Cách tìm mã số thuế của công ty Trung Quốc

Để tìm mã số thuế của một công ty tại Trung Quốc đại lục, hãy tìm Mã tín dụng xã hội thống nhất gồm 18 ký tự trên giấy phép kinh doanh hiện hành hoặc hồ sơ đăng ký doanh nghiệp khớp thông tin. Đối với công ty đã được cấp mã này, nó cũng đóng vai trò là mã số nhận diện người nộp thuế, hay TIN. Trên hóa đơn thuế Trung Quốc, hãy đọc định danh bên cạnh tên công ty liên quan: người mua và người bán có các trường riêng biệt.

Bạn thường có thể bắt đầu với một trong ba thứ: tên đầy đủ bằng tiếng Trung của công ty, bản sao giấy phép, hoặc hóa đơn. Kết quả hữu ích là một con số gắn liền với đúng pháp nhân, kèm nguồn thông tin mà bạn có thể quay lại kiểm tra. Việc tìm thấy một chuỗi 18 ký tự ở đâu đó trong giấy tờ của nhà cung cấp chỉ mới là bước đầu.

Quy tắc định danh của Tổng cục Thuế Nhà nước quy định việc sử dụng Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC) cho các pháp nhân và tổ chức khác đã được cấp mã. Tài liệu ghi chú về TIN Trung Quốc do OECD lưu trữ cũng hướng người đọc đến giấy phép kinh doanh. Hướng dẫn này áp dụng cho các công ty tại Trung Quốc đại lục; các định danh thuế cá nhân và đăng ký đặc biệt tuân theo quy tắc riêng.

Bắt đầu với tên công ty

Nếu biểu mẫu nhà cung cấp có ô Mã số thuế để trống, trước hết hãy xác định mã số nào thuộc về ô đó. Một thương hiệu, một nhà máy và công ty bán hàng cho bạn có thể mang tên khác nhau. Hãy sử dụng pháp nhân mà biểu mẫu nhằm ghi nhận. Không chọn một công ty liên kết chỉ vì mã của họ dễ tìm hơn.

Lấy tên đăng ký đầy đủ bằng tiếng Trung từ thông tin chi tiết công ty của nhà cung cấp, hợp đồng hoặc giấy phép. Giữ nguyên cách diễn đạt địa điểm và hậu tố loại hình công ty. Tên giao dịch bằng tiếng Anh có thể giúp bạn đặt câu hỏi cho nhà cung cấp, nhưng việc dịch ngược lại sang tiếng Trung không đảm bảo khôi phục chính xác tên đã đăng ký. Nếu đó là điểm khởi đầu duy nhất, hãy sử dụng hướng dẫn tra cứu theo tên tiếng Anh để thiết lập định danh Trung Quốc trước.

Tìm kiếm tên trên Hệ thống Công khai Thông tin Tín dụng Doanh nghiệp Quốc gia. Hướng dẫn chính thức về thông tin doanh nghiệp của Bắc Kinh xác nhận rằng hệ thống này chấp nhận tên doanh nghiệp, Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC) hoặc số đăng ký. Mở doanh nghiệp khớp thông tin và xác định 统一社会信用代码. Sao chép toàn bộ giá trị đó cùng với tên tiếng Trung; tiêu đề kết quả tìm kiếm thiếu trường định danh chưa phải là câu trả lời cuối cùng.

Đọc đủ phần hồ sơ trả về để xác nhận bạn đã chọn đúng công ty dự kiến. Tên đầy đủ phải khớp với tài liệu từ nhà cung cấp, và các chi tiết bối cảnh như địa điểm phải hợp lý. Khi còn nhiều tên tương tự, hãy yêu cầu giấy phép hoặc một định danh chính xác khác thay vì chọn kết quả đầu tiên. Hướng dẫn tra cứu đăng ký doanh nghiệp giải thích các điểm truy cập chính thức và các trường thông tin cơ bản.

Trang trợ giúp của dịch vụ dữ liệu Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC) quốc gia mô tả một tuyến tra cứu khác sử dụng tên tổ chức hoặc mã 18 ký tự của tổ chức đó. Hãy làm theo hướng dẫn truy cập của dịch vụ. Phần trợ giúp cũng giải thích rằng thông tin mới hoặc thay đổi có thể chưa được cập nhật, và yêu cầu đăng nhập hoặc giới hạn lưu lượng tạm thời có thể ảnh hưởng đến khả năng truy cập. Do đó, trang không tải được mang ý nghĩa khác với việc tìm kiếm hoàn tất nhưng không có kết quả khớp.

Lưu giữ nguồn kết quả và ngày truy xuất. Nếu bạn tiếp cận qua một thư mục thương mại hoặc báo cáo công ty đã dịch, hãy cũng lưu lại định danh của dịch vụ đó. Kết quả từ nguồn thứ cấp có thể giúp tìm mã, nhưng không nên dán nhãn là trang chính phủ hoặc âm thầm thay thế tên tiếng Trung bằng phiên bản tiếng Anh gần đúng.

Mã số trên giấy phép

Giấy phép hiện hành giúp rút ngắn quy trình khi nhà cung cấp đã gửi sẵn một bản. Hãy tìm nhãn 统一社会信用代码 và đọc toàn bộ giá trị bên cạnh nó. Bạn đang tìm mã số của công ty được ghi tên trên giấy phép đó, chứ không phải ngày in, vốn đăng ký, mã QR hay một con số trong tên tệp. Tài liệu giải thích về TIN bằng tiếng Trung và tiếng Anh của cơ quan thuế cho biết mã định danh mới của công ty được ghi trên giấy phép kinh doanh.

Sao chép giá trị dưới dạng văn bản, giữ nguyên tất cả chữ cái và chữ số. Cụm từ “mã số thuế 18 chữ số” là cách viết tắt phổ biến, nhưng Mã thống nhất tín dụng xã hội (USCC) có thể chứa cả chữ cái. Nếu biểu mẫu loại bỏ chữ cái hoặc giới hạn trường nhập ít ký tự hơn, hãy kiểm tra xem biểu mẫu đó có yêu cầu Mã số nhận diện người nộp thuế (TIN) của doanh nghiệp Trung Quốc và đã chọn đúng quốc gia hay chưa. Không rút ngắn số được cung cấp, thêm tiền tố quốc gia hoặc tự ý tạo ra một mã thay thế để đáp ứng các quy tắc xác thực không rõ ràng.

Với ảnh chụp hoặc bản quét, hãy phóng to bản gốc đủ lớn để kiểm tra các ký tự khó đọc. Một góc bị cắt xén, ánh sáng chói hoặc hình thu nhỏ từ ứng dụng nhắn tin có thể khiến việc sao chép chính xác mã số trở nên bất khả thi. Hãy yêu cầu một bản sao rõ nét hơn hoặc tra cứu mã số thông qua tên công ty. Công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) hữu ích để sao chép các trường dễ đọc; tuy nhiên, một kết quả OCR có vẻ hợp lý không thể khẳng định chắc chắn một ký tự mà nguồn gốc không hiển thị rõ.

Sau đó, hãy tìm kiếm toàn bộ mã số và so sánh tên trả về với thông tin trên giấy phép. Bạn đã chuyển từ một con số in trên tài liệu được cung cấp sang một con số được liên kết với hồ sơ công ty. Phần hướng dẫn xác thực USCC sẽ đề cập đến các quy tắc ký tự và checksum nếu chuỗi ký tự bị từ chối. Bước kiểm tra kỹ thuật này giúp xác định lỗi sao chép; nó không chứng minh việc tuân thủ nghĩa vụ thuế cũng như không xác thực tính chân thực của hình ảnh giấy phép.

Các mã số trên hóa đơn

Một hóa đơn có thể chứa số bạn cần, nhưng hãy bắt đầu bằng việc xác định loại tài liệu. Hóa đơn thuế Trung Quốc, thường được gọi là fapiao, bao gồm các trường thông tin dành cho cơ quan quản lý thuế. Một hóa đơn thương mại hoặc hóa đơn pro forma bằng tiếng Anh có thể sử dụng bố cục riêng của nhà cung cấp. Hãy đọc các nhãn thực tế thay vì giả định rằng mọi tài liệu có tiêu đề “Hóa đơn” đều có các trường giống nhau hoặc có thể được kiểm tra qua cùng một dịch vụ.

Trên hóa đơn thuế, hãy tìm các tiêu đề bên 销售方信息 và 购买方信息: thông tin người bán và thông tin người mua. Mã định danh có thể được gắn nhãn là 纳税人识别号 hoặc 统一社会信用代码/纳税人识别号. Hãy đọc tên và số nằm trong cùng một khối thông tin của bên liên quan. Mẫu hóa đơn điện tử Thượng Hải chính thức minh họa các khối riêng biệt này. Đây là định dạng công bố mang tính chất minh họa; hãy dựa vào các nhãn trên tài liệu của bạn thay vì phụ thuộc vào một vị trí cố định trên màn hình.

Số của chính hóa đơn là một trường thông tin khác. Thông báo quốc gia về hóa đơn hoàn toàn số hóa liệt kê riêng biệt thông tin người mua, thông tin người bán và số hóa đơn, đồng thời quy định số hóa đơn loại này gồm 20 chữ số. Giá trị 20 chữ số đó dùng để định danh hóa đơn. Nó không phải là mã công ty 18 ký tự của người bán. Các định dạng hóa đơn cũ hơn có cách đánh số riêng, vì vậy độ dài chỉ là manh mối sau khi bạn đã xác định được trường thông tin, chứ không phải là cách phổ quát để phân loại mọi con số.

Trường thông tin trên tài liệu	Những gì bạn đã tìm thấy
销售方信息 — tên và mã định danh của người bán	Danh tính được nêu cho công ty bán hàng hoặc xuất hóa đơn trong tài liệu này.
购买方信息 — tên và mã định danh của người mua	Danh tính được nêu cho khách hàng trong tài liệu này.
发票号码 — số hóa đơn	Mã định danh của tài liệu, không phải mã số thuế của bất kỳ công ty nào.

Hãy xem xét một tài liệu giả định do nhà cung cấp của bạn gửi làm giấy tờ hỗ trợ. Người bán được ghi là “Công ty A” và người mua là “Công ty B”; tất cả các con số đều được lược bỏ ở đây. Bạn cần mã số thuế của Công ty A cho hồ sơ nhà cung cấp. Nếu sao chép mã định danh của người mua, bạn sẽ gắn nhầm mã số của Công ty B cho Công ty A, ngay cả khi cả hai chuỗi ký tự đều dễ đọc và đúng cấu trúc. Việc tìm kiếm mã của người bán và so sánh tên tiếng Trung trả về sẽ giúp phát hiện lỗi này trước khi nó xâm nhập vào hồ sơ của bạn.

Bây giờ, hãy thay đổi một chi tiết: nhà cung cấp của bạn gửi một hóa đơn cho nguyên vật liệu mà họ đã mua từ một doanh nghiệp khác. Trong trường hợp này, nhà cung cấp của bạn có thể là người mua trên hóa đơn đó. Khi đó, khối thông tin người bán sẽ xác định nhà cung cấp đầu vào của họ. Đây là lý do tại sao lời khuyên “luôn sao chép số của người bán” là chưa đầy đủ: hãy chọn khối thông tin ghi tên công ty mà bạn đang thực sự tra cứu. Nếu không thể xác định lý do tại sao tài liệu đó lại định danh nhà cung cấp của bạn, hãy quay lại xem xét giấy phép hoặc tên đã đăng ký của họ.

Một con số được thu thập theo cách này vẫn chỉ là một trường thông tin quan sát được trên hóa đơn. Hãy đối chiếu nó với danh tính đăng ký của công ty. Nếu bạn cũng cần xác thực hóa đơn, hãy tham khảo riêng hướng dẫn xác minh hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) Trung Quốc. Việc tìm đúng mã số thuế của bên liên quan không đồng nghĩa với việc hoàn tất bước kiểm tra tài liệu đó.

Thiếu hoặc mâu thuẫn về mã số

Một tệp tin cũ có chứa số gồm 15 chữ số. Giữ nguyên nhãn và ngày trên tài liệu. Đó có thể là mã số thuế cũ hoặc một loại số đăng ký khác; hai loại này không thể thay thế cho nhau chỉ vì cùng có 15 chữ số. Hãy tìm giấy phép kinh doanh còn hiệu lực hoặc kết quả tra cứu theo tên hiện tại. Không thêm ký tự vào giá trị cũ để đạt độ dài 18 ký tự. So sánh USCC và mã số thuế giải thích việc đối chiếu dữ liệu lịch sử.

Mã số này trả về kết quả là một công ty khác. Giữ nguyên tên công ty được trả về từ kết quả tìm kiếm. Nhà cung cấp có thể đã gửi giấy phép của một công ty liên kết, hóa đơn từ bên thượng nguồn hoặc tài liệu cho một giao dịch khác. Hãy hỏi xem tài liệu đó đại diện cho công ty nào và yêu cầu thông tin chi tiết của pháp nhân mà bạn dự định ghi nhận. Một đầu mối bán hàng chung không giải quyết được vấn đề sai lệch về mã định danh.

Cùng một mã số nhưng xuất hiện với các tên gọi khác nhau. Trước hết, hãy kiểm tra lại việc nhập liệu và ngày tháng của nguồn dữ liệu, sau đó tìm kiếm thông tin về việc thay đổi tên công ty đã được ghi nhận. Không thay thế tên hiện tại bằng một tên cũ quen thuộc chỉ để khớp với biểu mẫu. Tương tự, không kết luận hai pháp nhân là một chỉ vì nhà cung cấp khẳng định các tên gọi đó tương đương. Giữ nguyên sự khác biệt này cho đến khi hồ sơ hỗ trợ trở nên rõ ràng.

Không xuất hiện kết quả hữu ích nào. Phân biệt giữa thách thức trong xác minh, dịch vụ không khả dụng, tìm kiếm theo tên rộng và phản hồi thực sự là không tìm thấy kết quả phù hợp. Kiểm tra lại tên gốc bằng tiếng Trung và yêu cầu cung cấp giấy phép hiện hành dễ đọc khi thiếu mã định danh. Một lượt tra cứu chưa giải quyết được nên để lại trường trống hoặc ở trạng thái chờ, kèm ghi chú về thông tin bị thiếu, thay vì điền một con số phỏng đoán.

Hoàn thiện thông tin nhà cung cấp

Khi danh tính đã được xác định, hãy lưu trữ tên công ty bằng tiếng Trung và mã số đầy đủ hiện hành cùng nhau. Thêm tên tiếng Anh của nhà cung cấp dưới dạng giá trị hiển thị riêng nếu nhóm của bạn cần. Lưu giữ tài liệu hoặc URL nguồn cùng với ngày bạn đã kiểm tra. Như vậy là đủ để giải thích cách thu thập mã số mà không cần sao chép toàn bộ hóa đơn, lệnh chuyển ngân hoặc thông tin cá nhân không liên quan vào biểu mẫu nhà cung cấp.

Một mục nhập ngắn gọn có thể viết: “Mã số thuế: [mã hiện hành đầy đủ]. Tên đã đăng ký: [tên đầy đủ bằng tiếng Trung]. Lấy từ: [giấy phép hoặc dịch vụ công]. Đối chiếu bởi: [so sánh tên và mã số]. Đã kiểm tra vào: [ngày tháng].” Đây là các chỗ giữ chỗ cho thông tin đã được xác minh của bạn. Nếu một mã số lịch sử có liên quan, hãy giữ lại nó trong trường “số trước đây” có nhãn riêng thay vì trộn lẫn vào giá trị hiện tại.

Đối với trường có tiêu đề “Mã số VAT”, hãy kiểm tra xem tổ chức tiếp nhận thực sự yêu cầu gì. Mã định danh công ty Trung Quốc và bằng chứng về tình trạng thuế cụ thể là hai yêu cầu khác nhau. Chỉ riêng mã số không xác nhận tư cách người nộp thuế VAT theo diện thông thường, lịch sử nộp thuế hay việc giao dịch có đủ điều kiện khấu trừ hay không. Hãy yêu cầu cung cấp bằng chứng hỗ trợ phù hợp nếu yêu cầu vượt quá phạm vi xác định danh tính công ty.

Nếu việc đọc kết quả thông tin công ty là trở ngại, Tra cứu Công ty ChinaValidate có thể giúp bạn tìm một công ty tại Đại lục theo tên hoặc USCC và xem xét thông tin công ty sẵn có bằng nhiều ngôn ngữ được hỗ trợ. Giữ nguyên danh tính gốc bằng tiếng Trung bên cạnh phần giải thích đã dịch. Lượt tra cứu được coi là hoàn tất khi mã số, pháp nhân và nguồn dữ liệu khớp nhau; một trường vẫn trỏ đến một công ty thứ hai chưa được giải thích cần làm rõ trước khi điền thông tin.