Kiểm tra người thụ hưởng ngân hàng của nhà cung cấp

Trước khi thanh toán cho nhà cung cấp Trung Quốc, hãy xác định người thụ hưởng cuối cùng và chứng minh mối liên hệ giữa người nhận tiền này với người bán được nêu trong hợp đồng của bạn. Tệp an toàn nhất không chỉ là tệp nơi nhiều tên tiếng Anh trông giống nhau. Đó là tệp mà bộ phận tài chính có thể truy vết công ty đã đăng ký tại Trung Quốc, bên ký hợp đồng, bên phát hành hóa đơn, tài khoản nhận tiền và thẩm quyền ngân hàng mà không cần suy đoán.

Hướng dẫn này bao gồm thiết lập người nhận tiền ban đầu hoặc trường hợp người thụ hưởng được trình bày trước lần chuyển tiền đầu tiên. Hướng dẫn này không coi mọi cấu trúc liên kết, Hồng Kông, đại lý xuất khẩu hoặc tài khoản thu gom là lừa đảo. Những cấu trúc đó có thể tồn tại vì lý do thương mại. Biện pháp kiểm soát là công khai cấu trúc, tài liệu hóa mối quan hệ và quyết định việc thanh toán cho thực thể đó có hợp lệ để giải trừ nghĩa vụ của người mua đối với người bán hay không.

Kiểm tra người thụ hưởng là một bài kiểm tra mối quan hệ

Một thư ngân hàng có thể cho thấy ai đó đã cung cấp chi tiết tài khoản. Tuy nhiên, bản thân nó không thể chứng minh ai là người gửi thư, liệu tài khoản có vẫn do thực thể được nêu kiểm soát hay không, hoặc liệu thực thể đó có quyền thu tiền hóa đơn của bạn hay không. Hãy bắt đầu với hồ sơ công ty Trung Quốc đã được xác minh và giao dịch đã ký. Rộng hơn kiểm tra công ty trước khi thanh toán cần xác định bên đối tác pháp lý trước khi bộ phận tài chính xem xét lộ trình ngân hàng của họ.

Đối với tài khoản thanh toán RMB của đơn vị Trung Quốc đại lục, một phản hồi công khai của Ngân hàng Nhân dân Trung Quốc quy định rằng tên tài khoản, tên người gửi tiền trong giấy tờ mở tài khoản và tên trên con dấu công ty hoặc con dấu tài chính dự trữ phải nhất quán. PBOC cũng mô tả mở tài khoản theo tên thật và việc ngân hàng xem xét tài liệu của người gửi tiền.

Đó là bằng chứng hữu ích cho tài khoản doanh nghiệp tại Trung Quốc đại lục. Tuy nhiên, đây không phải là quy tắc cho phép người mua suy luận về quyền sở hữu của một công ty Hồng Kông, một cơ chế nhận tiền bằng ngoại tệ, một đại lý thu gom hoặc hiển thị người thụ hưởng bằng ký tự Latinh. Những trường hợp đó yêu cầu mối liên kết tài liệu riêng.

Xây dựng bản đồ thanh toán năm nút

Đặt năm mục này trên một trang trước khi bạn kiểm tra từng trường cụ thể:

1. Nhà cung cấp đã đăng ký: tên pháp lý tại Trung Quốc, Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC), trạng thái và thẩm quyền đăng ký từ hồ sơ công ty.
2. Người bán trong hợp đồng: thực thể đã chấp nhận các nghĩa vụ mua hàng, thông số kỹ thuật, biện pháp khắc phục và chữ ký.
3. Bên phát hành hóa đơn: thực thể được nêu là người bán trên hóa đơn thương mại hoặc, nếu liên quan, hóa đơn VAT của Trung Quốc.
4. Người thụ hưởng cuối cùng: chủ tài khoản được ghi có, không phải ngân hàng thụ hưởng hoặc ngân hàng đại lý.
5. Thẩm quyền ngân hàng: quốc gia hoặc khu vực của ngân hàng nhận và bất kỳ tuyến trung gian nào.

Chỉ vẽ đường nối khi một tài liệu giải thích mối liên kết. Sự khớp chính xác giữa các nút từ một đến bốn là cấu trúc đơn giản nhất. Nếu bên bán trong hợp đồng và người thụ hưởng khác nhau, hãy ghi nhãn mối quan hệ: công ty mẹ, công ty con, công ty liên kết cùng chủ sở hữu, công ty xuất khẩu, nhà máy được tiết lộ, đại lý thanh toán, tài khoản thu hộ nền tảng, hoặc khác. Sau đó, đính kèm bằng chứng và phê duyệt cho nhãn đó.

Đừng yêu cầu hóa đơn làm nhiều hơn khả năng của nó. Quy định hiện hành về việc thực hiện hóa đơn của Cục Quản lý Thuế Nhà nước yêu cầu các trường thông tin trên hóa đơn phải đầy đủ và trung thực, đồng thời mô tả một bên bán, mặt hàng hoặc số tiền khác với hoạt động kinh doanh thực tế là không phù hợp với hoạt động đó. Điều này hỗ trợ đối chiếu giao dịch khi có hóa đơn VAT Trung Quốc trong hồ sơ. Hóa đơn thương mại xuất khẩu có vai trò khác và không tài liệu nào trong số này tự mình chứng minh quyền kiểm soát tài khoản ngân hàng.

Đọc hướng dẫn chuyển tiền mà không nhầm lẫn các trường thông tin

Tên người thụ hưởng hoặc chủ tài khoản

Đây là thực thể mà ngân hàng của bạn được yêu cầu ghi có. Giữ nguyên chính xác các ký tự được hiển thị, bao gồm cả dấu câu và chữ viết tắt. Nếu hướng dẫn sử dụng chữ cái Latinh, hãy yêu cầu tên pháp lý tương ứng bằng tiếng Trung và tài liệu kết nối hai tên này. Một bản dịch trông giống nhau không phải là khóa nhận dạng; hãy sử dụng tên tiếng Trung và Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC) để khớp công ty.

Số tài khoản

Xem số này là dữ liệu tài chính nhạy cảm. So sánh số này thông qua quy trình quản lý nhà cung cấp có kiểm soát của bạn, hạn chế người có thể chỉnh sửa và không dán toàn bộ thông tin tọa độ ngân hàng vào các chuỗi email rộng rãi hoặc bình luận phê duyệt. Số này có thể nhất quán nội bộ giữa các tài liệu nhưng vẫn thuộc về một thực thể sai, do đó nó không bao giờ thay thế cho việc xem xét tên và mối quan hệ.

Ngân hàng thụ hưởng, chi nhánh và mã SWIFT/BIC

Các thông tin này xác định tổ chức nhận và tuyến đường. Xác nhận rằng tên ngân hàng, mã BIC, địa điểm chi nhánh và địa chỉ người thụ hưởng đều hợp lý với nhau, nhưng không nhầm lẫn tên pháp lý của ngân hàng với chủ tài khoản. Yêu cầu ngân hàng của bạn giải quyết các tên bị cắt ngắn, vị trí trường thông tin bất thường hoặc hướng dẫn định tuyến mà bạn không thể diễn giải.

Ngân hàng trung gian hoặc ngân hàng đại lý

Một ngân hàng đại lý có thể chuyển tiếp khoản thanh toán bằng một loại tiền tệ khác hoặc trong một khu vực pháp lý khác. Sự xuất hiện của ngân hàng này không biến nó thành người thụ hưởng của nhà cung cấp. Sơ đồ năm nút của bạn nên gọi tên riêng bên được ghi có cuối cùng, để một ngân hàng trung gian hợp pháp không tạo ra sự không khớp giả và một bên nhận thanh toán bên thứ ba ẩn không bị nhầm lẫn với cơ sở hạ tầng định tuyến.

Thực hiện so sánh tên theo ba lớp

Lớp 1: khớp chính xác thực thể pháp lý

Đối với tài khoản công ty của chính nhà cung cấp đại lục, hãy so sánh tên pháp lý bằng tiếng Trung đứng sau người thụ hưởng với giấy phép kinh doanh, hồ sơ công ty, hợp đồng và hóa đơn. Cũng hãy so sánh thành phố hoặc tỉnh, vì hai doanh nghiệp có thể có tên dịch tương tự nhau. Ghi nhận việc cắt ngắn hiển thị nhỏ của ngân hàng thay vì âm thầm coi đó là khớp chính xác.

Lớp 2: phiên bản Latinh của cùng một thực thể

Tên đăng ký chính thức của một công ty Trung Quốc thường bằng tiếng Trung, trong khi lệnh chuyển tiền quốc tế có thể hiển thị phiên âm, bản dịch hoặc tên Latinh rút gọn. Yêu cầu nhà cung cấp đặt cả hai tên trên hướng dẫn thanh toán đã ký hoặc tài khoản do ngân hàng phát hành và bao gồm mã USCC. Sau đó, so sánh địa chỉ, thẩm quyền ngân hàng và các tài liệu giao dịch. Không phê duyệt chỉ vì các từ tiếng Anh giống với thương hiệu trên trang web của nhà cung cấp. Tên nhà cung cấp không khớp với hóa đơn giải thích vấn đề về tên trong tài liệu riêng biệt.

Lớp 3: thực thể pháp lý thực sự khác

Nếu người thụ hưởng là một công ty khác, hãy ngừng gọi sự khác biệt đó là lỗi chính tả. Xác định công ty đó, thẩm quyền tài phán của nó, chủ sở hữu hoặc người kiểm soát (nếu có) và vai trò của nó trong giao dịch bán hàng. Thu thập một điều khoản hợp đồng, phụ lục hoặc chỉ thị thanh toán đã ký nói rằng bên bán ủy quyền cho thực thể này nhận số tiền nêu trên cho đơn hàng nêu trên và giải thích hiệu lực của việc thanh toán. Đối với các chuyển giao vật chất, hãy yêu cầu cố vấn có chuyên môn xác nhận các hậu quả về mặt hợp đồng, thuế, hải quan, trừng phạt và khả năng thu hồi nợ tại các thẩm quyền tài phán của bên mua.

Phân loại cấu trúc thanh toán, sau đó đóng lỗ hổng cụ thể của nó

Người bán tại Đại lục chuyển khoản vào tài khoản doanh nghiệp của chính mình tại Đại lục. Đây là con đường ngắn nhất. Giữ hồ sơ thực thể đã được xác minh, hợp đồng đã ký, hóa đơn, chi tiết ngân hàng từ nguồn có kiểm soát và xác nhận độc lập. Vẫn phải điều tra mọi sự khác biệt không giải thích được về thành phố, thực thể hoặc tên gọi.

Người bán tại Đại lục chuyển khoản cho một công ty liên kết đã được tiết lộ tại Hồng Kông hoặc ở nước ngoài. Yêu cầu cung cấp hồ sơ đăng ký của công ty liên kết, mối quan hệ sở hữu hoặc kiểm soát, ủy quyền thu tiền bằng văn bản, cách xử lý hóa đơn và hợp đồng, cùng tuyên bố rõ ràng rằng khoản thanh toán đáp ứng nghĩa vụ phải thu của người bán tại Đại lục. Thương hiệu chung, tên miền email, họ của giám đốc hoặc sự đảm bảo của nhân viên kinh doanh không được coi là tài liệu chứng minh mối quan hệ.

Nhà máy do công ty thương mại hoặc xuất khẩu giới thiệu. Xác định thực thể nào thực sự đang bán hàng hóa và chịu trách nhiệm về bảo hành, giao hàng và khắc phục sự cố. Người thụ hưởng có thể hợp lý là công ty thương mại ký hợp đồng ngay cả khi sản xuất diễn ra tại một nhà máy khác. Kiểm soát sai lầm là khăng khăng thanh toán cho bất kỳ tòa nhà nào chứa máy móc; kiểm soát đúng là căn cứ thanh toán theo chuỗi pháp lý và thương mại đã được tiết lộ.

Công ty thu tiền bên thứ ba hoặc đại lý thanh toán. Hỏi xem ai đã bổ nhiệm họ, theo thỏa thuận nào, cho hóa đơn nào và tài khoản thu tiền có mang tên đại lý đó hay không. Xác nhận bằng văn bản về phí, hoàn trả, tranh chấp và việc giải trừ nghĩa vụ thanh toán. Một thực thể không liên quan không giải thích được là lý do để tạm dừng, không phải lời mời tự bạn suy diễn mối quan hệ.

Tài khoản cá nhân, nhân viên, chủ sở hữu hoặc bạn bè. Không chuẩn hóa đây như một lối tắt B2B thông thường. Tạm dừng chuyển tiền và yêu cầu tuyến đường doanh nghiệp hoặc một ngoại lệ đã được tài liệu hóa và xem xét chuyên nghiệp. Việc thu tiền cá nhân có thể làm phức tạp bằng chứng thanh toán, xử lý thuế, khả năng thu hồi, sàng lọc trừng phạt và kiểm soát nội bộ, ngay cả khi liên hệ thương mại là chính đáng.

Xác minh người thụ hưởng qua kênh độc lập

Chỉ thiết lập người thụ hưởng mới sau khi một nhân viên thứ hai xác nhận các trường cốt lõi với liên hệ nhà cung cấp có thẩm quyền sử dụng số điện thoại hoặc kênh đã được thiết lập trước khi hướng dẫn thanh toán arrives. Không sử dụng số điện thoại, mã QR, liên kết hoặc liên hệ mới chỉ được cung cấp trong cùng email chứa chi tiết ngân hàng. Xác minh người thụ hưởng pháp lý, ngân hàng, các chữ số cuối của tài khoản, tiền tệ, tham chiếu đơn hàng và bất kỳ mối quan hệ bên thứ ba nào mà không cần lặp lại toàn bộ số tài khoản một cách không cần thiết.

Trung tâm Khiếu nại Tội phạm Internet của FBI mô tả sự xâm nhập email kinh doanh là hình thức lừa đảo nhằm vào việc chuyển tiền và khuyến nghị các kênh thứ cấp hoặc xác nhận hai yếu tố đối với thay đổi thông tin tài khoản. Trung tâm An ninh Mạng Quốc gia Anh công bố một trường hợp chuyển hướng thanh toán thực tế trong đó chi tiết nhà cung cấp bị giả mạo dẫn đến việc kiểm soát cuộc gọi từ liên hệ quen thuộc đối với người thụ hưởng mới và đã cập nhật.

Nếu một nhà cung cấp đã quen thuộc đột ngột thay đổi chi tiết ngân hàng, đừng coi thông điệp đó là quy trình đăng ký thông thường. Sử dụng thủ tục sự kiện riêng biệt trong Nhà cung cấp Trung Quốc Thay Đổi Chi Tiết Ngân Hàng, lưu giữ thông điệp, liên hệ những người quen biết một cách độc lập và thông báo ngay cho ngân hàng gửi nếu tiền có thể đã di chuyển.

Viết phê duyệt sao cho người xem lại khác có thể tái tạo nó

Một ghi chú tài chính hữu ích cần ngắn gọn và cụ thể: "Thanh toán cho [người thụ hưởng chính xác] tại [quyền hạn ngân hàng] cho hóa đơn [tham chiếu]. Người bán theo hợp đồng là [tổ chức]. Người thụ hưởng là cùng tổ chức đó / một công ty liên kết hoặc đại lý được xác định riêng biệt, được ủy quyền bởi [văn bản và ngày tháng]. Tên đã được ánh xạ sang [tên pháp lý Trung Quốc và USCC]. Chi tiết đã được xác nhận vào [ngày] thông qua [kênh có sẵn trước đó] bởi [người kiểm tra]. Điều kiện còn lại: [mục hoặc không có]."

Chỉ phê duyệt khi cả mối quan hệ và xác nhận độc lập đều hoàn tất. Sử dụng phê duyệt có điều kiện khi một văn bản được chỉ định phải đến trước khi giải ngân. Giữ lại khi người thụ hưởng cuối cùng không rõ ràng, tài khoản cá nhân hoặc không liên quan thiếu ngoại lệ được chấp nhận, nhà cung cấp kháng cự việc xác nhận độc lập, hoặc bộ phận tài chính không thể giải thích tại sao thanh toán cho tổ chức này sẽ thanh toán hóa đơn của người bán.

Bản ghi này không hứa hẹn rằng nhà cung cấp sẽ thực hiện, ngân hàng sẽ thu hồi một lệnh chuyển tiền sai sót, hoặc rằng thỏa thuận tuân thủ pháp lý hoặc thuế ở mọi nơi. Nó làm lộ rõ đường đi của khoản thanh toán. Đối với chuỗi giải ngân cuối cùng liên quan đến số tiền, hóa đơn, phê duyệt và lưu trữ bằng chứng, hãy sử dụng Các bước kiểm tra chuyển tiền ngân hàng cho nhà cung cấp Trung Quốc. Đối với thuật ngữ trường dữ liệu, xem Người thụ hưởng ngân hàng.