini, dei registri legali o dei subappaltatori critici. Per la motivazione narrativa alla base della scheda, utilizzare il memorandum di approvazione del report aziendale.

La presente checklist costituisce un controllo generale degli approvvigionamenti e non fornisce consulenza legale, fiscale, doganale, in materia di sanzioni, ingegneristica, qualitativa, del lavoro, ambientale, finanziaria, di cybersecurity o di approvvigionamento responsabile. Adattarla alla normativa applicabile, al rischio prodotto e alle politiche aziendali.