Cara Membaca Faktur Tiongkok

Mulailah dari label, bukan dengan menerjemahkan setiap kalimat. Pada faktur pajak Tiongkok, nama perusahaan menunjukkan siapa yang membeli dan menjual, baris item menjelaskan apa yang difakturkan, dan total memisahkan harga dari pajak. Membaca bagian-bagian tersebut secara bersama-sama memberikan gambaran yang jauh lebih jelas daripada sekadar menyalin angka terbesar di halaman.

Panduan ini menjelaskan kolom umum pada faktur Tiongkok Daratan, atau fapiao, untuk pembeli luar negeri dan tim keuangan. Fokusnya adalah pada barang dan jasa biasa. Jika dokumen tersebut adalah faktur komersial atau penawaran harga dari pemasok, gunakan terlebih dahulu perbandingan fapiao dan faktur komersial untuk mengidentifikasi jenis dokumen yang Anda miliki.

1. Identifikasi faktur

Biarkan dokumen asli tetap terbuka di samping catatan Anda. Terjemahan lebih mudah digunakan jika setiap penjelasan tetap terhubung dengan label bahasa Tionghoa dan nilai aslinya. Jangan mengganti nama perusahaan Tiongkok atau pengenal panjang dengan perkiraan terjemahan: Anda mungkin memerlukan karakter asli untuk pencarian berikutnya.

Pengumuman faktur digital 2024 dari Administrasi Perpajakan Negara mencantumkan kolom inti dan menetapkan nomor 20 digit untuk faktur yang sepenuhnya didigitalisasi. Format faktur lama dapat menampilkan kode faktur dan nomor faktur yang terpisah. Identifikasi formatnya sebelum menyimpulkan bahwa suatu kolom tidak ada.

Label bahasa Tionghoa	Dibaca sebagai	Yang perlu dicatat
发票号码	Nomor faktur	Pengenal lengkap, termasuk nol di awal jika ada. Ini mengidentifikasi faktur ini, bukan pemasok.
发票代码	Kode faktur	Kolom terpisah jika formatnya memilikinya. Pisahkan dari nomor faktur.
开票日期	Tanggal penerbitan	Tanggal yang dicetak pada faktur, bukan tanggal saat pemasok mengirimkannya melalui email.
备注	Catatan	Kata-kata tambahan atau referensi yang dapat menjelaskan transaksi yang difakturkan.

Tanggal Tiongkok umumnya menempatkan tahun sebelum bulan dan hari. Karakter 年, 月, dan 日 menandai bagian-bagian tersebut. Saat memasukkan tanggal ke dalam formulir yang menggunakan urutan berbeda, periksa label kolom daripada hanya menempelkan urutan digit yang sama. Simpan salinan tanggal asli agar rekan kerja dapat menyelesaikan ambiguitas antara hari dan bulan.

Baca juga judulnya. Judul yang merujuk pada faktur biasa dan yang merujuk pada faktur PPN khusus mengidentifikasi kategori faktur yang berbeda. Menerjemahkan keduanya sekadar sebagai “kuitansi” akan menghilangkan informasi. Salin judul asli ke dalam catatan Anda meskipun Anda menggunakan deskripsi bahasa Inggris yang lebih pendek saat membahas dokumen tersebut.

Bekerjalah berdasarkan label, bukan posisi yang dihafal. Otoritas pajak menjelaskan bahwa tata letak faktur digital dapat bervariasi antar bisnis. Kolom yang muncul di sudut bawah pada faktur lama mungkin berada di tempat lain pada format lain. Perbedaan tata letak saja tidak menentukan apakah suatu dokumen autentik.

Diagram ini adalah peta pembacaan. Gunakan zona pertama untuk mengidentifikasi dokumen, zona kedua untuk mengidentifikasi para pihak, dan zona sisanya untuk memahami transaksi serta total. Diagram ini sengaja tidak memuat nomor faktur yang dapat digunakan, identitas perusahaan, atau hasil verifikasi.

2. Identifikasi pembeli dan penjual

Temukan judul pihak sebelum membaca nama perusahaan. Kedua sisi dapat memiliki kolom bernama “nama” dan kolom lain bernama “nomor identifikasi wajib pajak.” Jika Anda menyalin nilai-nilai tersebut tanpa judulnya, mudah terjadi kesalahan dengan menetapkan pengenal pembeli kepada penjual.

1. 购买方信息 — informasi pembeli. Baca nama dan pengenal di dalam blok ini secara bersama-sama. Keduanya menggambarkan pembeli yang tercantum pada faktur tertentu ini.
2. 销售方信息 — informasi penjual. Pertahankan juga nama dan pengidental dalam blok ini secara bersama-sama. Ini adalah pihak yang menjadi titik awal ketika Anda ingin menyelidiki perusahaan yang menerbitkan faktur.
3. 名称 — nama. Judul pembeli atau penjual di sekitarnya menentukan peran. Label yang berulang tidak berarti kedua nama tersebut harus identik.
4. 纳税人识别号 — nomor identifikasi wajib pajak. Sebuah kolom mungkin malah merujuk pada Kode Kredit Sosial Terpadu (USCC). Ini milik pihak yang disebutkan, bukan milik faktur itu sendiri.

Jangan menganggap setiap pengenal pembeli yang kosong sebagai masalah yang sama. Panduan faktur dari otoritas pajak Shanghai membedakan antara pembeli perusahaan dengan individu, organisasi non-perusahaan, dan pelanggan asing, yang untuknya pengenal pajak pembeli dapat diabaikan. Periksa situasi pembeli sebelum meminta pemasok untuk membuat pengenal Tiongkok bagi perusahaan luar negeri.

Bedakan juga 开票人, yaitu orang yang menerbitkan atau menyiapkan faktur, dari perusahaan penjual. Nama pribadi di kolom tersebut bukanlah pemasok kedua. Penjelasan penerbit faktur membahas perbedaan ini serta pertanyaan terpisah mengenai bagaimana entitas penerbit faktur berkaitan dengan penjual dalam kontrak.

Untuk catatan dwibahasa yang berguna, pertahankan nama penjual Tiongkok dan pengenalnya secara tepat, lalu cantumkan nama dagang Inggris apa pun dalam catatan terpisah. Jangan menimpa nama hukum dengan merek toko. Jika Anda perlu melacak atau menginterpretasikan pengenal tersebut, ikuti panduan nomor pajak perusahaan Tiongkok.

3. Baca rincian item

Baca satu baris secara menyeluruh sebelum beralih ke baris berikutnya. Deskripsi, kuantitas, harga satuan, dan jumlah merupakan satu kesatuan. Jika faktur menggunakan deskripsi produk yang umum, bandingkan dengan rincian pendukung pesanan alih-alih berasumsi bahwa nama produk dalam bahasa Inggris harus muncul kata demi kata.

Kolom 项目名称 mengidentifikasi item atau jasa; tata letak yang lebih lama mungkin menggunakan judul barang atau jasa yang lebih panjang. 规格型号 berarti spesifikasi atau model. Referensi model dapat membantu menghubungkan deskripsi Tiongkok yang tidak familiar dengan produk yang dipesan, namun baris faktur saja mungkin tidak menggambarkan setiap fitur barang.

Kolom	Arti	Pembacaan hipotetis
单位	Satuan ukuran	Buah. Baca satuan sebelum menginterpretasikan kuantitas.
数量	Kuantitas	10 buah dalam contoh ini.
单价	Harga satuan	CNY 100 per buah, belum termasuk pajak dalam contoh ini.
金额	Jumlah baris	CNY 1.000 sebelum pajak: kuantitas dikalikan dengan harga satuan yang diasumsikan.
税率/征收率	Tarif pajak atau tarif pungutan	Baca entri yang ditampilkan; jangan menyimpulkannya hanya dari nama produk.
税额	Jumlah pajak	CNY 130 berdasarkan tarif 13% yang diasumsikan dalam contoh.

Ini adalah contoh aritmetika buatan, bukan pernyataan atas tarif yang berlaku untuk pembelian Anda. Contoh ini mengasumsikan satu baris barang positif, harga satuan eksklusif pajak, dan tanpa diskon. Faktur sebenarnya mungkin berisi beberapa baris, satuan berbeda, atau penyesuaian lainnya. Pertahankan perbedaan-perbedaan tersebut saat membuat catatan Anda.

Satu karton bukanlah satu buah, dan kuantitas faktur tidak otomatis sama dengan kuantitas pengiriman dalam daftar kemasan Anda. Sebelum menandai adanya perbedaan, bandingkan satuan dan cakupan yang diliput oleh dokumen tersebut. Pesanan juga dapat difakturkan secara bertahap. Tanyakan apa yang dicakup oleh faktur alih-alih diam-diam mengubah kuantitas agar sesuai dengan dokumen lain.

Jika deskripsi berlanjut ke baris lain, periksa di mana batas-batas baris tersebut. Jeda baris visual dapat melanjutkan item yang sama; hal itu tidak perlu memperkenalkan biaya lain. Demikian pula, bedakan sel yang benar-benar kosong dari tangkapan layar yang terpotong atau karakter yang tidak terbaca. Berkas sumber yang lebih jelas lebih bermanfaat daripada tebakan yang terlalu percaya diri.

Saat menyerahkan faktur kepada rekan kerja, catatan baris singkat sudah cukup: deskripsi item asli, model jika ada, satuan, kuantitas, dan jumlah terkait. Tandai terjemahan yang tidak pasti sebagai tidak pasti. Menerjemahkan nama item teknis dengan cara berbeda tidak membenarkan perubahan pada referensi model atau nilai numeriknya.

4. Pisahkan harga, pajak, dan total

Kesalahan pembacaan yang paling berdampak adalah menganggap 金额, yaitu jumlah sebelum pajak pada baris item PPN standar, sebagai total akhir yang harus dibayar. Bacalah bersama-sama dengan 税额, yaitu jumlah pajak, dan 价税合计, yaitu total termasuk pajak. Label-label ini menjawab pertanyaan yang berbeda.

Baris berlabel 合计 dapat menampilkan jumlah terpisah di bawah kolom jumlah dan pajak. Ikuti judul kolom di atas setiap angka. Jangan menambahkan pajak dua kali dengan memperlakukan total termasuk pajak sebagai jumlah lain sebelum pajak.

Komponen contoh	Nilai	Cara keterkaitannya
Jumlah eksklusif pajak	CNY 1.000	Jumlah barang dalam contoh, sebelum PPN yang diasumsikan.
Jumlah pajak	CNY 130	Pajak dalam contoh satu baris yang bersifat hipotetis ini.
Total termasuk pajak	CNY 1.130	Jumlah tanpa pajak ditambah jumlah pajak.

Perhitungan ini menjelaskan label; bukan untuk memvalidasi faktur. Dokumen fiktif dapat berisi aritmetika yang benar. Sebaliknya, jika perhitungan Anda sendiri berbeda dari angka yang dicetak, periksa seluruh baris, diskon, dan presisi yang ditampilkan sebelum menarik kesimpulan. Jangan mengedit nilai pemasok hanya agar spreadsheet Anda seimbang.

Di dekat total, 大写 berarti jumlah yang ditulis dalam karakter keuangan Tiongkok formal, sedangkan 小写 mengidentifikasi representasi numerik. Keduanya adalah dua representasi dari total yang sama, bukan dua tagihan terpisah. “Huruf besar” di sini tidak berarti huruf kapital atau jumlah yang harus dibayar lebih besar.

Dalam contoh tersebut, total numerik CNY 1.130 dapat ditulis sebagai 壹仟壹佰叁拾元整. Karakter terakhir menunjukkan jumlah yuan bulat tanpa bagian desimal. Anda tidak perlu mempelajari seluruh sistem numeral keuangan untuk menemukan totalnya, namun ketidaksesuaian antara jumlah tertulis dan numerik memerlukan klarifikasi.

Simpan mata uang faktur dan presisi aslinya dalam catatan Anda. Faktur komersial terpisah mungkin menggunakan mata uang lain atau mencakup rangkaian biaya yang berbeda. Konversi nilai tukar atau total dari dokumen lain tersebut tidak boleh menggantikan nilai yang dicetak pada faktur pajak Tiongkok saat Anda mengisi bidang verifikasi.

5. Gunakan data yang tepat

Setelah membaca faktur, pilih tindakan berikutnya sesuai dengan pertanyaan yang perlu dijawab. Nomor dokumen digunakan untuk pencarian faktur; pengenal perusahaan digunakan untuk pencarian perusahaan. Berhasil membaca salah satunya merupakan persiapan untuk pemeriksaan, bukan bukti bahwa pemeriksaan telah dilakukan.

1. Periksa catatan faktur. Gunakan alat verifikasi faktur ChinaValidate untuk faktur PPN Tiongkok yang didukung. Ikuti bidang yang diminta untuk jenis faktur tersebut dan salin nilai dari dokumen asli. Panduan verifikasi faktur PPN menjelaskan kombinasi input dan hasilnya.
2. Periksa bisnis penerbit faktur. Gunakan nama Tiongkok penjual atau pengenal perusahaan dalam pencarian perusahaan. Ini adalah kueri informasi perusahaan yang terpisah; jangan mengirimkan detail pembeli hanya karena blok tersebut muncul pertama kali pada dokumen Anda.
3. Selesaikan bidang yang tidak jelas. Mintalah faktur lengkap yang dapat dibaca atau penjelasan mengenai item, satuan, atau total tertentu. Jika kueri meminta kode verifikasi, gunakan panduan kode verifikasi; nomor pajak perusahaan bukanlah penggantinya.

Serah terima yang ringkas harus mempertahankan file asli, judul dan pengenal faktur, kedua blok pihak terkait, baris item yang relevan, serta total termasuk pajak. Letakkan terjemahan Anda di samping detail tersebut. Hal ini memungkinkan pembaca lain melacak deskripsi bahasa Inggris kembali ke bidang Tiongkok yang sebenarnya, alih-alih mengandalkan daftar angka tanpa label.

Hasilnya harus konkret: Anda mengetahui pemilik faktur, apa yang dijelaskan, dan bagaimana angka-angkanya saling berkaitan. Anda kemudian dapat memverifikasi faktur atau menyelidiki penjual dengan input yang tepat. Itulah tujuan praktis dari membaca bidang-bidang tersebut, bahkan ketika pertanyaan komersial atau akuntansi terpisah masih memerlukan jawaban.