Hóa đơn Trung Quốc: thông tin không khớp

Nếu kết quả kiểm tra hóa đơn Trung Quốc trả về 不一致 (“không nhất quán”), hãy đối chiếu thông tin bạn đã gửi với hóa đơn gốc trước khi thử lại. Nếu các giá trị này khớp nhau nhưng kết quả vẫn chưa được giải quyết, hãy liên hệ với bên phát hành kèm theo tệp gốc và phản hồi chính xác từ hệ thống. Việc so sánh không khớp là lý do để điều tra; bản thân nó không giải thích ai là người gây ra lỗi hay chứng minh nhà cung cấp đã giả mạo hóa đơn.

Cần phân biệt hai tình huống khác nhau. Dịch vụ có thể trả về thông báo không nhất quán mà không hiển thị chi tiết hóa đơn. Hoặc dịch vụ có thể trả về một bản ghi khớp nhưng thông tin người mua, người bán hoặc số tiền khác với tệp đính kèm bạn nhận được. Trong tình huống đầu tiên, hãy kiểm tra dữ liệu đã gửi. Trong tình huống thứ hai, hãy so sánh các tài liệu. Việc coi cả hai trường hợp đều là “hóa đơn không hoạt động” sẽ khiến việc trao đổi tiếp theo với bên phát hành trở nên khó khăn không cần thiết.

Xác định kết quả

Hãy lưu giữ nguyên văn kết quả như khi nó xuất hiện, cùng với ngày kiểm tra và các giá trị đã gửi. Trong giải thích về kết quả xác minh, cơ quan thuế Quảng Tây mô tả “không nhất quán” là trường hợp có ít nhất một mục xác minh đã gửi khác với thông tin điện tử của cơ quan thuế. Cơ quan này khuyến nghị liên hệ với bên phát hành hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp của bên phát hành khi các mục đã gửi đã được xác nhận đối chiếu với hóa đơn.

Thông báo đó không nhất thiết chỉ ra cụ thể trường nào bị sai lệch. Không ghi “sai số tiền” vào hồ sơ trừ khi bạn thực sự tìm thấy sự chênh lệch về số tiền. Một dịch vụ cũng có thể dịch thông báo hoặc hiển thị mã lỗi riêng. Hãy lưu thông báo gốc cùng với phần giải thích của bạn để đồng nghiệp khác có thể phân biệt đâu là thông tin do dịch vụ báo cáo và đâu là suy luận của bạn.

Chọn hành động tiếp theo dựa trên kết quả bạn thực tế nhận được

Những gì bạn thấy	Việc cần kiểm tra tiếp theo
Không nhất quán: 不一致	So sánh các mục xác minh đã gửi với hóa đơn gốc và các yêu cầu dành cho loại hóa đơn đó.
Không tìm thấy hóa đơn: 查无此票	Kiểm tra các mã định danh và phạm vi hỗ trợ của dịch vụ; hỏi bên phát hành về bản ghi phát hành liên quan nếu cần.
Lỗi mạng, CAPTCHA hoặc lỗi đọc tệp	Khắc phục thao tác thất bại trước. Thao tác này chưa xác định được liệu thông tin hóa đơn có khớp hay không.

Hướng dẫn vận hành hiện tại của nền tảng quốc gia liệt kê “không nhất quán” và “không tìm thấy hóa đơn” là hai kết quả riêng biệt. Mục trợ giúp của nền tảng này cũng xử lý riêng các vấn đề truy cập và giới hạn tra cứu. Hãy tuân theo nhánh mô tả đúng phản hồi bạn nhận được thay vì coi mọi lần thử không thành công đều là cùng một vấn đề.

Ảnh chụp màn hình của nhà cung cấp về một lần kiểm tra thành công trước đó là một tài liệu riêng biệt. Hãy tìm mã định danh hóa đơn và thời điểm thực hiện lần kiểm tra đó trước khi so sánh với kết quả của bạn. Một hình ảnh che khuất số liệu hoặc hiển thị tệp đính kèm khác không thể giải quyết sự chênh lệch hiện tại, ngay cả khi tên công ty hiển thị trông quen thuộc.

Kiểm tra thông tin đã nhập

Mở hóa đơn gốc bên cạnh biểu mẫu gửi hoặc chi tiết yêu cầu đã lưu. So sánh từng trường một, bao gồm cả mã hóa đơn nếu tuyến đường đã chọn yêu cầu. Giữ nguyên các chữ số không ở đầu. Đọc ngày phát hành từ chính hóa đơn; ngày email, ngày thanh toán và ngày giao hàng có thể khác nhau. Số hóa đơn xác định tài liệu, trong khi mã số thuế của người bán xác định doanh nghiệp. Hai yếu tố này không thể thay thế cho nhau.

Sau đó, kiểm tra nhãn số tiền. Đối với các hóa đơn điện tử toàn phần phổ biến, hướng dẫn chính thức yêu cầu số hóa đơn 20 chữ số, ngày phát hành và tổng cộng bao gồm thuế, được gắn nhãn 价税合计. Đối với các hóa đơn giá trị gia tăng đặc biệt cũ hơn được phát hành qua hệ thống quản lý hóa đơn GTGT, tổ hợp liên quan bao gồm số tiền chưa bao gồm thuế. Một số hóa đơn thông thường lại yêu cầu sáu chữ số cuối của mã xác minh hóa đơn. Hãy sử dụng loại hóa đơn và nhãn trường thực tế cùng lúc; tên tệp PDF không quyết định tuyến đường chính xác.

Hướng dẫn xác minh hóa đơn GTGT Trung Quốc trình bày các tổ hợp đầu vào này. Khi khắc phục sự cố, hãy so sánh giá trị đã gửi với giá trị bắt buộc trên hóa đơn cụ thể của bạn. Đừng thử luân phiên nhập số tiền chưa thuế, số tiền thuế và tổng cộng với hy vọng một trong số đó cho ra kết quả tích cực. Một lần gửi đã sửa đổi cần có lý do xác đáng.

Việc nhận diện tệp cũng cần quy trình so sánh tương tự. Nếu một dịch vụ tự động điền các trường từ hóa đơn tải lên, hãy kiểm tra các giá trị đã trích xuất trước khi gửi. Nếu bạn không thể xem những gì đã được trích xuất, hãy lưu lại phản hồi thất bại và sử dụng phương thức thủ công khả dụng hoặc yêu cầu dịch vụ làm rõ. Việc tải lên thành công chỉ xác nhận tệp đã đến giai đoạn đó; nó không cho bạn biết những giá trị nào đã được kiểm tra.

Giả sử một hóa đơn được số hóa toàn bộ mang tính chất minh họa cho thấy tổng số tiền bao gồm thuế là CNY 1,280.00, nhưng bản nộp lưu lại chỉ ghi CNY 128.00. Số hóa đơn và ngày tháng đã được sao chép chính xác. Bạn đã phát hiện ra sự sai lệch do nhập liệu, chứ chưa chứng minh được rằng bản thân hóa đơn là giả mạo. Hãy điều chỉnh bản nộp theo đúng giá trị thực tế hiển thị trên bản gốc, thực hiện kiểm tra thích hợp và lưu giữ phản hồi mới bên cạnh phản hồi đầu tiên.

Nếu lần kiểm tra thứ hai thành công, hãy ghi nhận rằng số tiền nhập vào đã được hiệu chỉnh. Không nói rằng nhà phát hành đã “sửa hóa đơn” khi họ không hề thay đổi gì. Nếu vẫn thất bại, việc thiếu số 0 chỉ giải thích cho kết quả của lần thử đầu tiên; nó không giải thích được kết quả của lần thứ hai. Hãy tiếp tục với dữ liệu đầu vào đã được xác nhận thay vì giả định rằng mọi vấn đề còn lại đều có cùng nguyên nhân.

Khi nguồn hình ảnh bị mờ, bị cắt xén hoặc không thể đọc được, hãy dừng lại và không đoán mò. Yêu cầu tệp tải xuống gốc hoặc một bản sao đầy đủ, rõ ràng. Hướng dẫn về PDF hóa đơn đề cập đến các vấn đề xử lý tệp. Việc chuyển đổi cùng một ảnh chụp màn hình không rõ ràng sang định dạng khác không giúp xác định được các ký tự bị thiếu.

Liên hệ bên phát hành

Gửi cho nhà phát hành một câu hỏi có thể được trả lời dựa trên hồ sơ phát hành của họ. Bao gồm mã định danh hóa đơn, ngày tháng, số tiền hoặc mã liên quan, tệp đính kèm gốc, dịch vụ đã sử dụng và thời điểm nhận phản hồi. Sử dụng kênh liên lạc đã thiết lập và chỉ chia sẻ thông tin với những người cần biết. Tránh chuyển tiếp các hóa đơn không liên quan hoặc toàn bộ thư mục của nhà cung cấp chỉ để giải thích cho một lần kiểm tra thất bại.

Chúng tôi đã kiểm tra hóa đơn đính kèm bằng cách sử dụng các chi tiết hiển thị trong tệp gốc. Dịch vụ trả về kết quả “thông tin không khớp” vào lúc [thời gian kiểm tra]. Vui lòng xác nhận loại hóa đơn và hồ sơ phát hành liên quan, đồng thời gửi tệp điện tử gốc nếu tệp đính kèm này là bản sao. Nếu hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế, vui lòng xác định hóa đơn gốc và tài liệu liên quan. Chúng tôi đã đính kèm các trường dữ liệu đã nộp để quý vị có thể đối chiếu cùng thông tin.

Yêu cầu này cung cấp cho nhà phát hành thông tin cụ thể hơn là chỉ nói “vui lòng gửi một hóa đơn hợp lệ”. Phản hồi có thể xác định rằng đã chuyển nhầm tệp đính kèm, cung cấp bản gốc dễ đọc, xác định tài liệu đã được điều chỉnh hoặc để vấn đề chưa được giải quyết. Hãy yêu cầu nhà phát hành giải quyết sự sai lệch thực tế. Một đảm bảo chung chung rằng hóa đơn của họ là chính hãng không cho bạn biết lý do tại sao lần nộp này thất bại.

Lưu trữ tệp mới nhận được như một phiên bản riêng biệt. So sánh mã định danh hóa đơn, bên mua, bên bán, ngày tháng và số tiền với tệp đính kèm đầu tiên trước khi nộp. Nếu đó là một hóa đơn khác, hãy ghi nhận mối quan hệ đó thay vì âm thầm thay thế bản gốc. Nếu chỉ diện mạo tài liệu thay đổi, hãy hỏi xem nội dung nào đã thay đổi và lý do; một tên tệp mới không phải là lời giải thích.

Khi một hóa đơn điện tử đã phát hành chứa lỗi lập hóa đơn thực tế, việc sửa chữa hóa đơn là vấn đề thuộc trách nhiệm của bên phát hành theo các quy định hiện hành. Quy tắc triển khai bằng tiếng Anh của cơ quan thuế mô tả về hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm trong các trường hợp cụ thể, bao gồm cả lỗi lập hóa đơn. Không tự chỉnh sửa PDF của nhà cung cấp. Bài viết giải thích về hóa đơn điều chỉnh giảm đề cập đến mối quan hệ giữa hóa đơn gốc và điều chỉnh.

Nếu nhà phát hành không thể giải quyết sự sai lệch trọng yếu, hãy liên hệ với cơ quan thuế liên quan về quy trình xác minh thích hợp. Điều 38 của quy tắc triển khai hiện hành của Trung Quốc quy định về việc nộp đơn xác minh tính xác thực của hóa đơn. Mang theo tài liệu gốc và kết quả so sánh đã thực hiện. Đây là một hướng đi để giải quyết nghi ngờ, không phải là lời hứa rằng một trang web công cộng sẽ đưa ra kết luận pháp y theo yêu cầu.

Đối chiếu kết quả với hóa đơn

Một truy vấn trả về chi tiết tạo ra một nhiệm vụ khác: so sánh thông tin trả về với chính xác tệp bạn đã nhận. Kiểm tra mã định danh hóa đơn trước. Sau đó, so sánh bên bán và bên mua, mô tả mặt hàng và số tiền ở bất kỳ đâu dịch vụ hiển thị chúng. Ghi nhận những trường dữ liệu nào thực sự được trả về; một giao diện chỉ hiển thị thông tin hạn chế chưa xác nhận các trường mà nó không hề hiển thị.

Nếu bên mua được trả về khác với tệp đính kèm, đừng bỏ qua sự khác biệt này chỉ vì bên bán và tổng số tiền trông có vẻ đúng. Lưu cả hai phiên bản và xác định trường dữ liệu mâu thuẫn trong yêu cầu gửi đến nhà phát hành. Tương tự, một hóa đơn hợp lệ cho một đơn hàng khác không xác lập được chi tiết khoản mua hàng của bạn. Việc so sánh cần có cả đơn đặt hàng mua hoặc tài liệu giao dịch liên quan cũng như bản ghi hóa đơn.

Sự khác biệt về tên người bán có thể đòi hỏi việc xác định danh tính doanh nghiệp thay vì tra cứu hóa đơn khác. Giữ nguyên tên người bán bằng tiếng Trung và mã số người nộp thuế cùng nhau, sau đó so sánh chúng với công ty được nêu trong hồ sơ nhà cung cấp của bạn. Bài viết về sự không khớp tên giữa nhà cung cấp và hóa đơn giải thích vấn đề riêng biệt đó. Một thương hiệu hoặc nhân viên bán hàng chung không làm cho hai công ty đã đăng ký trở thành cùng một pháp nhân.

Đóng vấn đề với một ghi chú chính xác: tệp gốc nào đã được kiểm tra, giá trị nộp nào đã thay đổi (nếu có), phản hồi mới nhất nói gì và liệu còn tồn tại sự khác biệt nào về tài liệu hoặc giao dịch hay không. Lưu giữ lần thử thất bại giải thích cho việc hiệu chỉnh, nhưng dán nhãn rõ ràng cho kết quả mới nhất để ảnh chụp màn hình đầu tiên không bị nhầm lẫn với kết luận cuối cùng.

Bạn có thể sử dụng công cụ xác minh hóa đơn của ChinaValidate cho các loại đầu vào hóa đơn được hỗ trợ và đối chiếu phản hồi với bản gốc. Sử dụng tra cứu doanh nghiệp khi vấn đề chưa giải quyết được liên quan đến danh tính của bên bán Trung Quốc. Việc kiểm tra hóa đơn hoàn tất không tự động quyết định khả năng khấu trừ thuế, điều kiện hoàn tiền hoặc việc một bên thụ hưởng ngân hàng khác có thể nhận thanh toán hay không.