Como ler uma fatura chinesa

Comece pelos rótulos, não pela tradução de cada frase. Em uma fatura fiscal chinesa, os nomes das empresas indicam quem comprou e quem vendeu, as linhas de itens descrevem o que foi faturado e os totais separam o preço do imposto. Ler essas partes em conjunto oferece uma visão muito mais clara do que apenas copiar o maior número da página.

Este guia explica os campos comuns das faturas da China Continental, ou fapiao, para compradores internacionais e equipes financeiras. O foco está em bens e serviços ordinários. Se o documento for uma fatura comercial de um fornecedor ou uma cotação, utilize primeiro a comparação entre fapiao e fatura comercial para identificar o que você tem em mãos.

1. Identifique a fatura

Mantenha o original aberto ao lado das suas anotações. Uma tradução é mais fácil de usar quando cada explicação permanece vinculada ao seu rótulo em chinês e ao valor original. Não substitua o nome de uma empresa chinesa ou um identificador longo por uma aproximação traduzida: você pode precisar dos caracteres originais para a próxima consulta.

O anúncio de 2024 sobre faturas digitais da Administração Estatal de Tributação lista os campos principais e especifica um número de 20 dígitos para faturas totalmente digitalizadas. Formatos de fatura mais antigos podem apresentar um código de fatura e um número de fatura separados. Identifique o formato antes de concluir que um campo está ausente.

Rótulo em chinês	Leia como	O que registrar
发票号码	Número da fatura	O identificador completo, incluindo quaisquer zeros à esquerda. Ele identifica esta fatura específica, não o fornecedor.
发票代码	Código da fatura	Um campo separado, presente em formatos que o utilizam. Mantenha-o distinto do número da fatura.
开票日期	Data de emissão	A data impressa na fatura, e não a data em que o fornecedor a enviou por e-mail.
备注	Observações	Texto adicional ou referências que podem explicar a transação faturada.

As datas em chinês geralmente colocam o ano antes do mês e do dia. Os caracteres 年, 月 e 日 identificam essas partes. Ao transferir uma data para um formulário que utiliza outra ordem, verifique os rótulos dos campos em vez de colar a mesma sequência de dígitos. Guarde uma cópia da data original para que um colega possa resolver qualquer ambiguidade entre dia e mês.

Leia também o título. Um título que se refere a uma fatura comum e outro que se refere a uma fatura especial de IVA identificam categorias diferentes de faturas. Traduzir ambos simplesmente como “recibo” resulta em perda de informação. Copie o título original para o seu registro, mesmo que use uma descrição mais curta em inglês ao discutir o documento.

Baseie-se nos rótulos, não em posições memorizadas. A autoridade fiscal explica que os layouts das faturas digitais podem variar conforme a empresa. Um campo que aparecia no canto inferior de uma fatura mais antiga pode estar em outro local em um formato diferente. Uma disposição distinta, por si só, não determina se um documento é autêntico.

O diagrama é um mapa de leitura. Use a primeira zona para identificar o documento, a segunda para identificar as partes e as zonas restantes para compreender a transação e os totais. Ele deliberadamente não contém nenhum número de fatura utilizável, identidade de empresa ou resultado de verificação.

2. Dados do comprador e vendedor

Encontre o cabeçalho da parte antes de ler o nome da empresa. Ambos os lados podem conter um campo chamado “nome” e outro chamado “número de identificação do contribuinte”. Se você copiar esses valores sem o cabeçalho, é fácil atribuir o identificador do comprador ao vendedor.

1. 购买方信息 — informações do comprador. Leia o nome e o identificador dentro deste bloco em conjunto. Eles descrevem o comprador mostrado nesta fatura específica.
2. 销售方信息 — informações do vendedor. Mantenha também o nome e o identificador deste bloco juntos. Esta é a parte a partir da qual você deve começar quando quiser investigar a empresa emissora da fatura.
3. 名称 — nome. O cabeçalho circundante de comprador ou vendedor fornece o papel. Um rótulo repetido não significa que os dois nomes devam ser idênticos.
4. 纳税人识别号 — número de identificação do contribuinte. Um campo pode referir-se, alternativamente, a um Código Unificado de Crédito Social (USCC). Isso pertence à parte nomeada, não à própria fatura.

Não trate todo identificador do comprador em branco como o mesmo problema. As orientações sobre faturas da autoridade tributária de Xangai distinguem compradores empresariais de pessoas físicas, organizações não empresariais e clientes estrangeiros, para os quais o identificador fiscal do comprador pode ser omitido. Verifique a situação do adquirente antes de solicitar ao fornecedor que invente um identificador chinês para uma empresa no exterior.

Distinga também o 开票人, a pessoa que emitiu ou preparou a fatura, da empresa vendedora. Um nome pessoal nesse campo não representa um segundo fornecedor. A explicação sobre o emissor da fatura aborda essa distinção e a questão separada de como a entidade emissora da fatura se relaciona com a vendedora contratual.

Para manter um registro bilíngue útil, preserve exatamente o nome do vendedor em chinês e seu identificador; em seguida, inclua qualquer nome comercial em inglês em uma nota separada. Não substitua o nome jurídico por uma marca de loja. Se precisar localizar ou interpretar o identificador, siga o guia sobre números fiscais de empresas chinesas.

3. Entenda os itens da fatura

Leia uma linha inteira antes de passar para a próxima. A descrição, a quantidade, o preço unitário e o valor pertencem ao mesmo conjunto. Se a fatura usar uma descrição ampla do produto, compare-a com os detalhes complementares do pedido, em vez de presumir que o nome do produto em inglês deve aparecer palavra por palavra.

O campo 项目名称 identifica o item ou serviço; layouts mais antigos podem usar um cabeçalho mais longo para bens ou serviços. 规格型号 significa especificações ou modelo. Uma referência de modelo pode ajudar a conectar uma descrição chinesa desconhecida ao produto encomendado, mas a linha da fatura por si só pode não descrever todas as características dos bens.

Campo	Significado	Leitura hipotética
单位	Unidade de medida	Peças. Leia a unidade antes de interpretar a quantidade.
数量	Quantidade	10 peças neste exemplo.
单价	Preço unitário	CNY 100 por peça, excluindo impostos neste exemplo.
金额	Valor da linha	CNY 1.000 antes dos impostos: quantidade multiplicada pelo preço unitário assumido.
税率/征收率	Alíquota de imposto ou taxa de arrecadação	Leia o valor exibido; não o deduza apenas pelo nome do produto.
税额	Valor do imposto	CNY 130, conforme a alíquota assumida de 13% no exemplo.

Este é um exemplo aritmético fictício, não uma declaração da alíquota aplicável à sua compra. Ele pressupõe uma única linha positiva de bens, um preço unitário sem impostos e nenhum desconto. A fatura real pode conter várias linhas, unidades diferentes ou outros ajustes. Preserve essas distinções ao fazer suas anotações.

Uma caixa não é uma peça, e a quantidade na fatura não é automaticamente a quantidade de envio constante na sua lista de embalagem. Antes de sinalizar uma diferença, compare as unidades e o escopo coberto pelo documento. Um pedido também pode ser faturado em partes. Pergunte o que a fatura cobre, em vez de alterar silenciosamente a quantidade para corresponder a outro documento.

Se a descrição continuar em outra linha, verifique onde estão os limites da linha. Uma quebra visual de linha pode continuar o mesmo item; não necessariamente introduz outra cobrança. Da mesma forma, distingua uma célula genuinamente em branco de uma captura de tela cortada ou de um caractere ilegível. Um arquivo de origem mais claro é mais útil do que um palpite confiante.

Ao repassar a fatura a um colega, uma breve nota sobre a linha pode ser suficiente: descrição original do item, modelo (se houver), unidade, quantidade e o valor correspondente. Mantenha as traduções incertas marcadas como tais. Traduzir o nome de um item técnico de forma diferente não justifica alterar sua referência de modelo ou seus valores numéricos.

4. Preço, imposto e total

O erro de leitura mais consequente é tomar o 金额, o valor antes dos impostos em uma linha padrão de item sujeito ao IVA, como o total final a pagar. Leia-o juntamente com o 税额, o valor do imposto, e o 价税合计, o total incluindo impostos. Esses rótulos respondem a perguntas diferentes.

A linha rotulada como 合计 pode mostrar somas separadas nas colunas de valor e de imposto. Siga os cabeçalhos das colunas acima de cada valor. Não some o imposto duas vezes tratando um total com impostos como outro valor antes dos impostos.

Componente do exemplo	Valor	Como se encaixa
Valor excluindo impostos	CNY 1.000	O valor dos bens no exemplo, antes do IVA assumido.
Valor do imposto	CNY 130	O imposto neste exemplo hipotético de linha única.
Total com imposto	CNY 1.130	O valor sem imposto mais o valor do imposto.

O cálculo explica os rótulos; ele não valida a fatura. Um documento forjado pode conter aritmética correta. Por outro lado, se o seu próprio cálculo diferir do valor impresso, examine as linhas completas, os descontos e a precisão exibida antes de tirar uma conclusão. Não edite os valores do fornecedor apenas para fazer sua planilha fechar.

Perto do total, 大写 significa o valor escrito em caracteres financeiros chineses formais, enquanto 小写 identifica a representação numérica. São duas representações do mesmo total, não duas cobranças. “Maiúsculas” aqui não significam letras maiúsculas nem um valor a pagar maior.

No exemplo, o total numérico CNY 1.130 pode ser escrito como 壹仟壹佰叁拾元整. O último caractere indica um valor inteiro em yuans, sem parte fracionária. Você não precisa aprender todo o sistema de numerais financeiros para localizar o total, mas uma divergência entre os valores escritos e numéricos merece esclarecimento.

Mantenha a moeda da fatura e a precisão original em seu registro. Uma fatura comercial separada pode usar outra moeda ou cobrir um conjunto diferente de encargos. Uma conversão cambial ou um total desse outro documento não deve substituir o valor impresso na fatura fiscal chinesa ao preencher um campo de verificação.

5. Use os campos corretamente

Depois de ler a fatura, escolha a próxima ação de acordo com a pergunta que precisa ser respondida. Um número de documento pertence a uma consulta de fatura; um identificador de empresa pertence a uma consulta de empresa. Ler qualquer um deles com sucesso é preparação para uma verificação, não evidência de que a verificação já ocorreu.

1. Verifique o registro da fatura. Use a ferramenta de verificação de faturas ChinaValidate para faturas de IVA chinesas suportadas. Siga os campos solicitados para esse tipo de fatura e copie os valores do original. O guia de verificação de faturas de IVA explica as combinações de entrada e os resultados.
2. Verifique a empresa emissora. Use o nome chinês do vendedor ou o identificador da empresa na pesquisa de empresas. Esta é uma consulta separada de informações da empresa; não envie os dados do comprador apenas porque esse bloco aparece primeiro no seu documento.
3. Resolva um campo pouco claro. Solicite a fatura completa e legível ou uma explicação do item específico, unidade ou total. Se a solicitação pedir um código de verificação, use o guia de códigos de verificação; o número de identificação fiscal da empresa não é um substituto.

Uma transferência compacta deve manter o arquivo original, o título e os identificadores da fatura, ambos os blocos das partes, as linhas relevantes dos itens e o total com impostos. Coloque sua tradução ao lado desses detalhes. Isso permite que outro leitor rastreie uma descrição em inglês de volta ao campo chinês real, em vez de depender de uma lista não rotulada de números.

O resultado deve ser concreto: você sabe de quem é a fatura, o que ela descreve e como seus números se encaixam. Você pode então verificar a fatura ou investigar o vendedor com as entradas corretas. Esse é o propósito útil de ler os campos, mesmo quando uma questão comercial ou contábil separada ainda precisa de resposta.