Xác minh công ty Trung Quốc trước khi thanh toán

Xây dựng gói thanh toán trước khi tìm kiếm

Không bắt đầu bằng trang web của nhà cung cấp hoặc tên tiếng Anh được nhập vào hộp tìm kiếm. Hãy bắt đầu bằng các tài liệu sẽ chi phối giao dịch. Giữ giấy phép kinh doanh mới nhất, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng mua, hóa pro forma hoặc hóa thương mại và hướng dẫn ngân hàng cùng nhau. Thêm tin nhắn gốc cung cấp hoặc thay đổi chi tiết thanh toán.

Từ những tài liệu đó, trích xuất bốn tên mà không cố gắng điều chỉnh chúng ngay lập tức:

• công ty được nêu là bên bán hoặc bên ký kết hợp đồng;
• công ty được hiển thị trên giấy phép kinh doanh;
• bên phát hành hóa đơn;
• người thụ hưởng ngân hàng đề xuất.

Đồng thời giữ nguyên tên pháp lý bằng tiếng Trung và Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC) chính xác như được hiển thị. Các cách viết bằng tiếng Anh, viết tắt, tên thương hiệu và tên sàn thương mại điện tử là các bí danh hữu ích, nhưng không cái nào nên thay thế các định danh Trung Quốc đã đăng ký trong hồ sơ phê duyệt.

Cửa 1: xác định thực thể pháp lý

Giấy phép kinh doanh của Trung Quốc nên hiển thị tên thực thể, người đại diện theo pháp luật hoặc người phụ trách, loại thực thể, vốn đăng ký, địa chỉ, phạm vi kinh doanh, cơ quan đăng ký, ngày thành lập và USCC. Đây là các trường giấy phép bắt buộc theo quy tắc thực thi của Quản lý Nhà nước về Thị trường. Xem xét các điều khoản giấy phép kinh doanh chính thức.

Tìm kiếm USCC trước khi nó khả dụng, sau đó so sánh tên tiếng Trung được trả về với giấy phép và tài liệu giao dịch. Mã này được thiết kế làm định danh duy nhất trên toàn quốc và vẫn không thay đổi trong suốt thời gian chủ thể tồn tại, ngay cả khi các thông tin đăng ký khác thay đổi. Xem giải thích chính thức về tính duy nhất và liên tục của USCC.

Khớp mã mạnh hơn tên tiếng Anh tương tự, nhưng đó không phải là kết thúc của cửa kiểm tra. Xác nhận rằng bản ghi hiện tại thuộc về cùng một loại thực thể và rằng tên tiếng Trung không bị sao chép từ tài liệu khác. Nếu hình ảnh giấy phép cũ, hãy so sánh các trường của nó với bản ghi công khai hiện tại và ghi chú bất kỳ thay đổi nào.

Tiếp tục khi

USCC và tên pháp lý tiếng Trung xác định một bản ghi hiện tại, và danh tính đó có thể được gắn với tài liệu người bán mà không dựa hoàn toàn vào tên thương hiệu.

Dừng lại khi

Không có tên pháp lý Trung Quốc hoặc Mã số thống nhất xã hội (USCC) nào được cung cấp, mã định danh trỏ đến một thực thể khác, còn nhiều ứng viên khả thi, hoặc nhà cung cấp từ chối cung cấp bằng chứng nhận dạng cơ bản. Đừng để hạn chót báo giá biến khoảng trống nhận dạng thành giả định. Yêu cầu giấy phép hiện hành và giải quyết vấn đề thực thể trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Đối với các kiểm tra theo trường dữ liệu, hãy sử dụng hướng dẫn riêng về cách đọc giấy phép kinh doanh Trung Quốc. Nếu một mã trông bị gõ sai hoặc thuộc về một tổ chức không mong đợi, hãy tiếp tục với quy trình xác minh USCC.

Cổng 2: quyết định xem trạng thái hiện tại có hỗ trợ thanh toán hay không

Đọc trạng thái từ hồ sơ công ty hiện hành và lưu ngày kiểm tra. Trạng thái “hoạt động” hoặc tương đương chỉ vượt qua cổng này: nó cho thấy hồ sơ đăng ký không hiển thị trạng thái kết thúc hoặc không tương thích tại thời điểm kiểm tra. Nó không xác nhận năng lực sản xuất, khả năng thanh toán, giấy phép cho một sản phẩm cụ thể, hay ý chí thực hiện hợp đồng.

Các trạng thái liên quan đến hủy bỏ, thu hồi, đóng cửa, thanh lý hoặc đình chỉ yêu cầu ngữ cảnh bổ sung và không nên dịch một cách tùy tiện là “có lẽ ổn”. Theo Quy định Đăng ký Thực thể Thị trường, một thực thể chấm dứt sau khi bị hủy bỏ; việc thu hồi và các điều kiện rút lui khác tuân theo các quy trình riêng biệt. Đọc các quy tắc đăng ký và hủy bỏ chính thức.

Xem xét cả ngày tháng lẫn nhãn trạng thái. Một thay đổi trạng thái sau khi hóa đơn được phát hành, việc thay đổi tên pháp lý gần đây, hoặc một tài liệu giấy phép có niên đại trước một thay đổi đăng ký lớn có thể làm thay đổi bằng chứng nào là hiện hành. Hãy giữ nguyên trạng thái ngôn ngữ nguồn và lời giải thích tiếng Anh cùng nhau để người xem xét tài chính có thể thấy những gì thực tế đã được trả về.

Tiếp tục khi

Thực thể được hiển thị ở trạng thái hoạt động hiện hành, ngày kiểm tra đã được ghi lại, và không có thay đổi gần đây nào khiến các tài liệu giao dịch trở nên lỗi thời.

Tạm dừng khi

Hồ sơ bị hủy bỏ, thu hồi, đang trong quá trình thanh lý, bị đình chỉ theo cách liên quan đến giao dịch đề xuất, hoặc quá mơ hồ để diễn giải. Hỏi xem thực thể nào hiện chịu trách nhiệm thực hiện và thanh toán. Một công ty thay thế khác phải vượt qua Cổng 1 như một đối tác mới; nó không thể thừa hưởng sự phê duyệt thông qua lời giải thích bán hàng.

Cổng 3: kết nối người thụ hưởng với giao dịch

Bây giờ so sánh công ty đã được xác minh với bên hợp đồng, người phát hành hóa đơn và người thụ hưởng. Cách trình bày chính xác có thể khác nhau vì ngân hàng có thể sử dụng phiên bản tiếng Anh, khoảng cách hoặc viết tắt. Câu hỏi không phải là liệu mọi dòng có giống hệt nhau hay không; mà là liệu tệp thanh toán có thiết lập mối quan hệ được ghi nhận với thực thể đã được xác minh hay không.

Có ba kết quả thực tiễn:

Khớp trực tiếp

Người bán đã xác minh và người thụ hưởng là cùng một thực thể pháp lý, chịu sự kiểm soát bình thường của ngân hàng và giao dịch.

Bên liên quan được giải thích

Người thụ hưởng là một nhà xuất khẩu, công ty nhóm hoặc thực thể khác có vai trò được nêu rõ. Giữ lại lời giải thích, xác minh thực thể thứ hai đó, và làm rõ cách xử lý hợp đồng và hóa đơn trước khi phê duyệt.

Bên thứ ba không được giải thích

Người thụ hưởng là một cá nhân hoặc công ty vắng mặt trong các tài liệu giao dịch, hoặc nhà cung cấp chỉ dựa vào lời giải thích qua email. Tạm dừng thanh toán.

Một nhà cung cấp đại lục yêu cầu thanh toán cho một công ty Hồng Kông không tự động là gian lận, nhưng nó cũng không phải là khớp nhận dạng trực tiếp. Các thực thể Hồng Kông và đại lục là khác biệt về mặt pháp lý. Ghi lại tên chính xác của công ty Hồng Kông, vai trò của nó và cơ sở hợp đồng cho việc thanh toán, sau đó áp dụng quy trình xác minh phù hợp cho thực thể đó.

Đừng “sửa chữa” sự không khớp bằng cách chỉ chỉnh sửa tên người thụ hưởng trong bảng tính nội bộ. Hợp đồng nền tảng, hóa đơn, bằng chứng ngân hàng và ghi chú phê duyệt phải kể cùng một câu chuyện thương mại. Để xem xét tài khoản sâu hơn, hãy sử dụng hướng dẫn chuyên dụng về kiểm tra người thụ hưởng ngân hàng của nhà cung cấp Trung Quốc.

Một thay đổi thanh toán sẽ đặt lại Cổng 3

Bất kỳ thay đổi nào đối với ngân hàng, số tài khoản, người thụ hưởng, quốc gia, tuyến tiền tệ hoặc hướng dẫn thanh toán sau khi được phê duyệt sẽ mở lại cổng người thụ hưởng. Không phê duyệt hướng dẫn đã sửa đổi từ cùng một chuỗi email đã gửi nó.

Trung tâm Khiếu nại Tội phạm Internet của FBI mô tả Lừa đảo Email Kinh doanh là một vụ lừa đảo nhắm vào các khoản chuyển tiền và khuyến nghị xác minh các thay đổi thông tin tài khoản qua một kênh thứ cấp. Đọc hướng dẫn phòng ngừa BEC chính thức. Sử dụng số điện thoại hoặc đường liên hệ đã có trong dữ liệu chủ nhà cung cấp của bạn hoặc các hồ sơ đã ký trước đó, không phải số mới được cung cấp trong tin nhắn thay đổi.

Lặp lại việc so sánh, ghi lại ai đã xác nhận thay đổi và bằng cách nào, và yêu cầu cùng thẩm quyền phê duyệt như áp dụng cho một người thụ hưởng mới. Sự khẩn cấp, bí mật, nêu tên giám đốc điều hành hoặc yêu cầu bỏ qua cuộc gọi kiểm tra bình thường là lý do để dừng lại, không phải lý do để tăng tốc.

Phê duyệt trước không theo dõi mọi lệnh mới

Hồ sơ chủ nhà cung cấp đã được phê duyệt có thể giảm bớt công việc lặp đi lặp lại, nhưng nó không nên ghi đè lên bằng chứng mới. Mở lại cả ba cổng khi một thực thể Trung Quốc mới xuất hiện trên hợp đồng, hóa đơn hoặc giấy phép. Mở lại trạng thái cổng khi việc kiểm tra công ty trước đó không còn hợp lý cho mức độ phơi nhiễm, hoặc khi nhà cung cấp báo cáo thay đổi tên pháp lý, sở hữu, địa chỉ hoặc giấy phép. Mở lại cổng người thụ hưởng cho mọi thay đổi chi tiết thanh toán.

Đồng thời xem xét lại mức độ đánh giá khi phơi nhiễm thương mại thay đổi. Một nhà cung cấp được phê duyệt cho một mẫu nhỏ, có thể thu hồi không tự động được phê duyệt cho quyền sở hữu khuôn mẫu, tiền đặt hàng sản xuất lớn, sản phẩm được quản lý hoặc thanh toán được định tuyến qua một nhà xuất khẩu mới giới thiệu. Công ty nền tảng có thể không thay đổi trong khi hậu quả của thất bại đã tăng lên.

Đối với các đơn đặt hàng lặp lại không có thay đổi vật chất, hãy ghi lại tham chiếu phê duyệt trước, xác nhận danh tính pháp lý và trạng thái hiện tại, so sánh người thụ hưởng với dữ liệu chủ đã được phê duyệt và ghi chú thời gian kiểm tra mới. Điều này tạo ra sự liên tục mà không giả vờ rằng một báo cáo được tạo ra nhiều tháng trước mô tả công ty mãi mãi. Hướng dẫn tình huống riêng biệt giải thích cách để đánh giá nhà cung cấp Trung Quốc trước một đơn đặt hàng lặp lại.

Viết một trong bốn quyết định giải phóng

Một tệp thanh toán nên kết thúc bằng một quyết định mà người khác có thể hiểu mà không cần phát lại mọi tin nhắn.

Giải phóng

Cả ba cổng đều đã được giải quyết, các tài liệu hiện tại và các kiểm soát thương mại bình thường có thể tiếp tục.

Giải phóng có điều kiện

Một vấn đề phi vật chất có chủ sở hữu được chỉ định và một kiểm soát phải hoàn thành trước hoặc song song với việc giải phóng. Nêu rõ điều kiện; đừng giấu nó bên trong “đã phê duyệt.”

Giữ lại

Vấn đề về danh tính, trạng thái hoặc người thụ hưởng chưa được giải quyết. Nêu rõ bằng chứng nào đang thiếu và ai có thể mở lại đánh giá.

Tăng cường

Các cổng tối thiểu đã hoàn tất, nhưng giá trị đơn hàng, tín hiệu hồ sơ công khai, rủi ro sản phẩm, điều khoản hợp đồng hoặc khu vực pháp lý yêu cầu chuyên gia hoặc quyết định của ban lãnh đạo.

Lưu tên pháp lý và USCC đã kiểm tra, nguồn và ngày kiểm tra, tài liệu đã so sánh, kết luận người thụ hưởng, điều kiện mở, người phê duyệt và thời gian giải phóng. Hướng dẫn về sử dụng báo cáo công ty cho phê duyệt nội bộ cung cấp cấu trúc bàn giao đầy đủ hơn.

Biết khi nào kiểm tra tối thiểu là không đủ

Tăng cường đánh giá khi nhà cung cấp là mới, thanh toán lớn hoặc khó thu hồi, khuôn mẫu hoặc sở hữu trí tuệ liên quan, sản phẩm được quản lý, mối quan hệ nhà máy được tuyên bố không rõ ràng, hồ sơ cho thấy tranh chấp vật chất hoặc hợp đồng đặt rủi ro thực hiện bất thường lên người mua.

Cơ quan Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ lưu ý rằng việc chọn đối tác Trung Quốc đòi hỏi rà soát kỹ lưỡng, kiên nhẫn và sự phù hợp về mục tiêu kinh doanh. Xem hướng dẫn thâm nhập thị trường Trung Quốc chính thức. Tiếp tục với thẩm tra toàn diện nhà cung cấp trước khi nhập khẩu khi quyết định vượt ra ngoài phạm vi danh tính, tình trạng pháp lý và người thụ hưởng.

Một công ty có thể vượt qua cả ba cửa kiểm tra thanh toán nhưng vẫn không đạt trong khâu thẩm định nhà máy, thử nghiệm sản phẩm, rà soát lệnh trừng phạt, xem xét hợp đồng hoặc kiểm tra chất lượng. Ngược lại, một sự khác biệt về tên gọi có thể giải thích được không nhất thiết phải chứng minh hành vi sai trái. Kết quả hữu ích là một quyết định đã được ghi nhận, phân tách rõ ràng giữa các sự thực đã được xác minh và rủi ro thương mại còn mở.

Thực hiện ba cửa kiểm tra đối với người thụ hưởng đề xuất

Bắt đầu bằng tên pháp lý tại Trung Quốc hoặc Mã số doanh nghiệp thống nhất (USCC), xác nhận hồ sơ thực thể hiện tại, sau đó so sánh với người thụ hưởng. Tìm kiếm công ty Trung Quốc hoặc mở bản demo báo cáo giả mạo để xem cách thức bảo tồn bằng chứng về danh tính và tình trạng pháp lý.

Hướng dẫn này cung cấp một khung đánh giá thương mại. Đây không phải là tư vấn pháp lý, ngân hàng, tín dụng, lệnh trừng phạt, đầu tư, thuế hoặc khôi phục gian lận.