Thẩm định nhà cung cấp Trung Quốc

Xem thẩm định là một hệ thống kiểm soát

Một cuộc tìm kiếm công ty một lần trả lời một câu hỏi hẹp: thực thể pháp lý nào mà hồ sơ này mô tả, và các nguồn thông tin sẵn có nói gì vào ngày tìm kiếm? Nó không phê duyệt một sản phẩm, xác nhận một dây chuyền sản xuất, xác thực mọi tài liệu hay dự đoán hiệu suất.

Nguyên tắc quản lý rộng hơn đã được thiết lập rõ ràng. Hướng dẫn thẩm định của OECD dựa trên rủi ro và mong đợi các công ty xác định, giải quyết, theo dõi và truyền đạt về các tác động đáng kể xuyên suốt các mối quan hệ kinh doanh. Các Nguyên tắc Chỉ đạo về Doanh nghiệp và Quyền con người của Liên Hợp Quốc mô tả thẩm định là một quá trình liên tục, nên bắt đầu sớm và được ưu tiên ở những nơi rủi ro là nghiêm trọng nhất.

Hướng dẫn này áp dụng ý tưởng vận hành đó vào mua sắm nhập khẩu. Các đánh giá thương mại, chất lượng, pháp lý, tuân thủ sản phẩm, tài chính và nguồn gốc có trách nhiệm không thể hoán đổi cho nhau. Chúng có thể chia sẻ một hồ sơ nhà cung cấp, nhưng mỗi đánh giá cần một người chịu trách nhiệm, một quyết định và một lộ trình nâng cấp. Yêu cầu cũng thay đổi tùy theo thị trường đích, sản phẩm, ngành, giá trị đơn hàng và chính sách nội bộ của người mua. Do đó, báo cáo công ty là một đầu vào cho quyết định, chứ không phải là quyết định tự thân.

Phân loại đơn hàng trước khi phân loại nhà cung cấp

Các đội ngũ thường áp dụng cùng một danh sách kiểm tra cho một mẫu hàng tồn kho USD 300 và một sản phẩm tùy chỉnh USD 150,000. Kết quả là lãng phí nỗ lực hoặc đánh giá thiếu nguy hiểm. Hãy bắt đầu bằng bản tóm tắt rủi ro đơn hàng và chọn các biện pháp kiểm soát phù hợp với mức độ phơi nhiễm.

Rủi ro có thể khiến một giao dịch được nâng lên cấp độ cao hơn ngay cả khi số tiền nhỏ. Một linh kiện điện tử chi phí thấp dùng trong chức năng an toàn có thể cần được xem xét kỹ lưỡng hơn một món đồ trang trí đắt tiền. Điều tương tự cũng đúng khi người mua chia sẻ bản vẽ độc quyền, phụ thuộc vào một nhà máy duy nhất, bán cho khách hàng thuộc diện quản chế hoặc không thể thay thế sản phẩm nhanh chóng.

Giai đoạn 0: soạn thảo tóm tắt nhu cầu mua sắm

Trước khi thu thập tài liệu từ nhà cung cấp, hãy viết một trang giải thích việc mua hàng. Điều này ngăn quá trình xem xét trở thành sự tích lũy tùy tiện bất kỳ tệp nào mà nhân viên kinh doanh gửi đến.

• Xác định chính xác sản phẩm, mục đích sử dụng, thị trường đích, khối lượng dự báo và khung thời gian giao hàng bắt buộc.
• Xác định các yêu cầu được quản chế hoặc theo yêu cầu cụ thể của khách hàng cần tư vấn chuyên môn.
• Ghi lại giá trị đơn hàng dự kiến, tiền đặt cọc, điều kiện kích hoạt thanh toán số dư, điều khoản Incoterm, chi phí khuôn mẫu, sở hữu trí tuệ (IP) và chi phí chuyển đổi.
• Liệt kê các yêu cầu không thể thương lượng và những thực tế vẫn còn là giả định.
• Chỉ định chủ sở hữu chịu trách nhiệm thuộc bộ phận mua sắm, chất lượng, tài chính, pháp lý/tuân thủ và logistics trước khi hết hạn chót.

Kết quả đầu ra không phải là điểm đánh giá nhà cung cấp. Đó là kế hoạch xem xét. Ví dụ, "nhà cung cấp mới cho vỏ bơm gia công" là quá chung chung. Một tóm tắt tốt hơn sẽ nêu rõ rằng chi tiết này sử dụng bản vẽ do người mua sở hữu, lắp vào thiết bị công nghiệp bán tại hai thị trường, yêu cầu truy xuất nguồn gốc vật liệu, có tiền đặt cọc 40 phần trăm và không thể thay thế trong vòng mười hai tuần. Những thực tế đó quyết định những gì cần được xác minh.

Giai đoạn 1: thiết lập danh tính và vai trò

Liên kết hồ sơ với tên pháp lý Trung Quốc và Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC) của từng thực thể đại lục liên quan. Ghi lại ai là người phát ngôn, ai sẽ ký kết, ai sản xuất, ai xuất khẩu, ai phát hành hóa đơn và ai nhận tiền. Các vai trò này có thể được phân tách một cách hợp pháp, nhưng sự phân tách không được giải thích rõ ràng là lý do để tạm dừng, không phải lý do để suy đoán.

Các quy tắc đăng ký thực thể thị trường của Trung Quốc liệt kê các nội dung đăng ký cốt lõi như tên pháp lý, loại thực thể, phạm vi kinh doanh, địa chỉ, vốn đăng ký và Người đại diện theo pháp luật. Quy định cũng nêu rằng mỗi thực thể thị trường có một tên đăng ký duy nhất. Đọc quy định đăng ký chính thức. Riêng các quy định về công bố thông tin doanh nghiệp bao gồm hồ sơ đăng ký, báo cáo thường niên, giấy phép, hình phạt, thay đổi cổ phần và thông tin công khai liên quan, với các nguồn khác nhau và nghĩa vụ cập nhật riêng biệt. Xem xét quy định về công bố thông tin.

Lưu ngày truy vấn và nguồn cùng với kết quả. Sau đó, giải quyết các xung đột về tên, địa chỉ, tình trạng, phạm vi, tuổi thọ, người đại diện và lịch sử vật chất. Hồ sơ đăng ký hỗ trợ xác minh danh tính; nó không chứng minh rằng người đang trò chuyện kiểm soát công ty đó. Xác minh tính liên tục của thông tin liên lạc qua nhiều kênh và ghi chép lý do vì sao mọi thực thể liên kết đều thuộc về giao dịch này.

Sử dụng rào chắn tối thiểu đối với công ty và người thụ hưởng cho việc xem xét thanh toán tập trung. Nếu vai trò thương mại chưa rõ ràng, hãy áp dụng phép thử bằng chứng nhà máy hay công ty thương mại thay vì suy luận câu trả lời từ cụm từ phạm vi kinh doanh.

Giai đoạn 2: xác minh năng lực, địa điểm và bằng chứng sản phẩm

Bây giờ hãy hỏi xem chuỗi vận hành được đề xuất có thể thực hiện đơn hàng này hay không. Cục Quản lý Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ khuyên các công ty thâm nhập thị trường Trung Quốc nên đánh giá kỹ lưỡng đối tác và xem xét bối cảnh khu vực, ngành, quy định và sở hữu trí tuệ. Its Hướng dẫn thâm nhập thị trường Trung Quốc nhằm vào các công ty Mỹ, nhưng lời cảnh báo thực tiễn mang tính rộng hơn: tính phù thuộc vào mục tiêu và bối cảnh, chứ không chỉ dựa trên sự tồn tại của một công ty.

Xây dựng giả thuyết năng lực và kiểm chứng nó. Nếu nhà cung cấp nói rằng họ gia công vỏ bơm trong nội bộ, hãy xác định địa điểm được phê duyệt, thiết bị liên quan, các bước quy trình, nhân viên kỹ thuật, đo lường, hạn chế về năng lực, các nhà thầu phụ then chốt và bằng chứng sản xuất tương đương. Sử dụng bằng chứng trực tiếp từ xa hoặc một cuộc kiểm toán độc lập phù hợp khi mức độ rủi ro biện minh cho việc đó. Một chuyến tham quan kho hàng không thể chứng minh năng lực gia công, và một máy móc trên sàn nhà máy không chứng minh rằng nhà cung cấp kiểm soát nó hoặc sử dụng nó cho đơn hàng của bạn.

Giữ ba kết luận riêng biệt:

1. Kết luận về thực thể: các bên pháp lý và thương mại đã được xác định.
2. Kết luận về năng lực: chuỗi vận hành dường như có khả năng thực thi quy trình đã xác định ở quy mô yêu cầu.
3. Kết luận về sản phẩm: mẫu thử, bài kiểm tra, tài liệu và kiểm soát sản xuất hỗ trợ các yêu cầu về sản phẩm.

Để có quy trình làm việc chi tiết hơn về địa điểm và năng lực, hãy sử dụng hướng dẫn xác minh nhà sản xuất Trung Quốc. Xem xét cách diễn đạt đã đăng ký thông qua thủ tục phạm vi kinh doanh; đừng biến trường đó thành giấy chứng nhận nhà máy.

Giai đoạn 3: biến mẫu thử thành mệnh đề thực tế

Một đơn đặt hàng mẫu nên giảm bớt những bất ổn cụ thể. Quyết định xem nó có kiểm tra ngoại hình, kích thước, vật liệu, chức năng, bao bì, tài liệu, thời gian giao hàng sản xuất, giao tiếp, hay tất cả chúng hay không. Ghi lại địa điểm và quy trình nào đã tạo ra nó. Một mẫu phát triển hoàn thiện bằng tay có thể hữu ích, nhưng nó không phải là bằng chứng cho thấy dây chuyền bình thường sẽ tái tạo cùng kết quả.

Đóng băng mẫu đã phê duyệt hoặc thông số đo lường của nó. Gán cho nó một mã định danh, ngày, bản vẽ sửa đổi, ảnh chụp, kết quả kiểm tra, sai lệch và hồ sơ quản lý. Đối chiếu nhà cung cấp mẫu, người bán hợp đồng tương lai, nhà sản xuất, người phát hành hóa đơn và người thụ hưởng trước khi giả định rằng một mẫu thành công xác thực chuỗi thanh toán sau đó.

Các giả định thương mại cũng thuộc về giai đoạn này. Hãy chất vấn mức giá phụ thuộc vào việc thay thế vật liệu không được giải thích, thời gian giao hàng bất thường ngắn, tuyên bố về năng lực sản xuất không khả thi, hoặc số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) thay đổi sau khi bản vẽ được tiết lộ. đánh giá đơn đặt hàng mẫu cung cấp các kiểm tra hẹp hơn cho quyết định này.

Giai đoạn 4: chuyển đổi bằng chứng thành hợp đồng có thể phê duyệt

Hợp đồng nên nêu tên người bán đã xác minh, xác định các chi nhánh hoạt động và ràng buộc bên chịu trách nhiệm với các thông số kiểm soát. Xác nhận thẩm quyền ký, hạn chế về nhà sản xuất và nhà thầu phụ, quyền truy cập kiểm tra, chấp nhận, biện pháp khắc phục, giao hàng, khuôn mẫu, sở hữu trí tuệ, kiểm soát thay đổi, yêu cầu tài liệu và tuyến thanh toán được phê duyệt với cố vấn pháp lý có đủ điều kiện khi cần thiết.

Các phụ lục có phiên bản quan trọng vì nếu không, sự cẩn trọng của nhà cung cấp có thể kết thúc ở cấp độ công ty trong khi đơn hàng thực tế vẫn chưa được xác định. Một công ty tốt vẫn có thể giao phiên bản sai. Đưa bản vẽ, bảng kê vật tư, bài kiểm tra, dung sai, bao bì, nhãn, tham chiếu mẫu đã phê duyệt, địa điểm và quy trình thay đổi vào một gói mà cả hai bên có thể xác định sau này.

Riêng biệt hướng dẫn chuỗi bằng chứng tiền hợp đồng bao gồm chi tiết về bên, thẩm quyền, phụ lục và kiểm soát thực thi. Trang vòng đời này chỉ đặt ra quy tắc phát hành: không phê duyệt hợp đồng khi một câu hỏi về danh tính, vai trò, năng lực, thông số, thẩm quyền hoặc đường thanh toán vật liệu còn bỏ ngỏ chủ sở hữu.

Giai đoạn 5 và 6: giải ngân tiền và gửi hàng dựa trên bằng chứng

Việc phê duyệt ký kết không đồng nghĩa với việc phê duyệt thanh toán cho từng mốc. Bộ phận Tài chính nên so sánh người thụ hưởng hiện tại và hướng dẫn với hồ sơ đã được phê duyệt mỗi khi tiền được giải ngân. Bộ phận Mua hàng và Chất lượng cần xác nhận rằng mốc hợp đồng thực sự đã xảy ra. Tách biệt nhân viên yêu cầu thay đổi tài khoản ngân hàng với người xác minh và phê duyệt nó.

Đối với tiền đặt cọc, yêu cầu bằng chứng được quy định trong bản tóm tắt rủi ro. Điều đó có thể bao gồm hợp đồng đã ký, bộ phụ lục cuối cùng, người thụ hưởng đã được xác minh, mẫu đã được phê duyệt, điều khoản công cụ, kế hoạch sản xuất, hoặc các mục bảo hiểm và tuân thủ. Sử dụng quy trình giải phóng tiền đặt cọc cho cửa kiểm soát đó.

Trong quá trình sản xuất, hãy lưu giữ các thay đổi đã được phê duyệt, bằng chứng về vật liệu hoặc linh kiện, kết quả đang tiến hành, quyết định về lỗi không phù hợp và hồ sơ tiến độ có ngày tháng. Nhóm Thực tiễn Kiểm toán ISO 9001 lưu ý rằng các biện pháp kiểm soát đối với nhà cung cấp bên ngoài nên phản ánh rủi ro và có thể bao gồm tiêu chí phê duyệt được xác định rõ, thông tin nhà cung cấp đã được phê duyệt hiện tại, xác minh yêu cầu và giám sát hiệu suất. Đọc hướng dẫn về nhà cung cấp bên ngoài. Chứng nhận ISO tự thân nó không thay thế cho bằng chứng đơn hàng.

Trước khi giao hàng, hãy kiểm tra đối với phiên bản được kiểm soát và sử dụng kế hoạch lấy mẫu và chấp nhận bằng văn bản phù hợp với sản phẩm. Giải quyết các kết quả thất bại trước khi giải ngân số dư hoặc miễn trừ. Hướng dẫn kiểm tra trước khi giao hàng giải thích cách xác định việc kiểm tra và đọc các hạn chế của nó. Một lần kiểm tra đạt là bằng chứng về mẫu và các tiêu chí đã được xem xét vào ngày đó; nó không xóa bỏ các nghĩa vụ hợp đồng hay chứng minh mọi đơn vị.

Giai đoạn 7: giám sát mối quan hệ, không chỉ đơn hàng

Các đơn hàng lặp lại tạo ra sự quen thuộc, và sự quen thuộc là nơi các biện pháp kiểm soát thường bị loại bỏ. Hãy duy trì một hồ sơ hiệu suất ngắn gọn về chất lượng, giao hàng, khả năng phản hồi, hành động khắc phục, độ chính xác của tài liệu, tính liên tục của tài khoản ngân hàng và các thay đổi trái phép. Xem xét nhà cung cấp theo một khoảng thời gian xác định và bất cứ khi nào một sự kiện làm thay đổi rủi ro.

Việc xác nhận lại dựa trên sự kiện hữu ích hơn là chỉ dựa trên lịch trình hàng năm. Mở lại các cửa kiểm soát liên quan khi có tên pháp lý hoặc chủ sở hữu mới, thay đổi trạng thái, chuyển địa chỉ hoặc nhà máy, công ty liên kết không giải thích được, nhà thầu phụ mới, thay đổi người thụ hưởng, thay đổi nhân sự chủ chốt, biến động giá mạnh, chậm trễ lặp lại, suy giảm chất lượng, khiếu nại, tín hiệu thực thi, thay đổi chứng nhận, tranh chấp về công cụ, thay đổi thị trường đích hoặc đơn hàng lớn hơn đáng kể.

Không cần khởi động lại mọi kiểm tra sau mỗi sự kiện. Theo dõi sự thay đổi để tìm bằng chứng mà nó ảnh hưởng đến. Một tài khoản ngân hàng mới mở lại các khía cạnh danh tính, liên lạc, mối quan hệ và phê duyệt tài chính. Một địa điểm sản xuất mới mở lại các biện pháp kiểm soát về năng lực, sản phẩm, hợp đồng và kiểm tra. Sử dụng đánh giá đơn hàng lặp lại để biến những kích hoạt đó thành quyết định gia hạn.

Chỉ định một chủ sở hữu và thời hạn tồn tại cho từng mục bằng chứng

Một thư mục do diligence trở nên không đáng tin cậy khi không ai biết ai là người đã chấp nhận một tài liệu hoặc khi nào cần cập nhật. Hãy duy trì một sổ đăng ký bằng chứng bao gồm mục, nguồn, thực thể, ngày truy vấn hoặc vấn đề, phạm vi đơn hàng và sản phẩm, chủ sở hữu, phát hiện, hạn chế, ngày hết hạn hoặc kích hoạt xem xét, và vị trí lưu trữ.

Một người có thể đảm nhận nhiều vai trò trong một doanh nghiệp nhỏ, nhưng các quyết định vẫn cần được ghi rõ tên. Đối với các khoản thanh toán vật liệu và thay đổi ngân hàng, hãy duy trì việc xem xét độc lập ngay cả trong một đội ngũ tinh gọn. hướng dẫn về hồ sơ phê duyệt nhà cung cấp cho thấy cách xây dựng hồ sơ hoàn chỉnh sau khi các quyết định theo giai đoạn đã được xác định.

Nâng cấp tình huống không chắc chắn thay vì làm mờ đi bằng cách trung bình hóa

Một điểm số nhà cung cấp dạng số có thể che giấu một vấn đề mang tính quyết định. Mười tài liệu chấp nhận được không nên xóa bỏ lợi ích chưa được giải thích hoặc kết quả kiểm tra an toàn thất bại. Sử dụng các kết quả rõ ràng:

• Giải phóng (Release): bằng chứng yêu cầu còn hiện tại, nhất quán, đã được chủ sở hữu xem xét và đủ cho cam kết tiếp theo này.
• Giải phóng có điều kiện (Release with conditions): vấn đề còn lại nằm trong phạm vi kiểm soát, có chủ sở hữu và thời hạn cụ thể, và cam kết tiếp theo không vượt quá khả năng kiểm soát.
• Tạm giữ (Hold): thiếu một sự thật vật chất quan trọng, thông tin không nhất quán, lỗi thời, nằm ngoài thẩm quyền nội bộ hoặc phụ thuộc vào tuyên bố của nhà cung cấp chưa được xác minh.
• Rời khỏi hoặc nâng cấp lên chuyên gia (Exit or specialist escalation): bằng chứng bị giả mạo, một bài kiểm tra quan trọng thất bại, quyền truy cập bị chặn liên tục, rủi ro vượt quá chính sách, hoặc cần phán quyết từ phía pháp lý, tuân thủ, kỹ thuật hoặc điều tra có trình độ.

Viết lý do bằng ngôn ngữ đơn giản. "Tạm giữ tiền đặt cọc vì người bán trong hợp đồng khác với bên thụ hưởng và không có mối quan hệ đã xác minh hoặc hướng dẫn được xác nhận độc lập nào trong hồ sơ" là có thể thực hiện được. "Điểm số nhà cung cấp 67" thì không.

Ví dụ minh họa: Đơn đặt hàng vỏ máy bơm

Yêu cầu tìm nguồn cung phân loại đơn đặt hàng là tùy chỉnh vì người mua sở hữu bản vẽ, vật liệu đúc là yếu tố quan trọng và thời gian thay thế sẽ mất mười hai tuần. Giai đoạn 1 xác định một công ty thương mại Thâm Quyến là người bán và một nhà sản xuất Đông Quan là địa điểm đề xuất. Mối quan hệ đã được ghi nhận, vì vậy cấu trúc không bị từ chối chỉ vì có hai pháp nhân tham gia.

Tại Giai đoạn 2, việc kiểm tra trực tiếp tại hiện trường và hồ sơ sản xuất hỗ trợ năng lực gia công, nhưng quy trình đúc được thầu phụ. Người mua thêm nhà máy luyện kim vào bản đồ quy trình đã được phê duyệt và yêu cầu bằng chứng về vật liệu. Giai đoạn 3 tạo ra một mẫu chấp nhận được, tuy nhiên báo cáo ghi nhận rằng nó đến từ một thiết lập thử nghiệm chứ không phải từ sản xuất thông thường. Giai đoạn 4 tích hợp bản sửa đổi bản vẽ, các địa điểm đã được phê duyệt, yêu cầu vật liệu, phê duyệt thay đổi và kế hoạch kiểm tra vào gói hợp đồng.

Tiền đặt cọc chỉ được giải phóng sau khi các kiểm tra hợp đồng và bên thụ hưởng đạt yêu cầu. Trong quá trình sản xuất, nhà cung cấp đề xuất một nhà máy luyện kim khác do chậm tiến độ. Sự thay đổi này mở lại các quyết định về năng lực, vật liệu, hợp đồng và lịch trình. Nó không tự động khởi động lại việc tìm kiếm pháp nhân. Bộ phận mua hàng tạm giữ thay đổi, bộ phận chất lượng xem xét bằng chứng mới và một mẫu xác nhận, và một biên bản sửa đổi hợp đồng có thẩm quyền ghi nhận kết quả. Trước khi giao hàng, bộ phận kiểm tra kiểm tra bản sửa đổi đã được phê duyệt và hồ sơ vật liệu. Hồ sơ quyết định cuối cùng giải thích cả việc giải phóng và các giới hạn của nó.

Đó là cách kiểm tra kỹ lưỡng (due diligence) diễn ra trong thực tế: không phải kiến thức hoàn hảo, mà là các cam kết được kiểm soát, sự không chắc chắn được hiển thị rõ ràng và bằng chứng luôn gắn liền với việc mua hàng.

Đóng mỗi cửa ngõ bằng một hồ sơ quyết định

Đối với mọi cam kết vật chất, hãy lưu giữ một hồ sơ ngắn gọn bao gồm nhà cung cấp và các pháp nhân hoạt động, phạm vi sản phẩm và đơn đặt hàng, cấp độ rủi ro, bằng chứng đã được xem xét kèm ngày tháng, các xung đột phát hiện, các mục chưa giải quyết, điều kiện, sự phê duyệt của chủ sở hữu, kích hoạt xem xét tiếp theo và quyết định: giải phóng, giải phóng có điều kiện, tạm giữ hoặc rời khỏi.

Hồ sơ này nên cho phép một đồng nghiệp không tham gia vào cuộc trò chuyện với nhà cung cấp hiểu được lý do đội ngũ đã tiến hành. Nó cũng nên tiết lộ những gì việc xem xét chưa bao quát. Bắt đầu bằng cách xác định công ty Trung Quốc, sau đó chuyển hướng từng phát hiện đến đúng chủ sở hữu về sản phẩm, địa điểm, hợp đồng, thanh toán, giao hàng hoặc tuân thủ.

Hướng dẫn này mô tả một khung kiểm soát mua sắm. Hướng dẫn không cung cấp tư vấn về pháp lý, quy định, chế tài, lao động cưỡng bức, kiểm soát xuất khẩu, hải quan, thuế, tuân thủ sản phẩm hoặc kỹ thuật, và cũng không chứng nhận bất kỳ nhà cung cấp hoặc giao dịch nào.