Người phát hành hóa đơn tại Trung Quốc

Người phát hành hóa đơn là thực thể pháp lý được xác định là người bán hoặc đơn vị lập hóa đơn trên hóa đơn. Nó không nhất thiết là nhân viên kinh doanh đã gửi tệp PDF, nhà máy sản xuất hàng hóa hoặc người thụ hưởng ngân hàng được nêu trong các hướng dẫn thanh toán sau này. Đối với việc xem xét nhà cung cấp Trung Quốc, “ai là người phát hành hóa đơn?” do đó là một câu hỏi về khớp danh tính, không phải là câu hỏi truy vết email.

Người phát hành là một trường công ty, không phải tên của một cá nhân

Các quy định hiện hành của Trung Quốc về Quản lý Hóa đơn quy định rằng, trong trường hợp thông thường, người nhận sẽ phát hành hóa đơn cho người trả tiền khi nhận tiền hàng hóa, dịch vụ hoặc hoạt động kinh doanh khác. Hóa đơn phải được hoàn thành trung thực. Có các ngoại lệ được xác định rõ ràng, vì vậy “người nhận” là điểm khởi đầu mạnh mẽ thay vì sự cho phép bỏ qua những gì tài liệu thực sự nói.

Đừng nhầm lẫn danh tính người bán với nhân viên cá nhân được ghi là người lập hóa đơn, hoặc bất kỳ ai đã chuyển tiếp tệp. Các quy định hiện hành của Tổng cục Thuế Nhà nước về quy tắc thực thi phân biệt đơn vị lập hóa đơn với các chi tiết hóa đơn khác và xác nhận rằng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có hiệu lực pháp lý như nhau.

Đọc các trường này cùng nhau

Trên hóa đơn thuế Trung Quốc, hãy ghi lại chính xác tên đầy đủ bằng tiếng Trung và mã số người nộp thuế của người bán như hiển thị. Sau đó, thu thập thông tin người mua, số hóa đơn và ngày, loại hóa đơn, mô tả mặt hàng, số tiền, thông tin thuế và xem tài liệu là bản gốc, đã sửa đổi hay đã hủy. Một cơ quan thuế Thượng Hải mô tả trường dành cho hóa đơn kỹ thuật số liệt kê thông tin người bán và người mua riêng biệt với người lập hóa đơn.

Trung Quốc đã thúc đẩy áp dụng hóa đơn điện tử kỹ thuật số toàn diện trên toàn quốc từ tháng 1 năm 2024, theo báo cáo bằng tiếng Anh của Hội đồng Nhà nước. Định dạng đơn thuần không giải quyết được vấn đề danh tính: một tệp PDF, bản ghi OFD, XML, bản in giấy, hóa đơn thương mại và hóa đơn dự thảo có thể phục vụ các mục đích khác nhau. Hãy dán nhãn loại tài liệu trước khi dựa vào trường người phát hành của nó.

So sánh ba thực thể trước khi phê duyệt

Người bán trong hợp đồng: thực thể chấp nhận đơn đặt hàng và chịu nghĩa vụ hợp đồng. Người phát hành hóa đơn: người bán hoặc đơn vị lập hóa đơn được nêu trên hóa đơn này. Người thụ hưởng ngân hàng: chủ tài khoản dự kiến nhận tiền. Ghi chép từng bên bằng tên pháp lý thay vì giả định một thương hiệu tiếng Anh duy nhất bao trùm cả ba.

Nếu ba tên trùng khớp, chuỗi danh tính sẽ đơn giản hơn, nhưng hóa đơn vẫn cần kiểm tra tính xác thực và giao dịch thông thường. Nếu chúng khác nhau, hãy xác định mối quan hệ: ví dụ, một công ty thương mại có thể ký hợp đồng và thu tiền trong khi một nhà máy liên kết sản xuất. Sự khác biệt này cần có tài liệu và lời giải thích có trách nhiệm; nó không được khắc phục bởi các tên tiếng Anh tương tự. Xem phần định nghĩa người thụ hưởng ngân hàng và hướng dẫn về công ty thương mại xuất khẩu cho các vai trò đó.

Một ví dụ minh họa

Hợp đồng mua hàng nêu tên Foshan Northlight Hardware Co., Ltd. Tên và mã số của người bán Trung Quốc trên hóa đơn khớp với hồ sơ đã xác minh của công ty đó. Người phát hành hóa đơn và người bán theo hợp đồng do đó phù hợp. Một chỉ thị chuyển tiền sau đó nêu Guangzhou Northlight Trading Co., Ltd. là người thụ hưởng. Việc khớp hóa đơn không phê duyệt khoản thanh toán này: bộ phận tài chính vẫn cần xác minh danh tính của công ty thứ hai, quyền thu tiền và sự xác nhận có kiểm soát từ người bán theo hợp đồng.

Đây là trường hợp khớp người phát hành với người thụ hưởng chưa được giải quyết, chứ không phải kết luận "hóa đơn không hợp lệ". Sử dụng quy trình xử lý sự không khớp giữa hóa đơn và người thụ hưởng để điều tra việc thay đổi thanh toán. Nếu xung đột tên bắt đầu ngay trên chính hóa đơn, hãy sử dụng hướng dẫn về sự không khớp tên nhà cung cấp.

Những gì một phép khớp người phát hành chứng minh và không chứng minh

Phép khớp người phát hành hỗ trợ hồ sơ giao dịch có thể truy vết giữa các bên được nêu tên. Nó có thể giúp kết nối chi phí, tài liệu thuế, hợp đồng và hồ sơ nhà cung cấp. Nó không bản thân nó chứng minh rằng hàng hóa đã được giao, thông số kỹ thuật đã được đáp ứng, người ký có thẩm quyền, đăng ký của công ty vẫn còn hiệu lực, hoặc một tài khoản ngân hàng mới thuộc về người phát hành.

Lưu một ghi chú bằng chứng ngắn gọn với loại tài liệu, tên người bán, mã số, ngày và số hóa đơn, so sánh bên hợp đồng, so sánh người thụ hưởng, tệp nguồn, người xem xét và ngày xem xét. Tìm kiếm tên pháp lý hoặc mã số Trung Quốc trong Tra cứu công ty ChinaValidate trước khi coi tên tiếng Anh trên hóa đơn là danh tính pháp lý.