Lista de verificación de verificación de proveedores en China
Asigne las verificaciones de proveedores a responsables claros, requiera evidencia fechada para cada entrega y conserve los resultados condicionales, pendientes y vencidos.
Una lista de verificación de proveedores solo es útil cuando otra persona puede ver quién verificó cada asunto, qué evidencia se adjuntó, qué excepción permanece abierta y qué decisión respalda el resultado. Una página de marcas de verificación desconectadas no proporciona esa entrega.
Utilice esta lista de verificación como una hoja de control. Ajuste la profundidad según el producto, las normas del país, el valor del pedido, la exposición al pago, la propiedad intelectual, los riesgos de seguridad, laborales, ambientales y de continuidad.
Antes de las verificaciones: definir la asignación
Responsable: solicitante de abastecimiento o gerente de categoría.
Adjuntar: una tarjeta de transacción que indique el producto o servicio, cantidad, valor anual estimado y del primer pedido, depósito, condiciones de pago, rol previsto del proveedor, destino, fecha de entrega requerida, especificaciones críticas, usos regulados, exposición a la propiedad intelectual y por qué se seleccionó al proveedor.
No entregar si: el equipo no puede indicar qué rol espera que desempeñe la empresa china o qué compromiso pretende aprobar la revisión.
El marco de debida diligencia de la OCDE se basa en el riesgo y espera que las empresas adapten el trabajo al contexto relevante en lugar de intentar hacerlo todo en todas partes a la vez. Leer la guía oficial. La norma ISO 20400 también sitúa la sostenibilidad dentro de la decisión y el proceso de compras. Ver la descripción general de la norma.
1. Paquete de identidad
Responsable: revisor de incorporación de proveedores o de debida diligencia.
- nombre legal chino y Código Unificado de Crédito Social (USCC) confirmados a partir de un registro actual;
- licencia comercial coincidente con el registro, capturando tipo de empresa, estado, dirección, representante, capital, ámbito de actividad y fecha de constitución;
- nombres en inglés, marcas, nombres anteriores, sitio web, dominio de correo electrónico, nombre de factura y entidades relacionadas mapeadas en lugar de fusionadas;
- vendedor, operador de fábrica, exportador, emisor de factura, parte contratante del contrato y beneficiario propuesto listados por separado; y
- Se conservan la fecha de consulta, el origen, la versión del informe y las coincidencias de candidatos no resueltas.
Adjuntar: informe de la empresa, copia de la licencia, mapa de nombre y cargo, y registro de origen.
No realizar la entrega si: la parte contratante prevista sigue identificándose únicamente por un nombre en inglés o siguen siendo plausibles varios candidatos chinos. Las medidas actuales de la SAMR confirman los campos principales de licencia y registro utilizados en este paquete. Revisar los campos registrados.
2. Paquete de capacidad
Propietario: ingeniería, calidad, comprador técnico o propietario de servicio cualificado.
- especificación del producto, revisión de planos, muestra aprobada y método de aceptación definidos;
- operador de fábrica y sitio exacto vinculados al vendedor;
- equipos críticos, personal, proceso, materiales, método de prueba y subcontratación identificados;
- reclamación de capacidad reconciliada con tiempo de ciclo, turnos, rendimiento, carga y plazo de entrega; y
- licencias específicas del producto, normas, informes de prueba, alcance de certificación y vencimiento revisados cuando sea necesario.
Adjuntar: evaluación técnica, resultado de la muestra, evidencia del sitio o auditoría, mapa de procesos y acciones correctivas pendientes.
No realizar la entrega si: el proveedor no puede identificar quién realiza un proceso crítico o la evidencia se refiere a un producto, sitio o entidad diferente. Utilizar la guía de verificación del fabricante para la pila detallada de evidencias.
3. Paquete de riesgo y abastecimiento responsable
Propietario: cumplimiento, abastecimiento responsable, seguridad, privacidad, salud ambiental y seguridad, u otro especialista designado.
- señales legales, de aplicación, regulatorias y operativas públicas actuales revisadas en contexto;
- propietarios, control, intermediarios, conflictos y cribado obligatorio de partes restringidas completados bajo la política y ley aplicables;
- preguntas sobre trabajo, derechos humanos, medio ambiente, anticorrupción, datos, seguridad y trazabilidad acotadas al producto y la cadena de suministro; y
- cada hallazgo tiene un propietario, mitigación, fecha límite, requisito de evidencia y regla de escalación.
Adjuntar: registro de cribado, evaluación de riesgos, respuesta del proveedor, plan de mitigación y firma de aprobación del especialista.
No entregar si: una restricción obligatoria está sin resolver o un impacto material no tiene una acción aprobada. La Administración de Comercio Internacional de EE. UU. también considera la debida diligencia como un trabajo continuo, no una búsqueda de socios única. Vea su resumen de riesgos de socios.
4. Paquete de contrato
Responsable: revisor legal o autorizado del contrato.
- la parte del contrato coincide con la entidad china aprobada y el método de firma autorizado;
- se asignan especificaciones, calidad, inspección, herramientas, propiedad intelectual, confidencialidad, subcontratación, entrega, garantía, recall, reembolso y obligaciones documentales;
- precio, moneda, impuestos, Incoterm, transferencia de riesgo, hitos de pago y reglas de beneficiario son coherentes en todos los anexos; y
- la ley aplicable, proceso de disputas, notificaciones, prioridad del idioma y controles de terminación reciben la revisión adecuada.
Adjuntar: contrato aprobado, calendarios, registro de revisiones, evidencia de autoridad y aprobación de excepciones.
No entregar si: el proveedor aprobado y la contraparte firmada difieren sin un acuerdo revisado. Siga el cadena de evidencia precontractual para el método completo.
5. Paquete de pago
Responsable: cuentas por pagar, tesorería o controlador financiero independiente del solicitante.
- los nombres del emisor de la factura y del beneficiario están mapeados al contrato y a la estructura de roles aprobada;
- los datos bancarios se obtienen a través de un canal aprobado y se confirman de forma independiente;
- moneda, país, depósito, hitos, derechos de reembolso y referencia de pago coinciden con el contrato;
- las instrucciones nuevas o modificadas activan una nueva retención y confirmación telefónica; y
- el creador, verificador y liberador final se registran según los límites de autoridad interna.
Adjuntar: verificación del beneficiario, conciliación de facturas, registro de confirmación telefónica, evidencia de hitos y aprobación de pago.
No liberar fondos si: persiste una discrepancia de entidad, cuenta cambiada, urgencia inusual o falta de aprobación. Utilice el flujo de trabajo banco-beneficiario en lugar de una casilla de verificación sola.
6. Paquete de decisión y aceptación
Propietario: aprobador empresarial delegado; más tarde, el propietario designado de la aceptación de bienes o servicios.
- decisión registrada como aprobada, condicional, retenida o rechazada para esta transacción definida;
- las condiciones pendientes tienen propietarios, plazos y una regla para bloquear la orden de compra, el pago, la producción o el envío;
- el proveedor, producto, sitio, contrato y versión de evidencia están nombrados;
- los criterios de aceptación entrante, en proceso, previo al envío o de servicio están vinculados al contrato; y
- los desencadenantes de cambio y el próximo punto de revisión están registrados.
Adjuntar: memorando de aprobación, registro de excepciones, registro de aceptación, registro de no conformidad y evidencia de cierre.
No marcar "proveedor aprobado" sin alcance: indicar el producto, sitio, valor, período y condiciones cubiertas. El Ministerio de Finanzas de China requiere aceptación basada en contratos, registros firmados y retención de evidencia en su contexto de contratación pública. Leer la guía de control de procesos. Un comprador privado extranjero no está regido por ese documento, pero la lección sobre propiedad y registros es útil.
Usar estados que preserven la incertidumbre
Asignar a cada elemento uno de cinco estados: aprobado, condicional, no resuelto, no aplicable, o caducado. Requerir una razón y un aprobador para "no aplicable". Nunca convertir la falta de evidencia en una aprobación simplemente para completar la hoja.
La puerta de pago mínima se resume en Verificar una empresa china antes del pago. La arquitectura de riesgo más amplia pertenece a Debida diligencia del proveedor en China.
Hoja de portada de la entrega
Proveedor: [nombre legal chino / código USCC]
Transacción: [producto, rol, sitio, valor, depósito, destino]
Fecha límite de la evidencia: [fecha y versión del informe]
Paquetes: [identidad / capacidad / riesgo / contrato / pago / estado de aceptación]
Condiciones pendientes: [responsable, fecha de vencimiento, acción bloqueada]
Decisión: [alcance, aprobador, fecha, vencimiento o desencadenante de revisión]
Ubicación de la evidencia: [carpeta controlada o identificador de registro]
Actualice el archivo cuando cambien el nombre legal, el estado, la propiedad, el representante, la dirección, la fábrica, el producto, la licencia, la parte contratante del contrato, los datos bancarios, la exposición a pedidos, el registro legal o el subcontratista crítico. Para la decisión narrativa detrás de la hoja, utilice el memorando de aprobación del informe de la empresa.
Esta lista de verificación es un control general de adquisiciones, no constituye asesoramiento legal, fiscal, aduanero, de sanciones, de ingeniería, de calidad, laboral, ambiental, financiero, de ciberseguridad ni de origen responsable. Adáptela a la legislación aplicable, al riesgo del producto y a la política de la empresa.