Cómo leer una factura china

Comience por las etiquetas, no por traducir cada frase. En una factura fiscal china, los nombres de las empresas indican quién compró y quién vendió, las filas de artículos describen lo que se ha facturado y los totales separan el precio del impuesto. Leer estas partes en conjunto ofrece una imagen mucho más clara que simplemente copiar el número más grande de la página.

Esta guía explica los campos comunes de las facturas de la China continental, o fapiao, para compradores extranjeros y equipos financieros. Se centra en bienes y servicios ordinarios. Si el documento es una factura comercial de un proveedor o una cotización, utilice primero la comparación entre fapiao y factura comercial para identificar qué tipo de documento tiene.

1. Identificar la factura

Mantenga el original abierto junto a sus notas. Una traducción es más fácil de usar cuando cada explicación permanece vinculada a su etiqueta en chino y a su valor original. No sustituya el nombre de una empresa china ni un identificador largo por una aproximación traducida: es posible que necesite los caracteres originales para la siguiente consulta.

El anuncio de 2024 sobre facturas digitales de la Administración Estatal de Impuestos enumera los campos principales y especifica un número de 20 dígitos para las facturas totalmente digitalizadas. Los formatos de factura más antiguos pueden presentar un código de factura y un número de factura separados. Identifique el formato antes de concluir que falta un campo.

Etiqueta en chino	Léalo como	Qué registrar
发票号码	Número de factura	El identificador completo, incluidos los ceros iniciales. Identifica esta factura, no al proveedor.
发票代码	Código de factura	Un campo separado cuando el formato lo incluye. Manténgalo separado del número de factura.
开票日期	Fecha de emisión	La fecha impresa en la factura, en lugar de la fecha en que el proveedor la envió por correo electrónico.
备注	Observaciones	Texto adicional o referencias que pueden explicar la transacción facturada.

Las fechas en chino suelen colocar el año antes del mes y el día. Los caracteres 年, 月 y 日 identifican esas partes. Al transferir una fecha a un formulario que utiliza otro orden, verifique las etiquetas de los campos en lugar de pegar la misma secuencia de dígitos. Conserve una copia de la fecha original para que un colega pueda resolver cualquier ambigüedad entre día y mes.

Lea también el título. Un título que hace referencia a una factura ordinaria y otro que hace referencia a una factura especial de IVA identifican categorías de factura diferentes. Traducir ambos simplemente como «recibo» supone una pérdida de información. Copie el título original en su registro, incluso si utiliza una descripción más breve en inglés al comentar el documento.

Trabaje a partir de las etiquetas en lugar de posiciones memorizadas. La autoridad fiscal explica que los diseños de las facturas digitales pueden variar según la empresa. Un campo que aparecía en la esquina inferior de una factura antigua puede encontrarse en otra ubicación en otro formato. Una disposición diferente por sí sola no determina si un documento es auténtico.

El diagrama es un mapa de lectura. Utilice la primera zona para identificar el documento, la segunda para identificar a las partes y las zonas restantes para comprender la transacción y los totales. Deliberadamente no contiene ningún número de factura utilizable, identidad de empresa ni resultado de verificación.

2. Datos del comprador y vendedor

Localice el encabezado de la parte antes de leer el nombre de la empresa. Ambos lados pueden contener un campo llamado «nombre» y otro llamado «número de identificación fiscal». Si copia esos valores sin el encabezado, es fácil asignar el identificador del comprador al vendedor.

1. 购买方信息 — información del comprador. Lea conjuntamente el nombre y el identificador dentro de este bloque. Describen al comprador que figura en esta factura concreta.
2. 销售方信息 — información del vendedor. Mantenga también juntos el nombre y el identificador de este bloque. Esta es la parte desde la que debe comenzar si desea investigar la empresa que emitió la factura.
3. 名称 — nombre. El encabezado de comprador o vendedor circundante proporciona el rol. Que la etiqueta se repita no significa que los dos nombres deban ser idénticos.
4. 纳税人识别号 — número de identificación fiscal. Un campo puede hacer referencia en su lugar a un Código Unificado de Crédito Social (USCC). Este pertenece a la parte nombrada, no a la factura en sí.

No trate cada identificador de comprador vacío como el mismo problema. La guía sobre facturas de la autoridad tributaria de Shanghái distingue entre compradores empresariales, personas físicas, organizaciones no empresariales y clientes extranjeros, para quienes puede omitirse el identificador fiscal del comprador. Verifique la situación del comprador antes de pedir a un proveedor que invente un identificador chino para una empresa extranjera.

Distinga también al 开票人, la persona que emitió o preparó la factura, de la empresa vendedora. Un nombre personal en ese campo no constituye un segundo proveedor. La explicación sobre el emisor de la factura aborda esta distinción y la cuestión separada de cómo se relaciona la entidad que emite la factura con el vendedor contractual.

Para llevar un registro bilingüe útil, conserve el nombre chino del vendedor y su identificador exactamente como aparecen, y añada cualquier nombre comercial en inglés en una nota aparte. No sustituya el nombre legal por la marca de la tienda. Si necesita localizar o interpretar el identificador, consulte la guía sobre el número de identificación fiscal de empresas chinas.

3. Interpretar las partidas

Lea una fila completa antes de pasar a la siguiente. La descripción, la cantidad, el precio unitario y el importe forman un conjunto. Si la factura utiliza una descripción genérica del producto, compárela con los detalles complementarios del pedido en lugar de suponer que el nombre del producto en inglés debe aparecer palabra por palabra.

El campo 项目名称 identifica el artículo o servicio; los formatos más antiguos pueden usar un encabezado más largo para bienes o servicios. 规格型号 significa especificaciones o modelo. Una referencia de modelo puede ayudar a vincular una descripción china desconocida con el producto pedido, pero la línea de la factura por sí sola podría no describir todas las características de los bienes.

Campo	Significado	Lectura hipotética
单位	Unidad de medida	Piezas. Lea la unidad antes de interpretar la cantidad.
数量	Cantidad	10 piezas en este ejemplo.
单价	Precio unitario	100 CNY por pieza, sin impuestos en este ejemplo.
金额	Importe de la línea	1.000 CNY antes de impuestos: cantidad multiplicada por el precio unitario supuesto.
税率/征收率	Tipo impositivo o tasa de gravamen	Lea el valor indicado; no lo infiera únicamente a partir del nombre del producto.
税额	Importe del impuesto	130 CNY según el tipo supuesto del 13 % del ejemplo.

Este es un ejemplo aritmético ficticio, no una declaración del tipo aplicable a su compra. Supone una única línea positiva de bienes, un precio unitario sin impuestos y ningún descuento. La factura real puede contener varias líneas, diferentes unidades u otros ajustes. Conserve esas distinciones al tomar notas.

Una caja no es una pieza, y la cantidad facturada no equivale automáticamente a la cantidad de envío en su lista de embalaje. Antes de señalar una diferencia, compare las unidades y el alcance cubierto por el documento. Un pedido también puede facturarse parcialmente. Pregunte qué cubre la factura en lugar de modificar silenciosamente la cantidad para que coincida con otro documento.

Si la descripción continúa en otra línea, verifique dónde están los límites de la fila. Un salto de línea visual puede continuar el mismo artículo; no necesariamente introduce otro cargo. Asimismo, distinga una celda realmente vacía de una captura de pantalla recortada o de un carácter ilegible. Un archivo fuente más claro resulta más útil que una conjetura hecha con confianza.

Al transmitir la factura a un colega, una breve nota por fila puede ser suficiente: descripción original del artículo, modelo si existe, unidad, cantidad e importe relacionado. Mantenga marcadas como inciertas las traducciones dudosas. Traducir de manera diferente el nombre técnico de un artículo no justifica cambiar su referencia de modelo ni sus valores numéricos.

4. Separar precio, impuesto y total

El error de lectura más grave consiste en tomar 金额, el importe antes de impuestos en una línea estándar de IVA, como el total final a pagar. Léalo junto con 税额, el importe del impuesto, y 价税合计, el total con impuestos incluidos. Estas etiquetas responden a preguntas distintas.

La fila etiquetada como 合计 puede mostrar sumas separadas bajo las columnas de importe e impuesto. Siga los encabezados de columna situados encima de cada cifra. No sume el impuesto dos veces tratando un total con impuestos incluidos como otro importe antes de impuestos.

Componente del ejemplo	Valor	Cómo encaja
Importe sin impuestos	1.000 CNY	El importe de los bienes del ejemplo, antes del IVA supuesto.
Importe del impuesto	130 CNY	El impuesto en este ejemplo hipotético de una sola línea.
Total con impuestos incluidos	1.130 CNY	El importe sin impuestos más el importe del impuesto.

El cálculo explica las etiquetas; no valida la factura. Un documento falsificado puede contener cálculos aritméticos correctos. Por el contrario, si su propio cálculo difiere de la cifra impresa, revise las líneas completas, los descuentos y la precisión mostrada antes de sacar una conclusión. No edite los valores del proveedor simplemente para que su hoja de cálculo cuadre.

Cerca del total, 大写 significa el importe escrito en caracteres financieros chinos formales, mientras que 小写 identifica la representación numérica. Estas son dos representaciones del mismo total, no dos cargos distintos. «Mayúsculas» aquí no se refiere a letras mayúsculas ni a un importe a pagar mayor.

En el ejemplo, el total numérico de 1.130 CNY puede escribirse como 壹仟壹佰叁拾元整. El último carácter indica un importe entero en yuanes sin parte fraccionaria. No necesita aprender todo el sistema de numeración financiera para localizar el total, pero una discrepancia entre los importes escritos y numéricos merece aclaración.

Conserve la moneda de la factura y su precisión original en su registro. Una factura comercial separada podría utilizar otra moneda o cubrir un conjunto diferente de cargos. Una conversión de divisas o un total procedente de ese otro documento no deben sustituir al valor impreso en la factura fiscal china cuando introduzca un campo de verificación.

5. Usar los datos correctos

Una vez haya leído la factura, elija la siguiente acción según la pregunta que necesite responder. Un número de documento corresponde a una búsqueda de facturas; un identificador de empresa corresponde a una búsqueda de empresas. Leer correctamente cualquiera de ellos es una preparación para una comprobación, no una prueba de que la comprobación ya se haya realizado.

1. Compruebe el registro de la factura. Utilice la herramienta de verificación de facturas ChinaValidate para las facturas chinas del IVA admitidas. Siga los campos solicitados para ese tipo de factura y copie los valores del original. La guía de verificación de facturas del IVA explica las combinaciones de entrada y los resultados.
2. Compruebe la empresa emisora de la factura. Utilice el nombre chino del vendedor o su identificador de empresa en la búsqueda de empresas. Se trata de una consulta independiente de información empresarial; no envíe los datos del comprador simplemente porque ese bloque aparezca primero en su documento.
3. Resuelva un campo poco claro. Solicite la factura completa y legible o una explicación del artículo, unidad o total específico. Si la consulta requiere un código de verificación, utilice la guía sobre códigos de verificación; el número fiscal de la empresa no es un sustituto.

Una entrega compacta debe conservar el archivo original, el título de la factura y sus identificadores, ambos bloques de las partes, las filas de artículos relevantes y el total con impuestos incluidos. Coloque su traducción junto a esos detalles. Esto permite que otro lector rastree una descripción en inglés hasta el campo chino real, en lugar de depender de una lista de números sin etiquetar.

El resultado debe ser concreto: usted sabe de quién es la factura, qué describe y cómo encajan sus cifras. A continuación, podrá verificar la factura o investigar al vendedor con los datos correctos. Ese es el propósito útil de leer los campos, incluso cuando aún quede por responder una pregunta comercial o contable separada.