अनुबंध करने से पहले आपूर्तिकर्ता की पुष्टि करें
आपूर्तिकर्ता समझौते पर हस्ताक्षर करने से पहले चीनी अनुबंध पक्ष, हस्ताक्षर अधिकार, परिचालन भूमिकाओं, उत्पाद अनुलग्नकों, परिवर्तन नियंत्रण और विवाद ढांचे की पुष्टि करें।
चीनी कानूनी नाम या USCC से शुरू करें। अपनी प्रोफ़ाइल खोलने से पहले मिलान वाली कंपनी की पुष्टि करें।
चीनी आपूर्तिकर्ता अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले यह सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ एक सुसंगत व्यावसायिक कहानी प्रस्तुत करता है। पंजीकृत विक्रेता, प्राधिकृत हस्ताक्षरकर्ता, निर्माता, निर्यातक, चालान जारीकर्ता और बैंक लाभार्थी हमेशा एक ही कंपनी नहीं होते हैं। उन्हें पहचाना जाना चाहिए, उनके बीच संबंध स्पष्ट होना चाहिए और उन्हें स्पष्ट दायित्व सौंपे जाने चाहिए। एक अनिश्चित पक्ष या असंबद्ध उत्पाद वादे को एक परिष्कृत पीडीएफ ठीक नहीं कर सकता है।
चार-नाम समस्या से शुरू करें
एक उदाहरणात्मक ऑर्डर पर विचार करें जिसमें बोली में एक छोटा अंग्रेजी ब्रांड उपयोग किया गया है, व्यवसाय लाइसेंस एक मुख्य भूमि बिक्री कंपनी का है, फैक्ट्री की तस्वीरें एक संबद्ध निर्माता की हैं, और भुगतान निर्देश एक अलग निर्यात कंपनी का नाम लेते हैं। इनमें से कोई भी तथ्य दुर्व्यवहार को सिद्ध नहीं करता है। हालांकि, यदि खरीदार ब्रांड नाम के साथ हस्ताक्षर करता है और अन्य कंपनियों को अनस्पष्ट छोड़ देता है, तो अनुबंध समीक्षा विफल हो जाती है।
| भूमिका | ड्राफ्टिंग से पहले सुलझाने वाला प्रश्न | उत्तर कहाँ दिया जाए |
|---|---|---|
| विक्रेता | कौन सी पंजीकृत कानूनी इकाई खरीद दायित्वों को स्वीकार करती है? | पक्ष ब्लॉक और हस्ताक्षर पृष्ठ |
| निर्माता | कौन सी इकाई और साइट सामग्री उत्पादन चरणों को निष्पादित करती है? | निर्माण या अनुमोदित उपठेकेदार अनुलग्नक |
| निर्यातक / चालान जारीकर्ता | शिपिंग और चालान श्रृंखला में कौन सी इकाई दिखाई देती है? | भूमिका शेड्यूल और दस्तावेज़ आवश्यकताएं |
| लाभार्थी | धन राशि कौन प्राप्त करता है, और यदि विक्रेता से अलग है तो क्यों? | नियंत्रित भुगतान शेड्यूल या अनुमोदित लिखित निर्देश |
जहाँ उपयोगी हो, नाम चीनी और अंग्रेजी दोनों में लिखें, लेकिन मुख्य भूमि कंपनी के लिए चीनी कानूनी नाम और USCC को पहचान एंकर के रूप में मानें। समूह को एक “आपूर्तिकर्ता” के रूप में वर्णित करने के बजाय हर महत्वपूर्ण इकाई की पुष्टि करें।
गेट 1: अनुबंध पक्ष को तय करें
प्रस्तावित पक्ष ब्लॉक की तुलना वर्तमान रजिस्ट्री रिकॉर्ड और व्यवसाय लाइसेंस से करें। कैप्चर करें:
- पूर्ण चीनी कानूनी नाम, अक्षर दर अक्षर;
- अंग्रेजी अनुवाद, यदि पंजीकृत नहीं है तो स्पष्ट रूप से अनुवाद के रूप में चिह्नित;
- USCC;
- इकाई प्रकार और वर्तमान स्थिति;
- पंजीकृत पता और जहाँ उचित हो, एक अलग नोटिस पता;
- कानूनी प्रतिनिधि और पंजीकरण तिथि;
- वह भूमिका जो यह इकाई लेनदेन में स्वीकार करती है।
केवल विक्रेता पहचान के रूप स्टोरफ्रंट, उत्पाद ब्रांड, ईमेल सिग्नेचर या समूह नाम का उपयोग न करें। चीन का कंपनी कानून किसी कंपनी को अपना नाम रखने की आवश्यकता होती है और एक सहायक कंपनी, जिसकी कानूनी व्यक्ति की स्थिति होती है, और एक शाखा, जिसकी नागरिक देनदारी कंपनी द्वारा वहन की जाती है, के बीच अंतर करता है। वर्तमान कंपनी कानून की समीक्षा करें।
यदि बोली किसी अन्य इकाई से आई थी, तो नामों को चुपचाप बदलने के बजाय एक भूमिका शेड्यूल जोड़ें। बताएं कि किसने बातचीत की, कौन बेचता है, कौन निर्माण करता है, और कौन सा पक्ष अनुपालन, डिलीवरी, वारंटी, रिफंड और रिकॉर्ड तक पहुंच के लिए जिम्मेदार रहता है।
गेट 2: हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की पुष्टि करें
हस्ताक्षरकर्ता का चीनी और अंग्रेज़ी नाम, पद, नियोक्ता, ईमेल डोमेन और अधिकार का आधार दर्ज करें। वर्तमान रजिस्ट्री रिकॉर्ड में कानूनी प्रतिनिधि से तुलना करें। यदि कोई अन्य कर्मचारी हस्ताक्षर करता है, तो लेनदेन के अनुपात में अधिकार का प्रमाण मांगें, जैसे कि कंपनी का प्राधिकरण पत्र जिसमें व्यक्ति का नाम, लेनदेन या अधिकार का दायरा और वैधता अवधि स्पष्ट हो।
कंपनी कानून बताता है कि कानूनी प्रतिनिधि द्वारा कंपनी के नाम पर किए गए सिविल कार्यों के कानूनी परिणाम कंपनी द्वारा उठाए जाते हैं, जो अधिकार से जुड़े कानूनी ढांचे के अधीन होते हैं। इसका मतलब यह नहीं है कि रजिस्ट्री में दर्ज नाम सार्वभौमिक हस्ताक्षर गारंटी बन जाता है। लेनदेन का आकार, असामान्य गारंटी, संपत्ति निपटान, या किसी कर्मचारी की सामान्य भूमिका से बाहर की बाध्यताओं के लिए गहन कानूनी समीक्षा की आवश्यकता हो सकती है।
चीन का सिविल कोड हस्ताक्षर, सील या फिंगरप्रिंट के माध्यम से बनाए गए लिखित अनुबंधों के लिए नियम प्रदान करता है, जिसमें औपचारिक निष्पादन से पहले निष्पादन से जुड़ी परिस्थितियाँ भी शामिल हैं। आधिकारिक सिविल कोड पाठ पढ़ें। सर्वोच्च जन न्यायालय के मार्गदर्शन में भी कंपनी अनुबंधों और सीलों पर विचार करते समय प्रतिनिधि या एजेंट के अधिकार पर बल दिया गया है। न्यायालय का मार्गदर्शन देखें।
संचालन का नियम सरल है: लाल मुहर को पहचान और अधिकार प्रमाण के विकल्प के रूप में न मानें, और यह न मानें कि कोई परिचित सेल्सपर्सन हर संबद्ध कंपनी को बांध सकता है। महत्वपूर्ण अधिकार संबंधी प्रश्नों का आकलन वकील से कराएं। अलग से उपलब्ध कंपनी-चोप गाइड का उपयोग दस्तावेज़ जांच के लिए करें।
गेट 3: वादों को अनुलग्नक बनाएं
सेल्स ईमेल में अक्सर सबसे महत्वपूर्ण वादे होते हैं, जबकि अनुबंध में केवल "नमूने के अनुसार सामान" लिखा होता है। मापने योग्य बाध्यताओं को संख्यांकित, संस्करण वाले अनुबंधों में स्थानांतरित करें जिन्हें समझौते में शामिल किया गया हो। ऑर्डर के आधार पर, पैकेज में शामिल हो सकते हैं:
- उत्पाद विशिष्टता, ड्राइंग, बिल ऑफ़ मटेरियल और संशोधन संख्या;
- अनुमोदित या गोल्डन-नमूने की पहचान और अभिरक्षा;
- सामग्री, प्रतिबंधित पदार्थ आवश्यकताएं और अनुमोदित प्रतिस्थापन;
- गुणवत्ता योजना, नमूनाकरण स्तर, परीक्षण, सहनशीलता और स्वीकृति मानदंड;
- पैकेजिंग, लेबलिंग, मैनुअल, बारकोड और गंतव्य-बाजार दस्तावेज़;
- अनुमोदित निर्माण स्थल और आउटसोर्स किए गए प्रक्रियाएं;
- टूलिंग स्वामित्व, पहुंच, रखरखाव और रिलीज शर्तें;
- डिलीवरी शर्त, नामित स्थान, शिपमेंट विंडो और आवश्यक शिपिंग दस्तावेज़।
प्रत्येक अनुबंध को एक शीर्षक, तिथि, संशोधन, पृष्ठ संख्या और प्राथमिकता क्रम दें। वकील की सलाह के अनुसार अनुबंधों पर इनिशियल करें या इलेक्ट्रॉनिक रूप से स्वीकृति दें। हस्ताक्षर के बाद भेजी गई फाइल, बदलने योग्य क्लाउड लिंक, या बिना संख्या वाला चैट अटैचमेंट निष्पादित समझौते से जोड़ना मुश्किल होता है।
गेट 4: परिवर्तनों को नियंत्रित करें
परिभाषित करें कि परिवर्तन का प्रस्ताव कौन दे सकता है और उसे कौन अनुमोदित कर सकता है, किस प्रमाण की आवश्यकता है, और परिवर्तन कब प्रभावी होता है। एक उपयोगी परिवर्तन रिकॉर्ड प्रभावित ड्राइंग या खंड, पुराने और नए मान, कारण, मूल्य और शेड्यूल प्रभाव, आवश्यक सत्यापन, अनुमोदकों और प्रभावी उत्पादन बैच की पहचान करता है।
कम से कम चार प्रकार के परिवर्तनों को कवर करें:
- सामग्री, घटक, प्रक्रिया या फैक्ट्री प्रतिस्थापन;
- विशिष्टता, नमूना, पैकेजिंग या लेबल संशोधन;
- डिलीवरी शेड्यूल या इन्कोटर्म परिवर्तन;
- विक्रेता, चालान जारीकर्ता, निर्यातक या लाभार्थी परिवर्तन।
स्पष्ट करें कि सूचनाओं और संशोधनों के लिए कौन से चैनल अधिकृत हैं। सेल्सपर्सन का इंस्टेंट मैसेज नियंत्रित ड्राइंग या भुगतान निर्देश को चुपचाप संशोधित नहीं करना चाहिए, जब तक कि अनुबंध और आपकी अनुमोदन प्रक्रिया स्पष्ट रूप से ऐसा करने की अनुमति न देती हो।
गेट 5: निरीक्षण, स्वीकृति और उपचार को संरेखित करें
निरीक्षण का अधिकार तब तक कम महत्वपूर्ण होता है जब तक कि अनुबंध में यह स्पष्ट न हो कि किसका निरीक्षण किया जाएगा, किस संशोधन के आधार पर, किसके द्वारा, कब और विफलता की स्थिति में आगे क्या कार्रवाई होगी। वकील की सलाह के अनुसार, उत्पादन पूर्व अनुमोदन, प्रक्रिया के दौरान जाँच, शिपिंग पूर्व निरीक्षण, गंतव्य पर निरीक्षण और कानूनी स्वीकृति को अलग-अलग रखें।
हस्ताक्षर से पहले व्यावहारिक प्रश्नों को सुलझाएं:
- क्या पास हुआ प्री-शिपमेंट निरीक्षण बाद में छिपे हुए दोषों के लिए दावों को सीमित करता है?
- पुनः निरीक्षण, सॉर्टिंग, पुनः कार्य, प्रतिस्थापन, भंडारण या वापसी माल भाड़े का भुगतान कौन करता है?
- क्या आपूर्तिकर्ता विफल परिणाम के बाद भी शिप कर सकता है, और दोष को कौन माफ़ कर सकता है?
- समय पर डिलीवरी स्थापित करने वाला प्रमाण क्या है?
- दावे के लिए किस नोटिस अवधि और सहायक रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है?
- क्या वारंटी और उपचार बाध्यताएं विक्रेता को बांधती हैं, भले ही सामान किसी संबद्ध कंपनी ने बनाया हो?
ऐसा उपचार न लिखें जिसे आपकी खरीद टीम प्रशासित न कर सके। प्रत्येक ट्रिगर को उस प्रमाण से जोड़ें जिसे खरीदार संरक्षित कर सकता है: निरीक्षण रिपोर्ट, दिनांकित फोटोग्राफ, सुरक्षित नमूना, परीक्षण रिकॉर्ड, अनुरूपता नहीं होने की सूचना, या शिपमेंट दस्तावेज़।
गेट 6: द्विभाषी पाठ को नियंत्रित करें
यदि समझौता या अनुबंध चीनी और अंग्रेज़ी में मौजूद हैं, तो निष्पादन से पहले पैराग्राफ संख्या, परिभाषित शब्द, माप, उत्पाद नाम, उपचार और हस्ताक्षर ब्लॉक को संरेखित करें। वकील के साथ तय करें कि यदि पाठों में विरोधाभास हो तो कौन सा संस्करण प्रभावी होगा। यह न मानें कि आपूर्तिकर्ता का अंग्रेज़ी ड्राफ्ट और चीनी निष्पादन प्रति एक ही बात कहते हैं।
प्रदर्शन को प्रभावित करने वाले अनुवादित शब्दों के लिए एक द्विभाषी मुद्दा लॉग बनाए रखें। उत्पाद-विशिष्ट शब्द, कानूनी इकाई नाम, तकनीकी मानक, दोष श्रेणियां, स्वीकृति, वारंटी, समाप्ति और विवाद भाषा की मानव समीक्षा की आवश्यकता होती है। अंतिम अनुवाद को निष्पादित फाइलों के साथ सुरक्षित रखें ताकि कोई भी पक्ष इसे बाद में पुनः उत्पन्न न कर सके।
गेट 7: विवाद ढांचे की कानूनी समीक्षा प्राप्त करें
शासी कानून, न्यायालय या मध्यस्थता का फोरम, भाषा, नोटिस की सेवा, अंतरिम राहत, साक्ष्य और प्रवर्तन रणनीति के लिए समन्वित कानूनी ड्राफ्टिंग की आवश्यकता होती है। किसी अन्य आदेश से न्यायालय का नाम या मध्यस्थता खंड कॉपी करने से अस्पष्टता उत्पन्न हो सकती है या पक्षों और संपत्तियों के लिए अनुपयुक्त फोरम चुना जा सकता है।
कानूनी सलाहकार से यह जांच करवाएं कि क्या वस्तुओं के अंतरराष्ट्रीय विक्रय संबंधी संयुक्त राष्ट्र सम्मेलन (CISG) लागू हो सकता है और क्या अनुबंध को इसके किसी भी प्रावधान को संशोधित या बाहर रखना चाहिए। चीन आधिकारिक UNCITRAL स्थिति तालिका में सूचीबद्ध है, जिसमें घोषणाएं हैं जिन्हें संदर्भ के अनुसार पढ़ा जाना चाहिए। वर्तमान संधि की स्थिति की जाँच करें. खरीदार का देश, लेनदेन का प्रकार, शासी कानून खंड और अन्य तथ्य महत्वपूर्ण हैं।
यह वादा न करें कि निर्णय या पुरस्कार को लागू करना आसान होगा। किसी महत्वपूर्ण ऑर्डर पर हस्ताक्षर करने से पहले, यह पहचानें कि प्रतिपक्ष और संबंधित संपत्तियां कहाँ स्थित हैं और योग्य कानूनी सलाहकार से विवाद खंड और निष्पादन औपचारिकताओं को डिज़ाइन करवाएं।
हस्ताक्षर पूर्व रोक मैट्रिक्स
| निष्कर्ष | रोक का कारण | साक्ष्य जारी करें |
|---|---|---|
| अंग्रेजी ब्रांड ही एकमात्र विक्रेता नाम है | कोई स्पष्ट कानूनी प्रतिपक्ष नहीं | पक्ष ब्लॉक में सत्यापित चीनी इकाई शामिल की गई |
| हस्ताक्षरकर्ता कानूनी प्रतिनिधि नहीं है | अधिकार का आधार अस्पष्ट है | कानूनी सलाहकार द्वारा समीक्षा किए गए आनुपातिक अधिकार साक्ष्य |
| फैक्ट्री या निर्यातक का नाम नहीं दिया गया है | परिचालन जिम्मेदारी का पता नहीं लगाया जा सकता | भूमिका अनुसूची और दायित्व विक्रेता द्वारा स्वीकार किए गए |
| विनिर्देश ईमेल या चैट में ही रह गए हैं | वादे नियंत्रित पैकेज के बाहर हैं | संस्करण युक्त परिशिष्ट अनुबंध में शामिल किया गया |
| लाभार्थी विक्रेता से भिन्न है | भुगतान और अनुबंध श्रृंखलाएं अलग-अलग हैं | दोनों इकाइयां सत्यापित, संबंध दस्तावेजीकृत और मार्ग अनुमोदित |
| विवाद खंड की समीक्षा किए बिना कॉपी किया गया | फोरम, कानून, भाषा या प्रवर्तन एक साथ काम नहीं कर सकते | लेनदेन-विशिष्ट कानूनी साइन-ऑफ |
निष्पादन पैकेट को फ्रीज करें
किसी के भी हस्ताक्षर करने से पहले, मुख्य अनुबंध और प्रत्येक परिशिष्ट को फ़ाइलनाम, संशोधन, तिथि और पृष्ठ संख्या के अनुसार सूचीबद्ध करने वाली एक इंडेक्स बनाएं। पुष्टि करें कि क्रॉस-रेफरेंस हल हो गए हैं, रिक्त स्थान भर दिए गए हैं, ट्रैक्ड परिवर्तन और टिप्पणियां हटा दी गई हैं, और दोनों पक्ष अंतिम संस्करण पर हस्ताक्षर करते हैं। अपने दस्तावेज़ नीति के तहत निष्पादित फ़ाइलों को हैश करें या अन्यथा सुरक्षित रखें।
वर्तमान कंपनी रिपोर्ट, अधिकार साक्ष्य, अनुमोदन नोट, सामग्री परिवर्तनों के लिए वार्ता रिकॉर्ड, अंतिम अनुबंध, परिशिष्ट, निष्पादन साक्ष्य और किसी भी बाद के संशोधन को सहेजें। एक पूर्ण आपूर्तिकर्ता फ़ाइल एक अलग वर्कफ़्लो है; यह पैकेट उस फ़ाइल का अनुबंध खंड है।
अनुबंध इकाई की पुष्टि करें, फिर के माध्यम से एक अलग भुगतान प्राप्तकर्ता की समीक्षा करें लाभार्थी-जांच वर्कफ़्लो. का उपयोग करें भुगतान गेट धनराशि जारी होने से ठीक पहले फिर से, क्योंकि एक सही अनुबंध बाद के खाता-परिवर्तन धोखाधड़ी को नहीं रोकता है।
यह मार्गदर्शिका खरीद नियंत्रणों का समर्थन करती है और कानूनी सलाह प्रदान नहीं करती, अनुबंध की वैधता निर्धारित नहीं करती, या संबंधित न्यायाधिकारों में कानूनी सलाहकार का स्थान नहीं लेती है।