Fapiao và hóa đơn thương mại Trung Quốc

Nhà cung cấp Trung Quốc có thể gửi cho bạn hóa đơn chiếu lệ, hóa đơn thương mại và fapiao cho các mục đích khác nhau. Từ “hóa đơn” không khiến chúng trở nên thay thế được cho nhau. Fapiao thuộc hệ thống hóa đơn thuế của Trung Quốc; hóa đơn thương mại là chứng từ thương mại, trong khi hóa đơn chiếu lệ thường nêu rõ một giao dịch dự kiến. Hãy xác định loại chứng từ trước khi chọn cách kiểm tra.

Đối với người mua hàng quốc tế, câu hỏi thực tế là: tệp này mô tả lời chào hàng, ghi nhận việc bán hàng cho mục đích thương mại, hay đại diện cho một hóa đơn thuế Trung Quốc? Sự phân biệt này giúp bạn yêu cầu đúng loại chứng từ mà không coi một định dạng xa lạ là bằng chứng gian lận.

Ba loại chứng từ, nhiều mục đích khác nhau

“Fapiao” là cách viết phiên âm pinyin của 发票. Trong hướng dẫn này, thuật ngữ này chỉ hóa đơn thuế tại Trung Quốc đại lục. Các biện pháp quản lý hóa đơn của Trung Quốc quy định các chứng từ nằm trong phạm vi điều chỉnh và đặt chúng dưới sự quản lý của cơ quan thuế. Các biện pháp này công nhận cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Do đó, fapiao không đơn thuần là tên gọi tiếng Trung cho bất kỳ tệp PDF nào mà nhà cung cấp gọi là hóa đơn.

Chứng từ	Mục đích sử dụng	Nội dung cần đối chiếu
Hóa đơn chiếu lệ (PI)	Một đề xuất bán hàng, bao gồm hàng hóa, giá cả và điều khoản đã báo giá.	Báo giá đã thỏa thuận, số lượng, điều khoản thanh toán và kế hoạch giao hàng dự kiến.
Hóa đơn thương mại (CI)	Chứng từ thương mại cho giao dịch bán hàng, bao gồm thông tin dùng để thông quan hải quan.	Đơn hàng, bên bán và bên mua, hàng hóa, giá trị và các chứng từ vận chuyển liên quan.
Hóa đơn thuế Trung Quốc (fapiao)	Hóa đơn được phát hành theo quy định về hóa đơn thuế của Trung Quốc.	Hồ sơ hóa đơn thuế liên quan và giao dịch mà hóa đơn đó phản ánh.

Cục Quản lý Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ mô tả hóa đơn chiếu lệ là một báo giá dưới hình thức hóa đơn. Loại chứng từ này có thể hỗ trợ người mua sắp xếp các vấn đề như giấy phép nhập khẩu hoặc thư tín dụng. Việc nhận được hóa đơn chiếu lệ tự nó không chứng minh hàng hóa đã được giao hoặc khoản thanh toán đã được nhận.

Hóa đơn thương mại cung cấp thông tin phục vụ thủ tục thông quan xuất nhập khẩu, bao gồm giá trị làm cơ sở để cơ quan hải quan tính thuế và lệ phí. Các yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào nước đến. Hệ thống tra cứu hóa đơn VAT Trung Quốc không phải là sổ đăng ký chung cho các hóa đơn thương mại của nhà cung cấp.

Các chứng từ này có thể liên quan đến cùng một giao dịch mua hàng mà không thay thế lẫn nhau. Cũng không nên hiểu việc so sánh này như một quy tắc rằng mọi đơn hàng xuyên biên giới đều bắt buộc phải có đủ ba loại chứng từ. Các chứng từ cần thiết cho giao dịch của bạn phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể cũng như các yêu cầu về thương mại, thuế và kế toán liên quan.

Nhận diện chứng từ bạn nhận được

Hãy bắt đầu từ tiêu đề và các trường thông tin bên trong chứng từ, chứ không phải tên tệp. Một tệp có tên “invoice.pdf” cung cấp rất ít thông tin. Hóa đơn chiếu lệ có thể hiển thị nổi bật các điều khoản thanh toán và giao hàng dự kiến; hóa đơn thương mại có thể bao gồm thông tin về lô hàng và hàng hóa. Hãy yêu cầu nhà cung cấp xác định rõ loại chứng từ nếu tiêu đề và nội dung chưa làm rõ mục đích của nó.

Trên hóa đơn VAT fapiao của Trung Quốc, hãy tìm loại hóa đơn và các trường thông tin người bán, người mua. Các tiêu đề hóa đơn VAT số hóa toàn phần phổ biến bao gồm 电子发票（增值税专用发票） và 电子发票（普通发票）. Khi hỏi về loại hóa đơn, hãy giữ nguyên cách diễn đạt bằng tiếng Trung; tiêu đề dịch sang tiếng Việt có thể làm mất đi sự phân biệt hữu ích.

Đối với hóa đơn fapiao số hóa toàn phần, mã định danh hóa đơn là một dãy số gồm 20 chữ số. Các định dạng VAT cũ hơn có thể hiển thị riêng mã hóa đơn và số hóa đơn. Mã số thuế của người bán là một trường thông tin khác: nó xác định doanh nghiệp, chứ không phải riêng hóa đơn này. Không sử dụng mã tham chiếu đơn hàng hoặc mã số thuế của người bán thay cho số hóa đơn.

Giao diện của fapiao cũng đã thay đổi. Giải thích về hóa đơn số hóa toàn phần của cơ quan thuế mô tả khả năng trình bày linh hoạt cùng các định dạng XML, PDF và OFD. Một nhà phát hành thực tế, AWS Trung Quốc, giải thích về dãy số 20 chữ số và việc loại bỏ trường con dấu người bán khỏi fapiao số hóa của họ. Việc thiếu con dấu quen thuộc hoặc khác biệt về định dạng tệp chưa đủ để kết luận tính xác thực của chứng từ.

Tương tự, một tiêu đề trông có vẻ chính thức không phải là bằng chứng xác thực. Văn bản tiếng Trung, logo hoặc hình ảnh con dấu đều có thể bị sao chép. Hãy dựa vào hình thức để xác định loại chứng từ mà tài liệu tự nhận, sau đó xác minh tuyên bố đó thông qua kênh phù hợp.

Đối chiếu phương thức kiểm tra với loại chứng từ

Đối với hóa đơn giá trị gia tăng (fapiao) của Trung Quốc được hỗ trợ, hãy sử dụng kênh xác minh hóa đơn thuế phù hợp và đối chiếu các chi tiết trả về với bản gốc. Hướng dẫn xác minh hóa đơn GTGT Trung Quốc giải thích các tổ hợp số hóa đơn, ngày tháng, số tiền và mã xác minh. Hướng dẫn này cũng đề cập đến sự khác biệt giữa kết quả khớp, chi tiết không nhất quán và trường hợp không tìm thấy hồ sơ.

Đối với hóa đơn thương mại hoặc hóa đơn pro forma, hãy bắt đầu từ hồ sơ công ty và chứng từ giao dịch. Bên bán được ghi tên có khớp với nhà cung cấp mà bạn đã thỏa thuận mua hàng hay không? Các mặt hàng, số lượng, loại tiền tệ và điều khoản có khớp với đơn đặt hàng hay không? Việc tra cứu hóa đơn thuế Trung Quốc không thể trả lời những câu hỏi đó chỉ vì tệp tin của nhà cung cấp có dòng chữ “Invoice” ở phần đầu.

Hãy xem xét một đơn hàng đầu tiên mang tính giả định. Nhà cung cấp gửi một hóa đơn pro forma (PI) yêu cầu đặt cọc theo thỏa thuận, và người mua thử dùng số tham chiếu của PI để tra cứu trong hệ thống hóa đơn GTGT. Đây là cách kiểm tra sai đối với loại chứng từ này. Người mua cần xác nhận đề nghị chào hàng và thông tin nhà cung cấp, đồng thời thực hiện các bước kiểm tra thanh toán đã thỏa thuận. Việc tra cứu không thành công không chứng minh PI là giả mạo, và sự tồn tại của PI cũng không đảm bảo rằng việc thanh toán là an toàn.

Nếu sau đó nhà cung cấp xuất trình hóa đơn thuế, hãy kiểm tra chứng từ đó dựa trên các tiêu chí riêng của nó. Một hóa đơn fapiao khớp thông tin không tự động xác nhận việc giao hàng, chất lượng sản phẩm hoặc quyền phép thanh toán cho một công ty khác. Nếu bên bán trên hóa đơn khác với nhà cung cấp, hướng dẫn về trường hợp tên nhà cung cấp không khớp với hóa đơn sẽ giải thích cách điều tra hai danh tính này.

Yêu cầu đúng loại chứng từ bạn cần

Thay vì mơ hồ yêu cầu một “hóa đơn thật”, hãy giải thích mục đích sử dụng. Bạn có thể cần hóa đơn pro forma cho đơn hàng dự kiến, hóa đơn thương mại cho hồ sơ lô hàng, hoặc làm rõ về hóa đơn thuế Trung Quốc. Hãy cung cấp thông tin người mua và số tham chiếu đơn hàng để phản hồi nhận được có thể liên kết chính xác với giao dịch mua của bạn.

Một yêu cầu đơn giản là: “Vui lòng xác nhận tệp đính kèm là hóa đơn pro forma, hóa đơn thương mại hay hóa đơn thuế Trung Quốc. Chúng tôi cần tài liệu này cho [mục đích]. Nếu đây là hóa đơn thuế Trung Quốc, vui lòng gửi tệp điện tử gốc và xác nhận loại hóa đơn.” Đây là mẫu câu gợi ý để bạn điều chỉnh, không phải khẳng định rằng mọi đơn hàng quốc tế đều bắt buộc phải xuất trình một loại chứng từ cụ thể.

Sau khi xác định được một hóa đơn thuế thuộc diện hỗ trợ, hãy sử dụng công cụ xác minh hóa đơn của ChinaValidate và đối chiếu kết quả trả về với tệp tin. Nếu vấn đề chưa rõ là danh tính bên bán, hãy bắt đầu tra cứu doanh nghiệp bằng tên pháp lý tiếng Trung hoặc mã định danh của họ. Việc chọn phương thức kiểm tra bắt đầu từ việc nhận biết chính xác loại chứng từ đang có trước mắt.