Xác minh nhà cung cấp trước khi ký kết hợp đồng

Bắt đầu với vấn đề bốn tên gọi

Xem xét một đơn đặt hàng minh họa trong đó báo giá sử dụng thương hiệu tiếng Anh ngắn gọn, giấy phép kinh doanh thuộc về một công ty bán hàng tại đại lục, ảnh nhà máy thuộc về một nhà sản xuất liên kết, và hướng dẫn thanh toán ghi tên một công ty xuất khẩu khác. Không có sự thật nào trong số này chứng minh hành vi sai trái. Tuy nhiên, việc xem xét hợp đồng sẽ thất bại nếu người mua ký kết với tên thương hiệu mà không giải thích rõ ràng các công ty còn lại.

Viết tên bằng cả tiếng Trung và tiếng Anh khi cần thiết, nhưng coi tên pháp lý tiếng Trung và Mã số thống nhất xã hội (USCC) là các neo định danh cho một công ty tại đại lục. Xác minh mọi thực thể quan trọng thay vì mô tả toàn bộ nhóm là một “nhà cung cấp.”

Cổng 1: khóa chặt bên tham gia hợp đồng

So sánh khối bên đề xuất với hồ sơ đăng ký hiện tại và giấy phép kinh doanh. Chụp lại các thông tin sau:

• tên pháp lý đầy đủ bằng tiếng Trung, từng chữ một;
• bản dịch sang tiếng Anh, được đánh dấu rõ ràng là bản dịch nếu chưa được đăng ký;
• Mã số thuế doanh nghiệp thống nhất (USCC);
• loại hình thực thể và tình trạng hiện tại;
• địa chỉ đăng ký và địa chỉ nhận thông báo riêng biệt khi phù hợp;
• người đại diện theo pháp luật và ngày đăng ký;
• vai trò mà thực thể này chấp nhận trong giao dịch.

Không sử dụng cửa hàng, thương hiệu sản phẩm, chữ ký email hoặc tên nhóm làm danh tính người bán duy nhất. Luật Công ty Trung Quốc yêu cầu công ty phải có tên riêng và phân biệt giữa chi nhánh (có tư cách pháp nhân) và văn phòng đại diện (nơi trách nhiệm dân sự do công ty chịu). Xem xét Luật Công ty hiện hành.

Nếu báo giá đến từ một thực thể khác, hãy thêm lịch trình vai trò thay vì thay thế tên lặng lẽ. Xác định ai là người đàm phán, ai là người bán, ai là nhà sản xuất và bên nào vẫn chịu trách nhiệm về sự phù hợp, giao hàng, bảo hành, hoàn tiền và truy cập hồ sơ.

Cổng 2: xác minh người ký

Ghi lại tên tiếng Trung và tiếng Anh, chức danh, nơi làm việc, tên miền email và cơ sở quyền hạn của người ký. So sánh người đại diện theo pháp luật trong hồ sơ đăng ký hiện tại. Nếu một nhân viên khác ký, hãy yêu cầu bằng chứng về quyền hạn tương xứng với giao dịch, chẳng hạn như ủy quyền của công ty nêu rõ tên người đó, giao dịch hoặc phạm vi quyền hạn và thời hạn hiệu lực.

Luật Công ty quy định rằng hậu quả pháp lý của các hoạt động dân sự do người đại diện theo pháp luật tiến hành nhân danh công ty sẽ do công ty chịu, tùy thuộc vào khung pháp lý về quyền hạn. Điều này không biến tên đăng ký thành bảo đảm ký kết phổ quát. Quy mô giao dịch, bảo lãnh bất thường, xử lý tài sản hoặc nghĩa vụ ngoài vai trò thông thường của nhân viên có thể yêu cầu xem xét pháp lý kỹ lưỡng hơn.

Bộ luật Dân sự Trung Quốc cung cấp các quy tắc cho hợp đồng viết được hình thành thông qua chữ ký, con dấu hoặc dấu vân tay, bao gồm cả các trường hợp liên quan đến việc thực hiện trước khi ký kết chính thức. Đọc văn bản chính thức của Bộ luật Dân sự. Hướng dẫn của Tòa án Nhân dân Tối cao cũng nhấn mạnh quyền hạn của người đại diện hoặc đại lý khi xem xét hợp đồng và con dấu của công ty. Xem hướng dẫn của tòa án.

Quy tắc vận hành rất đơn giản: không coi con dấu đỏ là sự thay thế cho bằng chứng về danh tính và quyền hạn, và không giả định rằng một nhân viên bán hàng quen thuộc có thể ràng buộc mọi chi nhánh. Hãy để cố vấn pháp lý đánh giá các câu hỏi về quyền hạn quan trọng. Sử dụng riêng hướng dẫn về con dấu công ty để kiểm tra tài liệu.

Cổng 3: chuyển lời hứa thành phụ lục

Email bán hàng thường chứa những lời hứa quan trọng nhất trong khi hợp đồng chỉ ghi “hàng hóa theo mẫu”. Chuyển các nghĩa vụ có thể đo lường được vào các phụ lục được đánh số, phiên bản và tích hợp vào thỏa thuận. Tùy thuộc vào đơn đặt hàng, gói tài liệu có thể bao gồm:

• thông số kỹ thuật sản phẩm, bản vẽ, bảng vật liệu và số phiên bản;
• nhận dạng và lưu giữ mẫu phê duyệt hoặc mẫu vàng;
• vật liệu, yêu cầu về chất lượng hạn chế và các thay thế đã được phê duyệt;
• kế hoạch chất lượng, mức độ lấy mẫu, thử nghiệm, dung sai và tiêu chí chấp nhận;
• bao bì, nhãn mác, hướng dẫn sử dụng, mã vạch và tài liệu thị trường đích;
• nhà máy sản xuất đã được phê duyệt và các quy trình gia công thuê ngoài;
• quyền sở hữu dụng cụ, quyền truy cập, bảo trì và điều kiện bàn giao;
• điều khoản giao hàng, địa điểm xác định, khung thời gian vận chuyển và các chứng từ vận tải bắt buộc.

Đặt tiêu đề, ngày tháng, phiên bản, số trang và thứ tự ưu tiên cho mỗi phụ lục. Ký hoặc ghi nhận điện tử các phụ lục theo lời khuyên của cố vấn pháp lý. Một tệp gửi sau khi ký kết, một liên kết đám mây có thể thay đổi hoặc một tệp đính kèm trò chuyện không có số thứ tự đều khó liên kết với thỏa thuận đã thực thi.

Cổng 4: kiểm soát thay đổi

Xác định ai có thể đề xuất và phê duyệt một thay đổi, bằng chứng nào là bắt buộc và khi nào thay đổi có hiệu lực. Một hồ sơ thay đổi hữu ích sẽ xác định bản vẽ hoặc điều khoản bị ảnh hưởng, giá trị cũ và mới, lý do, tác động đến giá cả và lịch trình, yêu cầu xác nhận, người phê duyệt và lô sản xuất có hiệu lực.

Bao gồm ít nhất bốn loại thay đổi:

1. thay thế vật liệu, linh kiện, quy trình hoặc nhà máy;
2. sửa đổi thông số kỹ thuật, mẫu, bao bì hoặc nhãn mác;
3. thay đổi lịch trình giao hàng hoặc điều khoản Incoterm;
4. thay đổi bên bán, người phát hành hóa đơn, bên xuất khẩu hoặc bên thụ hưởng.

Quy định các kênh được ủy quyền để gửi thông báo và sửa đổi. Tin nhắn tức thì của nhân viên kinh doanh không nên âm thầm sửa đổi một bản vẽ được kiểm soát hoặc hướng dẫn thanh toán trừ khi hợp đồng và quy trình phê duyệt của bạn cho phép rõ ràng điều đó.

Cổng 5: căn chỉnh việc kiểm tra, chấp nhận và biện pháp khắc phục

Quyền kiểm tra sẽ không có nhiều giá trị nếu hợp đồng không nêu rõ đối tượng kiểm tra, dựa trên phiên bản nào, bởi ai, khi nào và những gì xảy ra sau khi thất bại. Tách biệt việc phê duyệt trước sản xuất, kiểm tra trong quá trình, kiểm tra trước khi giao hàng, kiểm tra tại đích và việc chấp nhận về mặt pháp lý theo khuyến nghị của cố vấn pháp lý.

Giải quyết các vấn đề thực tiễn trước khi ký kết:

• Việc vượt qua kiểm tra trước khi giao hàng có hạn chế các khiếu nại sau này về khuyết tật tiềm ẩn hay không?
• Ai chịu chi phí kiểm tra lại, phân loại, gia công lại, thay thế, lưu kho hoặc cước vận chuyển trả lại?
• Nhà cung cấp có thể giao hàng sau khi kết quả không đạt, và ai có thể miễn trừ lỗi?
• Bằng chứng nào thiết lập việc giao hàng đúng hạn?
• Thời gian thông báo và hồ sơ hỗ trợ áp dụng cho một khiếu nại là gì?
• Các nghĩa vụ bảo hành và biện pháp khắc phục có ràng buộc bên bán ngay cả khi một công ty liên kết đã sản xuất hàng hóa?

Không viết một biện pháp khắc phục mà đội ngũ mua sắm của bạn không thể quản lý. Kết nối mỗi kích hoạt với bằng chứng mà người mua có thể bảo tồn: báo cáo kiểm tra, ảnh có ngày tháng, mẫu lưu giữ, hồ sơ thử nghiệm, thông báo không phù hợp hoặc chứng từ vận chuyển.

Cổng 6: kiểm soát văn bản song ngữ

Nếu thỏa thuận hoặc các phụ lục tồn tại ở cả tiếng Trung và tiếng Anh, hãy căn chỉnh số thứ tự đoạn, các thuật ngữ đã xác định, phép đo, tên sản phẩm, biện pháp khắc phục và khối chữ ký trước khi thực thi. Quyết định với cố vấn pháp lý phiên bản nào có hiệu lực nếu các văn bản xung đột. Đừng giả định rằng bản dự thảo tiếng Anh của nhà cung cấp và bản thực thi tiếng Trung nói cùng một điều.

Duy trì một nhật ký sự cố song ngữ duy nhất cho các thuật ngữ dịch ảnh hưởng đến hiệu suất. Các từ cụ thể cho sản phẩm, tên pháp nhân, tiêu chuẩn kỹ thuật, danh mục lỗi, việc chấp nhận, bảo hành, chấm dứt và ngôn ngữ tranh chấp deserve xem xét bởi con người. Bảo toàn bản dịch cuối cùng cùng với các tệp đã thực thi thay vì cho phép bất kỳ bên nào tái tạo nó sau này.

Cổng 7: thu thập đánh giá pháp lý về khung giải quyết tranh chấp

Luật điều chỉnh, tòa án hoặc trọng tài, ngôn ngữ, dịch vụ thông báo, biện pháp tạm thời, bằng chứng và chiến lược thực thi cần được soạn thảo phối hợp bởi pháp lý. Sao chép tên tòa án hoặc điều khoản trọng tài từ một đơn đặt hàng khác có thể gây ra sự mơ hồ hoặc một diễn đàn không phù hợp với các bên và tài sản.

Hỏi cố vấn pháp lý xem Công ước Liên Hợp Quốc về Hợp đồng Bán hàng Hóa chất Quốc tế (CISG) có thể áp dụng hay không và liệu hợp đồng có nên sửa đổi hoặc loại bỏ bất kỳ điều khoản nào của nó hay không. Trung Quốc được liệt kê trong bảng trạng thái chính thức của UNCITRAL, với các tuyên bố phải được đọc trong bối cảnh. Kiểm tra tình trạng hiệp ước hiện tại. Quốc gia của người mua, loại giao dịch, điều khoản luật điều chỉnh và các yếu tố khác đều quan trọng.

Không hứa hẹn rằng một phán quyết hoặc trọng tài sẽ dễ dàng được thi hành. Trước khi ký kết đơn đặt hàng có giá trị, xác định vị trí của đối tác và các tài sản liên quan, đồng thời nhờ luật sư có đủ tư cách thiết lập điều khoản giải quyết tranh chấp và thủ tục thi hành.

Ma trận giữ lại trước khi ký

Đóng băng gói thi hành

Trước khi bất kỳ ai ký, hãy tạo một chỉ mục liệt kê thỏa thuận chính và mọi phụ lục theo tên tệp, phiên bản, ngày và số trang. Xác minh rằng các tham chiếu chéo khớp, các chỗ trống đã được điền đầy đủ, các thay đổi được theo dõi và bình luận đã được xóa, và cả hai bên ký cùng một phiên bản cuối cùng. Mã hóa hoặc bảo quản các tệp đã ký theo chính sách tài liệu của bạn.

Lưu báo cáo công ty hiện tại, bằng chứng thẩm quyền, ghi chú phê duyệt, hồ sơ đàm phán về các thay đổi vật chất, hợp đồng cuối cùng, các phụ lục, bằng chứng thi hành và bất kỳ sửa đổi nào sau đó. Hồ sơ nhà cung cấp hoàn chỉnh là một quy trình làm việc riêng biệt; gói này là phần hợp đồng của hồ sơ đó.

Xác nhận thực thể hợp đồng, sau đó xem xét người thụ hưởng khác thông qua quy trình kiểm tra người thụ hưởng. Sử dụng cổng thanh toán lại ngay trước khi tiền được giải ngân, vì một hợp đồng chính xác không ngăn chặn gian lận thay đổi tài khoản sau đó.

Hướng dẫn này hỗ trợ kiểm soát mua sắm và không cung cấp tư vấn pháp lý, xác định tính hợp lệ của hợp đồng, hay thay thế luật sư tại các khu vực pháp lý liên quan.