รายการตรวจสอบการยืนยันผู้จัดจำหน่ายในจีน

ก่อนดำเนินการตรวจสอบ: กำหนดการมอบหมาย

เจ้าของ: ผู้ร้องขอการจัดหาหรือผู้จัดการหมวดหมู่สินค้า

แนบ: บัตรธุรกรรมที่ระบุผลิตภัณฑ์หรือบริการ ปริมาณ มูลค่ารายปีโดยประมาณและมูลค่าคำสั่งซื้อแรก เงินมัดจำ เงื่อนไขการชำระเงิน บทบาทผู้จัดจำหน่ายที่ตั้งใจ destinaton วันที่จัดส่งที่ต้องการ ข้อกำหนดสำคัญ การใช้ที่ต้องได้รับการควบคุม ความเสี่ยงด้านสิทธิทางปัญญา และเหตุผลที่เลือกผู้จัดจำหน่ายดังกล่าว

ห้ามส่งต่อหาก: ทีมไม่สามารถระบุบทบาทที่คาดหวังจากบริษัทจีน หรือวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบเพื่ออนุมัติคำมั่นสัญญาใด

กรอบการทำงานด้านการดูแลอย่างเหมาะสมของ OECD มุ่งเน้นที่ความเสี่ยง และคาดหวังให้องค์กรปรับแต่งงานให้สอดคล้องกับบริบทที่เกี่ยวข้อง แทนที่จะพยายามทำทุกอย่างในทุกที่พร้อมกัน อ่านคำแนะนำอย่างเป็นทางการ. ISO 20400 ยังวางเรื่องความยั่งยืนไว้ในกระบวนการและผลการตัดสินใจจัดซื้อจัดจ้างด้วย ดูภาพรวมมาตรฐาน.

1. ชุดเอกสารยืนยันตัวตน

เจ้าของ: ผู้ตรวจสอบการลงทะเบียนผู้จัดจำหน่ายหรือผู้ทำการดูแลอย่างเหมาะสม

• ชื่อทางกฎหมายภาษาจีนและรหัสเครดิตสังคมแบบรวม (USCC) ยืนยันจากบันทึกปัจจุบัน;
• ใบอนุญาตธุรกิจตรงกับบันทึก โดยระบุประเภทบริษัท สถานะ ที่อยู่ ผู้แทน ทุน ขอบเขตกิจกรรม และวันที่ก่อตั้ง;
• ชื่อภาษาอังกฤษ แบรนด์ ชื่อเดิม เว็บไซต์ โดเมนอีเมล ชื่อบนใบแจ้งหนี้ และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องถูกจัดทำแผนที่แยกต่างหาก ไม่ถูกรวมเข้าด้วยกัน;
• ผู้ขาย ผู้ดำเนินการโรงงาน ผู้ส่งออก ผู้ออกใบแจ้งหนี้ คู่สัญญาในสัญญา และผู้รับผลประโยชน์ที่เสนอ ถูกแสดงรายการแยกต่างหาก; และ
• วันที่ค้นหา แหล่งข้อมูล เวอร์ชันรายงาน และผลการจับคู่ผู้สมัครที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข จะถูกเก็บรักษาไว้

แนบไฟล์: รายงานบริษัท สำเนาใบอนุญาต แผนที่ชื่อและบทบาท และบันทึกแหล่งข้อมูล

ห้ามส่งมอบหาก: คู่สัญญาที่กำหนดระบุเฉพาะด้วยชื่อภาษาอังกฤษ หรือยังมีผู้สมัครชาวจีนหลายรายที่สมเหตุสมผลอยู่ มาตรการปัจจุบันของสำนักงานบริหารตลาดแห่งรัฐ (SAMR) ยืนยันฟิลด์หลักของใบอนุญาตและการจดทะเบียนที่ใช้ในชุดเอกสารนี้ ตรวจสอบฟิลด์ที่จดทะเบียน.

2. ชุดเอกสารความสามารถ

เจ้าของเอกสาร: ฝ่ายวิศวกรรม คุณภาพ ผู้ซื้อด้านเทคนิค หรือเจ้าของบริการที่มีคุณสมบัติเหมาะสม

• กำหนดข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ การแก้ไขแบบแปลน ตัวอย่างที่ได้รับการอนุมัติ และวิธีการยอมรับแล้ว;
• เชื่อมโยงผู้ดำเนินการโรงงานและสถานที่ที่ชัดเจนกับผู้ขาย;
• ระบุอุปกรณ์สำคัญ บุคลากร กระบวนการ วัสดุ วิธีการทดสอบ และการจ้างงานช่วงต่อ;
• การอ้างกำลังการผลิตสอดคล้องกับเวลาวัฏจักร จำนวนกะ ผลผลิต ระดับการใช้ประโยชน์ และระยะเวลาจัดส่ง; และ
• ทบทวนใบอนุญาตเฉพาะผลิตภัณฑ์ มาตรฐาน รายงานการทดสอบ ขอบเขตการรับรอง และวันหมดอายุ เมื่อจำเป็น

แนบไฟล์: การประเมินทางเทคนิค ผลลัพธ์จากตัวอย่าง หลักฐานจากไซต์หรือการตรวจสอบ แผนผังกระบวนการ และข้อแก้ไขที่ยังเปิดค้างไว้

ห้ามส่งมอบหาก: ผู้จัดจำหน่ายไม่สามารถระบุได้ว่าใครเป็นผู้ดำเนินการกระบวนการสำคัญ หรือหลักฐานเกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ สถานที่ หรือองค์กรอื่น ใช้ คู่มือการยืนยันผู้ผลิต สำหรับชั้นหลักฐานโดยละเอียด

3. ชุดเอกสารความเสี่ยงและการจัดหาอย่างรับผิดชอบ

เจ้าของเอกสาร: ฝ่ายปฏิบัติตามกฎระเบียบ การจัดหาอย่างรับผิดชอบ ความปลอดภัย ความเป็นส่วนตัว สุขภาพและความปลอดภัยด้านสิ่งแวดล้อม หรือผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับแต่งตั้งอื่น ๆ

• ทบทวนสัญญาณทางกฎหมาย การบังคับใช้ กฎระเบียบ และการดำเนินงานในปัจจุบัน โดยพิจารณาจากบริบท;
• การเป็นเจ้าของ การควบคุม ตัวกลาง ความขัดแย้ง และการตรวจสอบฝ่ายที่ถูกจำกัดตามนโยบายและกฎหมายที่เกี่ยวข้องเสร็จสิ้นแล้ว;
• ประเด็นด้านแรงงาน สิทธิมนุษยชน สิ่งแวดล้อม การต่อต้านการให้สินบน ข้อมูล ความปลอดภัย และความสามารถในการติดตามผล ถูกกำหนดขอบเขตให้สอดคล้องกับผลิตภัณฑ์และห่วงโซ่อุปทาน; และ
• แต่ละผลการค้นพบมีเจ้าของแผนการบรรเทาผลกระทบ กำหนดเวลาสิ้นสุด ข้อกำหนดหลักฐาน และกฎเกณฑ์การ escalated

แนบไฟล์: บันทึกการประเมิน screening การประเมินความเสี่ยง คำตอบจากผู้จัดจำหน่าย แผนบรรเทาผลกระทบ และลายเซ็นอนุมัติจากผู้เชี่ยวชาญ

ห้ามส่งต่อหาก: มีข้อจำกัดที่ต้องปฏิบัติตามยังไม่ได้รับการแก้ไข หรือผลกระทบสำคัญยังไม่มีมาตรการที่ได้รับการอนุมัติ กรมการค้าระหว่างประเทศสหรัฐฯ ยังถือว่าการตรวจสอบความถูกต้องเป็นงานต่อเนื่อง ไม่ใช่การค้นหาพันธมิตรแบบครั้งเดียว ดูภาพรวมความเสี่ยงของพันธมิตร.

4. ชุดสัญญา

เจ้าของ: ผู้ทบทวนสัญญาตามกฎหมายหรือผู้มีอำนาจ

• คู่สัญญาในสัญญากำกับตรงกับนิติบุคคลจีนที่อนุมัติและวิธีการลงนามที่ได้รับอนุญาต;
• ข้อกำหนด คุณภาพ การตรวจสอบ เครื่องมือ สิทธิในทรัพย์สินทางปัญญา ความลับ การจ้างช่วง การส่งมอบ การรับประกัน การเรียกคืนสินค้า การคืนเงิน และหน้าที่ด้านเอกสารได้กำหนดไว้แล้ว;
• ราคา สกุลเงิน ภาษี เงื่อนไข Incoterm การถ่ายโอนความเสี่ยง ระยะการชำระเงิน และกฎเกณฑ์ของผู้รับประโยชน์สอดคล้องกันทั่วทั้งเอกสารแนบ; และ
• กฎหมายที่ใช้บังคับ กระบวนการระงับข้อพิพาท การแจ้งข้อความ ลำดับความสำคัญของภาษา และการควบคุมการยกเลิกสัญญาได้รับการทบทวนอย่างเหมาะสม

แนบ: สัญญาที่อนุมัติ ตารางแนบ บันทึกการแก้ไขด้วยสีแดง หลักฐานอำนาจ และอนุมัติข้อยกเว้น

ห้ามส่งต่อหาก: ผู้จัดจำหน่ายที่อนุมัติและผู้ตอบรับสัญญาที่ลงนามแตกต่างกันโดยไม่มีข้อตกลงที่ได้รับการทบทวน ให้ดำเนินการตาม ห่วงโซ่หลักฐานก่อนทำสัญญา สำหรับวิธีการครบถ้วน

5. ชุดการชำระเงิน

เจ้าของ: ฝ่ายบัญชีจ่าย ฝ่ายบริหารสภาพคล่อง หรือผู้ควบคุมการเงินที่เป็นอิสระจากผู้ร้องขอ

• ชื่อผู้ออกใบแจ้งหนี้และชื่อบeneficiary ถูกแมปเข้ากับสัญญาและโครงสร้างบทบาทที่ได้รับอนุญาต;
• รายละเอียดธนาคารได้รับผ่านช่องทางที่อนุมัติและยืนยันอย่างเป็นอิสระ;
• สกุลเงิน ประเทศ เงินฝาก ระยะการชำระเงิน สิทธิในการคืนเงิน และหมายเลขอ้างอิงการชำระเงินสอดคล้องกับสัญญา;
• คำสั่งใหม่หรือที่เปลี่ยนแปลงต้องมีการหยุดชั่วคราวและการโทรกลับใหม่; และ
• ผู้สร้าง ผู้ตรวจสอบ และผู้ปล่อยขั้นสุดท้ายถูกบันทึกตามขีดจำกัดอำนาจภายใน

แนบ: การยืนยันผู้รับประโยชน์ การสอบทานใบแจ้งหนี้ บันทึกการโทรกลับ หลักฐานระยะการชำระเงิน และการอนุมัติการชำระเงิน

ห้ามปล่อยเงินหาก: มีความไม่ตรงกันของนิติบุคคล เปลี่ยนแปลงบัญชี ความเร่งด่วนผิดปกติ หรือการอนุมัติที่ยังขาดอยู่ ใช้ ขั้นตอนการทำงานธนาคาร-ผู้รับประโยชน์ แทนที่จะใช้เพียงช่องทำเครื่องหมาย

6. แพ็กเก็ตการตัดสินใจและการยอมรับ

เจ้าของ: ผู้ตรวจสอบธุรกิจที่ได้รับมอบอำนาจ; ต่อมาคือเจ้าของการยอมรับสินค้าหรือบริการที่ระบุชื่อ

• มีการบันทึกการตัดสินใจว่าเป็นที่อนุมัติ มีเงื่อนไข ถูกเก็บไว้ หรือถูกปฏิเสธสำหรับธุรกรรมที่กำหนดนี้;
• เงื่อนไขที่ยังเปิดอยู่มีเจ้าของ กำหนดเวลา และกฎสำหรับการบล็อกใบสั่งซื้อ การชำระเงิน การผลิต หรือการจัดส่ง;
• ซัพพลายเออร์ ผลิตภัณฑ์ สถานที่ สัญญา และเวอร์ชันของหลักฐานถูกระบุชื่อ;
• เกณฑ์การยอมรับสินค้าขาเข้า ระหว่างกระบวนการ ก่อนจัดส่ง หรือการยอมรับบริการเชื่อมโยงกับสัญญา; และ
• จุดกระตุ้นการเปลี่ยนแปลงและจุดทบทวนถัดไปได้รับการบันทึกไว้

แนบ: บันทึกการอนุมัติ บันทึกข้อยกเว้น บันทึกการยอมรับ บันทึกความไม่สอดคล้องกัน และหลักฐานการปิดงาน

อย่าทำเครื่องหมาย “ซัพพลายเออร์ที่ได้รับการอนุมัติ” โดยไม่มีขอบเขต: ระบุผลิตภัณฑ์ สถานที่ มูลค่า ช่วงเวลา และเงื่อนไขที่ครอบคลุม กระทรวงการคลังของจีนกำหนดให้การยอมรับตามสัญญา บันทึกลายเซ็น และการเก็บรักษาหลักฐานเป็นข้อกำหนดในบริบทการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ อ่านคำแนะนำการควบคุมกระบวนการ. ผู้ซื้อต่างชาติที่เป็นเอกชนไม่อยู่ภายใต้เอกสารดังกล่าว แต่ข้อคิดเรื่องการเป็นเจ้าของและความสำคัญของการบันทึกข้อมูลมีประโยชน์

ใช้สถานะที่คงความไม่แน่นอนไว้

กำหนดสถานะหนึ่งจากห้าสถานะให้กับแต่ละรายการ: ผ่าน, มีเงื่อนไข, ยังไม่แก้ไข, ไม่เกี่ยวข้อง, หรือ หมดอายุ. ต้องระบุเหตุผลและผู้อนุมัติสำหรับสถานะ “ไม่เกี่ยวข้อง” ห้ามแปลงหลักฐานที่ขาดหายให้เป็นสถานะผ่านเพียงเพื่อให้แบบฟอร์มเสร็จสมบูรณ์

ประตูการชำระเงินขั้นต่ำสรุปไว้ใน ตรวจสอบบริษัทจีนก่อนชำระเงินโครงสร้างความเสี่ยงที่กว้างกว่าอยู่ใน การตรวจสอบความถูกต้องของผู้จัดจำหน่ายจากจีน.

หน้าปกเอกสารส่งต่อ

ผู้จัดจำหน่าย: [ชื่อทางกฎหมายภาษาจีน / USCC]
ธุรกรรม: [ผลิตภัณฑ์, บทบาท, สถานที่, มูลค่า, เงินมัดจำ, จุดหมายปลายทาง]
วันที่ตัดหลักฐาน: [วันที่และเวอร์ชันรายงาน]
ชุดเอกสาร: [ตัวตน / ความสามารถ / ความเสี่ยง / สัญญา / การชำระเงิน / สถานะการยอมรับ]
เงื่อนไขที่ยังเปิดอยู่: [เจ้าของ, กำหนดเวลาสิ้นสุด, การกระทำที่ถูกบล็อก]
การตัดสินใจ: [ขอบเขต, ผู้อนุมัติ, วันที่, เงื่อนไขหมดอายุหรือทบทวน]
ตำแหน่งหลักฐาน: [โฟลเดอร์ควบคุมหรือรหัสบันทึก]

ให้ทำการอัปเดตไฟล์เมื่อมีเปลี่ยนแปลงในชื่อทางกฎหมาย สถานะ เจ้าของ ตัวแทนที่อยู่ โรงงาน ผลิตภัณฑ์ ใบอนุญาต คู่สัญญา รายละเอียดธนาคาร ความเสี่ยงจากคำสั่งซื้อ บันทึกทางกฎหมาย หรือผู้รับเหมาช่วงสำคัญ สำหรับคำอธิบายเหตุผลในการตัดสินใจบนหน้าปก ให้ใช้ หนังสืออนุมัติรายงานของบริษัท.

รายการตรวจสอบนี้เป็นเครื่องมือควบคุมการจัดซื้อทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ภาษี ศุลกากร การคว่ำบาตร วิศวกรรม คุณภาพ แรงงาน สิ่งแวดล้อม การเงิน ความปลอดภัยทางไซเบอร์ หรือการจัดซื้ออย่างรับผิดชอบ โปรดปรับใช้ให้สอดคล้องกับกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ความเสี่ยงของผลิตภัณฑ์ และนโยบายของบริษัท