Nama Pemasok Tidak Cocok dengan Faktur
Klasifikasikan faktur, petakan setiap entitas hukum Tiongkok, dan selesaikan perbedaan nama dengan dokumen yang dikoreksi atau pengaturan multi-entitas yang terdokumentasi.
File pembeli Anda menyebutkan satu pemasok Tiongkok, tetapi faktur tersebut menyebutkan perusahaan lain. Jangan menyetujui atau menolak hanya berdasarkan nama dalam bahasa Inggris. Pertama-tama identifikasi dokumen apa yang Anda terima, lalu identifikasi entitas hukum yang menjalankan setiap peran transaksi.
Penerbit yang berbeda dapat disebabkan oleh masalah ejaan, dokumen kadaluarsa, pengaturan perusahaan ekspor, afiliasi, atau pihak ketiga yang tidak didukung. Kasus-kasus tersebut memerlukan perbaikan yang berbeda.
Pertama-tama tanyakan: ini adalah faktur apa?
Tim lintas batas sering menggunakan satu kata bahasa Inggris untuk tiga dokumen yang berbeda:
- Faktur pro forma: penawaran dalam bentuk faktur yang digunakan sebelum pengiriman untuk menyatakan barang yang diusulkan, harga, pengiriman, dan syarat pembayaran.
- Faktur komersial: dokumen dari penjual ke pembeli yang menggambarkan barang yang dikirimkan dan nilainya, umum digunakan untuk kepabeanan di negara pengimpor.
- Faktur pajak Tiongkok (fapiao): kuitansi yang diatur oleh otoritas pajak untuk transaksi nyata, dalam bentuk kertas atau elektronik, dengan bidang penerbit, pembeli, item, jumlah, pajak, dan tanggal yang ditentukan sesuai kebutuhan.
Administrasi Perdagangan Internasional AS panduan-dokumen-ekspor membedakan antara faksi pro forma pada tahap penawaran dan faktur komersial akhir. Aturan Tiongkok secara terpisah mendefinisikan faktur pajak elektronik dan mencantumkan nama unit penerbit sebagai bagian dari konten dasar. Lihat aturan implementasi faktur saat ini.
Jangan menerapkan uji faktur PPN Tiongkok pada penawaran pro forma, dan jangan menganggap faktur komersial kepabeanan sebagai pengganti setiap dokumen pajak atau kontrak.
Letakkan setiap peran pada baris terpisah
Buat peta entitas satu halaman sebelum meminta penjelasan:
- Kontak pemasok atau merek: nama yang digunakan pada situs web, email, stan, katalog, atau akun pesan.
- Penjual kontrak: entitas hukum yang berjanji untuk menyediakan dan menanggung remediasi yang dinyatakan.
- Penerbit faktur: entitas yang disebut sebagai penjual atau penerbit pada faktur yang sedang ditinjau.
- Operator pabrik: entitas yang menjalankan lokasi produksi, jika klaim manufaktur diajukan.
- Eksportir atau pengirim: entitas yang tercantum dalam dokumen ekspor dan transportasi.
- Penerima bank: pemilik rekening yang diminta untuk menerima dana; verifikasi ini secara terpisah sebelum pembayaran.
Perusahaan yang sama dapat mengisi beberapa peran. Perusahaan berbeda juga dapat muncul dalam struktur yang sah. Tinjauan gagal ketika berkas secara diam-diam memperlakukan entitas terpisah sebagai satu.
Cabang 1: entitas yang sama, perenderan nama berbeda
Bandingkan nama hukum Tiongkok asli, Kode Kredit Sosial Terpadu (USCC) atau identifikasi pajak, alamat terdaftar, dan catatan perusahaan saat ini. Urutan Pinyin, terjemahan bahasa Inggris, merek, singkatan, atau format "Ltd." dapat berbeda sementara entitas Tiongkok mendasar tetap sama.
Jika pengidentifikasi dan nama dalam bahasa Tionghoa cocok, catat pemetaannya dan gunakan satu nama tampilan yang telah disetujui dalam sistem pembeli. Jangan "mengoreksi" nama resmi dalam bahasa Tionghoa menjadi nama pemasaran dalam bahasa Inggris. panduan pemetaan nama bahasa Inggris menunjukkan cara melestarikan keduanya.
Cabang 2: rincian faktur yang salah atau kedaluwarsa
Typo, nama perusahaan sebelumnya, pembeli yang salah, penerbit yang salah, nomor faktur duplikat, item yang salah, atau templat yang disalin adalah masalah kontrol dokumen. Minta penerbit untuk membatalkan, membalikkan, atau memperbaiki dokumen menggunakan proses yang tepat dan kirimkan penggantinya melalui saluran yang telah ditetapkan.
Jangan mengedit PDF sendiri, menerima nama yang ditulis tangan secara manual, atau mengandalkan email penjualan yang mengatakan "keuangan menggunakan templat lama." Pelestarian dokumen pertama, permintaan koreksi, versi yang dikoreksi, dan konfirmasi independen diperlukan. Untuk faktur digital Tiongkok, aturan nasional saat ini mencakup informasi penjual dan pembeli di antara bidang intinya. Tinjau pengumuman bidang faktur digital.
Cabang 3: entitas kedua yang didokumentasikan
Faktur mungkin berasal dari perusahaan perdagangan, perusahaan ekspor, afiliasi grup, cabang, operator platform, atau pihak lain dengan peran yang ditentukan. "Grup yang sama" bukan kesimpulan; itu adalah klaim yang harus diverifikasi.
Minta nama hukum Tiongkok dan identifikator setiap entitas, catatan perusahaan saat ini, alasan struktur, dan dokumen transaksi yang menetapkan tanggung jawab. Tergantung pada materialitas dan saran profesional, hal itu mungkin memerlukan amandemen kontrak, agensi yang diungkapkan, perjanjian tripartit, jaminan, penyerahan, pembaruan pesanan pembelian, atau kontrak baru yang menyebut penjual sebenarnya.
Kemudian rekonsiliasikan produk, kuantitas, harga, Incoterm, pengiriman, garansi, pengembalian dana, sengketa, ekspor, faktur, dan ketentuan pembayaran. Pemasok yang menanggapi klaim kualitas tidak boleh menghilang di balik penerbit yang tidak pernah menerima kewajiban tersebut. Gunakan [[CV_UI_A]] panduan bukti pihak kontrak sebelum mengandalkan pengaturan tersebut.
Cabang 4: penagihan pihak ketiga yang tidak didukung
Tahan persetujuan ketika penerbit faktur tidak memiliki koneksi yang didokumentasikan ke kontrak atau barang, pemasok menolak memberikan identitas Tiongkok-nya, penjelasan berubah, penerbit tidak aktif atau tidak terkait, atau pembeli diminta untuk menggambarkan transaksi yang tidak terjadi.
Administrasi Pajak Negara Tiongkok menyatakan pada April 2026 bahwa subjek faktur, barang atau jasa, dana, dan kontrak umumnya harus sesuai, serta bahwa penerbitan faktur harus mencerminkan aktivitas bisnis yang sah. Baca pertanyaan dan jawaban kepatuhan terkini. Jangan berpartisipasi dalam deskripsi palsu, pemecahan nilai, layanan fiktif, atau dokumen bertanggal mundur untuk membuat administrasi tampak selaras.
Eskalasi kepada penasihat pajak, bea cukai, keuangan, dan hukum pembeli. Klaim pemasok bahwa "semua orang mengekspor dengan cara ini" bukan bukti transaksi.
Bukti yang tidak menutupi ketidaksesuaian
Fakta-fakta ini mungkin membantu menyelidiki hubungan tetapi tidak secara mandiri menetapkan wewenang atau tanggung jawab:
- penjual yang sama, nomor telepon, domain email, kantor, gudang, atau situs web;
- perwakilan hukum, pemegang saham, direktur, atau kepemilikan grup parsial yang sama;
- nama Inggris yang mirip atau logo yang sama;
- pindaian izin usaha satu perusahaan yang dikirim oleh pihak lain;
- gambar stempel perusahaan tanpa perjanjian yang ditandatangani; atau
- faktur yang dapat dibuka secara teknis atau menyerupai formulir standar secara visual.
Hubungan entitas dan keaslian dokumen adalah pertanyaan yang terpisah. Verifikasi keduanya.
Susun paket pelepasan
Sebelum keuangan menyetujui pengecualian, simpan:
- faktur asli dan jenis dokumennya;
- nama hukum Tiongkok dan pengidentifikasi untuk setiap entitas dalam peta;
- kontrak yang ditandatangani, amandemen, atau dokumen hubungan lain yang telah ditinjau;
- faktur yang dikoreksi atau alasan tertulis mengapa penerbit berbeda adalah tepat;
- rekonsiliasi produk, harga, pengiriman, bea cukai, dan bidang faktur; dan
- persetujuan bertanggal dari pemilik pengadaan, keuangan, pajak/bea cukai, dan hukum yang bertanggung jawab yang diperlukan oleh kebijakan perusahaan.
Jauhkan persetujuan rekening bank di luar paket ini hingga penerima manfaat diverifikasi secara independen. Lanjutkan dengan alur kerja penerima manfaat bank jika pembayaran akan mengikuti.
Catat keputusan tanpa menggabungkan perusahaan
Faktur [nomor/tanggal/jenis] diterbitkan oleh [nama hukum Tiongkok dan pengidentifikasi], sedangkan penjual kontrak adalah [nama dan pengidentifikasi]. Entitas tersebut adalah [entitas yang sama dengan perenderan berbeda / entitas terpisah yang terkait oleh pengaturan terdokumentasi / belum terselesaikan]. Peran penerbit adalah [peran], dan tanggung jawab atas pengiriman, garansi, pengembalian dana, bea cukai, pajak, dan pembayaran dicatat dalam [dokumen]. Persetujuan adalah [dilepas/bersyarat/ditahan] menunggu [item spesifik].
Tinjau definisi penerbit faktur atau verifikasi setiap perusahaan Tiongkok secara terpisah. Jangan menghapus perbedaan entitas yang nyata hanya agar sistem pengadaan tampak rapi.
Artikel ini adalah panduan pengendalian pengadaan, bukan nasihat hukum, perpajakan, bea cukai, akuntansi, perbankan, atau validitas faktur. Persyaratan bervariasi berdasarkan jenis faktur, transaksi, tujuan, dan hukum yang berlaku; dapatkan nasihat dari ahli untuk pengecualian material.