Tên nhà cung cấp không khớp với hóa đơn

Trước tiên, hãy hỏi: đây là hóa đơn nào?

Các nhóm xuyên biên giới thường sử dụng một từ tiếng Anh để chỉ ba loại tài liệu khác nhau:

• Hóa đơn dự toán (Pro forma invoice): một báo giá dưới dạng hóa đơn, được sử dụng trước khi giao hàng để nêu rõ hàng hóa đề xuất, giá cả, điều kiện giao hàng và thanh toán.
• Hóa đơn thương mại (Commercial invoice): tài liệu từ người bán đến người mua mô tả hàng hóa đã giao và giá trị, thường được sử dụng để thông quan tại nước nhập khẩu.
• Hóa đơn thuế Trung Quốc (fapiao): một biên lai do cơ quan thuế quản lý cho một giao dịch thực tế, ở dạng giấy hoặc điện tử, có các trường bắt buộc về người phát hành, người mua, mặt hàng, số tiền, thuế và ngày tháng tùy theo quy định.

Cơ quan Quản lý Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ ( hướng dẫn tài liệu xuất khẩu phân biệt hóa đơn dự toán ở giai đoạn báo giá với hóa đơn thương mại cuối cùng. Quy định Trung Quốc định nghĩa riêng hóa đơn thuế điện tử và liệt kê tên đơn vị phát hành là nội dung cơ bản. Xem các quy định hiện hành về áp dụng hóa đơn.

Không áp dụng tiêu chuẩn kiểm tra hóa đơn VAT Trung Quốc cho báo giá dự toán, và không coi hóa đơn thương mại thông quan là thay thế cho mọi tài liệu thuế hoặc hợp đồng.

Đặt mỗi vai trò trên một dòng riêng

Tạo một sơ đồ thực thể một trang trước khi yêu cầu giải thích:

1. Liên hệ nhà cung cấp hoặc thương hiệu: tên được sử dụng trên trang web, email, gian hàng, danh mục hoặc tài khoản nhắn tin.
2. Bên bán theo hợp đồng: pháp nhân cam kết cung cấp và chịu các biện pháp khắc phục đã nêu.
3. Bên phát hành hóa đơn: đơn vị được ghi là người bán hoặc bên phát hành trên chính hóa đơn đang xem xét.
4. Đơn vị vận hành nhà máy: đơn vị điều hành cơ sở sản xuất, nếu có tuyên bố về hoạt động sản xuất.
5. Bên xuất khẩu hoặc vận chuyển: đơn vị được thể hiện trong các chứng từ xuất khẩu và vận tải.
6. Bên thụ hưởng ngân hàng: chủ tài khoản được yêu cầu nhận tiền; xác minh riêng biệt trước khi thanh toán.

Cùng một công ty có thể đảm nhận nhiều vai trò. Các công ty khác nhau cũng có thể xuất hiện trong một cấu trúc hợp lệ. Việc xem xét thất bại khi hồ sơ ngầm hiểu các thực thể riêng biệt là một.

Chi nhánh 1: cùng thực thể, cách gọi tên khác nhau

So sánh tên pháp lý gốc bằng tiếng Trung, Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC) hoặc mã số thuế, địa chỉ đăng ký và hồ sơ công ty hiện tại. Thứ tự pinyin, bản dịch sang tiếng Anh, thương hiệu, viết tắt hoặc định dạng “Ltd.” có thể khác nhau trong khi thực thể pháp lý tiếng Trung cơ bản vẫn giống nhau.

Nếu các mã định danh và tên tiếng Trung khớp nhau, hãy ghi nhận ánh xạ và sử dụng một tên hiển thị đã được phê duyệt trong hệ thống của người mua. Không “sửa” tên pháp lý tiếng Trung thành tên tiếp thị tiếng Anh. hướng dẫn ánh xạ tên tiếng Anh cho thấy cách bảo tồn cả hai.

Chi nhánh 2: chi tiết hóa đơn sai hoặc lỗi thời

Lỗi đánh máy, tên công ty cũ, người mua sai, bên phát hành sai, số hóa đơn trùng lặp, mặt hàng không đúng hoặc sao chép mẫu là vấn đề kiểm soát tài liệu. Yêu cầu bên phát hành hủy, đảo ngược hoặc sửa đổi tài liệu theo quy trình thích hợp và gửi bản thay thế qua kênh đã thiết lập.

Không tự chỉnh sửa PDF, chấp nhận tên bị ghi đè thủ công hoặc dựa vào email của bộ phận bán hàng nói rằng “bộ phận tài chính đã dùng mẫu cũ”. Bảo quản tài liệu đầu tiên, yêu cầu sửa đổi, phiên bản đã sửa và xác nhận độc lập. Đối với hóa đơn điện tử Trung Quốc, các quy định quốc gia hiện hành bao gồm thông tin người bán và người mua trong các trường cốt lõi của nó. Xem xét thông báo về trường hóa đơn điện tử.

Chi nhánh 3: một thực thể thứ hai được ghi nhận

Hóa đơn có thể đến từ công ty thương mại, công ty xuất khẩu, công ty liên kết trong nhóm, chi nhánh, nhà điều hành nền tảng hoặc bên khác có vai trò xác định. “Cùng nhóm” không phải là kết luận; đó là một tuyên bố cần xác minh.

Yêu cầu tên pháp lý và mã định danh bằng tiếng Trung của từng thực thể, hồ sơ công ty hiện tại, lý do cho cấu trúc này và các tài liệu giao dịch phân bổ trách nhiệm. Tùy thuộc vào mức độ quan trọng và lời khuyên chuyên nghiệp, điều đó có thể yêu cầu sửa đổi hợp đồng, đại lý được tiết lộ, thỏa thuận ba bên, bảo lãnh, chuyển nhượng, cập nhật lệnh đặt hàng hoặc một hợp đồng mới ghi rõ người bán thực tế.

Sau đó, đối chiếu sản phẩm, số lượng, giá, Incoterm, giao hàng, bảo hành, hoàn tiền, tranh chấp, xuất khẩu, hóa đơn và điều khoản thanh toán. Nhà cung cấp trả lời khiếu nại chất lượng không nên biến mất sau lưng bên phát hành chưa bao giờ chấp nhận các nghĩa vụ đó. Sử dụng hướng dẫn bằng chứng về bên hợp đồng trước khi dựa vào sắp xếp này.

Chi nhánh 4: phát hành hóa đơn bởi bên thứ ba không được hỗ trợ

Tạm dừng phê duyệt khi bên phát hành hóa đơn không có kết nối được ghi nhận với hợp đồng hoặc hàng hóa, nhà cung cấp từ chối cung cấp danh tính tiếng Trung của mình, lời giải thích thay đổi, bên phát hành không hoạt động hoặc không liên quan, hoặc người mua được yêu cầu mô tả một giao dịch không xảy ra.

Vào tháng 2026, Tổng cục Thuế Trung Quốc tuyên bố rằng hóa đơn, hàng hóa hoặc dịch vụ, tiền tệ và chủ thể hợp đồng thường phải tương ứng với nhau, và việc xuất hóa đơn phải phản ánh hoạt động kinh doanh thực tế. Đọc các câu hỏi thường gặp về tuân thủ hiện hành. Không tham gia mô tả sai lệch, chia nhỏ giá trị, dịch vụ bịa đặt hoặc tài liệu có ngày tháng trước để làm hồ sơ trông khớp nhau.

Báo cáo lên cố vấn thuế, hải quan, tài chính và pháp lý của người mua. Tuyên bố của nhà cung cấp rằng “mọi người đều xuất khẩu theo cách này” không phải là bằng chứng giao dịch.

Bằng chứng không giải quyết được sự không khớp

Các sự kiện này có thể giúp điều tra mối quan hệ nhưng bản thân chúng không thiết lập thẩm quyền hoặc trách nhiệm:

• cùng nhân viên bán hàng, số điện thoại, tên miền email, văn phòng, kho bãi hoặc trang web;
• cùng Người đại diện theo pháp luật, Cổ đông, giám đốc hoặc sở hữu một phần trong nhóm;
• tên tiếng Anh tương tự hoặc cùng logo;
• bản quét giấy phép kinh doanh của một công ty do bên kia gửi;
• hình ảnh con dấu công ty mà không có thỏa thuận đã ký; hoặc
• hóa đơn có thể mở về mặt kỹ thuật hoặc giống trực quan với mẫu tiêu chuẩn.

Mối quan hệ giữa các thực thể và tính xác thực của tài liệu là hai vấn đề riêng biệt. Xác minh cả hai.

Xây dựng gói giải ngân

Trước khi bộ phận tài chính thông qua ngoại lệ, hãy lưu trữ:

1. hóa đơn gốc và loại tài liệu của nó;
2. tên pháp lý bằng tiếng Trung và mã định danh cho mọi thực thể trong sơ đồ;
3. hợp đồng đã ký, biên bản sửa đổi hoặc tài liệu mối quan hệ khác đã được xem xét;
4. hóa đơn đã sửa chữa hoặc lý do viết rõ ràng tại sao một bên phát hành khác là phù hợp;
5. sự đối chiếu sản phẩm, giá cả, vận chuyển, hải quan và các trường trên hóa đơn; và
6. phê duyệt có ngày tháng từ các chủ sở hữu chịu trách nhiệm thuộc bộ phận mua sắm, tài chính, thuế/hải quan và pháp lý theo quy định của chính sách công ty.

Giữ việc phê duyệt tài khoản ngân hàng tách biệt khỏi gói này cho đến khi người thụ hưởng được xác minh độc lập. Tiếp tục với quy trình người thụ hưởng ngân hàng nếu thanh toán sẽ được thực hiện.

Ghi lại quyết định mà không hợp nhất các công ty

Hóa đơn [số/ngày/loại] được phát hành bởi [tên pháp lý bằng tiếng Trung và mã định danh], trong khi người bán trong hợp đồng là [tên và mã định danh]. Các thực thể là [cùng một thực thể dưới dạng thể hiện khác nhau / các thực thể riêng biệt liên quan bởi thỏa thuận đã ghi nhận / chưa xác định]. Vai trò của bên phát hành là [vai trò], và trách nhiệm về giao hàng, bảo hành, hoàn tiền, hải quan, thuế và thanh toán được ghi nhận trong [các tài liệu]. Phê duyệt là [đã giải phóng/có điều kiện/dừng lại] chờ đợi [mục cụ thể].

Xem xét định nghĩa bên phát hành hóa đơn hoặc xác minh từng công ty Trung Quốc riêng biệt. Không xóa bỏ sự khác biệt thực tế giữa các thực thể chỉ để làm cho hệ thống mua sắm trông gọn gàng hơn.

Bài viết này là hướng dẫn kiểm soát mua hàng, không phải lời khuyên về pháp lý, thuế, hải quan, kế toán, ngân hàng hoặc tính hợp lệ của hóa đơn. Yêu cầu thay đổi tùy theo loại hóa đơn, giao dịch, điểm đến và luật hiện hành; hãy tìm kiếm lời khuyên từ chuyên gia có trình độ cho các trường hợp ngoại lệ đáng kể.