Контрольний список перевірки постачальників із Китаю

Перед перевіркою: визначте завдання

Відповідальний: ініціатор закупівлі або менеджер категорії.

Додати: картку транзакції, що містить інформацію про продукт або послугу, кількість, оціночну річну вартість та вартість першого замовлення, депозит, умови оплати, передбачувану роль постачальника, місце призначення, необхідну дату доставки, критичні специфікації, регульоване використання, ризики щодо інтелектуальної власності та обґрунтування вибору постачальника.

Не передавайте завдання, якщо: команда не може чітко визначити, яку роль вона очікує від китайської компанії або яке зобов’язання має схвалити перевірка.

Рамка комплексної перевірки ОЕСР базується на ризиках і передбачає, що компанії адаптують свою роботу до відповідного контексту, а не намагаються охопити все й одразу. Ознайомтеся з офіційними рекомендаціями. Стандарт ISO 20400 також інтегрує питання сталого розвитку в процес прийняття рішень щодо закупівель. Перегляньте огляд стандарту.

1. Пакет документів щодо ідентифікації

Відповідальний: спеціаліст з онбордингу постачальників або рецензент комплексної перевірки.

• офіційна назва китайської компанії та Єдиний код соціального кредиту (USCC), підтверджені актуальним записом;
• бізнес-ліцензія, зіставлена із записом, із зазначенням типу компанії, статусу, адреси, представника, статутного капіталу, сфери діяльності та дати заснування;
• англійські назви, бренди, попередні назви, вебсайт, домен електронної пошти, назва в рахунках-фактурах та пов’язані суб’єкти мають бути відображені окремо, а не об’єднані;
• продавець, оператор фабрики, експортер, сторона, що виставляє рахунки-фактури, сторона контракту та запропонований бенефіціар перелічені окремо; та
• дата запиту, джерело, версія звіту та невирішені кандидати на зіставлення збережені.

Додати: звіт про компанію, копію ліцензії, карту назв і ролей та джерельний запис.

Не передавайте завдання, якщо: передбачувана сторона контракту все ще ідентифікована лише за англійською назвою або залишається кілька правдоподібних китайських кандидатів. Чинні заходи SAMR підтверджують основні поля ліцензії та реєстрації, використані в цьому пакеті документів. Перегляньте зареєстровані поля.

2. Пакет документів щодо виробничих можливостей

Відповідальний: інженер, фахівець з якості, технічний закупівельник або кваліфікований власник процесу обслуговування.

• визначено специфікацію продукту, ревізію креслення, затверджений зразок та метод приймання;
• оператор заводу та точне місце розташування пов’язані з продавцем;
• визначено критичне обладнання, персонал, процеси, матеріали, методи тестування та субпідрядні роботи;
• заявлена потужність узгоджена з часом циклу, змінами, виходом придатної продукції, завантаженням і часом виконання замовлення; та
• за необхідності переглянуто ліцензії, стандарти, звіти про випробування, сферу сертифікації та терміни дії, специфічні для продукту.

Додати: технічна оцінка, результати випробувань зразків, докази з місця або аудиту, карта процесу та відкриті коригувальні дії.

Не передавати далі, якщо: постачальник не може визначити, хто виконує критичний процес, або докази стосуються іншого продукту, місця чи юридичної особи. Використовуйте посібник із верифікації виробника для отримання детального пакету доказів.

3. Пакет документів щодо ризиків та відповідального постачання

Відповідальний: фахівець із комплаєнсу, відповідального постачання, безпеки, конфіденційності, охорони навколишнього середовища, здоров’я та безпеки праці або інший призначений спеціаліст.

• переглянуто актуальні публічні правові, правоохоронні, регуляторні та операційні сигнали в контексті;
• завершено перевірку власності, контролю, посередників, конфліктів інтересів та обов’язковий скринінг обмежених сторін відповідно до чинної політики та законодавства;
• питання трудових відносин, прав людини, екології, боротьби з хабарництвом, даних, безпеки та простежуваності визначено з урахуванням продукту та ланцюга постачання; та
• кожен виявлений факт має відповідального, план пом’якшення ризиків, крайній термін, вимоги до доказів та правило ескалації.

Додати: запис скринінгу, оцінка ризиків, відповідь постачальника, план пом’якшення ризиків та затвердження спеціалістом.

Не передавати далі, якщо: обов’язкове обмеження не усунуто або суттєвий вплив не має затвердженого плану дій. Міжнародна торгова адміністрація США також розглядає комплексну перевірку як безперервний процес, а не одноразовий пошук партнера. Огляд ризиків партнерства.

4. Контрактний пакет

Відповідальний: юрист або уповноважений рецензент контрактів.

• сторона контракту відповідає затвердженій китайській юридичній особі та уповноваженому способу підписання;
• розподілено обов’язки щодо специфікації, якості, інспекції, оснащення, інтелектуальної власності, конфіденційності, субпідряду, доставки, гарантії, відкликання продукції, повернення коштів та документообігу;
• ціна, валюта, податки, умови поставки Incoterms, перехід ризиків, етапи оплати та правила визначення бенефіціара є узгодженими у всіх додатках; та
• належним чином переглянуто положення про застосовне право, порядок вирішення спорів, повідомлення, пріоритет мови та умови припинення договору.

Додати: затверджений контракт, додатки, запис узгоджень, докази повноважень та затвердження винятків.

Не передавати далі, якщо: затверджений постачальник і сторона, що підписала контракт, відрізняються без переглянутої домовленості. Дотримуйтесь ланцюжка доказів доукладного періоду для ознайомлення з повною методикою.

5. Платіжний пакет

Власник: спеціаліст з кредиторської заборгованості, скарбник або фінансовий контролер, незалежний від ініціатора запиту.

• найменування виставника рахунку та бенефіціара узгоджені з контрактом і затвердженою структурою ролей;
• банківські реквізити отримано через затверджений канал і незалежно підтверджено;
• валюта, країна, депозит, етапи виконання, права на повернення коштів та призначення платежу відповідають контракту;
• нові або змінені інструкції ініціюють повторне блокування та дзвінок для підтвердження; і
• особи, які формують, перевіряють і остаточно затверджують платіж, зафіксовані відповідно до внутрішніх лімітів повноважень.

Додати: перевірку бенефіціара, звірку рахунку-фактури, запис дзвінка для підтвердження, докази виконання етапів та затвердження платежу.

Не здійснюйте виплату, якщо: наявна невідповідність суб’єкта, змінено рахунок, спостерігається незвичайна терміновість або відсутнє затвердження. Використовуйте процес взаємодії банку з бенефіціаром замість простого позначення прапорцем.

6. Пакет документів щодо рішень і прийняття

Власник: делегований бізнес-затверджувач; пізніше — визначена особа, відповідальна за прийняття товарів або послуг.

• рішення зафіксовано як затверджене, умовне, відкладене або відхилене для цієї конкретної транзакції;
• відкриті умови мають відповідальних осіб, крайні терміни та правило блокування замовлення на закупівлю, платежу, виробництва або відвантаження;
• зазначено постачальника, продукт, місце виконання, контракт і версію доказової бази;
• критерії приймання вхідних матеріалів, продукції в процесі виготовлення, перед відвантаженням або послуг прив’язані до контракту; і
• зафіксовано тригери змін і наступну точку перегляду.

Додати: меморандум про затвердження, реєстр винятків, запис про прийняття, запис про невідповідність та докази закриття.

Не позначайте постачальника як «затвердженого» без визначення обсягу: чітко вкажіть продукт, місце виконання, вартість, період та умови, що охоплюються. Міністерство фінансів Китаю вимагає приймання на основі контракту, підписані акти та збереження доказів у контексті державних закупівель. Ознайомтеся з керівництвом із контролю процесів. Приватного іноземного покупця цей документ не регулює, проте урок щодо відповідальності та ведення записів є корисним.

Використовуйте статуси, що фіксують невизначеність

Присвойте кожному пункту один із п’яти станів: пройдено, умовно, невирішено, не застосовуєтьсяабо прострочено. Для статусу «не застосовується» обов’язково вимагайте обґрунтування та затвердження відповідальною особою. Ніколи не замінюйте відсутність доказів статусом «пройдено» лише заради заповнення форми.

Мінімальний контрольний бар’єр для платежу узагальнено в статті Перевірка китайської компанії перед оплатою. Ширша архітектура ризиків викладена в матеріалі Комплексна перевірка постачальників у Китаї.

Супровідний аркуш передачі

Постачальник: [юридична назва в Китаї / USCC]
Транзакція: [продукт, роль, місце, вартість, депозит, пункт призначення]
Дата відсічення доказів: [дата та версія звіту]
Пакети: [ідентифікація / можливості / ризики / контракт / оплата / статус прийняття]
Відкриті умови: [відповідальний, крайній термін, заблокована дія]
Рішення: [обсяг, особа, що затверджує, дата, закінчення терміну дії або тригер для перегляду]
Місце зберігання доказів: [контрольована папка або ідентифікатор запису]

Оновлюйте файл у разі змін юридичної назви, статусу, структури власності, представника, адреси, виробничого майданчика, продукту, ліцензії, сторони контракту, банківських реквізитів, ризику замовлення, юридичного запису або критичного субпідрядника. Щоб ознайомитися з обґрунтуванням рішення, викладеним у текстовій формі, скористайтеся меморандумом про затвердження звіту компанії.

Цей контрольний список є загальним інструментом контролю закупівель і не замінює юридичних, податкових, митних, санкційних, інженерних, якісних, трудових, екологічних, фінансових порад, порад із кібербезпеки чи відповідального постачання. Адаптуйте його до чинного законодавства, рівня ризику продукту та політики компанії.