Danh sách kiểm tra xác minh nhà cung cấp Trung Quốc

Trước khi thực hiện kiểm tra: xác định việc phân công

Người chịu trách nhiệm (Owner): người yêu cầu mua sắm hoặc quản lý danh mục sản phẩm.

Đính kèm: một thẻ giao dịch nêu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, giá trị ước tính hàng năm và đơn hàng đầu tiên, tiền đặt cọc, điều khoản thanh toán, vai trò dự kiến của nhà cung cấp, điểm đến, ngày giao hàng yêu cầu, thông số kỹ thuật quan trọng, mục đích sử dụng có quy định, phơi nhiễm sở hữu trí tuệ và lý do lựa chọn nhà cung cấp.

Không chuyển giao nếu: nhóm không thể nói rõ vai trò họ mong đợi công ty Trung Quốc đảm nhận hoặc cam kết nào mà quá trình rà soát nhằm phê duyệt.

Khung khung tuân thủ cẩn trọng của OECD dựa trên rủi ro và kỳ vọng doanh nghiệp thích ứng công việc với bối cảnh liên quan thay vì cố gắng thực hiện mọi thứ ở mọi nơi cùng lúc. Đọc hướng dẫn chính thức. ISO 20400 cũng đặt tính bền vững trong quyết định và quy trình mua sắm. Xem tổng quan tiêu chuẩn.

1. Gói hồ sơ danh tính

Người chịu trách nhiệm (Owner): nhân viên onboarding nhà cung cấp hoặc người rà soát tuân thủ cẩn trọng.

• Tên pháp lý tại Trung Quốc và Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC) đã được xác nhận từ hồ sơ hiện hành;
• giấy phép kinh doanh khớp với hồ sơ, với loại hình công ty, trạng thái, địa chỉ, đại diện, vốn, phạm vi hoạt động và ngày thành lập đã được ghi nhận;
• các tên tiếng Anh, thương hiệu, tên cũ, trang web, tên miền email, tên trên hóa đơn và các thực thể liên quan đã được ánh xạ thay vì gộp chung;
• người bán, nhà vận hành nhà máy, nhà xuất khẩu, bên phát hành hóa đơn, bên ký hợp đồng và người thụ hưởng đề xuất được liệt kê riêng biệt; và
• ngày truy vấn, nguồn, phiên bản báo cáo và các ứng viên trùng khớp chưa được giải quyết được giữ nguyên.

Đính kèm: báo cáo công ty, bản sao giấy phép, bản đồ tên-vai trò và hồ sơ nguồn.

Không bàn giao nếu: bên hợp đồng dự kiến vẫn chỉ được xác định bằng tên tiếng Anh hoặc vẫn còn nhiều ứng viên Trung Quốc có khả năng phù hợp. Các biện pháp hiện tại của SAMR xác nhận các trường giấy phép và đăng ký cốt lõi được sử dụng trong gói tài liệu này. Kiểm tra các trường đã đăng ký.

2. Gói năng lực

Chủ sở hữu: kỹ thuật, chất lượng, người mua kỹ thuật hoặc chủ sở hữu dịch vụ đủ điều kiện.

• tiêu chuẩn sản phẩm, sửa đổi bản vẽ, mẫu đã phê duyệt và phương thức chấp nhận được xác định;
• nhà vận hành nhà máy và địa điểm chính xác được liên kết với bên bán;
• thiết bị quan trọng, nhân sự, quy trình, vật liệu, phương pháp thử nghiệm và việc thuê ngoài được xác định;
• khẳng định năng lực được đối chiếu với thời gian chu kỳ, ca làm việc, tỷ lệ đạt, tải trọng và thời gian giao hàng; và
• giấy phép, tiêu chuẩn, báo cáo thử nghiệm, phạm vi chứng nhận và ngày hết hạn cụ thể cho sản phẩm được xem xét khi cần thiết.

Đính kèm: đánh giá kỹ thuật, kết quả mẫu, bằng chứng tại hiện trường hoặc kiểm toán, bản đồ quy trình và các hành động khắc phục còn mở.

Không bàn giao nếu: nhà cung cấp không thể xác định ai thực hiện một quy trình quan trọng hoặc bằng chứng liên quan đến một sản phẩm, địa điểm hoặc thực thể khác. Sử dụng hướng dẫn xác minh nhà sản xuất để biết chồng lớp bằng chứng chi tiết.

3. Gói rủi ro và mua sắm có trách nhiệm

Chủ sở hữu: tuân thủ, mua sắm có trách nhiệm, an ninh, quyền riêng tư, sức khỏe và môi trường, hoặc chuyên gia được chỉ định khác.

• các tín hiệu pháp lý, thực thi, quy định và hoạt động công khai hiện tại được xem xét trong bối cảnh;
• sở hữu, kiểm soát, trung gian, xung đột lợi ích và việc sàng lọc các bên bị hạn chế bắt buộc đã hoàn tất theo chính sách và luật áp dụng;
• các câu hỏi về lao động, nhân quyền, môi trường, chống hối lộ, dữ liệu, an ninh và truy xuất nguồn gốc được xác định phạm vi cho sản phẩm và chuỗi cung ứng; và
• mỗi phát hiện có chủ sở hữu, biện pháp giảm thiểu, ngày đáo hạn, yêu cầu bằng chứng và quy tắcescalation.

Đính kèm: hồ sơ sàng lọc, đánh giá rủi ro, phản hồi của nhà cung cấp, kế hoạch giảm thiểu và chữ ký phê duyệt của chuyên gia.

Không chuyển giao nếu: có hạn chế bắt buộc chưa được giải quyết hoặc tác động đáng kể không có biện pháp xử lý đã được phê duyệt. Cục Quản lý Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ cũng coi việc kiểm tra năng lực là công việc liên tục, không phải tìm kiếm đối tác một lần duy nhất. Xem tổng quan rủi ro đối tác của cơ quan này.

4. Gói hợp đồng

Người chịu trách nhiệm: người xem xét hợp đồng có thẩm quyền pháp lý hoặc được ủy quyền.

• bên ký kết hợp đồng khớp với thực thể Trung Quốc đã được phê duyệt và phương thức ký kết được ủy quyền;
• các nghĩa vụ về thông số kỹ thuật, chất lượng, kiểm tra, dụng cụ, sở hữu trí tuệ, bảo mật, thuê ngoài, giao hàng, bảo hành, thu hồi, hoàn tiền và tài liệu đã được phân bổ;
• giá cả, tiền tệ, thuế, điều kiện Incoterm, chuyển giao rủi ro, các mốc thanh toán và quy định về người thụ hưởng nhất quán trên tất cả các phụ lục; và
• luật áp dụng, quy trình giải quyết tranh chấp, thông báo, ưu tiên ngôn ngữ và các biện pháp kiểm soát chấm dứt hợp đồng đã được xem xét thích đáng.

Đính kèm: hợp đồng đã được phê duyệt, các biểu mẫu đính kèm, hồ sơ chỉnh sửa, bằng chứng về thẩm quyền và phê duyệt ngoại lệ.

Không chuyển giao nếu: nhà cung cấp đã được phê duyệt và bên ký kết đối tác khác nhau mà không có thỏa thuận đã được xem xét. Hãy làm theo chuỗi bằng chứng trước khi ký kết để biết phương pháp đầy đủ.

5. Gói thanh toán

Người chịu trách nhiệm: kế toán phải trả, quỹ tiền tệ hoặc kiểm soát viên tài chính độc lập với người yêu cầu.

• tên người phát hành hóa đơn và tên người thụ hưởng được ánh xạ vào hợp đồng và cấu trúc vai trò đã được phê duyệt;
• thông tin ngân hàng thu được qua kênh được phê duyệt và xác nhận độc lập;
• tiền tệ, quốc gia, tiền đặt cọc, các mốc thanh toán, quyền hoàn tiền và tham chiếu thanh toán khớp với hợp đồng;
• các hướng dẫn mới hoặc thay đổi kích hoạt việc tạm dừng và gọi lại mới; và
• người tạo, người kiểm tra và người phê duyệt cuối cùng được ghi nhận theo giới hạn thẩm quyền nội bộ.

Đính kèm: xác minh người thụ hưởng, đối chiếu hóa đơn, hồ sơ gọi lại, bằng chứng về các mốc thanh toán và phê duyệt thanh toán.

Không giải ngân nếu: vẫn còn sự không khớp về thực thể, thay đổi tài khoản, tính khẩn cấp bất thường hoặc thiếu phê duyệt. Hãy sử dụng quy trình ngân hàng-người thụ hưởng thay vì chỉ là một hộp kiểm đơn thuần.

6. Gói quyết định và chấp nhận

Chủ sở hữu (Owner): người phê duyệt kinh doanh được ủy quyền; sau đó, chủ sở hữu chấp nhận hàng hóa hoặc dịch vụ được chỉ định.

• quyết định được ghi nhận là đã phê duyệt, có điều kiện, tạm giữ hoặc bị từ chối cho giao dịch xác định này;
• các điều kiện mở có chủ sở hữu, hạn chót và quy tắc chặn PO, thanh toán, sản xuất hoặc vận chuyển;
• nhà cung cấp, sản phẩm, địa điểm, hợp đồng và phiên bản bằng chứng được nêu tên;
• tiêu chí chấp nhận nhập kho, trong quá trình xử lý, trước khi giao hàng hoặc dịch vụ được gắn với hợp đồng; và
• các kích hoạt thay đổi và điểm xem xét tiếp theo được ghi lại.

Đính kèm: biên bản phê duyệt, sổ đăng ký ngoại lệ, hồ sơ chấp nhận, hồ sơ không phù hợp và bằng chứng đóng hồ sơ.

Không đánh dấu “nhà cung cấp đã được phê duyệt” nếu thiếu phạm vi áp dụng: ghi rõ sản phẩm, địa điểm, giá trị, thời hạn và các điều kiện được bao phủ. Bộ Tài chính Trung Quốc yêu cầu chấp nhận dựa trên hợp đồng, hồ sơ có chữ ký và lưu trữ bằng chứng trong bối cảnh mua sắm công của nước này. Đọc hướng dẫn kiểm soát quy trình. Một người mua tư nhân ở nước ngoài không chịu sự chi phối bởi tài liệu đó, nhưng bài học về trách nhiệm giải trình và lưu trữ hồ sơ là hữu ích.

Sử dụng các trạng thái bảo toàn tính bất định

Gán cho mỗi mục một trong năm trạng thái sau: đã đạt, có điều kiện, chưa giải quyết, không áp dụng, hoặc hết hạn. Yêu cầu lý do và người phê duyệt đối với mục “không áp dụng.” Không bao giờ chuyển đổi việc thiếu bằng chứng thành trạng thái đạt chỉ để hoàn thành bảng biểu.

Cổng thanh toán tối thiểu được tóm tắt trong Xác minh Công ty Trung Quốc Trước Khi Thanh Toán. Kiến trúc rủi ro rộng hơn thuộc về Kiểm tra năng lực nhà cung cấp Trung Quốc.

Trang bìa bàn giao

Nhà cung cấp: [Tên pháp lý tiếng Trung / USCC]
Giao dịch: [sản phẩm, vai trò, địa điểm, giá trị, tiền đặt cọc, điểm đến]
Thời điểm cắt bằng chứng: [ngày và phiên bản báo cáo]
Bộ hồ sơ: [nhận dạng / năng lực / rủi ro / hợp đồng / thanh toán / trạng thái chấp nhận]
Điều kiện mở: [chủ sở hữu, hạn chót, hành động bị chặn]
Quyết định: [phạm vi, người phê duyệt, ngày, điều kiện hết hạn hoặc kích hoạt rà soát]
Vị trí lưu trữ bằng chứng: [thư mục được kiểm soát hoặc mã hồ sơ]

Cập nhật hồ sơ khi có thay đổi về tên pháp lý, trạng thái, chủ sở hữu, đại diện, địa chỉ, nhà máy, sản phẩm, giấy phép, bên ký hợp đồng, thông tin ngân hàng, mức độ phơi nhiễm đơn hàng, hồ sơ pháp lý hoặc nhà thầu phụ then chốt. Để biết quyết định mang tính tường trình cho trang này, hãy sử dụng biên bản phê duyệt báo cáo của công ty.

Danh sách kiểm tra này là một biện pháp kiểm soát mua sắm chung, không phải là tư vấn pháp lý, thuế, hải quan, trừng phạt, kỹ thuật, chất lượng, lao động, môi trường, tài chính, an ninh mạng hoặc nguồn gốc có trách nhiệm. Hãy điều chỉnh danh sách này cho phù hợp với luật áp dụng, rủi ro sản phẩm và chính sách của công ty.