Onay İçin Şirket Raporu Kullanın
Tarihli bir Çin şirket raporunu; işlem kapsamı, bulgular, koşullar, sahipler ve net bir serbest bırakma kararını içeren öz bir tedarikçi onay notuna dönüştürün.
Şirketin Çince yasal unvanı veya Birleşik Sosyal Kredi Kodu (USCC) ile başlayın. Profilini açmadan önce doğru şirketi seçtiğinizden emin olun.
Şirket raporu bir kanıttır. Onay notu ise karar arayüzüdür. "Lütfen onaylayın" mesajıyla 20 sayfalık bir raporu finans birimine göndermek, en zor işi yapılmamış bırakır. İncelemeyi yapan kişi hâlâ hangi tüzel kişilik ve siparişin kapsamda olduğunu, raporun gerçekte neyi tespit ettiğini, belirsiz kalan hususları, her açık noktadan kimin sorumlu olduğunu ve tam olarak neyin serbest bırakılabileceğini bilmek zorundadır.
Amaç her alanı bir puana sıkıştırmak değildir. Amaç, tarihli kanıtları tek bir incelenebilir karara dönüştürmektir: onayla, koşullu onayla, beklet veya üst yönetime ilet.
Şablonu açmadan önce raporu okuyun
Öncelikle raporun incelemek istediğiniz Çin’deki tüzel kişiye ait olduğunu teyit edin. Çince yasal unvanını ve Birleşik Sosyal Kredi Kodunu (USCC) iş lisansı ve incelemeyi başlatan tedarikçi belgesiyle karşılaştırın. Rapor kimliğini, kaynağı veya sorgu tarihini, kapsanan modülleri ve eksik, erişilemez, çevrilmiş veya kendi beyanına dayalı olarak işaretlenmiş alanları kaydedin.
Tarihler önemlidir. Çin'in işletme bilgisi mevzuatı, piyasa düzenleyicileri, diğer devlet daireleri ve şirketlerin kendileri tarafından kamuya açıklanan kayıtları ayırt eder. Ayrıca kayıt, yıllık raporlar, lisanslama, cezalar, mülkiyet değişiklikleri ve diğer bilgiler için farklı açıklama yükümlülükleri belirler. Resmi açıklama yönetmeliğini okuyun. Bu nedenle bir onay notunda "bu şirket güvenli" yerine "14 Temmuz tarihinde kontrol edilen kaynakta aktif" ifadesi yer almalıdır.
Eğer incelemeyi yapanlar henüz alanları ve kapsamı anlamamışsa şirket-raporu okuma kılavuzunu kullanın. Onay notu, bu okumadan sonra başlar; onun yerine geçmez.
Uygulamalı örnek: tek sayfalık bir onay notu
Aşağıdaki kurgusal vaka kasıtlı olarak özeldir. Alıcı, özel imalat parçaları için tek bir ilk sipariş vermek istiyor. Rapor kimlik incelemesini desteklerken; kalite, satın alma, finans ve hukuk kontrolleri onayın geri kalan temelini oluşturur.
| Talep edilen karar | Yalnızca tek bir ilk satın alma siparişi için koşullu onay |
|---|---|
| Tedarikçi | [Çince yasal adı gizlendi], USCC sonu 7M |
| İşlem | 2,000 işlenmiş pompa gövdeleri; USD 28,400; %30 depozito; alıcıya ait teknik çizim |
| Rapor kanıtı | Şirket raporu CR-0714; kaynaklar 14 Temmuz 2026 tarihinde sorgulandı; PDF bu notla birlikte kaydedildi |
| Öneri | Dört koşulla onaylayın; depozitoyu henüz ödemeyin |
| Karar sınırı | Yalnızca bu satın alma siparişi ve ürün için geçerlidir; 30 gün sonra veya esaslı bir değişiklik olması halinde sona erer |
Bulguların karar diline aktarılması
| Kanıtı rapor edin veya dosyalayın | Buradaki anlamı | Karar eylemi |
|---|---|---|
| Çince yasal unvan ve Tekdüzen Sosyal Kredi Kodu (USCC), lisans ve fiyat teklifiyle eşleşiyor | Önerilen satıcı, tekil bir tescilli tüzel kişilik olarak belirlenmiştir | Sözleşme ve ödeme incelemesinde bu tüzel kişiliği kullanın |
| Sorgulama tarihinde durum aktif olarak gösterilmektedir | Kontrol edilen kaynakta durum çakışması bulunamadı; gelecekteki durum garanti edilmez | Onay gecikirse depozito ödemesinden önce yeniden kontrol edin |
| Faaliyet alanı, ilgili metal ürün ifadelerini içeriyor | İfadeler yöneltici olarak tutarlıdır ancak makine, personel, kapasite veya ürün uygunluğunu kanıtlamaz | Saha ve yetkinlik onayı hâlâ Kalite departmanının sorumluluğundadır |
| Şirket yaşı ve kayıtlı sermaye alanları mevcuttur | Bu alanlar bağlam sağlar; kredi, likidite veya üretim kanıtı sunmaz | Her iki alanı da ticari kontrollerin yerine kullanmayın |
| Kapsanan modülde herhangi bir icra sonucu bulunamadı | Aranan kimlik ve kapsam altında o tarihte herhangi bir sonuç bulunamadı | "Dava yok" yazmayın; sipariş daha derin bir hukuki inceleme gerektiriyorsa konuyu yükseltin |
| Fabrika adresi, tescilli adresten farklı | İşletim yeri meşru olabilir ancak sicildeki alanla kanıtlanmamıştır | Saha kanıtı beklenirken yetkinlik onayını askıda tutun |
Serbest bırakma öncesi koşullar
- Kalite: önerilen sahayı ve işleme sürecini doğrulayın; tarihli kanıt ekleyin ve numuneyi B revizyonlu teknik çizime göre onaylayın.
- Satın alma ve hukuk: Doğrulanmış satıcıyı sözleşmeye dahil edin; diğer fabrikanın rolünü, onaylı sahayı ve değişiklik kısıtlamalarını belirtin.
- Finans: Lehdate bağımsız bir kanal üzerinden doğrulayın; tüzel kişi veya belgelenmiş ilişki onaylanana kadar depozitoyu bekletin.
- Satın alma: Satınalma siparişi verilmeden önce, fiyat teklifindeki daha kısa teslim süresini üretim planıyla uyumlaştırın.
Onay ifadesi: "Bu ilk satınalma siparişi için koşullu tedarikçi onayı verilmiştir. Satın alma departmanı siparişi nihayete erdirebilir, ancak finans departmanı 1 ile 3 arasındaki koşullar ilgili sorumlularca imzalanıp kanıtlanana kadar depozitoyu bekletmelidir. Satıcı, fabrika, lehdar, spesifikasyon veya sipariş tutarındaki herhangi bir değişiklik onay sürecini yeniden başlatır."
Kanıt, anlam ve eylemi ayrı ayrı yazın
En faydalı cümle kalıbı şudur: kaynak X diyor; bu işlem için anlamı Y'dir; bu nedenle Z sorumlusu, B serbest bırakmasından önce A'yı yapacaktır. Bu yaklaşım üç yaygın hatayı önler.
- Bir sicil bilgisi, otomatik olarak bir yetkinlik veya kredi sonucuna dönüştürülmez.
- Eksik bir alan, otomatik olarak olumsuz bir bulguya dönüştürülmez.
- Bir uyarı, notta bir sorumlu veya serbest bırakma üzerindeki etkisi belirtilmeden bırakılmaz.
HM Treasury'nin Birleşik Krallık hükümet kuruluşları için hazırladığı Orange Book risk rehberi; ilgili ve anlaşılır kanıt, açık sınırlamalar ve varsayımlar, karar verici kitlesi için öz raporlama ve isimlendirilmiş risk sahipliğini önerir. Rehber özel tedarikçi alımlarını düzenlemese de bunlar faydalı not tasarımı ilkeleridir.
Koşulları test edilebilir hale getirin
"Fabrikayı kontrol et" bir koşul değildir. Bir koşulun sahibi, son tarihi, tamamlanma kanıtı ve engellediği taahhüt olması gerekir. Bir koşul bir serbest bırakmayı etkilemiyorsa, bu muhtemelen bir kontrol mekanizması değil, yalnızca bir gözlemdir.
Notu işlem kapılarına bağlayın. sözleşme öncesi kılavuz taraf, yetki ve ek incelemelerini kapsar. lehdar kılavuzu farklı bir alıcı veya hesap durumunu ilgilendirir. ödeme kapısı ise fonlar hareket etmeden hemen önce yeniden devreye girer. Bu prosedürleri nota kopyalamayın; yalnızca tamamlanmış sonucunu, inceleyeni ve tarihi belirtin.
Kararı bir renk veya puana bırakmayın
Kırmızı, sarı ve yeşil renkler bir toplantının sayfayı hızlıca taramasına yardımcı olabilir, ancak her renk altta yatan bulgunun yanında yer almalıdır. Çözülmemiş tek bir lehdar uyumsuzluğu, beş yeşil sicili alanıyla ortalama alınarak gizlenmemelidir. Benzer şekilde, ekip bu alanın bu sipariş için neden gerekli olduğunu açıklamadıkça eksik bir alan kırmızı bayrak haline gelmemelidir.
ABD Federal Satın Alma Yönetmeliği’nden (FAR) faydalı bir kamu ihalesi örneği verilebilir. FAR’ın kendi federal bağlamında, Bölüm 9.103 olumlu bir sorumluluk tespiti yapılmasını şart koşar ve en düşük fiyatın tek başına yanıltıcı bir tasarruf sağlayabileceği konusunda uyarır. Bkz. FAR 9.103. İlgili prosedür, sözleşme dosyasında yeterli güncel bilgi ve destekleyici kayıtlar bulunmasını gerektirir. Bkz. FAR Alt Bölüm 9.1. Bu kurallar olağan özel ithalatlara uygulanmaz; ancak olumlu ve belgelenmiş bir karar ile görünür bir uyarının yokluğu arasındaki farkı ortaya koymaktadır.
Hazırlık, tavsiye ve yetkinin ayrıştırılması
Analist veya satın alma sorumlusu notu hazırlayabilir. Kalite, finans, hukuk veya uyumluluk birimlerinin sahipleri kendi bulgularını imzalamalıdır. Alıcının onay matrisine göre yetkili olan kişi nihai kararı verir. Raporu hazırlayan kişiyi onaylayan olarak göstermeyin ve bir çalışanın hem üretip hem de bağımsız olarak incelediği bir sonucu değerlendirdiği izlenimini yaratmayın.
ISO 9001 Denetim Uygulamaları Grubu, dış sağlayıcılara ilişkin kontrollerin güncel belgelenmiş onay bilgilerini, tanımlanmış kriterleri, gerekliliklerin doğrulanmasını ve performans izlemeyi içerebileceğini belirtmektedir. Dış sağlayıcı kılavuzunu inceleyin. Pratik açıdan önemli olan sürekliliktir: onay notu, tedarikçi kabul sürecinin ardından kaybolmamalı; onaylı tedarikçi kaydına ve sonraki performans incelemelerine veri sağlamalıdır.
Karar sürümünü sabitleyin
Notu; kesin rapor sürümü, atıfta bulunulan destekleyici belgeler, onaylayanların adları ve rolleri, zaman damgaları, koşullar, koşul kapatma kanıtları ve satın alma kapsamı ile birlikte kaydedin. Kararı yeniden gözden geçirmeyi gerektirecek sürenin doluşunu veya olayları belirtin; örneğin yeni satıcı, fabrika, lehdar, mülkiyet değişikliği sinyali, önemli sipariş artışı, ürün değişikliği, ilk siparişte gecikme veya yeni bir kamu kaydı bulgusu gibi durumlar.
Tam kapsamlı tedarikçi onay dosyası bu nottan daha geniş içeriklidir ve destekleyici şirket, saha, ürün, sözleşme, ödeme ve performans kanıtlarını içermelidir. Bu süreçle ilgili tüm adımlar için tedarikçi durum tespiti yaşam döngüsü kılavuzunu kullanın.
İyi bir not, belirsizlik ortadan kaldırıldığı için değil, akıl yürütme disiplinli olduğu için kısadır. Nelerin bilindiğini, nelerin bilinmediğini, kalan risk maruziyetini kimin üstlendiğini ve ekibin bundan sonra ne yapmasına izin verildiğini gösterir.
Bu kılavuz dahili bir satın alma kaydını tanımlar. Hukuki, finansal, kredi, vergi, düzenleyici, ürün uyumluluğu veya denetim tavsiyesi sağlamaz ve bir şirket raporu bir tedarikçiyi veya işlemi sertifikalandırmaz.