Fapiao vs. Faktur Komersial di Tiongkok

Pemasok Tiongkok mungkin mengirimkan kepada Anda faktur pro forma, faktur komersial, dan fapiao untuk tujuan yang berbeda. Kata “faktur” tidak membuat ketiganya dapat dipertukarkan. Fapiao merupakan bagian dari sistem faktur pajak Tiongkok; faktur komersial adalah dokumen perdagangan, sedangkan faktur pro forma biasanya menguraikan transaksi yang diusulkan. Identifikasi jenis dokumen sebelum memilih cara untuk memeriksanya.

Bagi pembeli luar negeri, pertanyaan praktisnya adalah: apakah berkas ini menjelaskan penawaran, mendokumentasikan penjualan untuk keperluan perdagangan, atau mewakili faktur pajak Tiongkok? Pembedaan ini membantu Anda meminta dokumen yang tepat tanpa menganggap format yang tidak familiar sebagai bukti penipuan.

Tiga dokumen, tujuan berbeda

“Fapiao” adalah penulisan pinyin dari 发票. Dalam panduan ini, istilah tersebut merujuk pada faktur pajak Tiongkok Daratan. Peraturan administrasi faktur Tiongkok mendefinisikan dokumen-dokumen yang berada dalam ruang lingkupnya dan menempatkannya di bawah administrasi otoritas pajak. Peraturan tersebut mengakui baik faktur kertas maupun elektronik. Oleh karena itu, fapiao bukan sekadar nama Tiongkok untuk sembarang PDF yang disebut faktur oleh pemasok.

Dokumen	Tujuan penggunaannya	Apa yang perlu dibandingkan
Faktur pro forma (PI)	Penjualan yang diusulkan, dengan barang, harga, dan syarat yang dikutip.	Kutipan yang disepakati, kuantitas, syarat pembayaran, dan pengiriman yang diusulkan.
Faktur komersial (CI)	Dokumentasi perdagangan untuk penjualan, termasuk informasi yang digunakan untuk kepabeanan.	Pesanan, penjual dan pembeli, barang, nilai, serta dokumen pengiriman terkait.
Faktur pajak Tiongkok (fapiao)	Faktur yang diterbitkan sesuai peraturan faktur pajak Tiongkok.	Rekaman faktur pajak yang relevan dan transaksi yang seharusnya dijelaskan oleh faktur tersebut.

International Trade Administration mendeskripsikan faktur pro forma sebagai kutipan dalam bentuk faktur. Dokumen ini dapat membantu pembeli mengatur hal-hal seperti lisensi impor atau letter of credit. Menerima dokumen ini saja tidak menunjukkan bahwa barang telah dikirim atau bahwa pembayaran telah diterima.

Faktur komersial menyediakan informasi yang digunakan dalam clearance ekspor dan impor, termasuk nilai yang menjadi dasar pengenaan bea masuk dan pajak oleh otoritas kepabeanan. Persyaratan spesifik bergantung pada negara tujuan. Pencarian faktur PPN Tiongkok bukanlah register umum untuk faktur komersial pemasok.

Dokumen-dokumen ini dapat berkaitan dengan pembelian yang sama tanpa menjadi pengganti satu sama lain. Perbandingan ini juga tidak boleh dibaca sebagai aturan bahwa setiap pesanan lintas batas harus menghasilkan ketiga dokumen tersebut. Dokumen yang diperlukan untuk transaksi Anda bergantung pada keadaan transaksi serta persyaratan perdagangan, pajak, dan akuntansi yang berlaku.

Kenali berkas yang Anda terima

Mulailah dengan judul dan kolom-kolom di dalam dokumen, bukan nama filenya. Berkas bernama “invoice.pdf” memberikan sedikit informasi. Faktur pro forma mungkin menampilkan syarat pembayaran dan pengiriman yang diusulkan secara mencolok; faktur komersial mungkin mencakup informasi pengiriman dan barang. Minta pemasok untuk mengidentifikasi dokumen jika judul dan isinya membuat tujuannya tidak jelas.

Pada fapiao PPN Tiongkok, perhatikan jenis faktur serta kolom penjual dan pembeli. Judul faktur PPN terdigitalisasi penuh yang umum meliputi 电子发票（增值税专用发票） dan 电子发票（普通发票）. Pertahankan teks asli dalam bahasa Tionghoa saat menanyakan jenis yang Anda miliki; judul terjemahan dapat menghilangkan perbedaan yang berguna.

Untuk fapiao terdigitalisasi penuh, pengenal faktur adalah nomor 20 digit. Format PPN yang lebih lama mungkin menampilkan kode faktur dan nomor faktur yang terpisah. Pengenal wajib pajak penjual adalah kolom lain: ini mengidentifikasi bisnis, bukan faktur tertentu ini. Jangan gunakan referensi pesanan pembelian atau nomor pajak penjual seolah-olah itu adalah nomor faktur.

Tampilan fapiao juga telah berubah. Penjelasan mengenai faktur terdigitalisasi penuh dari otoritas pajak menggambarkan presentasi yang fleksibel serta format XML, PDF, dan OFD. Salah satu penerbit aktual, AWS China, menjelaskan nomor 20 digit dan penghapusan kolom cap penjual dari fapiao terdigitalisasinya. Tidak adanya cap yang familiar atau perbedaan format file tidak cukup untuk menentukan apakah suatu dokumen asli.

Demikian pula, judul yang terlihat resmi bukanlah bukti. Teks bahasa Tionghoa, logo, atau gambar cap dapat disalin. Gunakan tampilan untuk mengidentifikasi apa yang diklaim oleh dokumen tersebut, lalu verifikasi klaim tersebut melalui jalur yang tepat.

Sesuaikan pemeriksaan dengan jenis dokumen

Untuk fapiao PPN Tiongkok yang didukung, gunakan saluran verifikasi faktur pajak yang berlaku dan bandingkan detail yang dikembalikan dengan dokumen asli. Panduan verifikasi faktur PPN Tiongkok menjelaskan kombinasi nomor, tanggal, jumlah, dan kode verifikasi. Panduan ini juga mencakup perbedaan antara hasil yang cocok, detail yang tidak konsisten, dan catatan yang tidak ditemukan.

Untuk faktur komersial atau pro forma, mulailah dengan dokumen perusahaan dan transaksi. Apakah penjual yang tercantum sesuai dengan pemasok yang telah Anda sepakati untuk dibeli? Apakah item, kuantitas, mata uang, dan syarat sesuai dengan pesanan? Pencarian faktur pajak Tiongkok tidak dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut hanya karena file pemasok memiliki kata “Faktur” di bagian atas.

Pertimbangkan pesanan pertama yang hipotetis. Seorang pemasok mengirimkan PI (Pro Forma Invoice) yang meminta deposit yang disepakati, dan pembeli mencoba referensinya dalam pencarian faktur PPN. Itu adalah pemeriksaan yang salah untuk dokumen tersebut. Pembeli perlu mengonfirmasi penawaran dan detail pemasok serta mengikuti pemeriksaan pembayaran yang disepakati. Kegagalan pencarian tidak membuktikan bahwa PI palsu, dan keberadaan PI tidak membuktikan bahwa pembayaran aman.

Jika faktur pajak diberikan kemudian, periksa dokumen tersebut berdasarkan ketentuannya sendiri. Fapiao yang cocok tidak secara independen mengonfirmasi pengiriman, kualitas produk, atau izin untuk membayar perusahaan lain. Jika penjual faktur berbeda dari pemasok, panduan ketidaksesuaian nama pemasok menjelaskan cara menyelidiki kedua identitas tersebut.

Minta dokumen yang Anda butuhkan

Alih-alih meminta secara samar-samar untuk “faktur asli,” jelaskan tujuannya. Anda mungkin memerlukan pro forma untuk pesanan yang diusulkan, faktur komersial untuk dokumentasi pengiriman, atau klarifikasi tentang faktur pajak Tiongkok. Sebutkan detail pembeli dan referensi pesanan yang harus menghubungkan respons dengan pembelian Anda.

Permintaan sederhana adalah: “Silakan konfirmasi apakah file yang dilampirkan adalah faktur pro forma, faktur komersial, atau faktur pajak Tiongkok. Kami membutuhkannya untuk [tujuan]. Jika itu adalah faktur pajak Tiongkok, silakan kirim file elektronik asli dan konfirmasikan jenis faktur.” Ini adalah contoh kalimat yang dapat disesuaikan, bukan klaim bahwa dokumen tertentu harus diterbitkan untuk setiap pesanan luar negeri.

Setelah Anda mengidentifikasi faktur pajak yang didukung, gunakan alat verifikasi faktur ChinaValidate dan bandingkan responsnya dengan file. Jika pertanyaan yang belum terselesaikan adalah siapa penjualnya, mulailah pencarian perusahaan dengan nama hukum atau pengenal Tiongkoknya. Memilih pemeriksaan dimulai dengan mengetahui dokumen mana yang ada di depan Anda.