Cara Memverifikasi PDF Faktur Tiongkok

Untuk memverifikasi PDF faktur Tiongkok, simpan lampiran yang Anda terima, identifikasi faktur pajak di dalamnya, dan kirimkan informasi faktur yang diperlukan melalui layanan verifikasi yang sesuai. Jika layanan tersebut menerima PDF asli, gunakan opsi unggah file. Jika memerlukan entri manual, baca kolom dari faktur dan ikuti instruksi untuk jenis faktur tersebut. Membuka dokumen atau mengekstrak teksnya hanyalah persiapan untuk pemeriksaan.

Kesulitan praktis sering kali dimulai sebelum pengiriman. Pemasok dapat mengirimkan faktur elektronik asli, hasil pindaian yang disimpan sebagai PDF, atau gambar yang disematkan dalam PDF. Tampilan ini bisa terlihat serupa di layar, namun memberikan materi yang sangat berbeda untuk dibaca oleh layanan pemrosesan file. Pastikan apa yang Anda miliki sebelum mengonversi file atau berulang kali mencoba unggahan yang sama.

PDF yang Anda terima

Mulailah dengan sumber lampiran. Apakah file tersebut diunduh dari halaman pengiriman faktur penerbit, dilampirkan pada email faktur, atau dibuat dari foto? Simpan informasi tersebut bersama file yang diterima. Nama file seperti invoice.pdf hanya menjelaskan wadah; nama tersebut tidak menetapkan siapa yang menerbitkan dokumen atau bagaimana isinya diproduksi.

Faktur pajak Tiongkok, atau fapiao, merupakan bagian dari sistem faktur pajak Tiongkok. Faktur komersial berbahasa Inggris atau faktur pro forma juga dapat datang dalam bentuk PDF, tetapi memiliki tujuan yang berbeda. Sebelum menggunakan layanan verifikasi PPN Tiongkok, identifikasi dokumen berdasarkan judul dan isinya. Panduan panduan verifikasi faktur PPN Tiongkok menjelaskan jenis-jenis faktur umum dan kolom inputnya.

Untuk faktur Tiongkok yang sepenuhnya digital, pengiriman elektronik adalah hal yang biasa. Pengumuman Administrasi Perpajakan Negara mengenai faktur digital nasional memungkinkan pengiriman melalui platform layanan faktur elektronik dan metode lainnya, termasuk email dan kode QR. Lampiran digital tidak harus bermula dari dokumen kertas.

Mintalah file yang awalnya disediakan oleh penerbit jika salinan Anda telah melewati pemindai, editor gambar, atau situs web konversi. Bersikaplah spesifik: “Mohon kirimkan faktur pajak elektronik asli yang dapat diunduh untuk nomor faktur ini, bukan foto atau PDF yang dibuat dari tangkapan layar.” Ini adalah permintaan praktis untuk mendapatkan file sumber yang lebih dapat digunakan, bukan tuntutan untuk menerbitkan ulang faktur.

Pemilihan teks dapat membantu transkripsi, tetapi tidak dapat mengautentikasi lampiran. Beberapa PDF berisi teks yang dapat dipilih; lainnya berisi gambar, dan beberapa hasil pindaian memiliki lapisan teks OCR tambahan. Keberhasilan menyalin angka menunjukkan bahwa pembaca dapat mengekstrak karakter. Hal itu tidak memberi tahu Anda apakah karakter tersebut sesuai dengan catatan pajak.

Simpan lampiran yang diterima tanpa perubahan saat membuat salinan kerja. Anda dapat menggunakan tampilan diperbesar untuk membaca kolom kecil, tetapi hindari menimpa sumber dengan versi yang diterjemahkan, dipotong, atau disimpan ulang. Jika rekan kerja nanti bertanya file mana yang diperiksa, jawabannya harus mengarah kembali ke lampiran aktual, bukan salinan editan yang disusun selama tinjauan.

Dari file ke verifikasi

Mulai dari platform verifikasi faktur PPN nasional atau layanan yang cakupan faktur dan filenya telah Anda periksa. Pengumuman faktur digital nasional mengizinkan unit dan individu untuk memverifikasi informasi faktur digital melalui layanan resmi. Antarmuka unggah komersial dapat memiliki persyaratan file yang lebih sempit dibandingkan sistem resmi atau penyedia lain.

Baca persyaratan unggahan sebelum memilih file: format yang diterima, ukuran, jumlah halaman, dan pembatasan enkripsi semuanya penting. PDF yang berisi satu faktur dan PDF yang menggabungkan faktur, pesanan pembelian, serta catatan pengiriman adalah input yang berbeda. Sebuah aplikasi mungkin hanya menerima yang pertama. Penolakan terhadap yang kedua menggambarkan batas input aplikasi tersebut; hal itu tidak menentukan apakah faktur tersebut ada.

Kemudian identifikasi apa yang sebenarnya dilakukan oleh antarmuka. Pratinjau menunjukkan bahwa file telah ditampilkan. Kotak formulir yang terisi menunjukkan bahwa beberapa bidang telah diekstraksi atau diterima. Respons verifikasi menunjukkan bahwa pencarian telah dicoba dan menghasilkan suatu hasil. Tahapan-tahapan ini dapat muncul di layar yang sama, tetapi pembaca harus dapat membedakan tahapan mana yang telah selesai.

Tinjau setiap bidang yang diekstraksi terhadap sumber yang terlihat sebelum mengirimkan. Nomor faktur yang panjang dapat kehilangan nol di depan saat disalin melalui spreadsheet; hasil OCR dapat keliru mengenali karakter yang mirip. Bandingkan tanggal penerbitan dan jumlah pasti atau bidang kode verifikasi yang diminta untuk jenis faktur yang dipilih. Pertahankan label bahasa Mandarin dalam tampilan daripada mengandalkan nama file yang diterjemahkan atau ringkasan email dari pemasok.

Faktur yang sepenuhnya terdigitalisasi menggunakan nomor faktur sebanyak 20 digit, sedangkan jenis yang lebih lama dapat memerlukan kombinasi pengenal yang berbeda. Nomor yang mengidentifikasi faktur juga terpisah dari pengenal wajib pajak perusahaan. Jika formulir meminta nomor faktur, memasukkan nomor pajak penjual akan mengirimkan informasi yang salah ke layanan. Gunakan panduan bidang terperinci yang ditautkan di atas untuk jenis yang relevan, daripada menganggap ekstensi PDF sebagai aturan untuk menentukan jumlah yang harus dimasukkan.

Setelah mengirim data, bandingkan catatan yang dikembalikan dengan lampiran. Pastikan respons tersebut merujuk pada faktur yang ingin Anda periksa, lalu cocokkan penjual, pembeli, barang, dan jumlah yang ditampilkan jika tersedia. Catat apakah hasilnya berupa kesalahan teknis, ketidaksesuaian, atau kecocokan. Pesan bahwa file berhasil diunggah saja tidak boleh disimpan sebagai kesimpulan bahwa faktur telah selesai diverifikasi.

Tangkapan layar dan file OFD

Tangkapan layar masih dapat memberikan informasi yang dapat dibaca untuk pemeriksaan. Jika bidang faktur yang diperlukan lengkap dan dapat dibaca, bidang-bidang tersebut dapat dimasukkan ke dalam formulir verifikasi manual yang sesuai. Layanan dengan pengenalan gambar dapat membantu menyalinnya, tergantung pada jenis faktur yang didukung dan adanya kesempatan untuk memperbaiki kesalahan. Pertanyaan yang berguna adalah informasi apa yang sebenarnya dapat dipulihkan dari gambar tertentu ini.

Pengenalan gambar tidak termasuk dalam setiap layanan unggah file. Menerima file PDF tidak secara otomatis berarti bahwa aplikasi dapat memproses gambar JPG atau PNG, dan menempatkan tangkapan layar di dalam PDF tidak mengembalikan faktur elektronik asli. Jika opsi unggahan mengecualikan gambar, gunakan rute yang didukung yang tersedia atau minta penerbit untuk melampirkan file asli. Jangan berasumsi bahwa mengubah nama ekstensi akan membuat gambar yang tidak didukung menjadi dapat dibaca.

Gambar yang dipotong dapat tidak memadai bahkan jika teks yang terlihat tajam. Gambar tersebut mungkin menampilkan total sambil menghilangkan nomor faktur, atau mempertahankan nomor tersebut sambil memotong kode yang diperlukan oleh jenis faktur tersebut. Mintalah file lengkap atau bagian spesifik yang hilang. Hindari menebak digit yang tersembunyi dari faktur lain yang diterbitkan oleh perusahaan yang sama.

OFD adalah format dokumen elektronik lain yang digunakan untuk faktur Tiongkok. Format ini bukan foto dan bukan indikasi bahwa pengirim menyediakan jenis dokumen yang salah. Penjelasan otoritas pajak Jiangsu tentang format faktur digital mengidentifikasi PDF, OFD, dan XML sebagai opsi unduhan. Format mana yang dapat ditampilkan atau diverifikasi oleh aplikasi tertentu tetap menjadi pertanyaan terpisah.

Jika pembaca PDF biasa Anda tidak dapat membuka lampiran OFD, minta versi PDF yang diunduh dari sistem pengiriman penerbit, atau gunakan rute yang kompatibel dengan OFD. Contoh penerbit yang konkret adalah panduan e-fapiao terdigitalisasi AWS China: panduan ini menjelaskan pengiriman PDF dan XML sebagai default serta permintaan OFD melalui proses dukungan mereka. Penerbit lain mungkin mengatur pengiriman secara berbeda; contoh ini tidak memaksakan proses layanan pelanggan yang sama kepada mereka.

Simpan file OFD atau XML asli yang disediakan bersama PDF yang dapat dibaca. Masing-masing dapat berperan dalam penanganan dokumen penerima. Jika Anda mengonversi file hanya untuk melihatnya, beri label output tersebut sebagai salinan kerja dan pertahankan sumber aslinya. Tampilan yang dikonversi tidak boleh secara diam-diam menggantikan file yang berasal dari penerbit.

Ketika unggahan gagal

Aplikasi menolak format tersebut. Periksa daftar dukungan yang dipublikasikan dan ekstensi file aktual. Faktur valid dalam format yang tidak didukung tetap memerlukan jalur input lain. Jika PDF diterima tetapi satu-satunya lampiran Anda adalah OFD, minta unduhan PDF dari penerbit atau gunakan layanan yang secara eksplisit mendukung OFD. Dukungan format file harus ditetapkan sebelum upaya verifikasi lainnya.

PDF dilindungi kata sandi atau tidak dapat dibaca. Minta pengirim menyediakan dokumen asli yang dapat diakses melalui saluran yang disepakati. Kata sandi yang Anda gunakan untuk membuka dokumen secara lokal mungkin tidak membuatnya dapat digunakan oleh layanan unggah. Hindari mengirim kata sandi atau detail faktur ke konverter yang tidak terkait hanya untuk mengatasi kesalahan input.

Layanan membaca file tetapi mengisi nilai yang salah. Bandingkan hasil ekstraksi dengan dokumen asli dan perbaiki hanya bidang pengiriman yang dapat Anda pastikan. Biarkan lampiran sumber tetap utuh. Jika kotak jumlah salah karena jenis faktur yang dipilih keliru, perbaiki jenisnya terlebih dahulu sebelum menyesuaikan bidang terkaitnya. Jika tidak, angka yang sama mungkin diuji terhadap persyaratan yang salah.

File berhasil dikirim, tetapi layanan tidak mengembalikan catatan atau menunjukkan ketidakkonsistenan. Anda menghadapi masalah yang berbeda dari byte yang tidak terbaca atau format yang tidak didukung. Simpan respons dan bidang yang sebenarnya dikirim. Ikuti interpretasi hasil dalam panduan yang ada, termasuk memeriksa transkripsi dan cakupan layanan yang berlaku. Mengompresi atau mengonversi file yang sama berulang kali tidak akan menjelaskan respons pencarian yang telah selesai.

Jika pesan tidak jelas, jelaskan langkah yang dapat diamati: “Aplikasi tidak dapat membaca lampiran,” atau “Detail faktur yang dikirimkan tidak mengembalikan catatan.” Hal ini memberikan sesuatu yang spesifik kepada pengirim untuk diselesaikan. Menyebut setiap kegagalan sebagai faktur tidak valid mengaburkan perbedaan antara masalah penanganan dokumen dan hasil mengenai informasi faktur yang dikirimkan.

Simpan file bersama hasilnya

Pertimbangkan skenario hipotetis serah terima antara pengadaan dan keuangan. Pengadaan menerima PDF faktur asli melalui email, lalu mengirimkan gambar obrolan yang dipotong dari totalnya ke keuangan. Keuangan juga menerima tangkapan layar berlabel “diverifikasi,” tetapi gambar tersebut tidak menampilkan nomor faktur lengkap atau tanggal pemeriksaan. Ketiga file tersebut terkait dalam percakapan; namun, mereka belum menjadi catatan yang dapat direproduksi dari satu pemeriksaan yang selesai.

Tindakan berguna berikutnya adalah memperoleh lampiran asli dan menentukan faktur mana yang menjadi subjek hasil tersebut. Jika respons sebelumnya tidak dapat dikaitkan dengan faktur tersebut, lakukan pemeriksaan melalui rute tersedia yang sesuai. Simpan file yang diterima, pengidentifikasi faktur, respons bertanggal, dan selisih yang belum terselesaikan secara bersamaan. Contoh ini berkaitan dengan ketertelusuran; hal ini tidak menyiratkan bahwa gambar yang dipotong sengaja diubah.

Retensi file juga memiliki konteks akuntansi tertentu. Berdasarkan pemberitahuan tahun 2020 dari Kementerian Keuangan dan Administrasi Arsip Nasional, organisasi yang memakai cetakan dokumen akuntansi elektronik untuk penggantian biaya, pembukuan, dan pengarsipan juga harus menyimpan dokumen elektronik yang menjadi sumber cetakan tersebut. Ketentuan akuntansi Tiongkok ini bukan aturan penyimpanan universal bagi semua pembeli di luar negeri, tetapi menjelaskan mengapa menyerahkan cetakan saja bisa tidak memadai.

Hasil yang disimpan memiliki tanggalnya sendiri. Bedakan tanggal tersebut dari tanggal penerbitan faktur dan dari tanggal lampiran diteruskan. Jika penerbit kemudian memberikan koreksi, pertahankan hubungan antara materi asli dan materi baru alih-alih menimpa file pertama. Panduan verifikasi yang lebih luas menjelaskan koreksi dan pertanyaan status faktur tanpa mengubah tugas penanganan file ini menjadi prosedur pelaporan pajak.

Terakhir, batasi pemeriksaan dokumen sesuai tujuannya. Faktur yang bidang tercatatnya sesuai dengan lampiran masih dapat menimbulkan pertanyaan terpisah mengenai perusahaan yang tercantum di dalamnya. Gunakan penjelasan penerbit faktur untuk mengidentifikasi peran tersebut, dan panduan ketidaksesuaian nama pemasok dan faktur ketika entitasnya berbeda. File yang dapat dibaca dan pencarian faktur yang selesai tidak dapat memberikan penjelasan untuk pihak kontraktor yang tidak terkait.

Tugas file selesai ketika materi asli dapat digunakan, pemeriksaan berkaitan dengan faktur yang sama, dan hasilnya yang bertanggal disimpan secara akurat. Jika salah satu elemen tersebut hilang, minta elemen tersebut secara eksplisit. Hal ini membuat pertukaran berikutnya dengan penerbit jauh lebih bermanfaat daripada mengirimkan kembali tangkapan layar lain dengan pesan “PDF tidak berfungsi.”