Tedarikçi Adı Faturayla Eşleşmiyor

İlk soru: Bu hangi fatura?

Sınır ötesi ekipler genellikle tek bir İngilizce kelimeyi üç farklı belge için kullanır:

• Proforma fatura: Sevkiyat öncesi önerilen malları, fiyatı, teslimatı ve ödeme koşullarını belirtmek amacıyla fatura formatında hazırlanmış bir fiyat teklifi.
• Ticari fatura: Sevk edilen malları ve değeri açıklayan, satıcıdan alıcıya düzenlenen ve genellikle ithalat ülkesinde gümrük işlemleri için kullanılan belge.
• Çin vergi faturası (fapiao): Gerçek bir işlem karşılığında vergi mevzuatına tabi olarak düzenlenen, kağıt veya elektronik formda olan ve uygulanabilir şekilde düzenleyici, alıcı, kalem, tutar, vergi ve tarih alanlarını içeren resmi makbuz.

ABD Uluslararası Ticaret İdaresi'nin ihracat-belgesi rehberi fiyat teklifi aşamasındaki proforma faturayı nihai ticari faturadan ayırır. Çin mevzuatı elektronik vergi faturalarını ayrı olarak tanımlar ve temel içerik arasında düzenleyen birimin adını listeler. Güncel fatura uygulama kurallarına bakın.

Bir proforma fiyat teklifine Çin KDV faturası testi uygulamayın ve gümrük ticari faturasını her türlü vergi veya sözleşme belgesinin yerine geçen bir belge olarak görmeyin.

Her rolü ayrı bir satıra yazın

Açıklama istemeden önce tek sayfalık bir tüzel kişilik haritası oluşturun:

1. Tedarikçi iletişim veya marka adı: Web sitesinde, e-postada, fuar standında, katalogda veya mesajlaşma hesabında kullanılan ad.
2. Sözleşmedeki satıcı: Tedarik etmeyi taahhüt eden ve belirtilen yükümlülükleri yerine getiren tüzel kişilik.
3. Fatura düzenleyen: İncelenen faturada satıcı veya düzenleyici olarak adı geçen tüzel kişilik.
4. Fabrika işletmecisi: Üretim iddia ediliyorsa, üretim tesisini işleten tüzel kişilik.
5. İhracatçı veya gönderici: İhracat ve taşıma belgelerinde görünen tüzel kişilik.
6. Banka lehdarı: Fonları almak üzere talep edilen hesap sahibi; ödemeden önce bunu ayrı olarak doğrulayın.

Aynı şirket birden fazla rolü üstlenebilir. Meşru bir yapıda farklı şirketler de yer alabilir. Dosya, ayrı tüzel kişilikleri üstü kapalı şekilde tek bir tüzel kişilik gibi ele aldığında inceleme başarısız olur.

Dal 1: Aynı tüzel kişilik, farklı ad gösterimi

Orijinal Çince yasal unvanı, Birleşik Sosyal Kredi Kodunu (USCC) veya vergi kimlik numarasını, kayıtlı adresi ve güncel şirket kaydını karşılaştırın. Pinyin sıralaması, İngilizce çeviri, marka, kısaltma veya "Ltd." biçimlendirmesi farklı olabilirken, temeldeki Çince tüzel kişilik aynı kalır.

Kimlik numaraları ve Çince unvan eşleşiyorsa, eşlemeyi kaydedin ve alıcının sisteminde tek bir onaylı görüntüleme adı kullanın. Çince yasal unvanı bir İngilizce pazarlama adına düzeltmeyin. İngilizce ad eşleme rehberi her ikisinin nasıl korunacağını gösterir.

Dal 2: Yanlış veya güncelliğini yitirmiş fatura bilgileri

Yazım hatası, eski şirket adı, yanlış alıcı, yanlış düzenleyen, mükerrer fatura numarası, hatalı kalem veya kopyalanmış şablon bir belge kontrol sorunudur. Düzenleyenden, belgenin uygun süreçle iptal edilmesini, geri alınmasını veya düzeltilmesini ve yedek belgenin yerleşik kanal üzerinden gönderilmesini isteyin.

PDF dosyasını kendiniz düzenlemeyin, elle üzerine yazılmış bir adı kabul etmeyin veya "finans eski şablonu kullandı" diyen bir satış e-postasına güvenmeyin. İlk belgeyi, düzeltme talebini, düzeltilmiş sürümü ve bağımsız teyidi saklayın. Çin dijital faturası için mevcut ulusal kurallar, satıcı ve alıcı bilgilerini temel alanlar arasında sayar. Dijital fatura alanı duyurusunu inceleyin.

Dal 3: Belgelenmiş ikinci bir tüzel kişi

Fatura; bir ticaret şirketinden, ihracat şirketinden, grup iştirakinden, şubeden, platform işletmecisinden veya tanımlanmış rolü olan başka bir taraftan gelebilir. "Aynı grup" ifadesi bir sonuç değil, doğrulanması gereken bir iddiadır.

Her tüzel kişinin Çince yasal unvanını ve kimlik bilgisini, güncel şirket kayıtlarını, yapılandırmanın nedenini ve sorumluluğu atayan işlem belgelerini talep edin. Önem düzeyine ve profesyonel tavsiyeye bağlı olarak bu durum; sözleşme değişikliği, ifşa edilen acentelik, üç taraflı anlaşma, teminat, devir, satın alma siparişi güncellemesi veya gerçek satıcıyı adlandıran yeni bir sözleşme gerektirebilir.

Ardından ürün, miktar, fiyat, Incoterm, teslimat, garanti, iade, uyuşmazlık, ihracat, fatura ve ödeme koşullarını uzlaştırın. Kalite iddialarını yanıtlayan tedarikçi, bu yükümlülükleri hiçbir zaman kabul etmemiş bir düzenleyicinin ardında kaybolmamalıdır. Düzenlemeye güvenmeden önce sözleşme tarafı kanıt rehberini kullanın.

Dal 4: Desteklenmeyen üçüncü taraf faturalandırma

Faturayı düzenleyen tarafın sözleşme veya mallarla belgelenmiş bir bağlantısı yoksa, tedarikçi Çin kimliğini sağlamayı reddederse, açıklama değişiyorsa, düzenleyen taraf faaliyet göstermiyorsa veya ilgisizse ya da alıcıdan gerçekleşmemiş bir işlemi tanımlaması isteniyorsa onayı bekletin.

Çin Devlet Vergi İdaresi Nisan 2026 tarihinde, fatura, mal veya hizmet, fonlar ve sözleşme konusunun genel olarak uyumlu olması gerektiğini ve faturalandırmanın gerçek bir ticari faaliyeti yansıtması gerektiğini belirtmiştir. Güncel uyumluluk SSS'lerini okuyun. Evrakların uyumlu görünmesi için sahte açıklamalara, değer bölme işlemlerine, uydurma hizmetlere veya geriye tarihli belgelere başvurmayın.

Konuyu alıcının vergi, gümrük, finans ve hukuk danışmanlarına taşıyın. Bir tedarikçinin "herkes ihracatı bu şekilde yapıyor" iddiası işlem kanıtı değildir.

Uyumsuzluğu gidermeyen kanıtlar

Bu olgular bir ilişkiyi araştırmaya yardımcı olabilir ancak tek başına yetki veya sorumluluk oluşturmaz:

• aynı satış temsilcisi, telefon numarası, e-posta alan adı, ofis, depo veya web sitesi;
• ortak yasal temsilci, ortak, yönetici veya kısmi grup sahipliği;
• benzer İngilizce isimler veya aynı logo;
• bir şirketin faaliyet belgesinin diğer şirket tarafından gönderilen taranmış kopyası;
• imzalı sözleşme olmadan şirket kaşesi görüntüsü; veya
• teknik olarak düzenlenebilen veya standart bir forma görsel olarak benzeyen bir fatura.

Tüzel kişi ilişkisi ve belge özgünlüğü ayrı sorulardır. Her ikisini de doğrulayın.

Serbest bırakma paketini oluşturun

Finans birimi istisnayı onaylamadan önce şunları muhafaza edin:

1. orijinal fatura ve belge türü;
2. haritadaki her tüzel kişi için Çince yasal unvan ve kimlik bilgisi;
3. imzalı sözleşme, değişiklik veya incelenmiş diğer ilişki belgesi;
4. düzeltilmiş fatura veya farklı bir düzenleyicinin uygun olduğuna ilişkin yazılı gerekçe;
5. ürün, fiyat, sevkiyat, gümrük ve fatura alanı uzlaştırması; ve
6. şirket politikası gereği sorumlu satın alma, finans, vergi/gümrük ve hukuk birimlerinden alınan tarihli onay.

Lehdar bağımsız olarak doğrulanana kadar banka hesabı onayını bu paketin dışında tutun. Ödeme takip edecekse banka lehdar iş akışını sürdürün.

Şirketleri birleştirmeden kararı kaydedin

[numara/tarih/tür] numaralı fatura [Çince yasal unvan ve kimlik bilgisi] tarafından düzenlenirken, sözleşmedeki satıcı [ad ve kimlik bilgisi]'dir. Tüzel kişiler [farklı biçimlendirmeler altında aynı tüzel kişi / belgelenmiş düzenleme ile ilişkili ayrı tüzel kişiler / çözülmemiş] durumundadır. Düzenleyicinin rolü [rol] olup; teslimat, garanti, iade, gümrük, vergi ve ödeme sorumluluğu [belgeler] içinde kaydedilmiştir. Onay durumu, [belirli kalem] beklenirken [serbest bırakıldı/koşullu/bekletildi].

Fatura düzenleyici tanımını inceleyin veya her Çin şirketini ayrı ayrı doğrulayın. Satın alma sisteminin derli toplu görünmesi amacıyla gerçek bir tüzel kişi farkını ortadan kaldırmayın.

Bu makale bir satın alma kontrol rehberidir; hukuki, vergisel, gümrük, muhasebe, bankacılık veya fatura geçerliliği tavsiyesi değildir. Gereklilikler fatura türüne, işleme, hedefe ve yürürlükteki yasalara göre değişir; önemli istisnalar için nitelikli tavsiye alın.