Cách đọc hóa đơn Trung Quốc

Hãy bắt đầu với các nhãn thay vì dịch từng câu. Trên hóa đơn thuế Trung Quốc, tên công ty cho biết ai là người mua và ai là người bán, các dòng mô tả hàng hóa giải thích nội dung được xuất hóa đơn, còn các con số tổng cộng tách biệt giá trị hàng hóa khỏi số tiền thuế. Việc đọc kết hợp các phần này mang lại bức tranh rõ ràng hơn nhiều so với việc chỉ sao chép con số lớn nhất trên trang.

Hướng dẫn này giải thích các trường thông tin phổ biến trên hóa đơn đại lục Trung Quốc, hay còn gọi là fapiao, dành cho người mua quốc tế và bộ phận tài chính. Nội dung tập trung vào hàng hóa và dịch vụ thông thường. Nếu tài liệu bạn có là hóa đơn thương mại của nhà cung cấp hoặc báo giá, hãy sử dụng trước bảng so sánh giữa fapiao và hóa đơn thương mại để xác định loại tài liệu.

1. Xác định hóa đơn

Luôn giữ bản gốc mở bên cạnh ghi chú của bạn. Bản dịch sẽ hữu ích hơn khi mỗi lời giải thích được gắn liền với nhãn tiếng Trung và giá trị gốc tương ứng. Không thay thế tên công ty Trung Quốc hoặc mã định danh dài bằng một bản dịch gần đúng; bạn có thể cần các ký tự gốc cho bước tra cứu tiếp theo.

Thông báo về hóa đơn điện tử năm 2024 của Tổng cục Thuế Nhà nước liệt kê các trường thông tin cốt lõi và quy định số gồm 20 chữ số cho hóa đơn hoàn toàn điện tử. Các định dạng hóa đơn cũ hơn có thể hiển thị riêng mã hóa đơn và số hóa đơn. Hãy xác định định dạng trước khi kết luận rằng một trường thông tin bị thiếu.

Nhãn tiếng Trung	Hiểu là	Thông tin cần ghi nhận
发票号码	Số hóa đơn	Mã định danh đầy đủ, bao gồm cả các số 0 ở đầu nếu có. Mã này xác định hóa đơn cụ thể này, không phải nhà cung cấp.
发票代码	Mã hóa đơn	Một trường riêng biệt trong các định dạng có yêu cầu. Giữ trường này tách biệt với số hóa đơn.
开票日期	Ngày xuất hóa đơn	Ngày được in trên hóa đơn, chứ không phải ngày nhà cung cấp gửi email hóa đơn.
备注	Ghi chú	Các diễn giải hoặc tham chiếu bổ sung có thể giải thích giao dịch được xuất hóa đơn.

Ngày tháng trong tiếng Trung thường đặt năm trước tháng và ngày. Các ký tự 年, 月 và 日 dùng để xác định các phần này. Khi chuyển ngày tháng sang biểu mẫu sử dụng thứ tự khác, hãy kiểm tra nhãn của trường thông tin thay vì dán nguyên dãy số. Nên lưu lại bản sao của ngày tháng gốc để đồng nghiệp có thể giải quyết mọi sự nhập nhằng giữa ngày và tháng.

Hãy đọc cả tiêu đề. Một tiêu đề nhắc đến hóa đơn thông thường và một tiêu đề nhắc đến hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) đặc biệt xác định hai loại hóa đơn khác nhau. Việc dịch cả hai đơn giản là “biên lai” sẽ làm mất thông tin. Hãy sao chép tiêu đề gốc vào hồ sơ của bạn, ngay cả khi bạn sử dụng mô tả tiếng Anh ngắn gọn hơn khi thảo luận về tài liệu.

Hãy dựa vào các nhãn thay vì vị trí cố định đã ghi nhớ. Cơ quan thuế giải thích rằng bố cục hóa đơn điện tử có thể khác nhau tùy theo doanh nghiệp. Một trường thông tin từng xuất hiện ở góc dưới của hóa đơn cũ có thể nằm ở vị trí khác trên định dạng khác. Chỉ sự sắp xếp khác biệt không đủ để xác định tính xác thực của tài liệu.

Sơ đồ này đóng vai trò như bản đồ hướng dẫn đọc. Sử dụng vùng đầu tiên để xác định tài liệu, vùng thứ hai để xác định các bên liên quan, và các vùng còn lại để hiểu giao dịch cũng như các con số tổng cộng. Sơ đồ cố ý không chứa số hóa đơn, thông tin định danh công ty hoặc kết quả xác thực nào có thể sử dụng được.

2. Bên mua và bên bán

Tìm tiêu đề của bên liên quan trước khi đọc tên công ty. Cả hai bên đều có thể chứa trường gọi là “tên” và trường khác gọi là “mã số thuế”. Nếu bạn sao chép các giá trị đó mà không kèm theo tiêu đề, rất dễ gán nhầm mã định danh của bên mua cho bên bán.

1. 购买方信息 — thông tin bên mua. Đọc cùng lúc tên và mã định danh trong khối này. Chúng mô tả người mua được thể hiện trên hóa đơn cụ thể này.
2. 销售方信息 — thông tin bên bán. Cũng hãy giữ nguyên cặp tên và mã định danh của khối này. Đây là bên cần xem xét đầu tiên khi bạn muốn điều tra công ty xuất hóa đơn.
3. 名称 — tên. Tiêu đề bên mua hoặc bên bán xung quanh sẽ cung cấp ngữ cảnh về vai trò. Việc nhãn này lặp lại không có nghĩa là hai tên phải giống nhau.
4. 纳税人识别号 — mã số thuế. Trường này cũng có thể đề cập đến Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC). Mã này thuộc về bên được nêu tên, không phải thuộc về bản thân hóa đơn.

Đừng coi mọi mã định danh người mua bị bỏ trống đều là cùng một vấn đề. Hướng dẫn về hóa đơn của cơ quan thuế Thượng Hải phân biệt giữa bên mua là doanh nghiệp với cá nhân, các tổ chức phi doanh nghiệp và khách hàng nước ngoài, những đối tượng có thể không cần ghi mã định danh thuế của người mua. Hãy kiểm tra tình trạng cụ thể của bên mua trước khi yêu cầu nhà cung cấp bịa ra một mã định danh Trung Quốc cho một công ty nước ngoài.

Cũng cần phân biệt 开票人, tức người lập hoặc phát hành hóa đơn, với công ty bán hàng. Một tên cá nhân trong trường này không phải là một nhà cung cấp thứ hai. Phần giải thích về người phát hành hóa đơn làm rõ sự khác biệt này và vấn đề riêng về mối quan hệ giữa thực thể xuất hóa đơn và bên bán trong hợp đồng.

Để có hồ sơ song ngữ hữu ích, hãy giữ nguyên tên người bán bằng tiếng Trung và mã định danh của họ, sau đó ghi chú riêng bất kỳ tên thương mại nào bằng tiếng Anh. Đừng ghi đè tên pháp lý bằng thương hiệu cửa hàng. Nếu bạn cần tra cứu hoặc diễn giải mã định danh, hãy tham khảo hướng dẫn tìm mã số thuế công ty Trung Quốc.

3. Đọc chi tiết hàng hóa

Đọc trọn vẹn một dòng trước khi chuyển sang dòng tiếp theo. Mô tả, số lượng, đơn giá và thành tiền thuộc về cùng một nhóm. Nếu hóa đơn sử dụng mô tả sản phẩm chung chung, hãy đối chiếu với chi tiết hỗ trợ của đơn đặt hàng thay vì giả định rằng tên sản phẩm bằng tiếng Anh phải xuất hiện từng từ một.

Trường 项目名称 xác định mặt hàng hoặc dịch vụ; các bố cục cũ hơn có thể sử dụng tiêu đề dài hơn về hàng hóa hoặc dịch vụ. 规格型号 nghĩa là thông số kỹ thuật hoặc mẫu mã. Tham chiếu mẫu mã có thể giúp liên kết một mô tả tiếng Trung xa lạ với sản phẩm đã đặt hàng, nhưng riêng dòng trên hóa đơn có thể không mô tả đầy đủ mọi đặc điểm của hàng hóa.

Trường	Ý nghĩa	Diễn giải giả định
单位	Đơn vị đo lường	Cái. Hãy đọc đơn vị trước khi diễn giải số lượng.
数量	Số lượng	10 cái trong ví dụ này.
单价	Đơn giá	100 CNY mỗi cái, chưa bao gồm thuế trong ví dụ này.
金额	Thành tiền dòng	1.000 CNY trước thuế: số lượng nhân với đơn giá giả định.
税率/征收率	Thuế suất hoặc tỷ lệ thu	Đọc mục được hiển thị; đừng suy diễn chỉ dựa vào tên sản phẩm.
税额	Số tiền thuế	130 CNY theo mức thuế suất giả định 13% trong ví dụ.

Đây là ví dụ tính toán giả định, không phải tuyên bố về mức thuế áp dụng cho giao dịch mua của bạn. Ví dụ này giả định một dòng hàng hóa dương, đơn giá chưa bao gồm thuế và không có chiết khấu. Hóa đơn thực tế có thể chứa nhiều dòng, đơn vị khác nhau hoặc các điều chỉnh khác. Hãy giữ nguyên các khác biệt này khi ghi chú.

Một thùng carton không phải là một cái, và số lượng trên hóa đơn không tự động là số lượng lô hàng trong phiếu đóng gói của bạn. Trước khi đánh dấu sự chênh lệch, hãy so sánh các đơn vị và phạm vi được tài liệu bao quát. Một đơn hàng cũng có thể được xuất hóa đơn thành nhiều phần. Hãy hỏi xem hóa đơn bao gồm những gì thay vì âm thầm thay đổi số lượng để khớp với tài liệu khác.

Nếu phần mô tả tràn sang dòng khác, hãy kiểm tra ranh giới của dòng. Một ngắt dòng trực quan có thể tiếp tục cùng một mặt hàng; nó không nhất thiết tạo ra một khoản phí khác. Tương tự, hãy phân biệt một ô thực sự trống với ảnh chụp màn hình bị cắt xén hoặc ký tự không đọc được. Một tệp nguồn rõ ràng sẽ hữu ích hơn là một phỏng đoán tự tin.

Khi chuyển hóa đơn cho đồng nghiệp, một ghi chú ngắn gọn cho mỗi dòng có thể là đủ: mô tả mặt hàng gốc, mẫu mã nếu có, đơn vị, số lượng và số tiền liên quan. Hãy đánh dấu các bản dịch không chắc chắn là không chắc chắn. Việc dịch khác đi một tên mặt hàng kỹ thuật không biện minh cho việc thay đổi tham chiếu mẫu mã hoặc các giá trị số của nó.

4. Tiền hàng, thuế và tổng tiền

Sai sót nghiêm trọng nhất khi đọc là coi 金额, tức số tiền trước thuế trên một dòng mặt hàng VAT tiêu chuẩn, là tổng số tiền cuối cùng phải thanh toán. Hãy đọc nó cùng với 税额, số tiền thuế, và 价税合计, tổng cộng bao gồm thuế. Các nhãn này trả lời cho những câu hỏi khác nhau.

Dòng có nhãn 合计 có thể hiển thị các tổng riêng biệt dưới các cột số tiền và thuế. Hãy tuân theo các tiêu đề cột phía trên mỗi con số. Đừng cộng thuế hai lần bằng cách coi một tổng đã bao gồm thuế như một số tiền trước thuế khác.

Thành phần ví dụ	Giá trị	Cách thức phù hợp
Số tiền chưa bao gồm thuế	1.000 CNY	Số tiền hàng hóa trong ví dụ, trước khi áp dụng VAT giả định.
Số tiền thuế	130 CNY	Số tiền thuế trong ví dụ giả định một dòng này.
Tổng cộng bao gồm thuế	1.130 CNY	Số tiền chưa bao gồm thuế cộng với số tiền thuế.

Phép tính này nhằm giải thích các nhãn; nó không xác thực hóa đơn. Một tài liệu giả mạo vẫn có thể chứa các phép toán đúng. Ngược lại, nếu kết quả tự tính của bạn khác với con số được in, hãy kiểm tra kỹ các dòng chi tiết, chiết khấu và độ chính xác số thập phân được hiển thị trước khi đưa ra kết luận. Không chỉnh sửa các giá trị của nhà cung cấp chỉ để bảng tính của bạn cân đối.

Gần phần tổng, 大写 nghĩa là số tiền được viết bằng chữ số tài chính Trung Quốc trang trọng, còn 小写 chỉ dạng biểu diễn bằng số. Đây là hai cách thể hiện cùng một tổng số, chứ không phải hai khoản thu riêng biệt. “Chữ hoa” ở đây không có nghĩa là chữ cái viết hoa hay một số tiền phải thanh toán lớn hơn.

Trong ví dụ, tổng số 1.130 CNY có thể được viết thành 壹仟壹佰叁拾元整. Ký tự cuối cùng cho biết đây là số nguyên tệ, không có phần lẻ. Bạn không cần học toàn bộ hệ thống chữ số tài chính để xác định tổng số, nhưng nếu có sự chênh lệch giữa số tiền viết bằng chữ và số tiền bằng số, thì cần làm rõ.

Hãy lưu giữ nguyên tệ và độ chính xác số thập phân gốc của hóa đơn trong hồ sơ của bạn. Một hóa đơn thương mại riêng có thể sử dụng loại tiền tệ khác hoặc bao gồm một tập hợp các khoản phí khác nhau. Khi nhập vào trường xác minh, việc quy đổi ngoại hối hoặc tổng số từ tài liệu khác không nên thay thế giá trị được in trên hóa đơn thuế Trung Quốc.

5. Chọn cách tra cứu

Sau khi đã đọc hóa đơn, hãy chọn hành động tiếp theo dựa trên câu hỏi bạn cần giải đáp. Số chứng từ thuộc về việc tra cứu hóa đơn; mã định danh doanh nghiệp thuộc về việc tra cứu doanh nghiệp. Việc đọc thành công một trong hai thông tin này chỉ là bước chuẩn bị cho quá trình kiểm tra, chứ không phải bằng chứng cho thấy việc kiểm tra đã hoàn tất.

1. Kiểm tra hồ sơ hóa đơn. Sử dụng công cụ xác minh hóa đơn ChinaValidate cho các hóa đơn VAT Trung Quốc được hỗ trợ. Điền vào các trường được yêu cầu cho loại hóa đơn đó và sao chép giá trị từ bản gốc. Hướng dẫn xác minh hóa đơn VAT giải thích các tổ hợp đầu vào và kết quả.
2. Kiểm tra doanh nghiệp xuất hóa đơn. Sử dụng tên tiếng Trung hoặc mã định danh doanh nghiệp của bên bán trong tìm kiếm doanh nghiệp. Đây là một truy vấn thông tin doanh nghiệp riêng biệt; không nộp thông tin của bên mua chỉ vì khối thông tin đó xuất hiện đầu tiên trên tài liệu của bạn.
3. Làm rõ một trường thông tin không rõ ràng. Yêu cầu cung cấp hóa đơn đầy đủ, dễ đọc hoặc giải thích về mặt hàng, đơn vị hoặc tổng số cụ thể. Nếu truy vấn yêu cầu mã xác minh, hãy sử dụng hướng dẫn về mã xác minh; mã số thuế doanh nghiệp không thể thay thế.

Một bộ bàn giao ngắn gọn nên giữ lại tệp gốc, tiêu đề hóa đơn và các mã định danh, cả hai khối thông tin bên mua/bên bán, các dòng mặt hàng liên quan và tổng số bao gồm thuế. Đặt bản dịch của bạn cạnh những chi tiết đó. Điều này giúp người đọc khác truy ngược mô tả bằng tiếng Anh về trường thông tin Trung Quốc thực tế, thay vì dựa vào một danh sách các con số không có nhãn.

Kết quả cần cụ thể: bạn biết hóa đơn của ai, mô tả nội dung gì và các con số liên kết với nhau như thế nào. Sau đó, bạn có thể xác minh hóa đơn hoặc điều tra bên bán với các đầu vào phù hợp. Đó là mục đích hữu ích của việc đọc các trường thông tin, ngay cả khi một câu hỏi thương mại hoặc kế toán riêng biệt vẫn cần được giải đáp.