Facture chinoise : données non concordantes

Si une vérification de facture chinoise renvoie 不一致 (« incohérent »), comparez les informations que vous avez soumises avec la facture originale avant de réessayer. Si ces valeurs concordent et que le résultat reste indéterminé, contactez l’émetteur en joignant le fichier original et la réponse exacte. Un échec de comparaison constitue un motif d’investigation ; il n’explique pas, à lui seul, qui a commis l’erreur ni ne prouve que le fournisseur a fabriqué la facture.

Il convient de distinguer deux situations différentes. Le service peut renvoyer un message d’incohérence sans afficher les détails de la facture. Alternativement, il peut renvoyer un enregistrement correspondant dont l’acheteur, le vendeur ou le montant diffère de la pièce jointe que vous avez reçue. Dans la première situation, vérifiez la soumission. Dans la seconde, comparez les documents. Traiter les deux cas comme « la facture n’a pas fonctionné » rend inutilement difficile le prochain échange avec l’émetteur.

Identifier le résultat

Conservez le résultat exactement tel qu’il est apparu, ainsi que la date de vérification et les valeurs soumises. Dans son explication des résultats de vérification, l’administration fiscale du Guangxi décrit « incohérent » comme signifiant qu’au moins un élément de vérification soumis diffère des informations électroniques de l’administration fiscale. Elle conseille de contacter l’émetteur ou l’administration fiscale compétente de l’émetteur lorsque les éléments soumis ont été confirmés par rapport à la facture.

Ce message n’identifie pas nécessairement le champ individuel qui diffère. N’indiquez pas « montant erroné » dans vos dossiers sauf si vous avez effectivement constaté un écart de montant. Un service peut également traduire le message ou afficher son propre code d’erreur. Conservez le message original avec votre explication afin qu’un collègue puisse distinguer ce que le service a rapporté de ce que vous avez déduit.

Choisir la prochaine action en fonction du résultat réellement reçu

Ce que vous voyez	Vérification suivante à effectuer
Incohérent : 不一致	Comparez les éléments de vérification soumis avec la facture originale et les exigences propres à son type.
Aucune facture trouvée : 查无此票	Vérifiez les identifiants et la couverture du service ; interrogez l’émetteur sur l’enregistrement d’émission pertinent si nécessaire.
Erreur réseau, CAPTCHA ou de lecture de fichier	Résolvez d’abord l’échec de l’opération. Cela n’a pas établi si les informations de la facture correspondent.

Les instructions d’utilisation actuelles de la plateforme nationale présentent « incohérent » et « aucune facture trouvée » comme des résultats distincts. Sa section d’aide traite séparément des problèmes d’accès et des limites de recherche. Suivez la branche qui décrit votre réponse plutôt que de traiter chaque tentative infructueuse comme le même problème.

Une capture d’écran fournie par un fournisseur montrant une vérification antérieure réussie constitue un élément distinct. Recherchez l’identifiant de la facture et l’heure de cette vérification avant de la comparer avec votre résultat. Une image qui masque le numéro ou montre une autre pièce jointe ne peut pas résoudre l’écart actuel, même si le nom de l’entreprise visible est familier.

Vérifier les données saisies

Ouvrez la facture originale à côté du formulaire de soumission ou des détails de la demande enregistrée. Comparez un champ à la fois, y compris tout code de facture requis par la voie sélectionnée. Conservez les zéros initiaux. Lisez la date d’émission directement sur la facture ; la date de l’e-mail, la date de paiement et la date de livraison peuvent être différentes. Un numéro de facture identifie le document, tandis que le numéro fiscal du vendeur identifie l’entreprise. Ils ne sont pas interchangeables.

Vérifiez ensuite l’intitulé du montant. Pour les factures entièrement numérisées courantes, les instructions officielles exigent le numéro de facture à 20 chiffres, la date d’émission et le total TTC, libellé 价税合计. Pour les anciennes factures spéciales de TVA émises via le système de gestion des factures de TVA, la combinaison pertinente inclut le montant HT. Certaines factures ordinaires exigent plutôt les six derniers chiffres du code de vérification de la facture. Utilisez conjointement le type de facture et l’intitulé réel du champ ; le nom du fichier PDF ne détermine pas la voie correcte.

Le guide de vérification des factures de TVA chinoises détaille ces combinaisons de saisie. Lors du dépannage, comparez la valeur déjà soumise avec la valeur requise sur votre facture spécifique. Ne faites pas défiler le sous-total, la taxe et le total en espérant qu’un élément produise un résultat positif. Une soumission corrigée doit avoir une raison identifiable.

La reconnaissance de fichier nécessite la même comparaison. Si un service remplit les champs à partir d’une facture téléchargée, inspectez les valeurs extraites avant de soumettre. Si vous ne pouvez pas voir ce qui a été extrait, conservez la réponse d’échec et utilisez une voie manuelle disponible ou demandez des clarifications au service. La réussite du téléchargement confirme seulement que le fichier a atteint cette étape ; elle ne vous indique pas quelles valeurs ont été vérifiées.

Supposons qu’une facture entièrement dématérialisée fictive affiche un total TTC de CNY 1,280.00, mais que la soumission enregistrée indique CNY 128.00. Le numéro de facture et la date ont été copiés correctement. Vous avez identifié une erreur de transcription, sans établir que la facture elle-même est fausse. Corrigez la soumission pour qu’elle corresponde à la valeur réellement affichée sur l’original, effectuez la vérification appropriée et conservez la nouvelle réponse à côté de la première.

Si la deuxième vérification aboutit, notez que le montant saisi a été corrigé. Ne dites pas que l’émetteur a « corrigé la facture » si l’émetteur n’a rien modifié. Si elle échoue toujours, le zéro manquant explique uniquement le premier essai ; il n’explique pas le deuxième résultat. Poursuivez avec les données d’entrée désormais confirmées plutôt que de supposer que chaque problème restant a la même cause.

Lorsque la source est floue, recadrée ou illisible, évitez de deviner. Demandez le fichier téléchargeable original ou une copie complète et lisible. Le guide des factures PDF traite des problèmes de gestion des fichiers. Convertir la même capture d’écran peu claire dans un autre format ne permet pas d’établir les caractères manquants.

Contacter l’émetteur

Adressez à l’émetteur une question à laquelle il peut répondre à partir de son registre d’émission. Incluez l’identifiant de la facture, la date, le montant ou le code pertinent, la pièce jointe originale, le service utilisé et l’heure de la réponse. Utilisez votre canal de communication habituel et ne partagez les informations qu’avec les personnes qui en ont besoin. Évitez de transférer des factures sans rapport ou un dossier fournisseur entier pour expliquer un seul échec de vérification.

Nous avons vérifié la facture jointe en utilisant les détails indiqués dans le fichier original. Le service a renvoyé « données non concordantes » à [heure de la vérification]. Veuillez confirmer le type de facture et l’enregistrement d’émission correspondant, et envoyer le fichier électronique original si cette pièce jointe est une copie. Si la facture a été corrigée ou remplacée, veuillez identifier la facture originale et le document connexe. Nous avons joint les champs soumis afin que vous puissiez comparer les mêmes informations.

Cette demande offre à l’émetteur quelque chose de plus précis que « veuillez envoyer une facture valide ». Une réponse peut établir qu’une mauvaise pièce jointe a été transmise, fournir un original lisible, identifier un document corrigé ou laisser le problème non résolu. Demandez à l’émetteur de traiter l’écart réel. Une assurance générale selon laquelle ses factures sont authentiques ne vous indique pas pourquoi cette soumission a échoué.

Conservez tout fichier nouvellement reçu comme une version distincte. Comparez son identifiant de facture, l’acheteur, le vendeur, la date et le montant avec la première pièce jointe avant de le soumettre. S’il s’agit d’une facture différente, enregistrez cette relation plutôt que de remplacer silencieusement l’original. Si seule l’apparence du document change, demandez ce qui a changé et pourquoi ; un nouveau nom de fichier n’est pas une explication.

Lorsqu’une facture électronique émise contient une erreur réelle de facturation, la correction de la facture relève de l’émetteur conformément aux règles applicables. Les règles d’application en anglais de l’autorité fiscale décrivent les factures électroniques en note de crédit (« red-letter ») pour certaines circonstances, y compris les erreurs de facturation. Ne modifiez pas vous-même le PDF du fournisseur. L’explication sur les factures en note de crédit couvre la relation entre l’original et l’ajustement.

Si l’émetteur ne peut pas résoudre un écart matériel, contactez l’autorité fiscale compétente concernant la procédure de vérification appropriée. L’article 38 des règles d’application chinoises actuelles prévoit une demande de vérification de l’authenticité de la facture. Présentez le matériel original et la comparaison déjà effectuée. Il s’agit d’une voie pour résoudre un doute, et non d’une promesse qu’un site public rendra une conclusion experte à la demande.

Comparer les résultats avec la facture

Une recherche qui renvoie des détails crée une tâche différente : comparez les informations renvoyées avec le fichier exact que vous avez reçu. Vérifiez d’abord l’identifiant de la facture. Ensuite, comparez le vendeur et l’acheteur, les descriptions d’articles et les montants partout où le service les affiche. Notez quels champs ont été effectivement renvoyés ; une interface qui n’affiche que des informations limitées n’a pas confirmé les champs qu’elle n’a jamais affichés.

Si l’acheteur renvoyé diffère de celui de la pièce jointe, ne rejetez pas la différence parce que le vendeur et le total semblent corrects. Enregistrez les deux versions et identifiez le champ conflictuel dans votre demande à l’émetteur. De même, une facture authentique relative à une autre commande n’établit pas les détails de votre achat. La comparaison nécessite les bons de commande ou documents de transaction pertinents ainsi que l’enregistrement de la facture.

Une différence de nom de vendeur peut nécessiter une identification de l’entreprise plutôt qu’une autre recherche de facture. Conservez ensemble le nom chinois du vendeur et l’identifiant fiscal, puis comparez-les avec l’entreprise nommée dans votre dossier fournisseur. L’article sur la non-concordance des noms entre le fournisseur et la facture explique ce problème distinct. Une marque partagée ou un commercial commun ne font pas de deux sociétés enregistrées la même entité.

Clôturez le problème avec une note précise : quel fichier original a été vérifié, quelle valeur soumise a changé le cas échéant, ce que disait la dernière réponse, et s’il subsiste une différence documentaire ou transactionnelle. Conservez un échec qui explique la correction, mais libellez clairement le dernier résultat afin que la première capture d’écran ne soit pas confondue avec la position finale.

Vous pouvez utiliser l’outil de vérification des factures de ChinaValidate pour les types de factures pris en charge et examiner la réponse en la comparant à l’original. Utilisez la recherche d’entreprise lorsque la question non résolue porte sur l’identité du vendeur chinois. Une vérification de facture effectuée ne détermine pas, à elle seule, la déductibilité fiscale, l’éligibilité au remboursement ni si un autre bénéficiaire bancaire peut recevoir le paiement.