Liste de vérification des fournisseurs en Chine

Avant les vérifications : définir l'affectation

Responsable : demandeur d'approvisionnement ou gestionnaire de catégorie.

Joindre : une carte de transaction indiquant le produit ou le service, la quantité, la valeur annuelle estimée et la valeur de la première commande, l'acompte, les conditions de paiement, le rôle prévu du fournisseur, la destination, la date de livraison requise, les spécifications critiques, les usages réglementés, l'exposition à la propriété intellectuelle et la raison pour laquelle le fournisseur a été sélectionné.

Ne pas transférer si : l'équipe ne peut pas dire quel rôle elle attend de l'entreprise chinoise ou quelle engagement la révision est censée approuver.

Le cadre de diligence raisonnable de l'OCDE est axé sur les risques et s'attend à ce que les entreprises adaptent leur travail au contexte pertinent plutôt que de tout tenter partout en même temps. Lire le guide officiel. ISO 20400 place également la durabilité dans la décision et le processus d'achat. Voir l'aperçu de la norme.

1. Dossier d'identité

Responsable : responsable de l'intégration du fournisseur ou examinateur de diligence raisonnable.

• Nom juridique chinois et Code unifié de crédit social (USCC) confirmés à partir d'un enregistrement actuel ;
• licence commerciale correspondante à l'enregistrement, avec le type d'entreprise, le statut, l'adresse, le représentant, le capital, le champ d'application et la date de création capturés ;
• noms anglais, marques, anciens noms, site web, domaine de messagerie, nom de facture et entités connexes cartographiés plutôt que fusionnés ;
• vendeur, exploitant d'usine, exportateur, émetteur de facture, partie contractuelle et bénéficiaire proposé listés séparément ; et
• date de la requête, source, version du rapport et correspondances de candidats non résolues conservées.

Pièces jointes : rapport d'entreprise, copie du permis, carte nom-rôle et enregistrement source.

Ne pas transmettre si : la partie contractuelle visée est toujours identifiée uniquement par un nom anglais ou plusieurs candidats chinois restent plausibles. Les mesures actuelles de l'AMR confirment les champs principaux du permis et d'enregistrement utilisés dans ce dossier. Vérifier les champs enregistrés.

2. Dossier de capacité

Propriétaire : ingénierie, qualité, acheteur technique ou propriétaire de service qualifié.

• spécification produit, révision des plans, échantillon approuvé et méthode d'acceptation définis ;
• opérateur d'usine et site exact liés au vendeur ;
• équipements critiques, personnel, processus, matériaux, méthode d'essai et sous-traitance identifiés ;
• revendication de capacité réconciliée avec le temps de cycle, les équipes, le rendement, la charge et le délai de livraison ; et
• permis spécifiques au produit, normes, rapports d'essai, portée de la certification et dates d'expiration vérifiés lorsque requis.

Pièces jointes : évaluation technique, résultat de l'échantillon, preuve sur site ou d'audit, carte de processus et actions correctives ouvertes.

Ne pas transmettre si : le fournisseur ne peut pas identifier qui effectue un processus critique ou si la preuve concerne un produit, un site ou une entité différents. Utiliser le guide de vérification du fabricant pour la pile de preuves détaillée.

3. Dossier de risque et d'approvisionnement responsable

Propriétaire : conformité, approvisionnement responsable, sécurité, confidentialité, santé et sécurité environnementales ou autre spécialiste désigné.

• signaux juridiques, d'application, réglementaires et opérationnels publics actuels examinés dans leur contexte ;
• propriété, contrôle, intermédiaires, conflits et vérification obligatoire des parties restreintes effectués conformément à la politique et à la loi applicables ;
• questions relatives au travail, aux droits humains, à l'environnement, à la lutte contre la corruption, aux données, à la sécurité et à la traçabilité cadrées pour le produit et la chaîne d'approvisionnement ; et
• chaque constat a un propriétaire, une atténuation, une date limite, une exigence de preuve et une règle d'escalade.

Pièces jointes : enregistrement de vérification, évaluation des risques, réponse du fournisseur, plan d'atténuation et validation du spécialiste.

Ne pas transmettre si : une restriction obligatoire n'est pas résolue ou un impact matériel ne dispose pas d'une action approuvée. L'Administration du commerce international des États-Unis considère également la diligence raisonnable comme un travail continu, et non comme une recherche de partenaire ponctuelle. Voir son aperçu des risques liés aux partenaires.

4. Dossier contractuel

Responsable : un réviseur de contrat habilité ou autorisé.

• la partie au contrat correspond à l'entité chinoise approuvée et à la méthode de signature autorisée ;
• les spécifications, la qualité, l'inspection, l'outillage, la propriété intellectuelle, la confidentialité, la sous-traitance, la livraison, la garantie, le rappel et les obligations documentaires sont attribuées ;
• le prix, la devise, les taxes, l'Incoterm, le transfert des risques, les étapes de paiement et les règles de bénéficiaire sont cohérents dans toutes les pièces jointes ; et
• la loi applicable, le processus de règlement des litiges, les notifications, la priorité des langues et les contrôles de résiliation font l'objet d'un examen approprié.

Joindre : le contrat approuvé, les annexes, l'historique des modifications, les preuves d'autorité et l'approbation des exceptions.

Ne pas transmettre si : le fournisseur approuvé et la contrepartie signée diffèrent sans arrangement examiné. Suivre la chaîne de preuves précontractuelles pour la méthode complète.

5. Dossier de paiement

Responsable : comptabilité fournisseurs, trésorerie ou contrôleur financier indépendant du demandeur.

• les noms de l'émetteur de la facture et du bénéficiaire sont mis en correspondance avec le contrat et la structure de rôles approuvée ;
• les coordonnées bancaires sont obtenues par un canal approuvé et confirmées indépendamment ;
• la devise, le pays, le dépôt, les étapes, les droits de remboursement et la référence de paiement correspondent au contrat ;
• de nouvelles instructions ou des modifications déclenchent un nouvel arrêt et une vérification rétroactive ; et
• le créateur, le vérificateur et le libérateur final sont enregistrés conformément aux limites d'autorité internes.

Joindre : vérification du bénéficiaire, rapprochement des factures, enregistrement de la vérification rétroactive, preuves des étapes et approbation de paiement.

Ne pas débloquer les fonds si : une incohérence d'entité, un changement de compte, une urgence inhabituelle ou une absence d'approbation subsiste. Utiliser le flux de travail banque-bénéficiaire plutôt qu'une simple case à cocher.

6. Paquet de décision et d'acceptation

Propriétaire : approbateur commercial délégué ; plus tard, le propriétaire nommé de l'acceptation des biens ou services.

• décision enregistrée comme approuvée, conditionnelle, suspendue ou rejetée pour cette transaction définie ;
• les conditions ouvertes ont des propriétaires, des échéances et une règle bloquant la commande d'achat, le paiement, la production ou l'expédition ;
• le fournisseur, le produit, le site, le contrat et la version des preuves sont nommés ;
• les critères d'acceptation entrants, en cours de processus, pré-expédition ou de service sont liés au contrat ; et
• les déclencheurs de changement et le prochain point de révision sont enregistrés.

Joindre : note d'approbation, registre des exceptions, registre d'acceptation, registre de non-conformité et preuves de clôture.

Ne pas marquer « fournisseur approuvé » sans portée : indiquer le produit, le site, la valeur, la période et les conditions couvertes. Le ministère chinois des Finances exige une acceptation basée sur le contrat, des registres signés et la conservation des preuves dans son contexte d'achats publics. Lire les directives de contrôle du processus. Un acheteur privé étranger n'est pas régi par ce document, mais la leçon sur la propriété et les registres est utile.

Utiliser des statuts qui préservent l'incertitude

Attribuer à chaque élément un des cinq états suivants : réussi, conditionnel, non résolu, non applicable, ou expiré. Exiger une raison et un approbateur pour « non applicable ». Ne jamais convertir une preuve manquante en réussite simplement pour compléter la feuille.

La porte de paiement minimale est résumée dans Vérifier une entreprise chinoise avant le paiement. L'architecture des risques plus large appartient à Vérification des fournisseurs en Chine.

Page de garde du transfert

Fournisseur : [Nom légal chinois / USCC]
Transaction : [produit, rôle, site, valeur, acompte, destination]
Date limite des preuves : [date et version du rapport]
Dossiers : [identité / capacité / risque / contrat / paiement / statut d'acceptation]
Conditions ouvertes : [responsable, date d'échéance, action bloquée]
Décision : [périmètre, approbateur, date, déclencheur d'expiration ou de révision]
Emplacement des preuves : [dossier contrôlé ou identifiant d'enregistrement]

Actualisez le dossier lorsque le nom légal, le statut, la propriété, le représentant, l'adresse, l'usine, le produit, la licence, la partie contractante, les coordonnées bancaires, l'exposition aux commandes, le dossier juridique ou un sous-traitant critique change. Pour la décision narrative figurant sur cette page, utilisez le mémo d'approbation du rapport de l'entreprise.

Cette liste de contrôle est un contrôle général des achats et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, douanier, relatif aux sanctions, technique, qualité, travail, environnemental, financier, cybersécurité ou en matière de sourcing responsable. Adaptez-la à la législation applicable, au risque lié au produit et à la politique de l'entreprise.