Sử dụng Báo cáo Công ty để phê duyệt
Biến báo cáo công ty Trung Quốc đã có ngày thành một biên bản phê duyệt nhà cung cấp ngắn gọn, bao gồm phạm vi giao dịch, kết quả, điều kiện, chủ sở hữu và quyết định giải phóng rõ ràng.
Báo cáo công ty là bằng chứng. Biên bản phê duyệt là giao diện ra quyết định. Việc gửi báo cáo 20 trang cho bộ phận tài chính kèm thông điệp "vui lòng phê duyệt" khiến công việc khó khăn nhất vẫn chưa được hoàn thành. Người xem xét vẫn cần biết thực thể và đơn hàng nào nằm trong phạm vi, báo cáo thực sự xác nhận điều gì, những gì còn không chắc chắn, ai chịu trách nhiệm cho từng điểm mở, và chính xác những gì có thể được giải phóng.
Mục tiêu không phải là nén mọi trường vào một điểm số. Mục tiêu là biến bằng chứng có ngày thành một quyết định có thể xem xét duy nhất: phê duyệt, phê duyệt có điều kiện, tạm giữ hoặc chuyển lên cấp cao hơn.
Đọc báo cáo trước khi mở mẫu
Trước tiên, hãy xác nhận rằng báo cáo bao phủ thực thể pháp lý Trung Quốc dự định. So sánh tên tiếng Trung và Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC) của nó với giấy phép kinh doanh và tài liệu nhà cung cấp bắt đầu quá trình xem xét. Ghi lại ID báo cáo, nguồn hoặc ngày truy vấn, các mô-đun được bao phủ và bất kỳ trường nào được đánh dấu là thiếu, không khả dụng, đã dịch hoặc tự báo cáo.
Ngày tháng rất quan trọng. Các quy định về thông tin doanh nghiệp của Trung Quốc phân biệt giữa các hồ sơ do cơ quan quản lý thị trường, các bộ ngành chính phủ khác và chính các công ty công bố. Họ cũng đặt ra các nghĩa vụ công bố khác nhau cho đăng ký, báo cáo thường niên, cấp phép, hình phạt, thay đổi quyền sở hữu và các thông tin khác. Đọc quy định công bố chính thức. Do đó, một biên bản nên ghi "hoạt động trong nguồn đã kiểm tra vào ngày 14 tháng Bảy," chứ không phải "công ty này an toàn."
Sử dụng hướng dẫn đọc báo cáo công ty nếu người xem xét chưa hiểu các trường và phạm vi bao phủ. Biên bản phê duyệt bắt đầu sau khi đọc đó, chứ không phải thay thế cho việc đọc đó.
Ví dụ minh họa: một biên bản phê duyệt một trang
Trường hợp giả định dưới đây cố tình cụ thể. Người mua muốn đặt một đơn hàng ban đầu cho các chi tiết gia công cơ khí tùy chỉnh. Báo cáo hỗ trợ xem xét danh tính, trong khi các kiểm soát về chất lượng, mua sắm, tài chính và pháp lý cung cấp phần còn lại của cơ sở phê duyệt.
| Quyết định yêu cầu | Phê duyệt có điều kiện chỉ cho một đơn đặt hàng mua ban đầu |
|---|---|
| Nhà cung cấp | [Tên pháp lý tiếng Trung bị ẩn], USCC kết thúc 7M |
| Giao dịch | 2,000 vỏ bơm gia công; USD 28,400; 30% tiền đặt cọc; bản vẽ thuộc sở hữu của người mua |
| Chứng cứ báo cáo | Báo cáo công ty CR-0714; nguồn đã truy vấn vào ngày 14 tháng 2026; PDF đã lưu cùng với biên bản này |
| Khuyến nghị | Phê duyệt với bốn điều kiện; chưa giải ngân tiền đặt cọc |
| Giới hạn quyết định | Chỉ áp dụng cho PO và sản phẩm này; hết hạn sau 30 ngày hoặc khi có thay đổi vật chất |
Các phát hiện được chuyển ngữ sang ngôn ngữ ra quyết định
| Báo cáo hoặc bằng chứng lưu trữ | Ý nghĩa tại đây | Xử lý quyết định |
|---|---|---|
| Tên tiếng Trung và USCC khớp với giấy phép và báo giá | Người bán đề xuất đã được gắn kết với một thực thể đã đăng ký duy nhất | Sử dụng thực thể này trong hợp đồng và kiểm tra thanh toán |
| Trạng thái hiển thị là đang hoạt động vào ngày truy vấn | Không tìm thấy xung đột trạng thái trong nguồn đã kiểm tra; trạng thái tương lai không được bảo đảm | Kiểm tra lại trước khi đặt cọc nếu việc phê duyệt bị trì hoãn |
| Phạm vi kinh doanh chứa các từ ngữ liên quan đến sản phẩm kim loại | Cách diễn đạt phù hợp về hướng, nhưng không chứng minh được máy móc, nhân sự, năng lực hoặc sự phù hợp của sản phẩm | Bộ phận Chất lượng vẫn chịu trách nhiệm phê duyệt địa điểm và năng lực |
| Các trường tuổi công ty và vốn điều lệ có mặt | Chúng cung cấp bối cảnh, không phải bằng chứng về tín dụng, thanh khoản hay sản xuất | Không sử dụng bất kỳ trường nào làm thay thế cho các biện pháp kiểm soát thương mại |
| Không trả về kết quả thi hành trong mô-đun được bao phủ | Không tìm thấy kết quả dưới danh tính và phạm vi đã tìm kiếm vào ngày đó | Không ghi "không có tranh chấp"; nâng cấp nếu yêu cầu đòi hỏi xem xét pháp lý sâu hơn |
| Địa chỉ nhà máy khác với địa chỉ đăng ký | Nơi vận hành có thể hợp pháp nhưng không được xác lập bởi trường đăng ký | Tạm dừng phê duyệt năng lực chờ bằng chứng về địa điểm |
Điều kiện trước khi giải ngân
- Chất lượng: kiểm tra địa điểm đề xuất và quy trình gia công; đính kèm bằng chứng có ngày tháng và phê duyệt mẫu đối với bản vẽ sửa đổi B.
- Mua hàng và pháp chế: đưa người bán đã được xác minh vào hợp đồng và xác định vai trò của nhà máy khác, địa điểm được phê duyệt, cũng như các hạn chế về thay đổi.
- Tài chính: xác minh người thụ hưởng thông qua kênh độc lập; không giải ngân tiền đặt cọc cho đến khi thực thể hoặc mối quan hệ được chứng minh bằng tài liệu được phê duyệt.
- Mua sắm: giải quyết sự chênh lệch thời gian giao hàng ngắn hơn trong báo giá so với kế hoạch sản xuất trước khi phát hành đơn đặt hàng.
Văn bản phê duyệt: "Phê duyệt nhà cung cấp có điều kiện chỉ được áp dụng cho đơn đặt hàng ban đầu này. Bộ phận mua sắm có thể hoàn tất đơn hàng, nhưng bộ phận tài chính phải giữ tiền đặt cọc cho đến khi các điều kiện 1 đến 3 được chứng minh và ký bởi chủ sở hữu tương ứng. Mọi thay đổi về người bán, nhà máy, người thụ hưởng, thông số kỹ thuật hoặc giá trị đơn hàng sẽ kích hoạt lại quy trình phê duyệt."
Viết riêng biệt phần bằng chứng, ý nghĩa và hành động
Mẫu câu hữu ích nhất là: nguồn tin nói X; đối với giao dịch này, điều đó có nghĩa là Y; do đó, chủ sở hữu Z sẽ thực hiện A trước khi giải ngân B. Điều này ngăn ngừa ba lỗi phổ biến.
- Một sự thật từ hồ sơ đăng ký không tự động được chuyển đổi thành kết luận về năng lực hoặc tín nhiệm.
- Một trường bị thiếu không tự động được chuyển đổi thành kết quả tiêu cực.
- Một cảnh báo không được để lại trong ghi chú mà không có chủ sở hữu hoặc hậu quả liên quan đến việc giải ngân.
Của Bộ Tài chính HM Hướng dẫn quản lý rủi ro Orange Book, được viết dành cho các tổ chức chính phủ Anh, khuyến nghị sử dụng bằng chứng phù hợp và dễ hiểu, nêu rõ các hạn chế và giả định, báo cáo súc tích dành cho nhóm ra quyết định, và chỉ định rõ chủ sở hữu rủi ro. Những nguyên tắc này hữu ích cho thiết kế ghi chú, mặc dù hướng dẫn này không áp dụng cho việc mua hàng nhà cung cấp tư nhân.
Làm cho các điều kiện có thể kiểm tra được
"Kiểm tra nhà máy" không phải là một điều kiện. Một điều kiện cần có chủ sở hữu, ngày hết hạn, bằng chứng hoàn thành và cam kết mà nó chặn đứng. Nếu một điều kiện không ảnh hưởng đến việc giải ngân, thì đó có lẽ là một quan sát chứ không phải một biện pháp kiểm soát.
Kết nối ghi chú với các cửa ngõ giao dịch. Phần hướng dẫn trước hợp đồng chịu trách nhiệm xem xét bên tham gia, thẩm quyền và phụ lục. Phần hướng dẫn người thụ hưởng chịu trách nhiệm về người nhận thanh toán hoặc tài khoản khác. Phần cửa ngõ thanh toán được lặp lại ngay trước khi tiền di chuyển. Không sao chép các thủ tục đó vào ghi chú; hãy trích dẫn kết quả đã hoàn thành, người xem xét và ngày tháng.
Không để màu sắc hoặc điểm số đưa ra quyết định
Đỏ, hổ phách và xanh lá cây có thể giúp cuộc họp quét nhanh một trang, nhưng mỗi màu phải đi kèm với kết quả tìm underlying. Một sự không khớp người thụ hưởng chưa được giải quyết không nên bị làm mờ đi bởi năm trường đăng ký màu xanh lá cây. Tương tự, một trường bị thiếu không nên trở thành cờ đỏ trừ khi nhóm giải thích tại sao trường đó bắt buộc cho đơn đặt hàng này.
Một ví dụ hữu ích từ lĩnh vực mua sắm công đến từ Quy định Mua sắm Liên bang Hoa Kỳ (FAR). Trong bối cảnh liên bang của mình, FAR 9.103 yêu cầu xác định trách nhiệm tích cực và cảnh báo rằng giá thấp nhất đơn thuần có thể là tiết kiệm sai lầm. Xem FAR 9.103. Thủ tục liên quan yêu cầu thông tin hiện tại đầy đủ và hồ sơ hỗ trợ trong tập hợp hợp đồng. Xem Phần phụ 9.1 của FAR. Các quy tắc này không áp dụng cho việc nhập khẩu tư nhân thông thường; chúng minh họa sự khác biệt giữa một quyết định tích cực, có tài liệu chứng minh và sự vắng mặt đơn thuần của bất kỳ cảnh báo rõ ràng nào.
Tách biệt công tác chuẩn bị, khuyến nghị và thẩm quyền
Chuyên viên phân tích hoặc người dẫn dắt mua sắm có thể soạn thảo biên bản. Những người chịu trách nhiệm về chất lượng, tài chính, pháp chế hoặc tuân thủ phải ký kết các kết luận của riêng mình. Người có thẩm quyền theo ma trận phê duyệt của bên mua sẽ đưa ra quyết định cuối cùng. Không gán nhãn nhà cung cấp báo cáo là người phê duyệt, và không để một nhân viên duy nhất tự xem xét độc lập một kết luận mà họ cũng đã tạo ra.
Nhóm Thực hành Kiểm toán ISO 9001 lưu ý rằng các biện pháp kiểm soát đối với nhà cung cấp bên ngoài có thể bao gồm thông tin phê duyệt được ghi chép hiện tại, tiêu chí xác định, xác minh yêu cầu và giám sát hiệu suất. Đọc hướng dẫn về nhà cung cấp bên ngoài. Điểm thực tiễn là tính liên tục: ghi chú phê duyệt nên được chuyển vào hồ sơ nhà cung cấp đã được phê duyệt và đánh giá hiệu suất sau đó, chứ không biến mất sau khi hoàn tất quá trình đăng ký.
Đóng băng phiên bản quyết định
Lưu biên bản với phiên bản báo cáo chính xác, các tài liệu hỗ trợ được trích dẫn, tên và vai trò của người phê duyệt, dấu thời gian, điều kiện, bằng chứng về việc đóng cửa điều kiện, và phạm vi mua hàng. Nêu rõ ngày hết hạn hoặc các sự kiện khiến quyết định được mở lại, chẳng hạn như người bán mới, nhà máy mới, người thụ hưởng mới, tín hiệu thay đổi sở hữu, tăng khối lượng đặt hàng vật liệu, thay đổi sản phẩm, chậm trễ đơn đặt hàng đầu tiên, hoặc phát hiện mới từ hồ sơ công cộng.
Toàn bộ hồ sơ phê duyệt nhà cung cấp rộng hơn biên bản này và nên chứa đựng bằng chứng về công ty, địa điểm, sản phẩm, hợp đồng, thanh toán và hiệu suất hỗ trợ. Để biết chuỗi quy trình đầy đủ xung quanh nó, hãy sử dụng vòng đời thẩm định nhà cung cấp.
Một biên bản tốt thì ngắn gọn vì lý lẽ được kỷ luật chặt chẽ, chứ không phải vì sự không chắc chắn đã được loại bỏ. Nó cho thấy những gì đã biết, những gì chưa biết, ai chấp nhận rủi ro còn lại, và nhóm được phép làm gì tiếp theo.
Hướng dẫn này mô tả một hồ sơ mua sắm nội bộ. Hướng dẫn này không cung cấp lời khuyên về pháp lý, tài chính, tín dụng, thuế, quy định, tuân thủ sản phẩm hoặc kiểm toán, và báo cáo của công ty không chứng nhận một nhà cung cấp hoặc giao dịch.