अनुमोदन के लिए कंपनी रिपोर्ट का उपयोग करें
दिनांकित चीन कंपनी रिपोर्ट को संक्षिप्त आपूर्तिकर्ता अनुमोदन ज्ञापन में बदलें, जिसमें लेनदेन का दायरा, निष्कर्ष, शर्तें, जिम्मेदार व्यक्ति और स्पष्ट रिलीज़ निर्णय शामिल हों।
चीनी कानूनी नाम या USCC से शुरू करें। अपनी प्रोफ़ाइल खोलने से पहले मिलान वाली कंपनी की पुष्टि करें।
कंपनी रिपोर्ट साक्ष्य है। अनुमोदन ज्ञापन निर्णय का आधार है। "कृपया अनुमोदित करें" संदेश के साथ 20 पृष्ठों की रिपोर्ट वित्त विभाग को भेजने से सबसे कठिन कार्य अधूरा रह जाता है। समीक्षक को अभी भी यह जानने की आवश्यकता होती है कि किस इकाई और ऑर्डर को दायरे में लिया गया है, रिपोर्ट ने वास्तव में क्या स्थापित किया, क्या अनिश्चित बना हुआ है, प्रत्येक खुले बिंदु का स्वामी कौन है, और ठीक क्या रिलीज़ किया जा सकता है।
लक्ष्य हर फ़ील्ड को एक स्कोर में संपीड़ित करना नहीं है। लक्ष्य दिनांकित साक्ष्य को एक समीक्षा योग्य निर्णय में बदलना है: अनुमोदित करें, शर्तों के साथ अनुमोदित करें, होल्ड करें, या एस्केलेट करें।
टेम्प्लेट खोलने से पहले रिपोर्ट पढ़ें
सबसे पहले इस बात की पुष्टि करें कि रिपोर्ट अभिप्रेत चीनी कानूनी इकाई को कवर करती है। इसके चीनी नाम और एकीकृत सामाजिक क्रेडिट कोड (USCC) की तुलना व्यापार लाइसेंस और उस आपूर्तिकर्ता दस्तावेज़ से करें जिसने समीक्षा शुरू की थी। रिपोर्ट आईडी, स्रोत या क्वेरी की तारीख, कवर किए गए मॉड्यूल और किसी भी फ़ील्ड को रिकॉर्ड करें जो गायब, अनुपलब्ध, अनुवादित या स्व-रिपोर्टेड के रूप में चिह्नित है।
तारीखें महत्वपूर्ण हैं। चीन के उद्यम-सूचना नियम बाजार नियामकों, अन्य सरकारी विभागों और कंपनियों द्वारा प्रकाशित रिकॉर्ड के बीच अंतर करते हैं। वे पंजीकरण, वार्षिक रिपोर्ट, लाइसेंसिंग, जुर्माने, स्वामित्व परिवर्तन और अन्य जानकारी के लिए अलग-अलग प्रकटीकरण कर्तव्य भी निर्धारित करते हैं। आधिकारिक प्रकटीकरण विनियम पढ़ें. इसलिए ज्ञापन में "14 जुलाई को चेक किए गए स्रोत में सक्रिय" लिखा होना चाहिए, न कि "यह कंपनी सुरक्षित है।"
उपयोग करें कंपनी-रिपोर्ट पढ़ने की गाइड यदि समीक्षक अभी तक फ़ील्ड और कवरेज को नहीं समझते हैं। अनुमोदन ज्ञापन उस पढ़ाई के बाद शुरू होता है, न कि उसके स्थान पर।
व्यावहारिक उदाहरण: एक पृष्ठ का अनुमोदन ज्ञापन
निम्नलिखित काल्पनिक मामला जानबूझकर विशिष्ट है। खरीदार कस्टम मशीन किए गए पुर्जों के लिए एक प्रारंभिक ऑर्डर देना चाहता है। रिपोर्ट पहचान समीक्षा का समर्थन करती है, जबकि गुणवत्ता, खरीद, वित्त और कानूनी नियंत्रण अनुमोदन के आधार का शेष भाग प्रदान करते हैं।
| निर्णय अनुरोधित | केवल एक प्रारंभिक खरीद ऑर्डर के लिए सशर्त अनुमोदन |
|---|---|
| आपूर्तिकर्ता | [चीनी कानूनी नाम छिपाया गया], USCC जिसका अंत 7M से होता है |
| लेनदेन | 2,000 मशीन किए गए पंप हाउसिंग; USD 28,400; 30% जमा राशि; खरीदार-स्वामित्व वाली ड्राइंग |
| रिपोर्ट साक्ष्य | कंपनी रिपोर्ट CR-0714; स्रोतों की क्वेरी 14 जुलाई 2026 को की गई; PDF इस ज्ञापन के साथ सहेजा गया |
| सिफारिश | चार शर्तों के साथ अनुमोदित करें; जमा राशि को अभी तक रिलीज़ न करें |
| निर्णय सीमा | केवल यह PO और उत्पाद; 30 दिनों के बाद या किसी महत्वपूर्ण परिवर्तन पर समाप्त हो जाता है |
निष्कर्षों को निर्णय भाषा में ढालना
| रिपोर्ट या साक्ष्य फ़ाइल करें | यहाँ इसका क्या अर्थ है | निर्णय उपचार |
|---|---|---|
| चीनी नाम और USCC लाइसेंस और उद्धरण से मेल खाते हैं | प्रस्तावित विक्रेता को एक पंजीकृत इकाई से जोड़ा गया है | अनुबंध और भुगतान समीक्षा में इस इकाई का उपयोग करें |
| क्वेरी की तारीख पर स्थिति सक्रिय दिखाई गई | जाँचे गए स्रोत में कोई स्थिति संघर्ष नहीं मिला; भविष्य की स्थिति की गारंटी नहीं है | यदि अनुमोदन में देरी होती है तो जमा राशि से पहले पुनः जाँच करें |
| व्यावसायिक गतिविधियों के दायरे में प्रासंगिक धातु-उत्पाद शब्दावली शामिल है | शब्दावली दिशात्मक रूप से सुसंगत है, लेकिन यह मशीनरी, कर्मचारियों, क्षमता या उत्पाद अनुरूपता को प्रमाणित नहीं करती | गुणवत्ता टीम अभी भी साइट और क्षमता अनुमोदन रखती है |
| कंपनी की आयु और पंजीकृत पूंजी वाले फ़ील्ड मौजूद हैं | ये संदर्भ प्रदान करते हैं, न कि ऋण, तरलता या उत्पादन का प्रमाण | वाणिज्यिक नियंत्रणों के विकल्प के रूप में किसी भी फ़ील्ड का उपयोग न करें |
| कवर किए गए मॉड्यूल में कोई प्रवर्तन परिणाम वापस नहीं आया | उस तारीख को खोजे गए पहचान और कवरेज के अंतर्गत कोई परिणाम नहीं मिला | "कोई मुकदमेबाजी नहीं" न लिखें; यदि ऑर्डर को गहन कानूनी समीक्षा की आवश्यकता है तो इसे एस्केलेट करें |
| फैक्ट्री का पता पंजीकृत पते से भिन्न है | ऑपरेटिंग साइट वैध हो सकती है लेकिन यह रजिस्ट्री फ़ील्ड द्वारा स्थापित नहीं है | साइट साक्ष्य की प्रतीक्षा में क्षमता अनुमोदन को होल्ड पर रखें |
रिलीज़ से पूर्व शर्तें
- गुणवत्ता: प्रस्तावित साइट और मशीनिंग प्रक्रिया का सत्यापन करें; दिनांकित साक्ष्य संलग्न करें और ड्राइंग संशोधन B के विरुद्ध नमूने को अनुमोदित करें।
- खरीद और कानूनी: अनुबंध में सत्यापित विक्रेता को शामिल करें और भिन्न फैक्ट्री की भूमिका, अनुमोदित साइट और परिवर्तन प्रतिबंधों की पहचान करें।
- वित्त: एक स्वतंत्र चैनल के माध्यम से लाभार्थी का सत्यापन करें; जब तक इकाई या दस्तावेज़ीकृत संबंध को अनुमोदित नहीं किया जाता, तब तक जमा राशि जारी न करें।
- खरीद: PO जारी करने से पहले उत्पादन योजना के विरुद्ध उद्धरण में छोटे लीड टाइम को हल करें।
अनुमोदन शब्दावली: "इस प्रारंभिक PO के लिए ही सशर्त आपूर्तिकर्ता अनुमोदन प्रदान किया जाता है। खरीद टीम ऑर्डर को अंतिम रूप दे सकती है, लेकिन वित्त टीम को जमा राशि को तब तक होल्ड पर रखना चाहिए जब तक कि शर्तें 1 से 3 तक साक्ष्यित न हो जाएं और उनके स्वामियों द्वारा हस्ताक्षरित न की जाएं। किसी भी विक्रेता, फैक्ट्री, लाभार्थी, विशिष्टता या ऑर्डर मूल्य में परिवर्तन से अनुमोदन फिर से खुल जाएगा।"
साक्ष्य, अर्थ और कार्रवाई को अलग-अलग लिखें
सबसे उपयोगी वाक्य पैटर्न है: स्रोत X कहता है; इस लेनदेन के लिए इसका अर्थ Y है; इसलिए स्वामी Z रिलीज़ B से पहले A करेगा। यह तीन सामान्य त्रुटियों को रोकता है।
- रजिस्ट्री तथ्य को चुपचाप क्षमता या ऋण निष्कर्ष में परिवर्तित नहीं किया जाता है।
- गुम फ़ील्ड को चुपचाप नकारात्मक निष्कर्ष में परिवर्तित नहीं किया जाता है।
- चेतावनी को मेमो में बिना किसी स्वामी या रिलीज़ परिणाम के नहीं छोड़ा जाता है।
HM Treasury का ऑरेंज बुक जोखिम मार्गदर्शन, जो UK सरकार के संगठनों के लिए लिखा गया है, प्रासंगिक और समझने योग्य साक्ष्य, स्पष्ट सीमाएँ और मान्यताएँ, निर्णय लेने वाले दर्शकों के लिए संक्षिप्त रिपोर्टिंग और नामित जोखिम स्वामित्व की सिफारिश करता है। ये उपयोगी मेमो-डिज़ाइन सिद्धांत हैं, हालाँकि यह मार्गदर्शन निजी आपूर्तिकर्ता खरीद को नियंत्रित नहीं करता है।
शर्तों को परीक्षण योग्य बनाएं
"फैक्ट्री की जाँच" कोई शर्त नहीं है। एक शर्त के लिए एक स्वामी, नियत तिथि, पूर्णता का प्रमाण और वह प्रतिबद्धता जिसमें यह बाधा डालती है, आवश्यक होती है। यदि कोई शर्त रिलीज़ को प्रभावित नहीं करती है, तो यह संभवतः एक नियंत्रण के बजाय एक अवलोकन है।
मेमो को ट्रांजैक्शन गेट्स से जोड़ें। अनुबंध-पूर्व मार्गदर्शिका पक्ष, प्राधिकरण और अनुलग्नक समीक्षा की जिम्मेदारी लेती है। लाभार्थी मार्गदर्शिका एक भिन्न भुगतान प्राप्तकर्ता या खाते की जिम्मेदारी लेती है। भुगतान गेट धन राशि के स्थानांतरण से ठीक पहले दोहराया जाता है। उन प्रक्रियाओं को मेमो में कॉपी न करें; उनके पूर्ण परिणाम, समीक्षक और तिथि का हवाला दें।
निर्णय लेने के लिए किसी रंग या स्कोर पर निर्भर न रहें
लाल, एम्बर और हरे रंग किसी बैठक में पृष्ठ का त्वरित अवलोकन करने में सहायक हो सकते हैं, लेकिन प्रत्येक रंग को अंतर्निहित निष्कर्ष के साथ रखा जाना चाहिए। पाँच हरे रजिस्ट्री फ़ील्ड्स द्वारा एक अनसुलझे लाभार्थी बेमेल को औसत करके खत्म नहीं किया जाना चाहिए। इसी प्रकार, एक अनुपस्थित फ़ील्ड तब तक लाल झंडा नहीं बनना चाहिए जब तक कि टीम यह स्पष्ट नहीं करती कि उस ऑर्डर के लिए वह फ़ील्ड क्यों आवश्यक है।
सार्वजनिक खरीद का एक उपयोगी उदाहरण अमेरिकी संघीय अधिग्रहण विनियमन (FAR) से आता है। अपने स्वयं के संघीय संदर्भ में, FAR 9.103 एक सकारात्मक उत्तरदायित्व निर्धारण की आवश्यकता रखता है और चेतावनी देता है कि केवल सबसे कम कीमत ही झूठी बचत हो सकती है। FAR 9.103 देखें. संबंधित प्रक्रिया अनुबंध फ़ाइल में पर्याप्त वर्तमान जानकारी और समर्थनकारी अभिलेखों की माँग करती है। FAR उपभाग 9.1 देखें. ये नियम साधारण निजी आयातों पर लागू नहीं होते हैं; वे एक सकारात्मक, दस्तावेज़ीकृत निर्णय और केवल एक दृश्यमान चेतावनी की अनुपस्थिति के बीच के अंतर को दर्शाते हैं।
तैयारी, सिफारिश और प्राधिकरण को अलग रखें
विश्लेषक या खरीद प्रमुख मेमो तैयार कर सकता है। गुणवत्ता, वित्त, कानूनी या अनुपालन स्वामी अपने-अपने निष्कर्षों पर हस्ताक्षर करेंगे। खरीदार के अनुमोदन मैट्रिक्स के तहत प्राधिकार रखने वाला व्यक्ति अंतिम निर्णय लेता है। रिपोर्ट प्रदाता को अनुमोदक के रूप में लेबल न करें, और किसी एक कर्मचारी को ऐसे निष्कर्ष की स्वतंत्र समीक्षा करते हुए न दिखाएं जिसे उन्होंने स्वयं तैयार भी किया हो।
ISO 9001 ऑडिटिंग प्रैक्टिस ग्रुप बताता है कि बाह्य प्रदाताओं पर नियंत्रण में वर्तमान दस्तावेज़ीकृत अनुमोदन जानकारी, परिभाषित मानदंड, आवश्यकताओं का सत्यापन और प्रदर्शन निगरानी शामिल हो सकती है। बाह्य-प्रदाता मार्गदर्शिका पढ़ें. व्यावहारिक बिंदु निरंतरता है: अनुमोदन नोट को ऑनबोर्डिंग के बाद गायब होने के बजाय अनुमोदित-आपूर्तिकर्ता रिकॉर्ड और बाद के प्रदर्शन समीक्षा में शामिल होना चाहिए।
निर्णय के संस्करण को स्थिर करें
मेमो को रिपोर्ट के सटीक संस्करण, हवाला दिए गए समर्थनकारी दस्तावेज़ों, अनुमोदकों के नाम और भूमिकाओं, टाइमस्टैम्प, शर्तों, शर्त समाप्ति के प्रमाण और खरीद के दायरे के साथ सहेजें। समाप्ति या उन घटनाओं को स्पष्ट करें जो निर्णय को फिर से खोलती हैं, जैसे कि नया विक्रेता, फैक्ट्री, लाभार्थी, स्वामित्व संकेत, सामग्री ऑर्डर में वृद्धि, उत्पाद परिवर्तन, पहले ऑर्डर में देरी, या नया सार्वजनिक रिकॉर्ड निष्कर्ष।
पूर्ण आपूर्तिकर्ता अनुमोदन फ़ाइल इस मेमो से व्यापक है और इसमें समर्थनकारी कंपनी, साइट, उत्पाद, अनुबंध, भुगतान और प्रदर्शन प्रमाण शामिल होने चाहिए। इसके चारों ओर के पूर्ण क्रम के लिए, उपयोग करें आपूर्तिकर्ता समुचित जांच जीवनचक्र.
एक अच्छा मेमो संक्षिप्त होता है क्योंकि तर्क अनुशासित होता है, न कि इसलिए कि अनिश्चितता को हटा दिया गया था। यह दर्शाता है कि क्या ज्ञात है, क्या नहीं है, शेष जोखिम को कौन स्वीकार करता है, और टीम को आगे क्या करने की अनुमति है।
यह मार्गदर्शिका एक आंतरिक खरीद रिकॉर्ड का वर्णन करती है। यह कानूनी, वित्तीय, ऋण, कर, नियामक, उत्पाद-अनुपालन, या ऑडिट सलाह प्रदान नहीं करता है, और एक कंपनी रिपोर्ट किसी आपूर्तिकर्ता या ट्रांजैक्शन को प्रमाणित नहीं करती है।