चीनी आपूर्तिकर्ता की समुचित जांच (Due Diligence)

समुचित जांच को एक नियंत्रण प्रणाली के रूप में देखें

एक बार की कंपनी खोज एक संकीर्ण प्रश्न का उत्तर देती है: यह रिकॉर्ड किस कानूनी इकाई का वर्णन करता है, और खोज की तारीख को उपलब्ध स्रोतों ने क्या कहा? यह किसी उत्पाद को अनुमोदित नहीं करता, उत्पादन लाइन की पुष्टि नहीं करता, हर दस्तावेज़ को प्रमाणित नहीं करता, या प्रदर्शन की भविष्यवाणी नहीं करता।

व्यापक प्रबंधन सिद्धांत अच्छी तरह से स्थापित है। OECD समुचित जांच मार्गदर्शन यह जोखिम-आधारित है और कंपनियों से यह अपेक्षा करता है कि वे व्यापारिक संबंधों में महत्वपूर्ण प्रभावों की पहचान करें, उनका समाधान करें, उन पर नज़र रखें और उनके बारे में संचार करें। व्यवसाय और मानवाधिकारों पर संयुक्त राष्ट्र के दिशानिर्देश समुचित जांच को एक निरंतर प्रक्रिया के रूप में वर्णित करते हैं जो जल्दी शुरू होनी चाहिए और जहां जोखिम सबसे महत्वपूर्ण हैं, वहां प्राथमिकता दी जानी चाहिए।

यह गाइड उस संचालन विचार को आयात खरीद पर लागू करता है। वाणिज्यिक, गुणवत्ता, कानूनी, उत्पाद अनुपालन, वित्तीय और जिम्मेदार sourcing समीक्षाएं परस्पर विनिमेय नहीं हैं। वे एक आपूर्तिकर्ता फ़ाइल साझा कर सकते हैं, लेकिन प्रत्येक को एक स्वामी, एक निर्णय और एक एस्केलेशन पथ की आवश्यकता होती है। आवश्यकताएं गंतव्य बाजार, उत्पाद, उद्योग, ऑर्डर मूल्य और खरीदार की अपनी नीतियों के अनुसार भी भिन्न होती हैं। इसलिए, कंपनी रिपोर्ट निर्णय का इनपुट है, न कि निर्णय स्वयं।

आपूर्तिकर्ता का वर्गीकरण करने से पहले ऑर्डर का वर्गीकरण करें

टीमें अक्सर USD 300 स्टॉक नमूने और USD 150,000 कस्टम उत्पाद के लिए एक ही चेकलिस्ट लागू करती हैं। परिणाम या तो बर्बाद हुआ प्रयास होता है या खतरनाक कम समीक्षा। ऑर्डर-जोखिम संक्षेप के साथ शुरू करें और जोखिम के अनुरूप नियंत्रण चुनें।

जोखिम लेनदेन को एक स्तर ऊपर ले जा सकता है भले ही राशि छोटी हो। सुरक्षा कार्य में उपयोग किए जाने वाले कम लागत वाले इलेक्ट्रिकल घटक को महंगे सजावटी वस्तु की तुलना में अधिक जांच की आवश्यकता हो सकती है। यही बात तब भी सही है जब खरीदार स्वामित्व वाली ड्राइंग साझा करता है, एक फैक्ट्री पर निर्भर करता है, विनियमित ग्राहक को बेचता है, या उत्पाद को तेजी से बदल नहीं सकता।

चरण 0: खरीदारी संक्षेप तैयार करें

आपूर्तिकर्ता दस्तावेज़ एकत्र करने से पहले, एक पेज लिखें जो खरीद की व्याख्या करता है। इससे समीक्षा उस सामग्री के ढेर में बदलने से बचती है जो सेल्सपर्सन भेजता है।

• सटीक उत्पाद, अभिप्रेत उपयोग, गंतव्य बाजार, अनुमानित मात्रा और आवश्यक डिलीवरी अवधि को परिभाषित करें।
• विनियमित या ग्राहक-विशिष्ट आवश्यकताओं की पहचान करें जिनके लिए योग्य सलाह की आवश्यकता है।
• अपेक्षित ऑर्डर मूल्य, अग्रिम राशि, शेष भुगतान ट्रिगर, इंकॉटर्म, टूलिंग, बौद्धिक संपदा और स्विचिंग लागत रिकॉर्ड करें।
• गैर-परिवर्तनीय आवश्यकताओं और उन तथ्यों की सूची बनाएं जो अभी भी धारणाएं हैं।
• डेडलाइन आने से पहले खरीद, गुणवत्ता, वित्त, कानूनी या अनुपालन और लॉजिस्टिक्स स्वामी नियुक्त करें।

आउटपुट आपूर्तिकर्ता स्कोर नहीं है। यह एक समीक्षा योजना है। उदाहरण के लिए, "मशीन किए गए पंप हाउसिंग के लिए नया आपूर्तिकर्ता" बहुत अस्पष्ट है। एक बेहतर संक्षेप कहता है कि पार्ट खरीदार-स्वामित्व वाली ड्राइंग का उपयोग करता है, दो बाजारों में बेचे जाने वाले औद्योगिक उपकरण में जाता है, सामग्री ट्रेसएबिलिटी की आवश्यकता होती है, 40% जमा राशि है, और इसे बारह सप्ताह के भीतर बदला नहीं जा सकता। ये तथ्य निर्धारित करते हैं कि क्या सत्यापित किया जाना चाहिए।

चरण 1: पहचान और भूमिकाएं स्थापित करें

फ़ाइल को प्रत्येक संबंधित मुख्य भूमि इकाई के चीनी कानूनी नाम और एकीकृत सामाजिक क्रेडिट कोड (USCC) से जोड़ें। यह रिकॉर्ड करें कि कौन बात कर रहा है, कौन हस्ताक्षर करेगा, कौन निर्माण करता है, कौन निर्यात करता है, कौन चालान जारी करता है और कौन धन प्राप्त करता है। ये भूमिकाएँ वैध रूप से विभाजित हो सकती हैं, लेकिन बिना स्पष्टीकरण के विभाजन एक रुकावट है, अनुमान लगाने का कारण नहीं।

चीन के बाज़ार इकाई पंजीकरण नियमों में कानूनी नाम, इकाई का प्रकार, व्यावसायिक गतिविधियों का दायरा, पता, पंजीकृत पूंजी और कानूनी प्रतिनिधि जैसे प्रमुख पंजीकृत मामले शामिल हैं। इनमें यह भी प्रावधान है कि किसी बाज़ार इकाई का केवल एक पंजीकृत नाम होता है। आधिकारिक पंजीकरण विनियम पढ़ें. अलग से, उद्यम-सूचना प्रकटीकरण नियम पंजीकरण रिकॉर्ड, वार्षिक रिपोर्ट, लाइसेंसिंग, जुर्माने, इक्विटी परिवर्तन और संबंधित सार्वजनिक जानकारी को कवर करते हैं, जिनके स्रोत और अद्यतन करने की जिम्मेदारियाँ भिन्न होती हैं। प्रकटीकरण विनियम की समीक्षा करें.

परिणाम के साथ-साथ क्वेरी की तारीख और स्रोत सहेजें। फिर नाम, पता, स्थिति, दायरे, आयु, प्रतिनिधि और महत्वपूर्ण इतिहास में विरोधाभासों को सुलझाएं। रजिस्ट्री रिकॉर्ड पहचान का समर्थन करता है; यह यह प्रमाणित नहीं करता कि चैट में मौजूद व्यक्ति उस कंपनी को नियंत्रित करता है। एक से अधिक चैनलों के माध्यम से संपर्क की निरंतरता की पुष्टि करें और दस्तावेज़ करें कि प्रत्येक संबद्ध इकाई लेनदेन में क्यों शामिल है।

का उपयोग करें न्यूनतम कंपनी और लाभार्थी गेट एक केंद्रित भुगतान समीक्षा के लिए। यदि व्यावसायिक भूमिका अनिश्चित है, तो उत्तर का अनुमान व्यावसायिक गतिविधियों के दायरे के वाक्यांश से लगाने के बजाय, फ़ैक्ट्री-या-ट्रेडिंग-कंपनी साक्ष्य परीक्षण के माध्यम से काम करें।

चरण 2: क्षमता, साइट और उत्पाद साक्ष्य का मूल्यांकन करें

अब इस बात पर विचार करें कि क्या प्रस्तावित परिचालन श्रृंखला इस ऑर्डर को पूरा कर सकती है। अमेरिकी अंतर्राष्ट्रीय व्यापार प्रशासन चीन में प्रवेश करने वाली कंपनियों को सलाह देता है कि वे भागीदारों का सावधानीपूर्वक मूल्यांकन करें और क्षेत्रीय, क्षेत्र, नियामक और बौद्धिक संपदा संदर्भ पर विचार करें। इसका चीन बाज़ार-प्रवेश मार्गदर्शन अमेरिकी फर्मों के लिए है, लेकिन व्यावहारिक चेतावनी व्यापक है: उपयुक्तता केवल कंपनी के अस्तित्व पर नहीं, बल्कि उद्देश्य और संदर्भ पर निर्भर करती है।

एक क्षमता परिकल्पना बनाएं और उसका परीक्षण करें। यदि आपूर्तिकर्ता कहता है कि वह पंप हाउसिंग को इन-हाउस मशीन करता है, तो अनुमोदित साइट, संबंधित उपकरण, प्रक्रिया चरण, तकनीकी कर्मचारी, मेट्रोलॉजी, क्षमता बाधाएं, महत्वपूर्ण उपठेकेदार और तुलनीय उत्पादन साक्ष्य की पहचान करें। जब जोखिम उचित हो, तो लाइव रिमोट साक्ष्य या एक उपयुक्त स्वतंत्र ऑडिट का उपयोग करें। गोदाम का दौरा मशीनिंग क्षमता को प्रमाणित नहीं कर सकता, और कारखाने के फर्श पर मौजूद मशीन यह प्रमाणित नहीं करती कि आपूर्तिकर्ता इसे नियंत्रित करता है या आपके ऑर्डर के लिए इसका उपयोग करता है।

तीन निष्कर्षों को अलग रखें:

1. इकाई निष्कर्ष: कानूनी और व्यावसायिक पक्षों की पहचान की गई है।
2. क्षमता निष्कर्ष: परिचालन श्रृंखला आवश्यक पैमाने पर परिभाषित प्रक्रिया को निष्पादित करने में सक्षम प्रतीत होती है।
3. उत्पाद निष्कर्ष: नमूने, परीक्षण, दस्तावेज़ और उत्पादन नियंत्रण उत्पाद आवश्यकताओं का समर्थन करते हैं।

गहन साइट और क्षमता वर्कफ़्लो के लिए, चीनी निर्माता सत्यापन गाइडका उपयोग करें। पंजीकृत शब्दावली की समीक्षा अलग व्यावसायिक-दायरा प्रक्रियाके माध्यम से करें; उस फ़ील्ड को कारखाना प्रमाणपत्र न बनाएं।

चरण 3: नमूना परीक्षण को वास्तविक प्रस्ताव बनाएं

एक नमूना ऑर्डर विशिष्ट अनिश्चितताओं को कम करना चाहिए। तय करें कि यह रूप, आयाम, सामग्री, कार्यक्षमता, पैकेजिंग, दस्तावेज़ीकरण, उत्पादन लीड टाइम, संचार, या इन सभी का परीक्षण करता है। रिकॉर्ड करें कि इसे किस साइट और प्रक्रिया ने बनाया है। हाथ से तैयार किया गया विकास नमूना उपयोगी हो सकता है, लेकिन यह इस बात का प्रमाण नहीं है कि सामान्य उत्पादन लाइन उसी परिणाम को पुन: उत्पन्न करेगी।

अनुमोदित नमूने या इसके मापने योग्य विनिर्देश को स्थिर करें। इसे एक पहचानकर्ता, तारीख, ड्राइंग संशोधन, फोटोग्राफ, परीक्षण परिणाम, विचलन और अभिरक्षा रिकॉर्ड दें। यह मानने से पहले कि एक सफल नमूना बाद के भुगतान श्रृंखला को मान्य करता है, नमूना आपूर्तिकर्ता, भविष्य के अनुबंध विक्रेता, निर्माता, चालान जारीकर्ता और लाभार्थी का मिलान करें।

व्यावसायिक धारणाएं भी इस चरण में आती हैं। उस मूल्य पर सवाल उठाएं जो बिना स्पष्टीकरण के सामग्री प्रतिस्थापन, असामान्य रूप से छोटे लीड टाइम, असंभव क्षमता दावे, या ड्राइंग खुलने के बाद बदलते MOQ पर निर्भर करता है। नमूना-ऑर्डर समीक्षा इस निर्णय के लिए संकीर्ण जाँच प्रदान करती है।

चरण 4: साक्ष्य को अनुमोदन योग्य अनुबंध में बदलें

अनुबंध में सत्यापित विक्रेता का नाम होना चाहिए, परिचालन संबद्ध इकाइयों की पहचान होनी चाहिए और जिम्मेदार पक्ष को नियंत्रित विनिर्देशों से बांधना चाहिए। हस्ताक्षर करने का अधिकार, निर्माता और उपठेकेदार प्रतिबंध, निरीक्षण पहुंच, स्वीकृति, उपचार, डिलीवरी, टूलिंग, बौद्धिक संपदा, परिवर्तन नियंत्रण, दस्तावेज़ आवश्यकताएं और अनुमोदित भुगतान मार्ग की पुष्टि करें, जहाँ आवश्यक हो योग्य कानूनी सलाहकार के साथ।

संस्करण वाले अनुबंध महत्वपूर्ण हैं क्योंकि आपूर्तिकर्ता की समुचित जांच अन्यथा कंपनी स्तर पर ही समाप्त हो सकती है, जबकि वास्तविक ऑर्डर अपरिभाषित रह जाता है। एक अच्छी कंपनी भी गलत संशोधन वितरित कर सकती है। ड्राइंग, बिल ऑफ़ मटेरियल्स, परीक्षण, सहनशीलता, पैकेजिंग, लेबल, अनुमोदित नमूना संदर्भ, साइट और परिवर्तन प्रक्रिया को एक ऐसे पैकेज में शामिल करें जिसे दोनों पक्ष बाद में पहचान सकें।

अलग पूर्व-अनुबंध साक्ष्य-श्रृंखला गाइड पक्ष, अधिकार, अनुबंध और निष्पादन नियंत्रणों को विस्तार से कवर करता है। यह जीवनचक्र पृष्ठ केवल रिलीज़ नियम निर्धारित करता है: जब तक कोई महत्वपूर्ण पहचान, भूमिका, क्षमता, विनिर्देश, अधिकार या भुगतान-मार्ग प्रश्न बिना स्वामी के रहता है, तब तक कोई अनुबंध अनुमोदन नहीं।

चरण 5 और 6: साक्ष्य के आधार पर धन और शिपमेंट रिलीज़ करें

हस्ताक्षर करने की अनुमति हर मील के पत्थर का भुगतान करने की अनुमति नहीं है। वित्त विभाग को हर बार धनराशि जारी करते समय वर्तमान लाभार्थी और निर्देशों की तुलना अनुमोदित रिकॉर्ड से करनी चाहिए। खरीद और गुणवत्ता टीम को यह पुष्टि करनी चाहिए कि संविदात्मक मील का पत्थर वास्तव में प्राप्त हुआ है। बैंक परिवर्तन का अनुरोध करने वाले कर्मचारी को उसे सत्यापित और अनुमोदित करने वाले व्यक्ति से अलग रखें।

अग्रिम राशि के लिए, जोखिम संक्षेप द्वारा परिभाषित प्रमाण की आवश्यकता होती है। इसमें निष्पादित अनुबंध, अंतिम अनुबंध सेट, सत्यापित लाभार्थी, अनुमोदित नमूना, टूलिंग शर्तें, उत्पादन योजना, या बीमा और अनुपालन आइटम शामिल हो सकते हैं। केंद्रित अग्रिम राशि-रिलीज़ वर्कफ़्लो का उपयोग उस गेट के लिए करें।

उत्पादन के दौरान, अनुमोदित परिवर्तनों, सामग्री या घटक प्रमाण, प्रक्रिया-में-परिणाम, गैर-अनुपालन निर्णय और दिनांकित प्रगति रिकॉर्ड को सुरक्षित रखें। ISO 9001 ऑडिटिंग प्रैक्टिस ग्रुप बताता है कि बाह्य प्रदाताओं पर नियंत्रण जोखिम को प्रतिबिंबित करने चाहिए और इसमें परिभाषित अनुमोदन मानदंड, वर्तमान अनुमोदित-प्रदाता जानकारी, आवश्यकता सत्यापन और प्रदर्शन निगरानी शामिल हो सकती है। बाह्य-प्रदाता मार्गदर्शन पढ़ें. ISO प्रमाणन स्वयं ऑर्डर प्रमाण का विकल्प नहीं है।

शिपमेंट से पहले, नियंत्रित संशोधन के विरुद्ध निरीक्षण करें और उत्पाद के लिए उपयुक्त एक लिखित नमूनाकरण और स्वीकृति योजना का उपयोग करें। शेष राशि रिलीज़ या छूट से पहले विफल परिणामों को हल करें। पूर्व-शिपमेंट निरीक्षण गाइड बताता है कि निरीक्षण को कैसे परिभाषित करें और इसकी सीमाओं को कैसे पढ़ें। पास हुआ निरीक्षण उस तिथि पर जाँचे गए नमूने और मानदंडों के बारे में प्रमाण है; यह संविदात्मक बाध्यताओं को मिटाता नहीं है या हर इकाई को सिद्ध नहीं करता है।

चरण 7: संबंध की निगरानी करें, न कि केवल ऑर्डर की

पुनरावृत्त ऑर्डर परिचितता पैदा करते हैं, और परिचितता वह जगह है जहाँ अक्सर नियंत्रण हटा दिए जाते हैं। गुणवत्ता, वितरण, प्रतिक्रियाशीलता, सुधारात्मक कार्रवाई, दस्तावेज़ सटीकता, बैंक निरंतरता और अनधिकृत परिवर्तनों के लिए एक संक्षिप्त प्रदर्शन रिकॉर्ड रखें। आपूर्तिकर्ता की समीक्षा एक परिभाषित अंतराल पर और जब भी कोई घटना जोखिम को बदल दे, करें।

घटना-आधारित पुनः सत्यापन केवल वार्षिक कैलेंडर से अधिक उपयोगी है। जब कोई नया कानूनी नाम या मालिक, स्थिति परिवर्तन, पता या फैक्ट्री स्थानांतरण, अस्पष्ट संबद्ध कंपनी, नया उपठेकेदार, बदला हुआ लाभार्थी, प्रमुख संपर्क बदलाव, कीमत में तीव्र बदलाव, लगातार देरी, गुणवत्ता में गिरावट, शिकायत, प्रवर्तन संकेत, प्रमाणपत्र परिवर्तन, टूलिंग विवाद, गंतव्य-बाजार परिवर्तन, या महत्वपूर्ण रूप से बड़ा ऑर्डर हो, तो संबंधित गेट्स को फिर से खोलें।

हर घटना के बाद हर जाँच को फिर से शुरू न करें। परिवर्तन को उस प्रमाण तक ट्रेस करें जिसे यह प्रभावित करता है। एक नया बैंक खाता पहचान, संपर्क, संबंध और वित्त अनुमोदन को फिर से खोलता है। एक नई उत्पादन साइट क्षमता, उत्पाद, अनुबंध और निरीक्षण नियंत्रण को फिर से खोलती है। उपयोग करें पुनरावृत्त-ऑर्डर समीक्षा उन ट्रिगर्स को नवीनीकरण निर्णय में बदलने के लिए।

हर प्रमाण आइटम को एक स्वामी और एक जीवनकाल दें

एक समुचित जांच फ़ोल्डर तब अविश्वसनीय हो जाता है जब किसी को यह नहीं पता होता कि किसने दस्तावेज़ स्वीकार किया या इसे कब ताज़ा किया जाना चाहिए। आइटम, स्रोत, इकाई, क्वेरी या मुद्दे की तिथि, ऑर्डर और उत्पाद दायरा, स्वामी, निष्कर्ष, सीमा, समाप्ति या समीक्षा ट्रिगर, और भंडारण स्थान के साथ एक प्रमाण रजिस्टर रखें।

एक छोटे व्यवसाय में एक व्यक्ति कई भूमिकाएं निभा सकता है, लेकिन निर्णयों को नामित किया जाना चाहिए। सामग्री भुगतान और बैंक परिवर्तन के लिए, एक लीन टीम में भी स्वतंत्र समीक्षा बनाए रखें। आपूर्तिकर्ता अनुमोदन फ़ाइल गाइड दिखाता है कि चरण निर्णयों को परिभाषित करने के बाद पूर्ण रिकॉर्ड को कैसे assembled किया जाए।

अनिश्चितता को औसत निकालकर खत्म करने के बजाय उसे एस्केलेट करें

एक संख्यात्मक आपूर्तिकर्ता स्कोर एक निर्णायक समस्या को छिपा सकता है। दस स्वीकार्य दस्तावेज़ एक अस्पष्ट लाभार्थी या असफल सुरक्षा परीक्षण को रद्द नहीं करने चाहिए। स्पष्ट परिणामों का उपयोग करें:

• जारी करें: आवश्यक साक्ष्य वर्तमान, सुसंगत, स्वामी द्वारा समीक्षित और इस अगली प्रतिबद्धता के लिए पर्याप्त हैं।
• शर्तों के साथ जारी करें: शेष मुद्दा सीमित है, एक स्वामी और समय सीमा मौजूद है, और अगली प्रतिबद्धता नियंत्रण से आगे नहीं बढ़ती है।
• रोकें: एक महत्वपूर्ण तथ्य गायब, असंगत, पुराना, आंतरिक अधिकार क्षेत्र से बाहर, या असत्यापित आपूर्तिकर्ता बयानों पर निर्भर है।
• बाहर निकलें या विशेषज्ञ स्तर पर उठाएं: साक्ष्य जाली है, एक महत्वपूर्ण परीक्षण विफल होता है, पहुंच लगातार अवरुद्ध है, जोखिम नीति से अधिक है, या योग्य कानूनी, अनुपालन, तकनीकी या जांच संबंधी निर्णय की आवश्यकता है।

कारण को सरल भाषा में लिखें। "अग्रिम राशि रोके रखें क्योंकि अनुबंध विक्रेता लाभार्थी से भिन्न है और कोई सत्यापित संबंध या स्वतंत्र रूप से पुष्टि किए गए निर्देश फाइल में नहीं हैं" क्रियान्वयन योग्य है। "आपूर्तिकर्ता स्कोर 67" नहीं है।

एक व्यावहारिक उदाहरण: पंप हाउसिंग ऑर्डर

सोर्सिंग ब्रीफ ऑर्डर को कस्टम के रूप में वर्गीकृत करता है क्योंकि खरीदार ड्राइंग का मालिक है, कास्टिंग सामग्री महत्वपूर्ण है, और प्रतिस्थापन में बारह सप्ताह लगेंगे। चरण 1 एक शेन्जेन ट्रेडिंग कंपनी को विक्रेता और एक डोंगगुआन निर्माता को प्रस्तावित स्थल के रूप में पहचानता है। संबंध दस्तावेजीकृत है, इसलिए संरचना को केवल इसलिए अस्वीकार नहीं किया जाता है क्योंकि दो इकाइयां शामिल हैं।

चरण 2 पर, एक लाइव साइट समीक्षा और उत्पादन रिकॉर्ड मशीनिंग क्षमता का समर्थन करते हैं, लेकिन कास्टिंग प्रक्रिया आउटसोर्स की गई है। खरीदार अनुमोदित प्रक्रिया मानचित्र में फाउंड्री को जोड़ता है और सामग्री साक्ष्य की मांग करता है। चरण 3 एक स्वीकार्य नमूना प्रस्तुत करता है, फिर भी रिपोर्ट दर्ज करती है कि यह सामान्य उत्पादन के बजाय पायलट सेटअप से आया था। चरण 4 ड्राइंग संशोधन, अनुमोदित स्थलों, सामग्री आवश्यकता, परिवर्तन अनुमोदन और निरीक्षण योजना को अनुबंध पैकेज में शामिल करता है।

अग्रिम राशि केवल तभी जारी की जाती है जब अनुबंध और लाभार्थी जांच पास हो जाती है। उत्पादन के दौरान, आपूर्तिकर्ता देरी के कारण एक अन्य फाउंड्री का प्रस्ताव देता है। यह परिवर्तन क्षमता, सामग्री, अनुबंध और शेड्यूल निर्णयों को फिर से खोलता है। यह स्वचालित रूप से कानूनी इकाई खोज को फिर से शुरू नहीं करता है। खरीद टीम परिवर्तन को रोकती है, गुणवत्ता टीम नए साक्ष्य और एक सत्यापन नमूने की समीक्षा करती है, और एक प्राधिकृत अनुबंध संशोधन परिणाम को दर्ज करता है। शिपमेंट से पहले, निरीक्षण अनुमोदित संशोधन और सामग्री फाइल की जांच करता है। अंतिम निर्णय रिकॉर्ड जारी करने और उसकी सीमाओं दोनों की व्याख्या करता है।

संचालन में समुचित जांच ऐसा ही दिखती है: पूर्ण ज्ञान नहीं, बल्कि नियंत्रित प्रतिबद्धताएं, दृश्यमान अनिश्चितता और ऐसे साक्ष्य जो खरीद से जुड़े रहते हैं।

प्रत्येक गेट को एक निर्णय रिकॉर्ड के साथ बंद करें

प्रत्येक महत्वपूर्ण प्रतिबद्धता के लिए, एक संक्षिप्त रिकॉर्ड संरक्षित करें जिसमें आपूर्तिकर्ता और संचालन इकाइयां, उत्पाद और ऑर्डर दायरा, जोखिम स्तर, तिथियों के साथ समीक्षित साक्ष्य, पाए गए संघर्ष, अनसुलझे मामले, शर्तें, स्वामी अनुमोदन, अगली समीक्षा ट्रिगर और निर्णय शामिल हों: जारी करना, शर्तों के साथ जारी करना, रोकना या बाहर निकलना।

रिकॉर्ड को एक ऐसे सहकर्मी को यह समझने की अनुमति देनी चाहिए जो आपूर्तिकर्ता चैट में नहीं था कि टीम ने आगे क्यों बढ़ा। इसे यह भी प्रकट करना चाहिए कि समीक्षा ने क्या कवर नहीं किया। शुरू करें चीनी कंपनी की पहचान करके, फिर प्रत्येक निष्कर्ष को सही उत्पाद, स्थल, अनुबंध, भुगतान, शिपमेंट या अनुपालन स्वामी के पास भेजें।

यह मार्गदर्शिका एक खरीद नियंत्रण ढांचे का वर्णन करती है। यह कानूनी, नियामक, प्रतिबंध, बलात् श्रम, निर्यात नियंत्रण, सीमा शुल्क, कर, उत्पाद अनुपालन या तकनीकी सलाह प्रदान नहीं करता है, और यह किसी आपूर्तिकर्ता या लेनदेन को प्रमाणित नहीं करता है।