Xác minh hóa đơn giá trị gia tăng Trung Quốc (Fapiao)

Các loại hóa đơn

Hướng dẫn này dành cho người mua hoặc đồng nghiệp bộ phận tài chính đang cần kiểm tra một hóa đơn thuế Trung Quốc. Hãy tìm tiêu đề tiếng Trung, thông tin người bán và người mua, cùng với số hóa đơn. Một tệp tiếng Anh có tiêu đề “Invoice” là chưa đủ để xác định loại chứng từ. Trong thư mục của nhà cung cấp, báo giá, chứng từ vận chuyển và hóa đơn thuế đều có thể được mô tả bằng cùng một từ tiếng Anh.

Hóa đơn thuế Trung Quốc: fapiao

Fapiao được phát hành theo quy định về hóa đơn thuế của Trung Quốc. Hóa đơn hoàn toàn số hóa, còn được gọi là 数电发票, là một dạng hóa đơn điện tử. Các tiêu đề hóa đơn giá trị gia tăng phổ biến bao gồm 电子发票（增值税专用发票） và 电子发票（普通发票）. Thông báo của Cục Thuế Quốc gia về hóa đơn hoàn toàn số hóa thiết lập việc sử dụng trên toàn quốc và hiệu lực pháp lý tương đương với hóa đơn giấy. Dịch vụ xác minh hóa đơn chính thức là điểm khởi đầu phù hợp cho loại chứng từ này.

Hóa đơn chiếu lệ (Pro forma invoice)

Đây thường là một báo giá được trình bày dưới dạng hóa đơn, nêu rõ hàng hóa đề xuất, giá cả và các điều khoản thương mại. Cơ quan Quản lý Thương mại Quốc tế giải thích vai trò của nó trong hóa đơn chiếu lệ. Mã tham chiếu báo giá của nhà cung cấp không phải là số hóa đơn thuế Trung Quốc. Việc nhập mã này vào cổng thông tin VAT sẽ không xác thực giao dịch đề xuất cũng như không cho biết khoản đặt cọc có an toàn hay không.

Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại ghi nhận hàng hóa đã bán và số tiền phải thanh toán trong một giao dịch quốc tế, đồng thời được sử dụng trong quá trình thông quan. Xem phần giải thích về hóa đơn thương mạicủa Cơ quan Quản lý Thương mại Quốc tế. Hãy rà soát chứng từ này đối chiếu với đơn hàng và yêu cầu vận chuyển. Không suy diễn rằng chứng từ là giả mạo chỉ vì không tìm thấy trong kết quả tìm kiếm hóa đơn giá trị gia tăng Trung Quốc. Việc có cần thêm chứng từ thuế khác hay không phụ thuộc vào giao dịch; bản thân các tên gọi chứng từ này không thể giải quyết dứt điểm vấn đề đó.

Hình thức kỹ thuật số có thể gây hiểu lầm. Một fapiao hoàn toàn số hóa có thể thiếu con dấu quen thuộc của người bán hoặc các ô thông tin ngân hàng và địa chỉ thường thấy trên hóa đơn cũ. Hướng dẫn về fapiao của AWS Trung Quốc từ chính nhà phát hành giải thích những thay đổi này và cách họ cung cấp tệp điện tử. Đây là bối cảnh hữu ích khi gặp một tệp PDF lạ, nhưng không phải lý do để chấp nhận mọi chứng từ không có dấu. Hãy xác định loại hóa đơn và kiểm tra thông tin đã ghi nhận thay vì đánh giá dựa trên mức độ giống với mẫu hóa đơn giấy cũ.

Thông tin cần nhập

Hiện tại hướng dẫn vận hành chính thức phân biệt hóa đơn được phát hành thông qua nền tảng dịch vụ hóa đơn điện tử với các chứng từ của hệ thống quản lý hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) cũ hơn. Đối với các loại hóa đơn VAT thường gặp trong hồ sơ của nhà cung cấp, sự kết hợp các trường dữ liệu đầu vào dưới đây quan trọng hơn phần mở rộng tệp tin hoặc việc ai đó có in hóa đơn hay không.

Các trường dữ liệu đầu vào phổ biến cho hóa đơn VAT

Chứng từ	Số và ngày	Số tiền hoặc mã
Hóa đơn VAT đặc biệt hoặc thông thường hoàn toàn số hóa	Số hóa đơn gồm 20 chữ số và ngày phát hành	Tổng cộng bao gồm thuế: 价税合计
Hóa đơn VAT đặc biệt cũ hơn, dạng giấy hoặc điện tử	Mã hóa đơn, số hóa đơn và ngày phát hành	Số tiền chưa bao gồm thuế: 开具金额（不含税）
Hóa đơn VAT thông thường cũ hơn, bao gồm cả dạng điện tử	Mã hóa đơn, số hóa đơn và ngày phát hành	Sáu chữ số cuối của mã kiểm tra hóa đơn: 校验码后六位

发票号码 — số hóa đơn

Đây là yếu tố nhận diện hóa đơn. Nó khác với mã số thuế của người bán, số đơn đặt hàng và bất kỳ số tài khoản ngân hàng nào được in ở nơi khác trong hồ sơ.

价税合计 — tổng số tiền bao gồm thuế

Sử dụng tổng số tiền bao gồm thuế được ghi trên hóa đơn khi quy trình đã chọn yêu cầu. Tổng phụ của hàng hóa, riêng số tiền thuế, yêu cầu đặt cọc và số dư cuối cùng phải thanh toán là các giá trị khác nhau.

校验码 — mã kiểm tra hóa đơn

Đây là một trường thông tin trên hóa đơn liên quan. Nó tách biệt với mã CAPTCHA do trang web hiển thị. Không sao chép thách thức bảo mật của trang web vào ô yêu cầu nhập các chữ số từ hóa đơn.

Sao chép cẩn thận các ký tự gốc, giữ nguyên những chữ số không ở đầu. Không chỉ dựa vào bản hóa đơn đã dịch hoặc gõ lại. Nếu cần hiểu rõ mã định danh của bên bán, hãy tham khảo hướng dẫn về USCC và mã số thuế Trung Quốc sẽ đề cập đến trường thông tin riêng biệt đó. Định danh của người bán giúp xác định doanh nghiệp; nó không thể thay thế số hóa đơn trong quá trình tra cứu này.

Kiểm tra chính thức

1. Truy cập dịch vụ chính thức. Bắt đầu từ nền tảng quốc gia về kiểm tra hóa đơn VAT. Hiện tại, liên kết này mở dịch vụ mới hơn dưới cùng máy chủ của cơ quan thuế. Trang chủ cung cấp các tùy chọn nhập liệu thủ công, quét và nhập khẩu, nhưng nhập liệu thủ công là đủ để hiểu các trường nào đang được kiểm tra. Ảnh chụp màn hình do nhà cung cấp gửi chỉ là bản ghi về kết quả tra cứu được cho là của người khác; nó không thay thế cho việc bạn so sánh với kết quả chính thức.
2. Nhập tổ hợp dữ liệu phù hợp. Sử dụng loại hóa đơn và hướng dẫn về các trường dữ liệu nêu trên. Ban đầu, trang chủ hiển thị số tiền chưa bao gồm thuế; nhãn ban đầu đó không phải là hướng dẫn áp dụng chung cho mọi hóa đơn. Hãy tuân theo quy trình phù hợp với loại hóa đơn và trợ giúp hiện hành. So sánh số, ngày phát hành và số tiền hoặc mã được yêu cầu với chứng từ nguồn trước khi hoàn tất mã CAPTCHA. Lỗi sao chép-dán hoặc sai lệch về cơ sở tính số tiền có thể dẫn đến kết quả tra cứu sai.
3. Đọc thông tin hóa đơn trả về. Khi chi tiết xuất hiện, hãy so sánh chúng với tệp tin bạn nhận được. Đặc biệt chú ý đến người bán, người mua, số hóa đơn, ngày tháng, mặt hàng và số tiền. Không dừng lại sau khi nhận ra tên nhà cung cấp. Kết quả có thể liên quan đến một hóa đơn khác của cùng công ty, hoặc tài liệu đính kèm có thể chứa số tiền hoặc người mua đã bị thay đổi. Vấn đề then chốt là liệu chứng từ này có khớp với hóa đơn đã được ghi nhận hay không.
4. Lưu giữ kết quả cùng với ngày thực hiện. Lưu trữ bản gốc điện tử và hồ sơ thích hợp về những gì dịch vụ chính thức trả về khi bạn kiểm tra. Tách biệt ngày tra cứu khỏi ngày phát hành. Nếu cổng thông tin không trả về bản ghi nào, cho kết quả không nhất quán hoặc xảy ra lỗi kỹ thuật, hãy lưu giữ chính xác kết quả đó; không mô tả hóa đơn là đã được xác minh khi vấn đề vẫn chưa được giải quyết.

Đọc kết quả

Chi tiết khớp nhau

Việc có bản ghi khớp và việc mua hàng khớp nhau là hai vấn đề riêng biệt. Quy tắc triển khai bằng tiếng Anh của cơ quan thuế phân biệt hoạt động kinh doanh chân chính với các hóa đơn mà người mua, người bán, hàng hóa, dịch vụ hoặc số tiền không phản ánh giao dịch thực tế. Sử dụng các chi tiết trả về để thực hiện các so sánh mà chúng hỗ trợ, sau đó xác định các tài liệu cần thiết để giải đáp những vấn đề còn lại.

Cách xử lý khi kết quả khớp nhau

Những gì việc tra cứu cho phép bạn so sánh	Những gì vẫn cần chứng từ giao dịch
Người bán được ghi nhận so với người bán trên hóa đơn	Đối chiếu thực thể đó với bên ký kết hợp đồng. giải thích từ bên xuất hóa đơn xác định vai trò này. Một hóa đơn hợp lệ của công ty liên kết không giải thích lý do tại sao hợp đồng lại nêu tên một công ty khác. Hãy tuân theo hướng dẫn xử lý trường hợp tên nhà cung cấp và tên trên hóa đơn không khớp khi các thực thể khác nhau; thu thập lời giải thích kết nối các tài liệu cụ thể của bạn.
Người mua, mặt hàng và số tiền so với hồ sơ đã nhận	Đối chiếu những thông tin này với đơn đặt hàng và hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế. Một hóa đơn hợp lệ dành cho khách hàng hoặc lô hàng khác không chứng minh được giao dịch mua của bạn. Số tiền khớp với hồ sơ thuế cũng không chứng minh rằng hàng hóa đã được giao. Lưu giữ bằng chứng giao hàng hoặc nghiệm thu dịch vụ cùng với đơn đặt hàng.
Thông tin được ghi nhận trên hóa đơn tại thời điểm kiểm tra	Xác định xem việc hoàn tiền, giảm giá hoặc điều chỉnh sau đó có làm thay đổi giao dịch hay không. Ảnh chụp màn hình thành công từ trước đó có thể mô tả chính xác một tài liệu cũ nhưng bỏ sót các điều chỉnh phát sinh sau này. Thu thập bộ tài liệu hiện hành trước khi coi số tiền ban đầu là cuối cùng.
Danh tính của người bán xuất hóa đơn	Kiểm tra riêng bên thụ hưởng thanh toán được đề xuất. Kết quả này không ủy quyền cho một tài khoản ngân hàng mới hoặc một bên thụ hưởng thứ ba. Sử dụng kiểm tra bên thụ hưởng ngân hàng trước khi phê duyệt thanh toán. Năng lực sản xuất của nhà máy, uy tín tín dụng và hiệu suất giao hàng cũng nằm ngoài phạm vi câu hỏi được trả lời bởi việc tra cứu hóa đơn này.

不一致 — chi tiết không nhất quán

Giữ nguyên trạng thái chưa giải quyết của tài liệu nếu các trường dữ liệu gốc vẫn sai lệch hoặc nếu người bán, người mua hoặc số tiền được trả về khác biệt. Yêu cầu bản gốc rõ ràng hoặc lời giải thích về việc điều chỉnh, trong đó xác định rõ sự sai lệch cụ thể. Không chỉnh sửa tài liệu để khớp với kết quả tìm kiếm. Các quy tắc triển khai hóa đơn của Trung Quốc cung cấp quy trình yêu cầu cơ quan thuế xác minh tính xác thực. Sử dụng quy trình này cho những nghi ngờ trọng yếu mà việc tra cứu thông thường và làm rõ từ bên xuất hóa đơn không thể giải quyết.

查无此票 — không tìm thấy hóa đơn

Phản hồi không có bản ghi không phải là kết luận tự động về gian lận. Nền tảng's Các câu hỏi thường gặp hiện nay đưa ra một số nguyên nhân có thể xảy ra. Hãy chọn hành động tiếp theo dựa trên lời giải thích mà bạn thực sự có thể xác minh.

Dữ liệu nhập khác với thông tin trên chứng từ

Đọc lại hóa đơn gốc thay vì yêu cầu nhà cung cấp lặp lại các con số trong email. Kiểm tra xem có bỏ sót chữ số không, nhầm ngày phát hành với ngày giao hàng, nhập tổng phụ thay cho tổng đã bao gồm thuế, hoặc lấy nhầm phần đầu hay cuối của mã kiểm tra hay không. Nếu bản gốc rõ ràng giúp xác định và sửa lỗi sao chép, hãy tra cứu lại theo đúng cách. Ghi lại dữ liệu đã sửa để đồng nghiệp sau này hiểu vì sao lần tra cứu trước không thành công.

Hóa đơn nằm ngoài phạm vi phủ sóng

Một hóa đơn nằm ngoài khoảng thời gian hiển thị, hoặc một chứng từ không được phát hành thông qua các hệ thống thuộc phạm vi dịch vụ, có thể không thể truy xuất tại đây. Trước hết, hãy xem xét lại việc phân loại tệp. Một báo giá pro forma cần được rà soát thương mại, chứ không phải tìm kiếm VAT nhiều lần. Đối với hóa đơn thuế cũ hơn hoặc không được hỗ trợ, hãy hỏi bên phát hành về quy trình áp dụng của cơ quan thuế và thu thập tài liệu cần thiết cho quy trình đó.

Bên phát hành chưa tải lên dữ liệu

Tài liệu trợ giúp chính thức nêu rõ việc phát hành ngoại tuyến với dữ liệu chưa được tải lên là một nguyên nhân có thể xảy ra. Hãy yêu cầu bên phát hành xác nhận hệ thống phát hành và trạng thái tải lên. Tuyên bố rằng hệ thống đang bị trễ có thể giải thích cho bước tiếp theo, nhưng bản thân điều đó không cấu thành một kết quả xác minh thành công. Hãy kiểm tra lại sau khi vấn đề được nêu đã được giải quyết; nếu tình trạng vẫn tiếp diễn, bên phát hành hoặc cơ quan thuế liên quan cần xử lý.

Không có kết quả do trang web gặp sự cố

Nếu CAPTCHA không tải, trang web hoạt động bất thường hoặc kết nối thất bại, hãy sử dụng kênh trợ giúp của nền tảng hoặc liên hệ với bộ phận dịch vụ thuế. Việc trang web không tải được không cung cấp thông tin nào về tính xác thực của hóa đơn. Không coi một trang web không thể truy cập là bằng chứng cho thấy việc kiểm tra thành công hoặc nhà cung cấp đã cung cấp chứng từ giả mạo.

Ghi nhận chính xác những nội dung khớp nhau: các trường thông tin trên hóa đơn, bên bán đã ghi nhận và các tài liệu giao dịch thực tế đã được đối chiếu. Nếu vẫn còn điểm chưa rõ về việc điều chỉnh, các bên liên quan hoặc số tiền, hãy xác định mục thiếu sót và giữ nguyên phần đó ở trạng thái chờ xem xét.

Các nguồn chính thức và nền tảng công khai đã được rà soát vào ngày ngày 8 tháng 9 năm 2026. Hướng dẫn này đề cập đến quy trình xác minh hóa đơn giá trị gia tăng thông thường tại Trung Quốc đại lục; không xác định khả năng khấu trừ thuế hay nghĩa vụ xuất hóa đơn cho một giao dịch xuyên biên giới cụ thể.