Cách xác minh hóa đơn Trung Quốc dạng PDF

Để xác minh hóa đơn Trung Quốc dạng PDF, hãy lưu giữ tệp đính kèm bạn nhận được, xác định hóa đơn thuế bên trong đó và nộp thông tin hóa đơn cần thiết thông qua dịch vụ xác minh phù hợp. Nếu dịch vụ đó chấp nhận tệp PDF gốc, hãy sử dụng tùy chọn tải lên tệp. Nếu dịch vụ yêu cầu nhập liệu thủ công, hãy đọc các trường thông tin từ hóa đơn và làm theo hướng dẫn dành cho loại hóa đơn đó. Việc mở tài liệu hoặc trích xuất văn bản chỉ là bước chuẩn bị cho quá trình kiểm tra.

Khó khăn thực tế thường bắt đầu trước khi nộp hồ sơ. Nhà cung cấp có thể gửi hóa đơn điện tử gốc, bản quét lưu dưới dạng PDF hoặc hình ảnh nhúng trong PDF. Các dạng này có thể trông giống nhau trên màn hình nhưng lại cung cấp cho dịch vụ xử lý tệp những dữ liệu rất khác nhau để đọc. Hãy xác định rõ bạn đang có gì trước khi chuyển đổi tệp hoặc thử tải lên cùng một tệp nhiều lần.

Tệp PDF bạn nhận được

Hãy bắt đầu từ nguồn gốc của tệp đính kèm. Tệp đó được tải xuống từ trang giao hàng hóa đơn của bên phát hành, đính kèm trong email hóa đơn hay được tạo ra từ một bức ảnh? Hãy lưu giữ thông tin này bên cạnh tệp đã nhận. Một tên tệp chẳng hạn như invoice.pdf chỉ mô tả vùng chứa; nó không xác định ai là bên phát hành tài liệu hoặc cách thức nội dung của tài liệu đó được tạo ra.

Hóa đơn thuế Trung Quốc, hay còn gọi là fapiao, thuộc hệ thống hóa đơn thuế của Trung Quốc. Hóa đơn thương mại hoặc hóa đơn chiếu lệ bằng tiếng Anh cũng có thể được gửi dưới dạng PDF, nhưng chúng phục vụ mục đích khác. Trước khi sử dụng dịch vụ xác minh VAT Trung Quốc, hãy xác định tài liệu dựa trên tiêu đề và nội dung của nó. Hướng dẫn hiện có về xác minh hóa đơn VAT Trung Quốc sẽ giải thích các loại hóa đơn phổ biến và các trường thông tin đầu vào tương ứng.

Đối với hóa đơn Trung Quốc được số hóa hoàn toàn, việc giao nhận điện tử là điều bình thường. Thông báo của Cục Thuế Quốc gia Trung Quốc về hóa đơn số hóa trên toàn quốc quy định việc giao nhận thông qua nền tảng dịch vụ hóa đơn điện tử và các phương thức khác, bao gồm email và mã QR. Tệp đính kèm kỹ thuật số không nhất thiết phải bắt nguồn từ một tài liệu giấy.

Hãy yêu cầu tệp do bên phát hành cung cấp ban đầu nếu bản sao của bạn đã đi qua máy quét, phần mềm chỉnh sửa hình ảnh hoặc trang web chuyển đổi. Hãy nêu rõ yêu cầu: “Vui lòng gửi hóa đơn thuế điện tử gốc có thể tải xuống cho số hóa đơn này, thay vì ảnh chụp hoặc PDF tạo từ ảnh chụp màn hình.” Đây là yêu cầu thực tế nhằm có được tệp nguồn dễ sử dụng hơn, chứ không phải yêu cầu phát hành lại hóa đơn.

Việc chọn văn bản có thể hỗ trợ quá trình sao chép dữ liệu, nhưng không thể xác thực tệp đính kèm. Một số tệp PDF chứa văn bản có thể chọn; số khác chứa hình ảnh, và một số bản quét có thêm lớp văn bản OCR. Việc sao chép thành công một con số chỉ cho biết trình đọc có thể trích xuất ký tự. Điều đó không cho biết các ký tự đó có khớp với hồ sơ thuế hay không.

Hãy giữ nguyên tệp đính kèm đã nhận trong khi tạo các bản sao phục vụ xử lý. Bạn có thể phóng to để đọc các trường thông tin nhỏ, nhưng tránh ghi đè lên tệp nguồn bằng phiên bản đã dịch, cắt xén hoặc lưu lại. Nếu sau này có đồng nghiệp hỏi đã kiểm tra tệp nào, câu trả lời phải dẫn ngược về tệp đính kèm thực tế, chứ không phải bản sao đã chỉnh sửa được tổng hợp trong quá trình rà soát.

Từ tệp đến quy trình xác minh

Bắt đầu từ nền tảng xác minh hóa đơn giá trị gia tăng quốc gia hoặc một dịch vụ mà bạn đã kiểm tra phạm vi bao phủ về hóa đơn và tệp tin. Thông báo quốc gia về hóa đơn điện tử cho phép các đơn vị và cá nhân xác minh thông tin hóa đơn điện tử thông qua các dịch vụ chính thức. Giao diện tải lên thương mại có thể có các yêu cầu về tệp tin hẹp hơn so với hệ thống chính thức hoặc nhà cung cấp khác.

Hãy đọc các yêu cầu tải lên trước khi chọn tệp tin: định dạng được chấp nhận, kích thước, số lượng trang và các hạn chế mã hóa đều quan trọng. Một tệp PDF chứa một hóa đơn và một tệp PDF kết hợp hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng là các đầu vào khác nhau. Một ứng dụng có thể chỉ chấp nhận loại đầu tiên. Việc ứng dụng đó từ chối loại thứ hai mô tả giới hạn đầu vào của ứng dụng; điều này không quyết định liệu hóa đơn có tồn tại hay không.

Sau đó, xác định những gì giao diện đã thực sự làm. Bản xem trước cho thấy rằng nó đã hiển thị tệp tin. Các ô biểu mẫu được điền cho thấy rằng nó đã trích xuất hoặc chấp nhận một số trường dữ liệu. Phản hồi xác minh cho thấy rằng một truy vấn đã được thực hiện và trả về kết quả. Các giai đoạn này có thể xuất hiện trên cùng một màn hình, nhưng người đọc cần phân biệt được giai đoạn nào đã hoàn tất.

Trước khi gửi, hãy đối chiếu các trường đã trích xuất với bản gốc đang hiển thị. Số hóa đơn dài có thể mất các chữ số không ở đầu khi sao chép qua bảng tính; kết quả OCR có thể nhầm các ký tự trông giống nhau. Kiểm tra ngày lập và đúng trường số tiền hoặc mã kiểm tra mà loại hóa đơn đã chọn yêu cầu. Hãy nhìn vào nhãn tiếng Trung trên hóa đơn, thay vì chỉ dựa vào tên tệp đã dịch hoặc phần tóm tắt trong email của nhà cung cấp.

Hóa đơn số hóa toàn phần sử dụng số hóa đơn gồm 20 chữ số, trong khi các loại cũ hơn có thể yêu cầu các tổ hợp định danh khác nhau. Con số định danh hóa đơn cũng tách biệt với mã số thuế của doanh nghiệp. Nếu biểu mẫu yêu cầu số hóa đơn, việc nhập mã số thuế của người bán sẽ gửi thông tin sai đến dịch vụ. Hãy sử dụng hướng dẫn chi tiết về các trường dữ liệu được liên kết ở trên cho loại hóa đơn liên quan, thay vì coi phần mở rộng PDF là quy tắc xác định số tiền cần nhập.

Sau khi gửi, hãy đọc bản ghi trả về cùng với tệp đính kèm. Xác nhận rằng phản hồi liên quan đến hóa đơn bạn dự định kiểm tra, sau đó so sánh người bán, người mua, mặt hàng và số tiền được hiển thị (nếu có). Ghi nhận lỗi kỹ thuật, phản hồi không nhất quán hoặc kết quả khớp thành công như những kết quả riêng biệt đã xuất hiện. Thông báo thành công chỉ cho việc tải lên tệp tin không bao giờ được trở thành kết luận xác minh hóa đơn đã lưu.

Ảnh chụp màn hình và tệp OFD

Ảnh chụp màn hình vẫn có thể cung cấp thông tin dễ đọc để kiểm tra. Nếu các trường hóa đơn cần thiết đầy đủ và rõ ràng, chúng có thể được nhập vào biểu mẫu xác minh thủ công phù hợp. Một dịch vụ có nhận dạng hình ảnh có thể hỗ trợ chuyển đổi văn bản, tùy thuộc vào các loại hóa đơn được hỗ trợ và khả năng sửa lỗi. Câu hỏi hữu ích là thông tin nào thực sự có thể được khôi phục từ hình ảnh cụ thể này.

Nhận dạng hình ảnh không được tích hợp trong mọi dịch vụ tải lên tệp tin. Việc chấp nhận tệp PDF không tự động có nghĩa là ứng dụng có thể xử lý hình ảnh JPG hoặc PNG, và việc đặt ảnh chụp màn hình vào trong PDF không khôi phục hóa đơn điện tử gốc. Nếu tùy chọn tải lên loại trừ hình ảnh, hãy sử dụng đường dẫn được hỗ trợ sẵn có hoặc yêu cầu bên phát hành cung cấp tệp đính kèm gốc. Không giả định rằng việc đổi tên phần mở rộng sẽ làm cho hình ảnh không được hỗ trợ trở nên dễ đọc.

Một hình ảnh bị cắt xén có thể không đầy đủ ngay cả khi văn bản hiển thị rõ nét. Nó có thể hiển thị tổng cộng nhưng thiếu số hóa đơn, hoặc giữ lại số hóa đơn nhưng cắt bỏ một mã bắt buộc đối với loại hóa đơn đó. Hãy yêu cầu tệp tin đầy đủ hoặc phần cụ thể còn thiếu. Tránh đoán một chữ số bị ẩn từ một hóa đơn khác do cùng công ty phát hành.

OFD là một định dạng tài liệu điện tử khác được sử dụng cho hóa đơn Trung Quốc. Nó không phải là ảnh chụp và không phải là dấu hiệu cho thấy người gửi đã cung cấp sai loại tài liệu. Giải thích của cơ quan thuế tỉnh Giang Tô về các định dạng hóa đơn điện tử xác định PDF, OFD và XML là các tùy chọn tải xuống. Việc một ứng dụng cụ thể có thể hiển thị hoặc xác minh định dạng nào vẫn là một vấn đề riêng biệt.

Nếu trình đọc PDF thông thường của bạn không thể mở tệp đính kèm OFD, hãy yêu cầu phiên bản PDF được tải xuống từ hệ thống phân phối của bên phát hành, hoặc sử dụng đường dẫn tương thích với OFD. Một ví dụ cụ thể về bên phát hành là hướng dẫn về hóa đơn điện tử số hóa của AWS Trung Quốc: tài liệu này mô tả việc phân phối PDF và XML theo mặc định và yêu cầu OFD thông qua quy trình hỗ trợ. Các bên phát hành khác có thể sắp xếp việc phân phối khác đi; ví dụ này không áp đặt quy trình dịch vụ khách hàng tương tự lên họ.

Lưu giữ bất kỳ tệp OFD hoặc XML gốc nào được cung cấp cùng với PDF dễ đọc. Mỗi loại có thể đóng một vai trò trong việc xử lý tài liệu của bên nhận. Nếu bạn chuyển đổi tệp chỉ để xem, hãy gắn nhãn đầu ra đó là bản sao làm việc và lưu giữ nguồn gốc của nó. Bản hiển thị đã chuyển đổi không nên âm thầm thay thế tệp tin đến từ bên phát hành.

Khi việc tải lên thất bại

Ứng dụng từ chối định dạng này. Kiểm tra danh sách định dạng được hỗ trợ đã công bố và phần mở rộng thực tế của tệp. Một hóa đơn hợp lệ nhưng ở định dạng không được hỗ trợ vẫn cần được nhập qua kênh khác. Nếu PDF được chấp nhận nhưng tệp đính kèm duy nhất của bạn là OFD, hãy yêu cầu bên phát hành cung cấp bản tải xuống PDF hoặc sử dụng dịch vụ hỗ trợ rõ ràng định dạng OFD. Cần xác định rõ khả năng hỗ trợ định dạng tệp trước khi thực hiện lần xác minh tiếp theo.

Tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc không thể đọc được. Yêu cầu người gửi cung cấp bản gốc có thể truy cập được thông qua kênh đã thỏa thuận. Mật khẩu bạn dùng để mở tài liệu cục bộ có thể không giúp dịch vụ tải lên xử lý được tệp. Tránh gửi mật khẩu hoặc chi tiết hóa đơn cho một công cụ chuyển đổi không liên quan chỉ để vượt qua lỗi nhập liệu.

Dịch vụ đọc được tệp nhưng điền sai giá trị. Đối chiếu kết quả trích xuất với bản gốc và chỉ chỉnh sửa các trường nộp mà bạn có thể xác minh. Giữ nguyên tệp nguồn đính kèm. Nếu ô số tiền sai do chọn nhầm loại hóa đơn, hãy sửa loại hóa đơn trước khi điều chỉnh các trường liên quan. Nếu không, cùng một con số có thể bị kiểm tra dựa trên yêu cầu sai.

Tệp đã được nộp, nhưng dịch vụ không trả về bản ghi nào hoặc trả về kết quả không nhất quán. Bạn đang gặp một vấn đề khác, không phải do byte không đọc được hoặc định dạng không được hỗ trợ. Hãy lưu lại phản hồi và các trường thực tế đã nộp. Tuân thủ hướng dẫn diễn giải kết quả hiện có, bao gồm việc kiểm tra quá trình chuyển văn bản thành dữ liệu và phạm vi phủ sóng của dịch vụ áp dụng. Việc nén hoặc chuyển đổi lặp đi lặp lại cùng một tệp sẽ không giải thích được một phản hồi tra cứu đã hoàn tất.

Khi thông báo mơ hồ, hãy mô tả bước có thể quan sát được: “Ứng dụng không thể đọc tệp đính kèm” hoặc “Chi tiết hóa đơn đã nộp không trả về bản ghi nào”. Điều này giúp người gửi có thông tin cụ thể để xử lý. Gọi mọi lỗi là “hóa đơn không hợp lệ” sẽ làm mất đi sự phân biệt giữa vấn đề xử lý tài liệu và kết quả liên quan đến thông tin hóa đơn đã nộp.

Lưu trữ tệp cùng với kết quả

Hãy xem xét tình huống bàn giao giả định giữa bộ phận mua hàng và bộ phận tài chính. Bộ phận mua hàng nhận bản gốc hóa đơn PDF qua email, sau đó gửi cho bộ phận tài chính một ảnh chụp màn hình trò chuyện đã cắt xén chỉ hiển thị tổng tiền. Bộ phận tài chính cũng nhận được một ảnh chụp màn hình có nhãn “đã xác minh”, nhưng hình ảnh này không hiển thị đầy đủ số hóa đơn hoặc ngày kiểm tra. Ba tệp này có liên quan trong cuộc hội thoại, nhưng chưa tạo thành một hồ sơ có thể tái lập của một lần kiểm tra hoàn chỉnh.

Hành động hữu ích tiếp theo là lấy bản gốc tệp đính kèm và xác định hóa đơn mà kết quả đề cập đến. Nếu phản hồi trước đó không thể liên kết với hóa đơn đó, hãy thực hiện kiểm tra thông qua kênh phù hợp hiện có. Lưu giữ cùng lúc tệp nhận được, mã định danh hóa đơn, phản hồi có ngày tháng và bất kỳ chênh lệch nào chưa được giải quyết. Ví dụ này nhấn mạnh tính truy xuất nguồn gốc; nó không ngụ ý rằng hình ảnh đã cắt xén cố tình bị thay đổi.

Việc lưu trữ tệp cũng có bối cảnh kế toán cụ thể. Theo thông báo năm 2020 của Bộ Tài chính và Cục Quản lý Lưu trữ Quốc gia, các tổ chức sử dụng bản in giấy của chứng từ kế toán điện tử để thanh toán chi phí, hạch toán và lưu trữ cũng phải lưu giữ các chứng từ điện tử gốc mà từ đó chúng được in ra. Yêu cầu kế toán Trung Quốc này không nên được trình bày như một quy tắc lưu trữ phổ quát cho mọi bên mua hàng nước ngoài, nhưng nó giải thích tại sao chỉ riêng bản in có thể là một bước bàn giao chưa đầy đủ.

Một kết quả đã lưu có ngày tháng riêng. Cần phân biệt ngày này với ngày phát hành hóa đơn và ngày chuyển tiếp tệp đính kèm. Nếu bên phát hành sau đó cung cấp bản sửa đổi, hãy giữ nguyên mối quan hệ giữa bản gốc và tài liệu mới thay vì ghi đè lên tệp đầu tiên. Hướng dẫn xác minh tổng quát giải thích các vấn đề về sửa đổi và trạng thái hóa đơn mà không biến nhiệm vụ xử lý tệp này thành thủ tục kê khai thuế.

Cuối cùng, hãy giữ việc kiểm tra tài liệu trong phạm vi mục đích của nó. Một hóa đơn có các trường được ghi khớp với tệp đính kèm vẫn có thể đặt ra câu hỏi riêng về công ty được nêu tên trên đó. Sử dụng giải thích về bên phát hành hóa đơn để xác định vai trò đó, và hướng dẫn xử lý trường hợp nhà cung cấp và tên trên hóa đơn không khớp khi các thực thể khác nhau. Một tệp có thể đọc được và một lượt tra cứu hóa đơn đã hoàn tất không thể cung cấp lời giải thích cho một bên ký kết không liên quan.

Nhiệm vụ xử lý tệp hoàn tất khi tài liệu gốc có thể sử dụng được, việc kiểm tra liên quan đến cùng một hóa đơn và kết quả có ngày tháng được lưu trữ chính xác. Nếu thiếu một trong những yếu tố đó, hãy yêu cầu rõ ràng yếu tố còn thiếu. Điều này khiến cuộc trao đổi tiếp theo với bên phát hành hữu ích hơn nhiều so với việc gửi lại một ảnh chụp màn hình khác kèm thông điệp “PDF không hoạt động”.