Daftar Periksa Verifikasi Pemasok Tiongkok

Sebelum pemeriksaan: tetapkan penugasan

Pemilik: peminta pengadaan atau manajer kategori.

Lampirkan: kartu transaksi yang menyatakan produk atau jasa, kuantitas, perkiraan nilai tahunan dan pesanan pertama, uang muka, syarat pembayaran, peran pemasok yang dimaksud, tujuan, tanggal pengiriman yang diperlukan, spesifikasi kritis, penggunaan teratur, eksposur IP, dan alasan pemilihan pemasok.

Jangan serahkan jika: tim tidak dapat menyebutkan peran apa yang diharapkan dari perusahaan Tiongkok atau komitmen apa yang dimaksudkan untuk disetujui oleh tinjauan tersebut.

Kerangka kerja due diligence OECD bersifat berbasis risiko dan mengharapkan bisnis untuk menyesuaikan pekerjaan dengan konteks yang relevan daripada mencoba melakukan semuanya di mana saja sekaligus. Baca panduan resmi. ISO 20400 juga menempatkan keberlanjutan dalam keputusan dan proses pengadaan. Lihat ikhtisar standar.

1. Paket identitas

Pemilik: pemasukan pemasok atau pemeriksa due diligence.

• nama hukum Tiongkok dan Kode Kredit Sosial Terpadu (USCC) dikonfirmasi dari catatan terkini;
• izin usaha dicocokkan dengan catatan, dengan jenis perusahaan, status, alamat, perwakilan, modal, ruang lingkup, dan tanggal pendirian dicatat;
• nama Inggris, merek, nama sebelumnya, situs web, domain email, nama faktur, dan entitas terkait dipetakan alih-alih digabungkan;
• penjual, operator pabrik, eksportir, penerbit faktur, pihak kontrak, dan penerima manfaat yang diusulkan dicantumkan secara terpisah; dan
• Tanggal kueri, sumber, versi laporan, dan kecocokan kandidat yang belum terselesaikan dipertahankan.

Lampiran: laporan perusahaan, salinan lisensi, peta nama-dan-peran, dan catatan sumber.

Jangan serahkan jika: pihak kontrak yang dimaksud masih hanya diidentifikasi dengan nama bahasa Inggris atau beberapa kandidat bahasa Mandarin masih masuk akal. Langkah-langkah SAMR saat ini mengonfirmasi bidang lisensi inti dan pendaftaran yang digunakan dalam paket ini. Tinjau bidang terdaftar.

2. Paket kapabilitas

Pemilik: rekayasa, kualitas, pembeli teknis, atau pemilik layanan yang memenuhi syarat.

• spesifikasi produk, revisi gambar, sampel yang disetujui, dan metode penerimaan telah didefinisikan;
• operator pabrik dan lokasi tepat terhubung dengan penjual;
• peralatan kritis, orang, proses, bahan, metode pengujian, dan subkontraktor telah diidentifikasi;
• klaim kapasitas direkonsiliasi dengan waktu siklus, shift, hasil, beban, dan waktu tunggu; dan
• lisensi, standar, laporan pengujian, cakupan sertifikasi, dan masa berlaku khusus produk ditinjau bila diperlukan.

Lampiran: penilaian teknis, hasil sampel, bukti situs atau audit, peta proses, dan tindakan korektif yang terbuka.

Jangan serahkan jika: pemasok tidak dapat mengidentifikasi siapa yang melakukan proses kritis atau bukti berkaitan dengan produk, situs, atau entitas yang berbeda. Gunakan panduan verifikasi pabrikan untuk tumpukan bukti terperinci.

3. Paket risiko dan pengadaan bertanggung jawab

Pemilik: kepatuhan, pengadaan bertanggung jawab, keamanan, privasi, kesehatan dan keselamatan lingkungan, atau spesialis lain yang ditunjuk.

• sinyal hukum, penegakan, regulasi, dan operasional publik terkini ditinjau dalam konteks;
• kepemilikan, kendali, perantara, konflik, dan penyaringan pihak terlarang yang diperlukan telah diselesaikan sesuai kebijakan dan hukum yang berlaku;
• pertanyaan ketenagakerjaan, hak asasi manusia, lingkungan, anti-suap, data, keamanan, dan keterlacakan dibatasi pada produk dan rantai pasok; dan
• setiap temuan memiliki pemilik, mitigasi, tanggal jatuh tempo, persyaratan bukti, dan aturan eskalasi.

Lampiran: catatan penyaringan, penilaian risiko, tanggapan pemasok, rencana mitigasi, dan persetujuan dari spesialis.

Jangan serahkan jika: pembatasan wajib belum diselesaikan atau dampak material tidak memiliki tindakan yang disetujui. Administrasi Perdagangan Internasional AS juga menganggap uji tuntas sebagai pekerjaan berkelanjutan, bukan pencarian mitra satu kali. Lihat ringkasan risiko mitranya.

4. Paket kontrak

Pemilik: peninjau kontrak hukum atau yang berwenang.

• pihak kontrak sesuai dengan entitas Tiongkok yang disetujui dan metode penandatanganan yang diotorisasi;
• spesifikasi, kualitas, inspeksi, perkakas, kekayaan intelektual, kerahasiaan, subkontrak, pengiriman, garansi, penarikan produk, pengembalian dana, dan kewajiban dokumen telah ditetapkan;
• harga, mata uang, pajak, Incoterm, pengalihan risiko, tonggak pembayaran, dan aturan penerima manfaat konsisten di seluruh lampiran; dan
• hukum yang berlaku, proses sengketa, pemberitahuan, prioritas bahasa, dan kontrol penghentian menerima tinjauan yang sesuai.

Lampirkan: kontrak yang disetujui, jadwal, catatan revisi, bukti kewenangan, dan persetujuan pengecualian.

Jangan serahkan jika: pemasok yang disetujui dan pihak lawan yang menandatangani berbeda tanpa pengaturan yang ditinjau. Ikuti rantai bukti pra-kontrak untuk metode lengkapnya.

5. Paket pembayaran

Pemilik: akun payable, perbendaharaan, atau pengendali keuangan yang independen dari pemohon.

• nama penerbit faktur dan penerima manfaat dipetakan ke kontrak dan struktur peran yang disetujui;
• detail bank diperoleh melalui saluran yang disetujui dan dikonfirmasi secara independen;
• mata uang, negara, deposit, tonggak pembayaran, hak pengembalian dana, dan referensi pembayaran sesuai dengan kontrak;
• instruksi baru atau yang diubah memicu penahanan dan panggilan balik baru; dan
• pembuat, pemeriksa, dan pelepas akhir dicatat sesuai dengan batas kewenangan internal.

Lampirkan: verifikasi penerima manfaat, rekonsiliasi faktur, catatan panggilan balik, bukti tonggak pembayaran, dan persetujuan pembayaran.

Jangan lepaskan dana jika: ketidaksesuaian entitas, perubahan rekening, urgensi yang tidak biasa, atau persetujuan yang hilang masih ada. Gunakan alur kerja bank-penerima manfaat daripada hanya kotak centang saja.

6. Paket keputusan dan penerimaan

Pemilik: penyetuju bisnis yang didelegasikan; kemudian, pemilik penerimaan barang atau jasa yang dinamai.

• keputusan dicatat sebagai disetujui, bersyarat, ditahan, atau ditolak untuk transaksi terdefinisi ini;
• kondisi terbuka memiliki pemilik, tenggat waktu, dan aturan untuk memblokir PO, pembayaran, produksi, atau pengiriman;
• pemasok, produk, situs, kontrak, dan versi bukti telah dinamai;
• kriteria penerimaan masuk, dalam proses, pra-pengiriman, atau layanan terkait dengan kontrak; dan
• pemicu perubahan dan titik tinjauan berikutnya dicatat.

Lampirkan: memo persetujuan, register pengecualian, catatan penerimaan, catatan ketidaksesuaian, dan bukti penutupan.

Jangan tandai "pemasok disetujui" tanpa cakupan: nyatakan produk, situs, nilai, periode, dan kondisi yang tercakup. Kementerian Keuangan Tiongkok memerlukan penerimaan berbasis kontrak, catatan tertandatangani, dan retensi bukti dalam konteks pengadaan pemerintahnya. Baca panduan kontrol proses. Pembeli swasta di luar negeri tidak diatur oleh dokumen tersebut, tetapi pelajaran tentang kepemilikan dan pencatatan berguna.

Gunakan status yang mempertahankan ketidakpastian

Berikan setiap item salah satu dari lima keadaan: lulus, bersyarat, belum terselesaikan, tidak berlaku, atau kedaluwarsa. Wajibkan alasan dan penyetuju untuk "tidak berlaku." Jangan pernah mengubah bukti yang hilang menjadi lulus hanya untuk melengkapi lembar kerja.

Gerbang pembayaran minimum diringkas dalam Verifikasi Perusahaan Tiongkok Sebelum Pembayaran. Arsitektur risiko yang lebih luas terdapat dalam Due Diligence Pemasok Tiongkok.

Lembar sampul serah terima

Pemasok: [nama hukum Tiongkok / USCC]
Transaksi: [produk, peran, lokasi, nilai, uang muka, tujuan]
Batas waktu bukti: [tanggal dan versi laporan]
Paket: [identitas / kapabilitas / risiko / kontrak / status pembayaran / penerimaan]
Kondisi terbuka: [pemilik, tanggal jatuh tempo, tindakan yang diblokir]
Keputusan: [ruang lingkup, penyetuju, tanggal, pemicu kedaluwarsa atau tinjauan]
Lokasi bukti: [folder terkendali atau ID catatan]

Segarkan file ketika nama hukum, status, kepemilikan, perwakilan, alamat, pabrik, produk, lisensi, pihak kontrak, rincian bank, eksposur pesanan, catatan hukum, atau subkontraktor kritis berubah. Untuk narasi keputusan di balik lembar ini, gunakan memo persetujuan laporan perusahaan.

Daftar periksa ini adalah pengendalian pengadaan umum, bukan nasihat hukum, pajak, bea cukai, sanksi, teknik, kualitas, ketenagakerjaan, lingkungan, keuangan, siber, atau sumber daya bertanggung jawab. Sesuaikan dengan hukum yang berlaku, risiko produk, dan kebijakan perusahaan.