So lesen Sie eine chinesische Rechnung

Beginnen Sie mit den Beschriftungen, nicht mit einer Übersetzung jedes Satzes. Auf einer chinesischen Steuerrechnung geben die Firmennamen an, wer gekauft und verkauft hat, die Artikelzeilen beschreiben, was in Rechnung gestellt wurde, und die Summen trennen den Preis von der Steuer. Das gemeinsame Lesen dieser Teile vermittelt ein viel klareres Bild, als einfach die größte Zahl auf der Seite abzuschreiben.

Dieser Leitfaden erläutert gängige Felder auf Rechnungen aus dem chinesischen Festland, sogenannten Fapiao, für ausländische Käufer und Finanzteams. Der Fokus liegt auf gewöhnlichen Waren und Dienstleistungen. Handelt es sich bei dem Dokument um eine Handelsrechnung oder ein Angebot eines Lieferanten, nutzen Sie zunächst den Vergleich zwischen Fapiao und Handelsrechnung, um zu bestimmen, was Sie vorliegen haben.

1. Die Rechnung identifizieren

Halten Sie das Original neben Ihren Notizen offen. Eine Übersetzung ist leichter nutzbar, wenn jede Erläuterung direkt mit ihrer chinesischen Beschriftung und dem ursprünglichen Wert verknüpft bleibt. Ersetzen Sie einen chinesischen Firmennamen oder einen langen Identifikator nicht durch eine angenäherte Übersetzung: Möglicherweise benötigen Sie die originalen Schriftzeichen für die nächste Recherche.

Die Bekanntmachung der Staatlichen Steuerverwaltung zu digitalen Rechnungen aus dem Jahr 2024 listet die Kernfelder auf und gibt für vollständig digitalisierte Rechnungen eine 20-stellige Nummer vor. Ältere Rechnungsformate können einen separaten Rechnungscode und eine Rechnungsnummer aufweisen. Identifizieren Sie das Format, bevor Sie entscheiden, dass ein Feld fehlt.

Chinesische Beschriftung	Zu lesen als	Was zu erfassen ist
发票号码	Rechnungsnummer	Der vollständige Identifikator, einschließlich eventueller führender Nullen. Er identifiziert diese Rechnung, nicht den Lieferanten.
发票代码	Rechnungscode	Ein separates Feld, sofern das Format eines vorsieht. Halten Sie es getrennt von der Rechnungsnummer.
开票日期	Ausstellungsdatum	Das auf der Rechnung gedruckte Datum, nicht das Datum, an dem der Lieferant sie per E-Mail versandt hat.
备注	Bemerkungen	Zusätzliche Formulierungen oder Referenzen, die die in Rechnung gestellte Transaktion erläutern können.

Chinesische Datumsangaben stellen üblicherweise das Jahr vor Monat und Tag. Die Zeichen 年, 月 und 日 kennzeichnen diese Teile. Wenn Sie ein Datum in ein Formular mit anderer Reihenfolge übertragen, prüfen Sie die Feldbeschriftungen, statt einfach dieselbe Ziffernfolge einzufügen. Bewahren Sie eine Kopie des Originaldatums auf, damit ein Kollege eventuelle Unklarheiten zwischen Tag und Monat auflösen kann.

Lesen Sie auch den Titel. Ein Titel, der sich auf eine gewöhnliche Rechnung bezieht, und einer, der sich auf eine spezielle Mehrwertsteuerrechnung bezieht, kennzeichnen unterschiedliche Rechnungskategorien. Beide einfach als „Quittung“ zu übersetzen, führt zu Informationsverlust. Kopieren Sie den Originaltitel in Ihre Aufzeichnungen, auch wenn Sie bei der Besprechung des Dokuments eine kürzere englische Beschreibung verwenden.

Arbeiten Sie anhand der Beschriftungen und nicht anhand auswendig gelernter Positionen. Die Steuerbehörde erklärt, dass die Layouts digitaler Rechnungen je nach Unternehmen variieren können. Ein Feld, das bei einer älteren Rechnung in der unteren Ecke stand, kann bei einem anderen Format an einer anderen Stelle platziert sein. Eine andere Anordnung allein begründet nicht, ob ein Dokument echt ist.

Das Diagramm ist eine Lesehilfe. Nutzen Sie die erste Zone, um das Dokument zu identifizieren, die zweite, um die Parteien zu identifizieren, und die übrigen Zonen, um die Transaktion und die Summen zu verstehen. Es enthält bewusst keine verwendbare Rechnungsnummer, Firmenidentität oder Prüfergebnis.

2. Angaben zu Käufer und Verkäufer

Suchen Sie die Überschrift der Partei, bevor Sie einen Firmennamen lesen. Beide Seiten können ein Feld namens „Name“ und ein weiteres namens „Steueridentifikationsnummer“ enthalten. Wenn Sie diese Werte ohne die Überschrift kopieren, ist es leicht, den Identifikator des Käufers dem Verkäufer zuzuordnen.

1. 购买方信息 — Käuferinformationen. Lesen Sie Name und Identifikator innerhalb dieses Blocks zusammen. Sie beschreiben den Käufer, der auf dieser speziellen Rechnung ausgewiesen ist.
2. 销售方信息 — Verkäuferinformationen. Halten Sie auch hier Name und Identifikator dieses Blocks zusammen. Dies ist die Partei, von der aus Sie beginnen sollten, wenn Sie das rechnungsstellende Unternehmen untersuchen möchten.
3. 名称 — Name. Die umgebende Überschrift „Käufer“ oder „Verkäufer“ liefert die Rolle. Eine wiederholte Beschriftung bedeutet nicht, dass die beiden Namen identisch sein müssen.
4. 纳税人识别号 — Steueridentifikationsnummer. Ein Feld kann stattdessen auf einen Einheitlichen Sozialkreditcode (USCC) verweisen. Dieser gehört zur benannten Partei, nicht zur Rechnung selbst.

Betrachten Sie nicht jede leere Käuferkennung als dasselbe Problem. Die Rechnungsleitlinie der Steuerbehörde von Shanghai unterscheidet zwischen Unternehmenskäufern einerseits und Privatpersonen, nichtunternehmerischen Organisationen sowie ausländischen Kunden andererseits, bei denen auf die Angabe einer steuerlichen Identifikationsnummer des Käufers verzichtet werden kann. Prüfen Sie die Situation des Käufers, bevor Sie einen Lieferanten auffordern, eine chinesische Kennung für ein ausländisches Unternehmen zu erfinden.

Unterscheiden Sie zudem den 开票人, also die Person, die die Rechnung ausgestellt oder erstellt hat, vom Verkäuferunternehmen. Ein Personenname in diesem Feld stellt keinen zweiten Lieferanten dar. Die Erläuterung zum Rechnungsaussteller behandelt diese Unterscheidung sowie die separate Frage, wie die rechnungsstellende Einheit mit dem vertraglichen Verkäufer zusammenhängt.

Für eine nützliche zweisprachige Dokumentation bewahren Sie den chinesischen Firmennamen des Verkäufers und seine Kennung exakt auf und notieren Sie etwaige englische Handelsnamen separat. Überschreiben Sie den rechtlichen Namen nicht mit einer Markenbezeichnung des Shops. Wenn Sie die Kennung auffinden oder interpretieren müssen, folgen Sie dem Leitfaden zur chinesischen Unternehmenssteueridentifikationsnummer.

3. Die Positionszeilen entschlüsseln

Lesen Sie eine Zeile vollständig, bevor Sie zur nächsten übergehen. Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Betrag gehören zusammen. Wenn die Rechnung eine allgemeine Produktbeschreibung verwendet, vergleichen Sie diese mit den unterstützenden Details der Bestellung, statt anzunehmen, dass der englische Produktname wortwörtlich erscheinen muss.

Das Feld 项目名称 identifiziert den Artikel oder die Dienstleistung; ältere Layouts können eine längere Überschrift für Waren oder Dienstleistungen verwenden. 规格型号 steht für Spezifikationen oder Modell. Eine Modellreferenz kann helfen, eine unbekannte chinesische Beschreibung dem bestellten Produkt zuzuordnen, doch die Rechnungsposition allein beschreibt möglicherweise nicht jedes Merkmal der Ware.

Feld	Bedeutung	Hypothetische Auslegung
单位	Mengeneinheit	Stück. Lesen Sie die Einheit, bevor Sie die Menge interpretieren.
数量	Menge	In diesem Beispiel 10 Stück.
单价	Einzelpreis	100 CNY pro Stück, in diesem Beispiel ohne Steuern.
金额	Positionsnettobetrag	1.000 CNY vor Steuern: Menge multipliziert mit dem angenommenen Einzelpreis.
税率/征收率	Steuersatz oder Abgabensatz	Lesen Sie den ausgewiesenen Eintrag; leiten Sie ihn nicht allein aus dem Produktnamen ab.
税额	Steuerbetrag	130 CNY gemäß dem im Beispiel angenommenen Steuersatz von 13 %.

Dies ist ein fiktives Rechenbeispiel, keine Aussage zum für Ihren Einkauf geltenden Steuersatz. Es geht von einer positiven Warenposition, einem netto angegebenen Einzelpreis und keinem Rabatt aus. Die tatsächliche Rechnung kann mehrere Positionen, andere Mengeneinheiten oder weitere Anpassungen enthalten. Bewahren Sie diese Unterscheidungen in Ihren Notizen.

Ein Karton ist kein Stück, und die auf der Rechnung angegebene Menge entspricht nicht automatisch der Versandmenge in Ihrer Packliste. Bevor Sie eine Abweichung melden, vergleichen Sie die Mengeneinheiten und den durch das Dokument abgedeckten Umfang. Eine Bestellung kann auch teilweise in Rechnung gestellt werden. Fragen Sie nach, was die Rechnung abdeckt, statt die Menge stillschweigend an ein anderes Dokument anzupassen.

Wenn die Beschreibung in eine weitere Zeile umbricht, prüfen Sie, wo die Grenzen der Zeile liegen. Ein visueller Zeilenumbruch kann denselben Artikel fortsetzen; er führt nicht zwangsläufig zu einer weiteren Position. Unterscheiden Sie zudem eine tatsächlich leere Zelle von einem beschnittenen Screenshot oder einem unleserlichen Zeichen. Eine klarere Quelldatei ist nützlicher als eine mutmaßliche Interpretation.

Bei der Weitergabe der Rechnung an einen Kollegen kann eine kurze Positionsnotiz ausreichen: ursprüngliche Artikelbeschreibung, falls vorhanden das Modell, die Einheit, die Menge und der zugehörige Betrag. Markieren Sie unsichere Übersetzungen als unsicher. Die abweichende Übersetzung eines technischen Artikelnamens rechtfertigt nicht die Änderung der Modellreferenz oder der numerischen Werte.

4. Preis, Steuer und Gesamtsumme trennen

Der schwerwiegendste Lesefehler besteht darin, 金额, den Nettobetrag vor Steuern in einer standardmäßigen Mehrwertsteuer-Positionszeile, als endgültigen zu zahlenden Gesamtbetrag zu verstehen. Lesen Sie es zusammen mit 税额, dem Steuerbetrag, und 价税合计, dem Bruttogesamtbetrag einschließlich Steuern. Diese Bezeichnungen beantworten unterschiedliche Fragen.

Die mit 合计 bezeichnete Zeile kann separate Summen unter den Spalten für Betrag und Steuer ausweisen. Orientieren Sie sich an den Spaltenüberschriften über jedem Wert. Addieren Sie die Steuer nicht doppelt, indem Sie einen brutto angegebenen Gesamtbetrag als weiteren Nettobetrag behandeln.

Beispielkomponente	Wert	Einordnung
Nettobetrag (ohne Steuern)	1.000 CNY	Der Warenbetrag des Beispiels vor der angenommenen Mehrwertsteuer.
Steuerbetrag	130 CNY	Die Steuer in diesem hypothetischen einzeiligen Beispiel.
Gesamtbetrag einschließlich Steuer	1.130 CNY	Der Nettobetrag zuzüglich des Steuerbetrags.

Die Berechnung erläutert die Bezeichnungen; sie validiert nicht die Rechnung. Ein gefälschtes Dokument kann korrekte arithmetische Werte enthalten. Wenn Ihre eigene Berechnung hingegen vom ausgewiesenen Betrag abweicht, prüfen Sie die vollständigen Positionen, Rabatte und die angezeigte Genauigkeit, bevor Sie eine Schlussfolgerung ziehen. Ändern Sie die Werte des Lieferanten nicht lediglich, um Ihre Tabelle auszugleichen.

In der Nähe des Gesamtbetrags bedeutet 大写 den in formalen chinesischen Finanzschriftzeichen geschriebenen Betrag, während 小写 die numerische Darstellung kennzeichnet. Dies sind zwei Darstellungen desselben Gesamtbetrags, nicht zwei separate Belastungen. „Großschreibung“ bedeutet hier weder Großbuchstaben noch einen höheren zu zahlenden Betrag.

Im Beispiel kann der numerische Gesamtbetrag von 1.130 CNY als 壹仟壹佰叁拾元整 geschrieben werden. Das letzte Zeichen weist auf einen ganzzahligen Yuan-Betrag ohne Nachkommastellen hin. Sie müssen nicht das gesamte System der Finanznumeralien lernen, um den Gesamtbetrag zu finden, doch eine Diskrepanz zwischen dem geschriebenen und dem numerischen Betrag sollte geklärt werden.

Bewahren Sie die Währung der Rechnung und die ursprüngliche Genauigkeit in Ihren Aufzeichnungen auf. Eine separate Handelsrechnung könnte eine andere Währung verwenden oder einen anderen Satz von Gebühren abdecken. Eine Währungsumrechnung oder ein Gesamtbetrag aus diesem anderen Dokument sollte den auf der chinesischen Steuerrechnung gedruckten Wert nicht ersetzen, wenn Sie ein Prüffeld ausfüllen.

5. Felder korrekt verwenden

Nachdem Sie die Rechnung gelesen haben, wählen Sie den nächsten Schritt entsprechend der Frage, die Sie beantwortet haben möchten. Eine Dokumentnummer gehört in eine Rechnungssuche; eine Unternehmenskennzahl gehört in eine Unternehmenssuche. Das erfolgreiche Auslesen eines dieser Werte ist die Vorbereitung auf eine Prüfung, nicht der Beweis dafür, dass die Prüfung bereits stattgefunden hat.

1. Prüfen Sie den Rechnungseintrag. Verwenden Sie für unterstützte chinesische Mehrwertsteuerrechnungen das ChinaValidate-Rechnungsprüfungstool. Befolgen Sie die für diesen Rechnungstyp angeforderten Felder und kopieren Sie die Werte aus dem Original. Der Leitfaden zur Prüfung von Mehrwertsteuerrechnungen erläutert die Eingabekombinationen und Ergebnisse.
2. Prüfen Sie das rechnungsstellende Unternehmen. Verwenden Sie den chinesischen Namen oder die Unternehmenskennzahl des Verkäufers in der Unternehmenssuche. Dies ist eine separate Abfrage von Unternehmensinformationen; übermitteln Sie nicht die Daten des Käufers, nur weil dieser Block in Ihrem Dokument zuerst erscheint.
3. Klären Sie ein unklares Feld. Fordern Sie die vollständige, lesbare Rechnung oder eine Erläuterung des spezifischen Artikels, der Einheit oder des Gesamtbetrags an. Wenn die Abfrage einen Prüfcode erfordert, nutzen Sie den Leitfaden zum Prüfcode; die steuerliche Identifikationsnummer des Unternehmens ist kein Ersatz.

Eine kompakte Übergabe sollte die Originaldatei, den Rechnungstitel und die Kennzahlen, beide Parteienblöcke, die relevanten Positionszeilen sowie den steuerinklusive Gesamtbetrag enthalten. Fügen Sie Ihre Übersetzung neben diese Details ein. Dies ermöglicht es einem anderen Leser, eine englische Beschreibung bis zum tatsächlichen chinesischen Feld zurückzuverfolgen, anstatt sich auf eine nicht gekennzeichnete Liste von Zahlen zu verlassen.

Das Ergebnis sollte konkret sein: Sie wissen, wessen Rechnung es ist, was sie beschreibt und wie ihre Zahlen zusammenhängen. Anschließend können Sie die Rechnung mit den richtigen Eingaben prüfen oder den Verkäufer untersuchen. Das ist der nützliche Zweck des Lesens der Felder, auch wenn eine separate handels- oder buchhalterische Frage noch einer Antwort bedarf.