Çin Faturasında Bilgi Uyuşmazlığı
Bir Çin faturası doğrulama uyumsuzluğunu çözmek için orijinal faturayı, gönderilen alanları ve dönen kaydı karşılaştırın, ardından düzenleyiciden doğru kanıtı talep edin.
Şirketin Çince yasal unvanı veya Birleşik Sosyal Kredi Kodu (USCC) ile başlayın. Profilini açmadan önce doğru şirketi seçtiğinizden emin olun.
Bir Çin fatura kontrolü 不一致 (“tutarsız”) sonucu döndürürse, tekrar denemeden önce gönderdiğiniz bilgileri orijinal fatura ile karşılaştırın. Bu değerler uyuşuyor ancak sonuç hala belirsizse, orijinal dosya ve tam yanıtla birlikte düzenleyiciyle iletişime geçin. Başarısız bir karşılaştırma inceleme yapılması için bir nedendir; hatanın kimden kaynaklandığını tek başına açıklamaz veya tedarikçinin faturayı sahtelediğini kanıtlamaz.
Ayırt edilmesi gereken iki farklı durum vardır. Hizmet, fatura detaylarını göstermeden bir tutarsızlık mesajı döndürebilir. Alternatif olarak, aldığınız ekteki alıcı, satıcı veya tutardan farklı olan eşleşen bir kayıt döndürebilir. İlk durumda gönderimi kontrol edin. İkinci durumda belgeleri karşılaştırın. Her ikisini de “fatura çalışmadı” olarak ele almak, düzenleyiciyle yapılacak sonraki iletişimi gereksiz yere zorlaştırır.
Sonucu belirleyin
Sonucu, kontrol tarihi ve gönderilen değerlerle birlikte tam olarak göründüğü gibi saklayın. Guangxi vergi dairesi, doğrulama sonuçlarının açıklamasında “tutarsız” ifadesini, gönderilen en az bir doğrulama öğesinin vergi dairesinin elektronik bilgilerinden farklı olması şeklinde tanımlar. Gönderilen öğelerin faturaya göre teyit edildiği durumlarda düzenleyiciye veya düzenleyicinin yetkili vergi dairesine başvurulmasını tavsiye eder.
Bu mesaj, farklı olan bireysel alanı mutlaka belirtmez. Kayıtlarınıza gerçekten bir tutar tutarsızlığı bulmadığınız sürece “yanlış tutar” yazmayın. Bir hizmet ayrıca mesajı çevirebilir veya kendi hata kodunu görüntüleyebilir. Orijinal ifadeyi açıklamanızın yanında saklayın, böylece başka bir meslektaşınız hizmetin bildirdiği şey ile sizin çıkardığınız sonucu ayırt edebilsin.
| Gördüğünüz şey | Sonraki kontrol edilecekler |
|---|---|
| Tutarsız: 不一致 | Gönderilen doğrulama öğelerini orijinal fatura ve türüne ilişkin gerekliliklerle karşılaştırın. |
| Fatura bulunamadı: 查无此票 | Tanımlayıcıları ve hizmetin kapsamını kontrol edin; gerekirse düzenleyiciden ilgili düzenleme kaydı hakkında bilgi isteyin. |
| Ağ, CAPTCHA veya dosya okuma hatası | Önce başarısız işlemi çözün. Fatura bilgilerinin eşleşip eşleşmediği henüz tespit edilmemiştir. |
Ulusal platformun güncel kullanım talimatları, “tutarsız” ve “fatura bulunamadı” sonuçlarını ayrı çıktılar olarak gösterir. Yardım bölümü erişim sorunlarını ve arama limitlerini ayrı olarak ele alır. Her başarısız denemeyi aynı sorun olarak ele almak yerine, yanıtınızı açıklayan dalı takip edin.
Bir tedarikçinin daha önceki başarılı bir kontrole ait ekran görüntüsü ayrı bir belgedir. Sonucunuzla karşılaştırmadan önce fatura tanımlayıcısını ve o kontrolün zamanını arayın. Görünen şirket adı tanıdık olsa bile, numarayı gizleyen veya başka bir eki gösteren bir resim mevcut tutarsızlığı çözemez.
Gönderilen alanları kontrol edin
Orijinal faturayı, gönderim formunun veya kaydedilen talep detaylarının yanında açın. Seçilen rota tarafından gerekli olan herhangi bir fatura kodu dahil, her alanı tek tek karşılaştırın. Baştaki sıfırları koruyun. Düzenleme tarihini faturanın kendisinden okuyun; e-posta tarihi, ödeme tarihi ve teslimat tarihi farklı olabilir. Fatura numarası belgeyi tanımlar, satıcının vergi mükellefi numarası ise işletmeyi tanımlar. Bunlar birbirinin yerine kullanılamaz.
Ardından tutar etiketini kontrol edin. Yaygın olarak kullanılan tamamen dijitalleştirilmiş faturalar için resmi talimatlar, 20 haneli fatura numarasını, düzenleme tarihini ve 价税合计 olarak etiketlenen KDV dahil toplam tutarı gerektirir. KDV fatura yönetim sistemi üzerinden düzenlenen eski tip özel KDV faturaları için ilgili kombinasyon KDV hariç tutarı içerir. Bazı adi faturalar ise fatura doğrulama kodunun son altı hanesini gerektirir. Doğru rotayı seçmek için fatura türünü ve gerçek alan etiketini birlikte kullanın; PDF dosya adı doğru rotayı belirlemez.
Çin KDV faturası doğrulama kılavuzu bu giriş kombinasyonlarını açıklar. Sorun giderirken, zaten gönderilen değeri belirli faturanızdaki gerekli değerle karşılaştırın. Yeşil bir sonuç vereceği umuduyla ara toplam, vergi ve toplam arasında gezinmeyin. Düzeltilmiş bir gönderimin tanımlanabilir bir nedeni olmalıdır.
Dosya tanıma da aynı karşılaştırmayı gerektirir. Bir hizmet yüklenen bir faturadan alanları dolduruyorsa, göndermeden önce çıkarılan değerleri inceleyin. Çıkarılanları göremiyorsanız, başarısız yanıtı saklayın ve mevcut manuel rotayı kullanın veya hizmetten açıklama isteyin. Yükleme başarısı yalnızca dosyanın o aşamaya ulaştığını onaylar; hangi değerlerin kontrol edildiğini size söylemez.
Varsayalım ki kurgusal, tamamen dijitalleştirilmiş bir fatura, KDV dahil toplam tutarı CNY 1,280.00 olarak gösteriyor; ancak kaydedilen gönderim CNY 128.00 içeriyor. Fatura numarası ve tarih doğru şekilde kopyalanmış. Bir yazım hatası tespit ettiniz; faturanın kendisinin sahte olduğunu kanıtlamadınız. Gönderimi orijinalinde fiilen gösterilen değere göre düzeltin, uygun kontrolü gerçekleştirin ve yeni yanıtı ilk yanıtın yanında saklayın.
İkinci kontrol başarılı olursa, girdi tutarının düzeltildiğini kaydedin. Düzenleyen taraf hiçbir değişiklik yapmadığı halde, düzenleyenin “faturayı düzelttiğini” söylemeyin. Kontrol hâlâ başarısız oluyorsa, eksik sıfır yalnızca ilk denemeyi açıklar; ikinci sonucu açıklamaz. Kalan her sorunun aynı nedenden kaynaklandığını varsaymak yerine, artık doğrulanmış olan girdiyle devam edin.
Kaynak bulanık, kırpılmış veya okunamaz olduğunda tahmin yürütmekten kaçının. Orijinal indirilebilir dosyayı veya eksiksiz, okunabilir bir kopyayı talep edin. Fatura PDF kılavuzu dosya işleme sorunlarını ele alır. Aynı belirsiz ekran görüntüsünü başka bir biçime dönüştürmek, eksik karakterleri doğrulamaz.
Düzenleyenden çözmesini isteyin
Düzenleyene, kendi düzenleme kaydından yanıtlanabilecek bir soru iletin. Fatura tanımlayıcısını, tarihi, ilgili tutarı veya kodu, orijinal eki, kullanılan hizmeti ve yanıt zamanını ekleyin. Kurduğunuz iletişim kanalını kullanın ve bilgileri yalnızca ihtiyacı olan kişilerle paylaşın. Tek bir başarısız kontrolü açıklamak için ilgisiz faturaları veya tedarikçi klasörünün tamamını iletmekten kaçının.
Ekli faturayı, orijinal dosyada gösterilen bilgilerle kontrol ettik. Hizmet, [kontrol zamanı] tarihinde “tutarsız” yanıtını döndürdü. Lütfen fatura türünü ve ilgili düzenleme kaydını teyit edin; bu ek bir kopya ise orijinal elektronik dosyayı gönderin. Fatura düzeltilmiş veya değiştirilmişse, lütfen orijinal faturayı ve ilgili belgeyi belirtin. Aynı bilgileri karşılaştırabilmeniz için gönderilen alanları ekte sunduk.
Bu talep, düzenleyene “lütfen geçerli bir fatura gönderin” ifadesinden daha kesin bir içerik sunar. Yanıt, yanlış ekin iletildiğini ortaya koyabilir, okunabilir bir orijinal sağlayabilir, düzeltilmiş bir belgeyi tanımlayabilir veya sorunu çözümsüz bırakabilir. Düzenleyenden fiili tutarsızlığı gidermesini isteyin. Faturalarının gerçek olduğuna dair genel bir güvence, bu gönderimin neden başarısız olduğunu size anlatmaz.
Yeni alınan dosyayı ayrı bir sürüm olarak saklayın. Göndermeden önce fatura tanımlayıcısını, alıcıyı, satıcıyı, tarihi ve tutarı ilk ektekiyle karşılaştırın. Farklı bir faturayla ilgiliyse, orijinalini sessizce değiştirmek yerine bu ilişkiyi kaydedin. Yalnızca belgenin görünümü değiştiyse, neyin ve neden değiştiğini sorun; yeni bir dosya adı bir açıklama değildir.
Düzenlenmiş bir elektronik fatura fiili bir faturalama hatası içeriyorsa, faturanın düzeltilmesi uygulanabilir kurallar çerçevesinde düzenleyen tarafın sorumluluğundadır. Vergi otoritesinin İngilizce uygulama kuralları, faturalama hataları da dâhil olmak üzere belirli durumlarda kırmızı harfli elektronik faturaları tanımlar. Tedarikçinin PDF dosyasını kendiniz düzenlemeyin. Kırmızı harfli fatura açıklaması, orijinal fatura ile düzeltme arasındaki ilişkiyi ele alır.
Düzenleyen önemli bir tutarsızlığı çözemezse, uygun doğrulama yolu için ilgili vergi otoritesiyle iletişime geçin. Güncel Çin uygulama kurallarının 38. maddesi, fatura özgünlüğünün doğrulanmasına yönelik bir başvuruyu öngörür. Orijinal materyali ve daha önce yaptığınız karşılaştırmayı yanınızda bulundurun. Bu, şüpheyi gidermeye yönelik bir yoldur; kamuya açık bir web sitesinin talebe bağlı olarak adli nitelikte bir sonuç vereceğine dair bir vaat değildir.
Dönen herhangi bir kaydı karşılaştırın
Ayrıntı döndüren bir sorgu farklı bir görev yaratır: dönen bilgileri, aldığınız tam dosya ile karşılaştırın. Önce fatura tanımlayıcısını kontrol edin. Ardından, hizmetin gösterdiği ölçüde satıcı ve alıcıyı, kalem açıklamalarını ve tutarları karşılaştırın. Hangi alanların fiilen döndürüldüğünü kaydedin; yalnızca sınırlı bilgi gösteren bir arayüz, hiç göstermediği alanları doğrulamamıştır.
Dönen alıcı ekle uyumsuzsa, satıcı ve toplam tutar doğru göründüğü için farkı göz ardı etmeyin. Her iki sürümü de kaydedin ve düzenleyene yönelik talebinizde çatışan alanı belirtin. Benzer şekilde, başka bir siparişe ait gerçek bir fatura, satın alımınızın ayrıntılarını doğrulamaz. Karşılaştırma, fatura kaydının yanı sıra ilgili satın alma siparişi veya işlem belgelerini de gerektirir.
Satıcı adı farkı, başka bir fatura sorgusundan ziyade şirket kimliklendirmesini gerektirebilir. Çince satıcı adını ve mükellef tanımlayıcısını birlikte tutun, ardından bunları tedarikçi dosyanızda adı geçen şirketle karşılaştırın. Tedarikçi ve fatura adı uyuşmazlığı makalesi bu ayrı sorunu açıklar. Ortak bir marka veya satış temsilcisi, iki tescilli şirketi aynı tüzel kişi yapmaz.
Sorunu kesin bir notla kapatın: hangi orijinal dosyanın kontrol edildiği, varsa hangi gönderilen değerin değiştirildiği, en son yanıtın ne söylediği ve herhangi bir belge veya işlem farkının devam edip etmediği. Düzeltmeyi açıklayan başarısız bir denemeyi saklayın, ancak ilk ekran görüntüsünün nihai durum sanılmaması için en son sonucu açıkça etiketleyin.
Desteklenen fatura girişleri için ChinaValidate’ın fatura doğrulama aracını kullanabilir ve yanıtı orijinaliyle birlikte inceleyebilirsiniz. Çözülmemiş soru Çinli satıcının kimliğiyle ilgiliyse şirket aramasını kullanın. Tamamlanmış bir fatura kontrolü, vergiden düşülebilirliği, masraf karşılama uygunluğunu veya ödemenin farklı bir banka lehdarına yapılıp yapılamayacağını tek başına belirlemez.