Data Faktur Tiongkok Tidak Cocok
Atasi ketidaksesuaian verifikasi faktur Tiongkok dengan membandingkan data asli, kolom yang dikirimkan, dan catatan yang dikembalikan, lalu minta bukti yang tepat dari penerbit.
Cari dengan nama resmi berbahasa Mandarin atau USCC, lalu pilih perusahaan yang sesuai dengan mitra Anda.
Jika pemeriksaan faktur Tiongkok mengembalikan hasil 不一致 (“tidak konsisten”), bandingkan informasi yang Anda kirimkan dengan faktur asli sebelum mencoba lagi. Jika nilai-nilai tersebut sesuai namun hasilnya tetap belum terselesaikan, hubungi penerbit dengan menyertakan file asli dan respons yang diterima secara persis. Kegagalan perbandingan merupakan alasan untuk melakukan investigasi; hal ini sendiri tidak menjelaskan siapa yang membuat kesalahan atau membuktikan bahwa pemasok memalsukan faktur.
Ada dua situasi berbeda yang perlu dipisahkan. Layanan dapat mengembalikan pesan ketidaksesuaian tanpa menampilkan detail faktur. Atau, layanan dapat mengembalikan catatan yang cocok, tetapi pembeli, penjual, atau jumlahnya berbeda dari lampiran yang Anda terima. Pada situasi pertama, periksa pengiriman data. Pada situasi kedua, bandingkan dokumen-dokumennya. Memperlakukan keduanya sebagai “faktur tidak berhasil” akan membuat komunikasi berikutnya dengan penerbit menjadi tidak perlu sulit.
Identifikasi hasil
Simpan hasil persis seperti yang muncul, bersama dengan tanggal pemeriksaan dan nilai yang dikirimkan. Dalam penjelasan mengenai hasil verifikasi, otoritas pajak Guangxi mendefinisikan “tidak konsisten” sebagai adanya setidaknya satu item verifikasi yang dikirimkan berbeda dari informasi elektronik otoritas pajak. Otoritas tersebut menyarankan untuk menghubungi penerbit atau otoritas pajak yang berwenang atas penerbit tersebut setelah item yang dikirimkan dikonfirmasi kebenarannya terhadap faktur.
Pesan tersebut tidak serta merta mengidentifikasi kolom individu yang berbeda. Jangan menulis “jumlah salah” dalam catatan Anda kecuali Anda benar-benar menemukan selisih jumlah. Sebuah layanan juga dapat menerjemahkan pesan tersebut atau menampilkan kode errornya sendiri. Simpan kata-kata asli berdampingan dengan penjelasan Anda agar rekan kerja lain dapat membedakan apa yang dilaporkan oleh layanan dari apa yang Anda simpulkan.
| Apa yang Anda lihat | Apa yang harus diperiksa selanjutnya |
|---|---|
| Tidak konsisten: 不一致 | Bandingkan item verifikasi yang dikirimkan dengan faktur asli dan persyaratan untuk jenis faktur tersebut. |
| Tidak ditemukan faktur: 查无此票 | Periksa pengidentifikasi dan cakupan layanan; tanyakan kepada penerbit tentang catatan penerbitan yang relevan jika diperlukan. |
| Kesalahan jaringan, CAPTCHA, atau pembacaan file | Selesaikan terlebih dahulu operasi yang gagal. Hal ini belum menetapkan apakah informasi faktur cocok. |
Petunjuk operasional terkini dari platform nasional menunjukkan “tidak konsisten” dan “tidak ditemukan faktur” sebagai hasil yang terpisah. Bagian bantuan-nya secara terpisah membahas masalah akses dan batasan pencarian. Ikuti cabang yang menggambarkan respons Anda daripada memperlakukan setiap upaya yang tidak berhasil sebagai masalah yang sama.
Tangkapan layar dari pemasok yang menunjukkan pemeriksaan sukses sebelumnya adalah materi terpisah. Cari pengidentifikasi faktur dan waktu pemeriksaan tersebut sebelum membandingkannya dengan hasil Anda. Gambar yang menyembunyikan nomor atau menampilkan lampiran lain tidak dapat menyelesaikan selisih saat ini, meskipun nama perusahaan yang terlihat sudah familiar.
Periksa kolom yang dikirimkan
Buka faktur asli di sebelah formulir pengiriman atau detail permintaan yang disimpan. Bandingkan satu kolom demi satu kolom, termasuk kode faktur apa pun yang disyaratkan oleh rute yang dipilih. Pertahankan nol di awal. Baca tanggal penerbitan dari faktur itu sendiri; tanggal email, tanggal pembayaran, dan tanggal pengiriman mungkin berbeda. Nomor faktur mengidentifikasi dokumen, sedangkan nomor wajib pajak penjual mengidentifikasi badan usaha. Keduanya tidak dapat dipertukarkan.
Selanjutnya, periksa label jumlah. Untuk faktur terdigitalisasi penuh yang umum, petunjuk resmi mengharuskan nomor faktur 20 digit, tanggal penerbitan, dan total termasuk pajak, yang berlabel 价税合计. Untuk faktur PPN khusus lama yang diterbitkan melalui sistem manajemen faktur PPN, kombinasi yang relevan mencakup jumlah tidak termasuk pajak. Faktur biasa tertentu justru memerlukan enam digit terakhir dari kode verifikasi faktur. Gunakan jenis faktur dan label kolom aktual secara bersamaan; nama file PDF tidak menentukan rute yang benar.
Panduan verifikasi faktur PPN Tiongkok menguraikan kombinasi input ini. Saat melakukan pemecahan masalah, bandingkan nilai yang sudah dikirimkan dengan nilai yang disyaratkan pada faktur spesifik Anda. Jangan mencoba-coba subtotal, pajak, dan total dengan harapan salah satunya menghasilkan hasil hijau (sukses). Pengiriman yang diperbaiki harus memiliki alasan yang dapat diidentifikasi.
Pengenalan file memerlukan perbandingan yang sama. Jika sebuah layanan mengisi kolom dari faktur yang diunggah, periksa nilai yang diekstrak sebelum mengirimkannya. Jika Anda tidak dapat melihat apa yang diekstrak, simpan respons yang gagal dan gunakan rute manual yang tersedia atau minta klarifikasi dari layanan tersebut. Keberhasilan unggah hanya mengonfirmasi bahwa file telah mencapai tahap tersebut; hal itu tidak memberi tahu Anda nilai mana yang diperiksa.
Misalkan sebuah faktur digital sepenuhnya yang fiktif menunjukkan total termasuk pajak sebesar CNY 1,280.00, namun kiriman yang tersimpan berisi CNY 128.00. Nomor faktur dan tanggal telah disalin dengan benar. Anda telah menemukan ketidaksesuaian transkripsi, bukan membuktikan bahwa faktur tersebut palsu. Perbaiki kiriman agar sesuai dengan nilai yang sebenarnya tertera pada dokumen asli, lakukan pemeriksaan yang sesuai, dan simpan respons baru di samping respons pertama.
Jika pemeriksaan kedua berhasil, catat bahwa jumlah input telah dikoreksi. Jangan menyatakan bahwa penerbit "memperbaiki faktur" jika penerbit tidak mengubah apa pun. Jika tetap gagal, angka nol yang hilang hanya menjelaskan kegagalan upaya pertama; hal itu tidak menjelaskan hasil kedua. Lanjutkan dengan input yang kini sudah dikonfirmasi daripada berasumsi bahwa setiap masalah sisa memiliki penyebab yang sama.
Jika sumber buram, terpotong, atau tidak dapat dibaca, hindari menebak-nebak. Minta file asli yang dapat diunduh atau salinan lengkap yang jelas. Panduan PDF faktur membahas masalah penanganan file. Mengonversi tangkapan layar yang tidak jelas ke format lain tidak mengonfirmasi karakter yang hilang.
Minta penerbit untuk menyelesaikannya
Kirimkan pertanyaan kepada penerbit yang dapat dijawab berdasarkan catatan penerbitan mereka. Sertakan pengenal faktur, tanggal, jumlah atau kode yang relevan, lampiran asli, layanan yang digunakan, dan waktu respons. Gunakan saluran komunikasi yang telah ditetapkan dan bagikan informasi hanya kepada pihak yang memerlukannya. Hindari meneruskan faktur yang tidak terkait atau seluruh folder pemasok hanya untuk menjelaskan satu pemeriksaan yang gagal.
Kami telah memeriksa faktur terlampir menggunakan rincian yang tertera dalam file asli. Layanan mengembalikan status “inconsistent” (tidak konsisten) pada [waktu pemeriksaan]. Mohon konfirmasi jenis faktur dan catatan penerbitan yang relevan, serta kirimkan file elektronik asli jika lampiran ini adalah salinan. Jika faktur telah dikoreksi atau diganti, mohon identifikasi faktur asli dan dokumen terkait. Kami telah melampirkan bidang yang dikirimkan agar Anda dapat membandingkan informasi yang sama.
Permintaan ini memberikan penerbit instruksi yang lebih presisi daripada sekadar "mohon kirimkan faktur yang valid." Balasan dapat menetapkan bahwa lampiran yang salah telah diteruskan, menyediakan dokumen asli yang dapat dibaca, mengidentifikasi dokumen yang telah dikoreksi, atau meninggalkan masalah belum terselesaikan. Minta penerbit untuk menangani ketidaksesuaian yang sebenarnya. Jaminan umum bahwa faktur mereka asli tidak menjelaskan mengapa kiriman ini gagal.
Simpan file yang baru diterima sebagai versi terpisah. Bandingkan pengenal faktur, pembeli, penjual, tanggal, dan jumlahnya dengan lampiran pertama sebelum mengirimkannya. Jika hal ini berkaitan dengan faktur yang berbeda, catat hubungan tersebut daripada secara diam-diam mengganti dokumen asli. Jika hanya tampilan dokumen yang berubah, tanyakan apa yang berubah dan mengapa; nama file baru bukanlah penjelasan.
Jika faktur elektronik yang diterbitkan mengandung kesalahan penagihan yang sebenarnya, koreksi faktur merupakan urusan di sisi penerbit menurut aturan yang berlaku. Aturan pelaksanaan berbahasa Inggris dari otoritas pajak menjelaskan faktur elektronik huruf merah untuk keadaan tertentu, termasuk kesalahan penagihan. Jangan mengedit PDF pemasok sendiri. Penjelasan faktur huruf merah mencakup hubungan antara dokumen asli dan penyesuaian.
Jika penerbit tidak dapat menyelesaikan ketidaksesuaian material, hubungi otoritas pajak terkait mengenai jalur verifikasi yang tepat. Pasal 38 dari aturan pelaksanaan Tiongkok saat ini menyediakan mekanisme aplikasi untuk memverifikasi keaslian faktur. Siapkan materi asli dan perbandingan yang telah dilakukan sebelumnya. Ini adalah jalur untuk menyelesaikan keraguan, bukan jaminan bahwa situs web publik akan mengeluarkan kesimpulan forensik sesuai permintaan.
Bandingkan hasil dengan faktur
Pencarian yang mengembalikan rincian menciptakan tugas yang berbeda: bandingkan informasi yang dikembalikan dengan file yang sama persis dengan yang Anda terima. Periksa pengenal faktur terlebih dahulu. Kemudian bandingkan penjual dan pembeli, deskripsi item, dan jumlah di mana pun layanan menampilkannya. Catat bidang mana yang sebenarnya dikembalikan; antarmuka yang hanya menampilkan informasi terbatas belum mengonfirmasi bidang yang tidak pernah ditampilkan.
Jika pembeli yang dikembalikan berbeda dari lampiran, jangan abaikan perbedaan tersebut hanya karena penjual dan total terlihat benar. Simpan kedua versi dan identifikasi bidang yang bertentangan dalam permintaan Anda kepada penerbit. Demikian pula, faktur asli untuk pesanan lain tidak menetapkan rincian pembelian Anda. Perbandingan memerlukan pesanan pembelian atau dokumen transaksi yang relevan serta catatan faktur.
Perbedaan nama penjual mungkin memerlukan identifikasi perusahaan daripada pencarian faktur lainnya. Pertahankan nama penjual dalam bahasa Tionghoa dan pengenal wajib pajak bersama-sama, lalu bandingkan dengan perusahaan yang bernama dalam file pemasok Anda. Artikel tentang ketidakcocokan nama pemasok dan faktur menjelaskan masalah terpisah tersebut. Merek atau tenaga penjualan yang sama tidak membuat dua perusahaan terdaftar menjadi entitas yang sama.
Tutup masalah dengan catatan yang presisi: file asli mana yang diperiksa, nilai kiriman mana yang berubah (jika ada), apa kata respons terbaru, dan apakah masih ada perbedaan dokumen atau transaksi. Simpan upaya yang gagal yang menjelaskan koreksi tersebut, tetapi beri label hasil terbaru dengan jelas agar tangkapan layar pertama tidak disalahartikan sebagai posisi akhir.
Anda dapat menggunakan alat verifikasi faktur ChinaValidate untuk jenis masukan faktur yang didukung, lalu meninjau responsnya bersama dengan dokumen asli. Gunakan pencarian perusahaan jika pertanyaan yang belum terpecahkan berkaitan dengan identitas penjual Tiongkok. Pemeriksaan faktur yang telah selesai tidak serta-merta menentukan keterkurangan pajak, kelayakan reimbursement, atau apakah pembayaran dapat diterima oleh penerima manfaat bank yang berbeda.