चीनी चालान को कैसे पढ़ें

प्रत्येक वाक्य के अनुवाद के बजाय लेबल से शुरुआत करें। चीनी कर चालान पर, कंपनी के नाम बताते हैं कि किसने खरीदा और किसने बेचा; वस्तु पंक्तियाँ बताती हैं कि किसका चालान बनाया गया है; और कुल योग मूल्य को कर से अलग करते हैं। इन भागों को एक साथ पढ़ने से पेज पर सबसे बड़ी संख्या की नकल करने की तुलना में बहुत स्पष्ट तस्वीर मिलती है।

यह मार्गदर्शिका विदेशी खरीदारों और वित्त टीमों के लिए मुख्य भूमि चीन के चालानों, या फापियाओ, पर सामान्य फ़ील्ड्स की व्याख्या करता है। इसका ध्यान सामान्य वस्तुओं और सेवाओं पर केंद्रित है। यदि दस्तावेज़ किसी आपूर्तिकर्ता का वाणिज्यिक चालान या कोटेशन है, तो पहले यह पहचानने के लिए फापियाओ और वाणिज्यिक चालान तुलना का उपयोग करें कि आपके पास क्या है।

1. चालान की पहचान करें

अपने नोट्स के बगल में मूल दस्तावेज़ खुला रखें। जब प्रत्येक व्याख्या अपने चीनी लेबल और मूल मान से जुड़ी रहती है, तो अनुवाद का उपयोग करना आसान होता है। किसी चीनी कंपनी के नाम या लंबे पहचानकर्ता को अनुवादित सन्निकटन से प्रतिस्थापित न करें: आपको अगली खोज के लिए मूल वर्णों की आवश्यकता हो सकती है।

राज्य कराधान प्रशासन की 2024 डिजिटल चालान घोषणा में मुख्य फ़ील्ड्स सूचीबद्ध हैं और पूरी तरह से डिजिटलीकृत चालानों के लिए 20-अंकीय संख्या निर्दिष्ट की गई है। पुराने चालान प्रारूपों में एक अलग चालान कोड और संख्या हो सकती है। यह तय करने से पहले कि कोई फ़ील्ड गायब है, प्रारूप की पहचान करें।

चीनी लेबल	इसे ऐसे पढ़ें	क्या रिकॉर्ड करें
发票号码	चालान संख्या	पूर्ण पहचानकर्ता, जिसमें कोई भी अग्रणी शून्य शामिल है। यह इस चालान की पहचान करता है, न कि आपूर्तिकर्ता की।
发票代码	चालान कोड	एक अलग फ़ील्ड जहाँ प्रारूप में ऐसा हो। इसे चालान संख्या से अलग रखें।
开票日期	जारी करने की तिथि	चालान पर मुद्रित तिथि, न कि वह तिथि जब आपूर्तिकर्ता ने इसे ईमेल किया था।
备注	टिप्पणियाँ	अतिरिक्त शब्दावली या संदर्भ जो चालान किए गए लेनदेन की व्याख्या कर सकते हैं।

चीनी तिथियों में आम तौर पर वर्ष को माह और दिन से पहले रखा जाता है। अक्षर 年, 月 और 日 उन भागों की पहचान करते हैं। जब किसी अन्य क्रम का उपयोग करने वाले फ़ॉर्म में तिथि स्थानांतरित करें, तो उसी अंक अनुक्रम को पेस्ट करने के बजाय फ़ील्ड लेबल की जाँच करें। मूल तिथि की एक प्रति रखें ताकि सहकर्मी किसी भी दिन-और-माह की अस्पष्टता को हल कर सकें।

शीर्षक भी पढ़ें। एक साधारण चालान का उल्लेख करने वाला शीर्षक और विशेष VAT चालान का उल्लेख करने वाला शीर्षक अलग-अलग चालान श्रेणियों की पहचान करते हैं। दोनों का अनुवाद केवल "रसीद" के रूप में करने से जानकारी नष्ट हो जाती है। दस्तावेज़ पर चर्चा करते समय छोटा अंग्रेजी विवरण उपयोग करने पर भी, अपनी रिकॉर्ड में मूल शीर्षक की नकल करें।

याद किए गए स्थानों के बजाय लेबल के आधार पर काम करें। कर प्राधिकरण बताता है कि डिजिटल चालान लेआउट व्यवसाय के अनुसार भिन्न हो सकते हैं। पुराने चालान के निचले कोने में दिखाई देने वाला फ़ील्ड किसी अन्य प्रारूप पर कहीं और हो सकता है। केवल एक अलग व्यवस्था यह स्थापित नहीं करती कि दस्तावेज़ प्रामाणिक है या नहीं।

आरेख एक पठन मानचित्र है। दस्तावेज़ की पहचान करने के लिए पहले क्षेत्र का, पक्षों की पहचान करने के लिए दूसरे क्षेत्र का, और लेनदेन तथा कुल योग को समझने के लिए शेष क्षेत्रों का उपयोग करें। इसमें जानबूझकर कोई भी उपयोग योग्य चालान संख्या, कंपनी पहचान या सत्यापन परिणाम शामिल नहीं है।

2. खरीदार और विक्रेता की जानकारी

किसी कंपनी के नाम को पढ़ने से पहले पक्ष शीर्षक खोजें। दोनों पक्षों में "नाम" नामक एक फ़ील्ड और "करदाता पहचान संख्या" नामक एक अन्य फ़ील्ड हो सकता है। यदि आप शीर्षक के बिना उन मानों की नकल करते हैं, तो खरीदार के पहचानकर्ता को विक्रेता को सौंपना आसान हो जाता है।

1. 购买方信息 — खरीदार जानकारी। इस ब्लॉक के भीतर नाम और पहचानकर्ता को एक साथ पढ़ें। वे इस विशिष्ट चालान पर दिखाए गए खरीदार का वर्णन करते हैं।
2. 销售方信息 — विक्रेता जानकारी। इस ब्लॉक के नाम और पहचानकर्ता को भी एक साथ रखें। जब आप चालान बनाने वाली कंपनी की जाँच करना चाहते हैं, तो यह वह पक्ष है जिससे शुरुआत करनी चाहिए।
3. 名称 — नाम। आसपास का खरीदार या विक्रेता शीर्षक भूमिका प्रदान करता है। एक दोहराया लेबल इसका अर्थ नहीं है कि दोनों नाम समान होने चाहिए।
4. 纳税人识别号 — करदाता पहचान संख्या। एक फ़ील्ड इसके बजाय एकीकृत सामाजिक क्रेडिट कोड (USCC) का संदर्भ दे सकता है। यह नामित पक्ष से संबंधित है, न कि चालान से।

हर खाली खरीदार पहचानकर्ता को एक ही समस्या न समझें। शंघाई कर प्राधिकरण का इनवॉइस मार्गदर्शन कॉर्पोरेट खरीदारों को व्यक्तियों, गैर-कॉर्पोरेट संगठनों और विदेशी ग्राहकों से अलग करता है, जिनके लिए खरीदार के कर पहचानकर्ता को छोड़ा जा सकता है। किसी आपूर्तिकर्ता से विदेशी कंपनी के लिए चीनी पहचानकर्ता बनाने का अनुरोध करने से पहले खरीदार की स्थिति की जाँच करें।

साथ ही, 开票人, यानी वह व्यक्ति जिसने इनवॉइस जारी या तैयार किया, को विक्रेता कंपनी से अलग समझें। उस फ़ील्ड में दिया गया व्यक्तिगत नाम दूसरा आपूर्तिकर्ता नहीं होता। इनवॉइस जारीकर्ता स्पष्टीकरण इस अंतर और इस अलग प्रश्न को कवर करता है कि इनवॉइसिंग इकाई का अनुबंध विक्रेता से क्या संबंध है।

एक उपयोगी द्विभाषी रिकॉर्ड के लिए, चीनी विक्रेता का नाम और उसका पहचानकर्ता बिल्कुल वैसे ही रखें, जैसा वह है, फिर किसी भी अंग्रेजी व्यापारिक नाम को एक अलग नोट में डालें। कानूनी नाम को स्टोरफ्रंट ब्रांड से ओवरराइट न करें। यदि आपको पहचानकर्ता को खोजने या समझने की आवश्यकता है, तो चीनी कंपनी कर संख्या गाइड का पालन करें।

3. मदों का विवरण

अगली पंक्ति पर जाने से पहले एक पंक्ति को पूरा पढ़ें। विवरण, मात्रा, इकाई मूल्य और राशि एक साथ संबंधित हैं। यदि इनवॉइस में एक व्यापक उत्पाद विवरण है, तो यह मानने के बजाय कि अंग्रेजी उत्पाद नाम शब्द-दर-शब्द दिखाई देना चाहिए, इसे ऑर्डर के सहायक विवरण से तुलना करें।

फ़ील्ड 项目名称 आइटम या सेवा की पहचान करता है; पुराने लेआउट में वस्तुओं या सेवाओं के लिए लंबा हेडिंग हो सकता है। 规格型号 का अर्थ है विनिर्देश या मॉडल। एक मॉडल संदर्भ अपरिचित चीनी विवरण को ऑर्डर किए गए उत्पाद से जोड़ने में मदद कर सकता है, लेकिन इनवॉइस लाइन अकेले वस्तुओं की हर विशेषता का वर्णन नहीं कर सकती है।

फ़ील्ड	अर्थ	काल्पनिक व्याख्या
单位	मापन की इकाई	पीस (टुकड़े)। मात्रा की व्याख्या करने से पहले इकाई पढ़ें।
数量	मात्रा	इस उदाहरण में 10 पीस।
单价	इकाई मूल्य	इस उदाहरण में कर से पहले प्रति पीस CNY 100।
金额	लाइन राशि	कर से पहले CNY 1,000: मात्रा को मानित इकाई मूल्य से गुणा किया गया।
税率/征收率	कर दर या लेवी दर	प्रदर्शित प्रविष्टि पढ़ें; इसे केवल उत्पाद नाम से अनुमानित न करें।
税额	कर राशि	उदाहरण में मानी गई 13% दर के तहत CNY 130।

यह एक काल्पनिक अंकगणितीय उदाहरण है, न कि आपके खरीद पर लागू होने वाली दर का विवरण। यह एक सकारात्मक वस्तु लाइन, कर-बहिष्कृत इकाई मूल्य और कोई छूट नहीं मानता है। वास्तविक इनवॉइस में कई लाइनें, भिन्न इकाइयां या अन्य समायोजन हो सकते हैं। अपने नोट्स बनाते समय इन अंतरों को बनाए रखें।

एक कार्टन एक पीस नहीं है, और इनवॉइस मात्रा स्वचालित रूप से आपके पैकिंग लिस्ट में शिपमेंट मात्रा नहीं होती। किसी अंतर को चिह्नित करने से पहले, दस्तावेज़ द्वारा कवर की गई इकाइयों और क्षेत्र की तुलना करें। एक ऑर्डर को भागों में भी इनवॉइस किया जा सकता है। मात्रा को किसी अन्य दस्तावेज़ से मिलाने के लिए चुपचाप बदलने के बजाय पूछें कि इनवॉइस क्या कवर करता है।

यदि विवरण दूसरी लाइन में रैप हो जाता है, तो जाँचें कि पंक्ति की सीमाएं कहाँ हैं। एक दृश्य लाइन ब्रेक उसी आइटम को जारी रख सकता है; इसका मतलब यह नहीं है कि यह एक अलग शुल्क पेश करता है। इसी तरह, वास्तव में खाली सेल को क्रॉप्ड स्क्रीनशॉट या अपठनीय वर्ण से अलग करें। एक आत्मविश्वासपूर्ण अनुमान की तुलना में एक स्पष्ट स्रोत फ़ाइल अधिक उपयोगी होती है।

जब इनवॉइस को किसी सहयोगी को पास करते हैं, तो एक संक्षिप्त पंक्ति नोट पर्याप्त हो सकता है: मूल आइटम विवरण, यदि उपलब्ध हो तो मॉडल, इकाई, मात्रा और संबंधित राशि। अनिश्चित अनुवादों को अनिश्चित के रूप में चिह्नित रखें। तकनीकी आइटम नाम का अलग तरीके से अनुवाद करने से इसके मॉडल संदर्ध या संख्यात्मक मानों को बदलने का औचित्य सिद्ध नहीं होता है।

4. मूल्य, कर और कुल राशि

सबसे महत्वपूर्ण पढ़ने की गलती 金额, यानी एक मानक VAT आइटम पंक्ति पर कर से पहले की राशि, को अंतिम देय कुल योग मानना है। इसे 税额, यानी कर राशि, और 价税合计, यानी कर सहित कुल योग, के साथ पढ़ें। ये लेबल अलग-अलग प्रश्नों के उत्तर देते हैं।

合计 लेबल वाली पंक्ति राशि और कर कॉलम के तहत अलग-अलग योग दिखा सकती है। प्रत्येक अंक के ऊपर दिए गए कॉलम हेडिंग का पालन करें। कर-सहित कुल योग को कर से पहले की एक और राशि मानकर कर को दो बार न जोड़ें।

उदाहरण घटक	मान	यह कैसे फिट होता है
कर से पूर्व राशि	CNY 1,000	उदाहरण की वस्तु राशि, मानित VAT से पहले।
कर राशि	CNY 130	इस काल्पनिक एकल-पंक्ति उदाहरण में कर की राशि।
कर सहित कुल राशि	CNY 1,130	कर से पूर्व राशि और कर राशि का योग।

यह गणना लेबलों को समझाती है; यह इनवॉइस की वैधता नहीं सिद्ध करती है। एक गढ़े गए दस्तावेज़ में भी सही अंकगणितीय गणना हो सकती है। इसके विपरीत, यदि आपकी स्वयं की गणना मुद्रित आंकड़े से भिन्न है, तो निष्कर्ष निकालने से पहले पूर्ण पंक्तियों, छूट और प्रदर्शित परिशुद्धता की जाँच करें। केवल अपनी स्प्रेडशीट को संतुलित करने के लिए आपूर्तिकर्ता के मानों में संपादन न करें।

कुल राशि के पास, 大写 का अर्थ है औपचारिक चीनी वित्तीय अक्षरों में लिखी गई राशि, जबकि 小写 संख्यात्मक प्रतिनिधित्व को दर्शाता है। ये एक ही कुल राशि के दो प्रतिनिधित्व हैं, न कि दो अलग-अलग प्रभार। यहाँ "अपरकेस" का अर्थ बड़े अक्षर या अधिक देय राशि नहीं है।

उदाहरण में, संख्यात्मक कुल CNY 1,130 को 壹仟壹佰叁拾元整 के रूप में लिखा जा सकता है। अंतिम वर्ण बिना किसी भिन्नात्मक भाग के पूर्ण युआन राशि को इंगित करता है। कुल राशि खोजने के लिए आपको पूरे वित्तीय अंक प्रणाली को सीखने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन लिखित और संख्यात्मक राशियों के बीच असंगति स्पष्टीकरण की माँग करती है।

अपने रिकॉर्ड में इनवॉइस की मुद्रा और मूल परिशुद्धता बनाए रखें। एक अलग वाणिज्यिक इनवॉइस किसी अन्य मुद्रा का उपयोग कर सकती है या प्रभारों के एक भिन्न सेट को कवर कर सकती है। जब आप कोई सत्यापन फ़ील्ड भरते हैं, तो उस अन्य दस्तावेज़ से किया गया विनिमय रूपांतरण या कुल राशि चीनी टैक्स इनवॉइस पर मुद्रित मान को प्रतिस्थापित नहीं करनी चाहिए।

5. सही जानकारी से जाँच करें

एक बार जब आप इनवॉइस को पढ़ लेते हैं, तो उस प्रश्न के अनुसार अगली कार्रवाई चुनें जिसका उत्तर आपको चाहिए। एक दस्तावेज़ संख्या इनवॉइस खोज में जाती है; एक कंपनी पहचानकर्ता कंपनी खोज में जाता है। किसी एक को सफलतापूर्वक पढ़ना जाँच की तैयारी है, न कि यह प्रमाण कि जाँच पहले ही हो चुकी है।

1. इनवॉइस रिकॉर्ड की जाँच करें। समर्थित चीनी VAT इनवॉइस के लिए ChinaValidate इनवॉइस सत्यापन उपकरण का उपयोग करें। उस इनवॉइस प्रकार के लिए अनुरोधित फ़ील्ड्स का अनुसरण करें और मूल से मान कॉपी करें। VAT इनवॉइस सत्यापन गाइड इनपुट संयोजनों और परिणामों की व्याख्या करता है।
2. इनवॉइसिंग व्यवसाय की जाँच करें। विक्रेता के चीनी नाम या कंपनी पहचानकर्ता का उपयोग कंपनी खोज में करें। यह एक अलग कंपनी-सूचना क्वेरी है; केवल इसलिए कि वह ब्लॉक आपके दस्तावेज़ पर पहले दिखाई देता है, खरीदार के विवरण जमा न करें।
3. अस्पष्ट फ़ील्ड को सुलझाएं। पूर्ण, पठनीय इनवॉइस या विशिष्ट वस्तु, इकाई या कुल की व्याख्या के लिए अनुरोध करें। यदि क्वेरी सत्यापन कोड माँगती है, तो सत्यापन-कोड गाइड का उपयोग करें; कंपनी टैक्स नंबर इसका विकल्प नहीं है।

एक संक्षिप्त हस्तांतरण में मूल फ़ाइल, इनवॉइस शीर्षक और पहचानकर्ता, दोनों पक्षों के ब्लॉक, संबंधित वस्तु पंक्तियाँ और कर-सहित कुल राशि शामिल होनी चाहिए। अपने अनुवाद को उन विवरणों के बगल में रखें। यह किसी अन्य पाठक को अंग्रेजी विवरण को वास्तविक चीनी फ़ील्ड तक वापस ट्रेस करने की अनुमति देता है, बजाय इसकी कि वह बिना लेबल वाली संख्याओं की सूची पर निर्भर रहे।

परिणाम ठोस होना चाहिए: आप जानते हैं कि यह किसकी इनवॉइस है, यह क्या वर्णन करती है, और इसके आंकड़े कैसे एक-दूसरे से जुड़ते हैं। फिर आप सही इनपुट के साथ इनवॉइस को सत्यापित कर सकते हैं या विक्रेता की जाँच कर सकते हैं। फ़ील्ड्स को पढ़ने का यह उपयोगी उद्देश्य है, भले ही एक अलग वाणिज्यिक या लेखांकन प्रश्न का उत्तर अभी भी बाकी हो।