Чек-лист проверки китайских поставщиков

До начала проверок: определите назначение

Ответственный: запросивший закупку специалист или менеджер категории.

Прикрепить: карточку транзакции, содержащую информацию о продукте или услуге, количестве, оценочной годовой стоимости и стоимости первого заказа, депозите, условиях оплаты, предполагаемой роли поставщика, месте назначения, требуемой дате поставки, критических спецификациях, регулируемом использовании, воздействии на интеллектуальную собственность и причинах выбора поставщика.

Не передавать, если: команда не может определить роль, которую она ожидает от китайской компании, или то обязательство, которое должна одобрить проверка.

Рамочная программа должной осмотрительности ОЭСР основана на оценке рисков и предполагает, что бизнес адаптирует работу к соответствующему контексту, а не пытается выполнить все сразу везде. Прочитать официальное руководство. ISO 20400 также включает устойчивость в процесс принятия решений и осуществления закупок. Смотреть обзор стандарта.

1. Пакет идентификации

Ответственный: специалист по онбордингу поставщиков или проверяющий должную осмотрительность.

• Китайское юридическое название и Единый код социального кредита (USCC) подтверждены по актуальной записи;
• свидетельство о регистрации бизнеса сопоставлено с записью, с указанием типа компании, статуса, адреса, представителя, капитала, сферы деятельности и даты основания;
• английские названия, бренды, прежние названия, веб-сайт, домен электронной почты, название для счетов-фактур и связанные организации сопоставлены, но не объединены;
• продавец, оператор завода, экспортер, эмитент счета-фактуры, сторона контракта и предлагаемый бенефициар перечислены отдельно; и
• Дата запроса, источник, версия отчета и нерешенные совпадения кандидатов сохраняются.

Приложение: отчет о компании, копия лицензии, карта соответствия имени и роли, а также запись источника.

Не передавать, если: запланированная сторона договора по-прежнему идентифицируется только английским именем или остается несколько правдоподобных китайских вариантов. Текущие меры SAMR подтверждают основные поля лицензии и регистрации, используемые в данном пакете. Проверьте зарегистрированные поля.

2. Пакет возможностей

Владелец: инженер, специалист по качеству, технический покупатель или квалифицированный владелец услуги.

• спецификация продукта, ревизия чертежа, утвержденный образец и метод приемки определены;
• оператор завода и точное место связаны с продавцом;
• критическое оборудование, персонал, процессы, материалы, метод испытаний и субподряд выделены;
• заявленная мощность согласована со временем цикла, сменами, выходом годной продукции, загрузкой и сроком выполнения заказа; и
• лицензии, стандарты, отчеты об испытаниях, область сертификации и сроки действия, специфичные для продукта, проверены там, где это требуется.

Приложение: техническая оценка, результаты образцов, доказательства осмотра площадки или аудита, карта процесса и открытые корректирующие действия.

Не передавать, если: поставщик не может определить, кто выполняет критический процесс, или доказательства относятся к другому продукту, площадке или юридическому лицу. Используйте руководство по проверке производителя для детального набора доказательств.

3. Пакет рисков и ответственных закупок

Владелец: специалист по соблюдению требований, ответственным закупкам, безопасности, конфиденциальности, охране труда и окружающей среды или другой назначенный эксперт.

• текущие публичные правовые, правоприменительные, регуляторные и операционные сигналы проанализированы в контексте;
• владение, контроль, посредники, конфликты интересов и необходимая проверка по ограниченным спискам завершены в соответствии с применимой политикой и законодательством;
• вопросы труда, прав человека, окружающей среды, противодействия взяточничеству, данных, безопасности и прослеживаемости определены применительно к продукту и цепочке поставок; и
• каждое выявленное нарушение имеет владельца, меру смягчения, дату исполнения, требование к доказательству и правило эскалации.

Приложение: запись проверки, оценка риска, ответ поставщика, план смягчения и подпись специалиста.

Не передавать на согласование, если: не урегулировано обязательное ограничение или существенное влияние не имеет утвержденного действия. Администрация по международной торговле США также рассматривает должную осмотрительность как непрерывный процесс, а не как разовый поиск партнера. Смотрите обзор рисков партнеров.

4. Пакет контракта

Ответственный: юридическое лицо или уполномоченный проверяющий контрактов.

• контрагент соответствует утвержденному китайскому юридическому лицу и утвержденному способу подписания;
• спецификация, качество, инспекция, оснастка, интеллектуальная собственность, конфиденциальность, субподряд, доставка, гарантия, отзыв, возврат средств и обязанности по документации распределены;
• цена, валюта, налоги, Инкотермс, переход рисков, этапы оплаты и правила бенефициара согласованы во всех приложениях; и
• применимое право, порядок разрешения споров, уведомления, приоритет языка и контроль расторжения прошли соответствующую проверку.

Приложить: утвержденный контракт, приложения, запись о правках, доказательства полномочий и утверждение исключений.

Не передавать на согласование, если: утвержденный поставщик и подписанная контрагентская сторона различаются без проверенного соглашения. Следуйте цепочке доказательств до заключения контракта для получения полного метода.

5. Пакет платежа

Ответственный: отдел расчетов, казначейство или финансовый контролер, независимые от заявителя.

• наименования плательщика по счету и получателя сопоставлены с контрактом и утвержденной структурой ролей;
• банковские реквизиты получены через утвержденный канал и независимо подтверждены;
• валюта, страна, депозит, этапы, права на возврат и ссылка на платеж соответствуют контракту;
• новые или измененные инструкции требуют новой приостановки и обратного звонка; и
• создатель, проверяющий и окончательный исполнитель записаны в соответствии с внутренними лимитами полномочий.

Приложить: подтверждение бенефициара, сверку счетов-фактур, запись обратного звонка, доказательства этапов и утверждение платежа.

Не выпускать средства, если: остается несоответствие сущности, измененный счет, необычная срочность или отсутствие утверждения. Используйте рабочий процесс банка-бенефициара а не только флажок.

6. Пакет решений и принятия

Владелец: уполномоченный бизнес-аппрувер; впоследствии — владелец, принимающий товары или услуги.

• решение зафиксировано как одобренное, условное, отложенное или отклонённое для данной транзакции;
• открытые условия имеют владельцев, сроки и правило блокировки заказа на покупку (PO), оплаты, производства или отгрузки;
• указаны поставщик, продукт, площадка, контракт и версия доказательств;
• критерии приёмки при поступлении, в процессе, перед отгрузкой или оказания услуг привязаны к контракту; и
• зафиксированы триггеры изменений и следующая точка пересмотра.

Приложить: меморандум об одобрении, реестр исключений, запись о приёмке, запись о несоответствии и доказательства закрытия.

Не отмечать «одобренный поставщик» без указания области действия: указать продукты, площадки, стоимость, период и условия, которые покрываются. Министерство финансов Китая требует приёмки на основе контракта, подписанных записей и хранения доказательств в контексте государственных закупок. Прочитать руководство по управлению процессами. Частный зарубежный покупатель не регулируется этим документом, но урок о собственности и ведении записей полезен.

Использовать статусы, сохраняющие неопределённость

Присвоить каждому элементу одно из пяти состояний: пройдено, условно, нерешено, не применимо, или истекло. Требовать причину и аппрувера для статуса «не применимо». Никогда не превращать отсутствие доказательств в пройденный статус лишь для заполнения листа.

Минимальный платёжный шлюз суммирован в Проверка китайской компании перед оплатой. Более широкая архитектура рисков относится к Проверка надежности китайского поставщика.

Титульный лист передачи дела

Поставщик: [Китайское юридическое наименование / USCC]
Сделка: [продукт, роль, площадка, стоимость, депозит, место назначения]
Дата отсечки доказательств: [дата и версия отчета]
Пакеты документов: [идентичность / возможности / риски / контракт / оплата / статус принятия]
Открытые условия: [ответственный, срок, заблокированное действие]
Решение: [объем, утверждающее лицо, дата, срок действия или триггер пересмотра]
Место хранения доказательств: [контролируемая папка или идентификатор записи]

Обновляйте файл при изменении юридического наименования, статуса, собственника, представителя, адреса, завода-изготовителя, продукта, лицензии, стороны контракта, банковских реквизитов, объема заказов, юридических записей или критических субподрядчиков. Для обоснования решения в текстовой части используйте меморандум об утверждении отчета компании.

Этот чек-лист является общим инструментом контроля закупок и не заменяет консультации по правовым, налоговым, таможенным, санкционным, инженерным, качественным, трудовым, экологическим, финансовым вопросам кибербезопасности или ответственного sourcing. Адаптируйте его к применимому законодательству, риску продукта и политике компании.