Çin Faturası PDF'si Nasıl Doğrulanır

Bir Çin faturası PDF'sini doğrulamak için aldığınız eki saklayın, içindeki vergi faturasını belirleyin ve gerekli fatura bilgilerini uygun bir doğrulama hizmeti aracılığıyla gönderin. Bu hizmet orijinal PDF'yi kabul ediyorsa dosya seçeneğini kullanın. Manuel giriş gerektiriyorsa alanları faturadan okuyun ve o fatura türüne ilişkin talimatları izleyin. Belgeyi açmak veya metnini çıkarmak yalnızca kontrol için hazırlık aşamasıdır.

Pratik zorluk genellikle gönderimden önce başlar. Bir tedarikçi size orijinal bir elektronik fatura, PDF olarak kaydedilmiş bir tarama veya bir PDF'ye gömülü bir resim gönderebilir. Bunlar ekranda benzer görünebilir ancak dosya işleme hizmetine çok farklı materyaller sunar. Dosyaları dönüştürmeden veya aynı yüklemeyi tekrar tekrar denemeden önce elinizde ne olduğunu tespit edin.

Aldığınız PDF

Ekin kaynağıyla başlayın. İhraççının fatura teslimat sayfasından mı indirildi, bir fatura e-postasına mı eklendi yoksa bir fotoğraftan mı oluşturuldu? Bu bilgiyi alınan dosyanın yanında saklayın. invoice.pdf gibi bir dosya adı kabı tanımlar; belgenin kim tarafından düzenlendiğini veya içeriğinin nasıl üretildiğini belirlemez.

Bir Çin vergi faturası yani fapiao, Çin'in vergi faturası sistemine aittir. İngilizce ticari fatura veya proforma fatura da PDF olarak gelebilir ancak farklı bir amaca hizmet eder. Bir Çin KDV doğrulama hizmetini kullanmadan önce belgeyi başlığına ve içeriğine göre tanımlayın. Mevcut Çin KDV faturası doğrulama kılavuzu yaygın fatura türlerini ve giriş alanlarını açıklar.

Tam dijitalleştirilmiş bir Çin faturası için elektronik teslimat olağandır. Devlet Vergi İdaresi'nin ulusal dijital fatura duyurusu, elektronik fatura hizmet platformu ve e-posta ile QR kodlar dahil diğer yöntemler aracılığıyla teslimatı öngörür. Dijital bir ekin kağıt bir belge olarak başlaması gerekmez.

Kopyanız bir tarayıcı, görüntü düzenleyici veya dönüştürme web sitesinden geçtiğinde ihraççı tarafından ilk sunulan dosyayı isteyin. Net olun: “Bu fatura numarası için bir fotoğrafın veya ekran görüntüsünden oluşturulmuş bir PDF'nin değil, orijinal indirilebilir elektronik vergi faturasını lütfen gönderin.” Bu, daha kullanılabilir bir kaynak dosya için pratik bir istektir, faturanın yeniden düzenlenmesi talebi değildir.

Metin seçimi transkripsiyona yardımcı olabilir ancak eki doğrulayamaz. Bazı PDF'ler seçilebilir metin içerir; diğerleri bir resim içerir ve bazı taramalarda eklenmiş bir OCR metin katmanı bulunur. Bir numarayı başarıyla kopyalamak okuyucunun karakterleri çıkarabildiğini gösterir. Ancak bu karakterlerin vergi kaydıyla uyumlu olup olmadığını söylemez.

Herhangi bir çalışma kopyası oluştururken alınan eki değiştirilmemiş halde saklayın. Küçük alanları okumak için büyütülmüş görünüm kullanabilirsiniz ancak kaynağın üzerine çevrilmiş, kırpılmış veya yeniden kaydedilmiş bir sürümü yazmaktan kaçının. Bir meslektaşınız daha sonra hangi dosyanın kontrol edildiğini sorarsa yanıt, inceleme sırasında oluşturulan düzenlenmiş bir kopyaya değil, gerçek eke götürmelidir.

Dosyadan doğrulamaya

Ulusal KDV faturası doğrulama platformundan veya fatura ve dosya kapsamını kontrol ettiğiniz bir hizmetten başlayın. Ulusal dijital fatura duyurusu, birimlerin ve bireylerin dijital fatura bilgilerini resmi hizmetler aracılığıyla doğrulamasına izin verir. Ticari bir yükleme arayüzü, resmi sistemden veya başka bir sağlayıcıdan daha dar dosya gereksinimlerine sahip olabilir.

Bir dosya seçmeden önce yükleme gereksinimlerini okuyun: kabul edilen formatlar, boyut, sayfa sayısı ve şifreleme kısıtlamalarının tümü önemlidir. Tek bir fatura içeren bir PDF ile bir fatura, satın alma siparişi ve teslimat notunu birleştiren bir PDF farklı girdilerdir. Bir uygulama yalnızca ilkini kabul edebilir. İkincisini reddetmesi o uygulamanın girdi sınırını tanımlar; faturanın var olup olmadığına karar vermez.

Ardından arayüzün gerçekte ne yaptığını belirleyin. Önizleme dosyanın görüntülendiğini gösterir. Doldurulmuş form kutuları bazı alanların çıkarıldığını veya kabul edildiğini gösterir. Bir doğrulama yanıtı bir aramanın denendiğini ve bir sonuç döndürdüğünü gösterir. Bu aşamalar aynı ekranda görünebilir ancak okuyucu hangi aşamanın tamamlandığını ayırt edebilmelidir.

Göndermeden önce çıkarılan tüm alanları görünür kaynakla karşılaştırın. Uzun fatura numaraları bir elektronik tablo aracılığıyla kopyalandığında baştaki sıfırları kaybedebilir; bir OCR sonucu benzer görünen karakterleri karıştırabilir. Seçilen fatura türü için istenen düzenleme tarihini ve tam tutarı veya doğrulama kodu alanını karşılaştırın. Çevrilmiş bir dosya adına veya tedarikçinin e-posta özetine güvenmek yerine Çince etiketleri görünür tutun.

Tam dijitalleştirilmiş bir fatura 20 haneli bir fatura numarası kullanırken eski türler farklı tanımlayıcı kombinasyonları gerektirebilir. Faturayı tanımlayan numara ayrıca bir şirketin mükellef tanımlayıcısından ayrıdır. Form bir fatura numarası istiyorsa satıcının vergi numarasını girmek hizmete yanlış bilgi gönderir. Hangi tutarın girileceğine dair bir kural olarak PDF uzantısını ele almak yerine ilgili tür için yukarıda bağlantısı verilen ayrıntılı alan kılavuzunu kullanın.

Gönderimden sonra dönen kaydı ekle birlikte inceleyin. Yanıtın kontrol etmeyi amaçladığınız faturaya ilişkin olduğunu teyit edin ve ardından mevcut olduğu durumlarda görüntülenen satıcıyı, alıcıyı, kalemleri ve tutarları karşılaştırın. Teknik bir hatayı, tutarsız bir yanıtı veya tamamlanan bir eşleşmeyi ortaya çıkan ayrı sonuçlar olarak kaydedin. Yalnızca dosya yüklemesi için gelen bir başarı mesajı asla kaydedilen fatura doğrulama sonucu haline gelmemelidir.

Ekran görüntüleri ve OFD dosyaları

Bir ekran görüntüsü, kontrol için hâlâ okunabilir bilgiler sağlayabilir. Gerekli fatura alanları eksiksiz ve okunaklıysa bunlar uygun manuel doğrulama formuna girilebilir. Görüntü tanıma özelliğine sahip bir hizmet, desteklediği fatura türleri ve hataları düzeltme imkânı koşuluyla bu bilgilerin metne dönüştürülmesine yardımcı olabilir. Asıl önemli soru, bu özel görüntüden gerçekte hangi bilgilerin kurtarılabileceğidir.

Görüntü tanıma, her dosya yükleme hizmetine dâhil değildir. PDF dosyalarının kabul edilmesi, bir uygulamanın JPG veya PNG görüntülerini işleyebileceği anlamına gelmez; bir ekran görüntüsünü PDF içine yerleştirmek de orijinal elektronik faturayı geri kazandırmaz. Bir yükleme seçeneği resimleri dışlıyorsa mevcut desteklenen bir yol kullanın veya yayıncıdan orijinal eki isteyin. Dosya uzantısını yeniden adlandırmanın desteklenmeyen bir görüntüyü okunur hâle getireceğini varsaymayın.

Görünür metni net olsa bile kırpılmış bir görüntü yetersiz kalabilir. Toplam tutarı gösterirken fatura numarasını atlayabilir veya fatura numarasını korurken o fatura türü için gerekli olan bir kodu kesebilir. Tam dosyayı veya belirli eksik bölümü isteyin. Aynı şirket tarafından düzenlenen başka bir faturadan gizli bir rakamı tahmin etmekten kaçının.

OFD, Çin faturaları için kullanılan başka bir elektronik belge biçimidir. Bu bir fotoğraf değildir ve gönderenin yanlış türde belge sağladığına dair bir gösterge değildir. Jiangsu vergi otoritesinin dijital fatura biçimlerine ilişkin açıklaması, PDF, OFD ve XML’yi indirme seçenekleri olarak belirtir. Belirli bir uygulamanın hangi biçimi görüntüleyebileceği veya doğrulayabileceği ayrı bir konudur.

Standart PDF okuyucunuz bir OFD ekini açamıyorsa, yayıncının teslimat sisteminden indirilen PDF sürümünü isteyin veya OFD uyumlu uygun bir yol kullanın. Somut bir yayıncı örneği olarak AWS China’nın dijitalleştirilmiş e-fapiao kılavuzu verilmiştir: bu kılavuz, varsayılan olarak PDF ve XML teslimatını ve destek süreci üzerinden bir OFD talebini açıklamaktadır. Diğer yayıncılar teslimatı farklı şekilde düzenleyebilir; bu örnek, aynı müşteri hizmetleri sürecini onlara empoze etmez.

Okunabilir PDF ile birlikte sağlanan tüm orijinal OFD veya XML dosyalarını saklayın. Her biri, alıcının belge yönetimi sürecinde bir rol üstlenebilir. Bir dosyayı yalnızca görüntülemek amacıyla dönüştürürseniz çıkan çıktıyı çalışma kopyası olarak etiketleyin ve kaynağını muhafaza edin. Dönüştürülmüş görünüm, yayıncıdan gelen dosyanın sessizce yerine geçmemelidir.

Yükleme başarısız olduğunda

Uygulama biçimi reddeder. Yayınlanan destek listesini ve gerçek dosya uzantısını kontrol edin. Desteklenmeyen bir biçimdeki geçerli bir fatura hâlâ başka bir giriş yolu gerektirir. PDF kabul ediliyorsa ancak elinizdeki tek ek OFD ise, yayıncının PDF indirmesini isteyin veya OFD’yi açıkça destekleyen bir hizmet kullanın. Dosya biçimi desteği, başka bir doğrulama denemesinden önce tespit edilmelidir.

PDF parola korumalıdır veya okunamıyor. Gönderenden, kararlaştırılan kanal üzerinden erişilebilir bir orijinal sağlamasını isteyin. Bir belgeyi yerel olarak açmak için kullandığınız parola, onu bir yükleme hizmeti için kullanılabilir hâle getirmeyebilir. Giriş hatasını aşmak amacıyla parolaları veya fatura ayrıntılarını ilgisiz bir dönüştürücüye göndermekten kaçının.

Hizmet dosyayı okuyor ancak yanlış değerleri dolduruyor. Çıkarmayı orijinal ile karşılaştırın ve yalnızca teyit edebildiğiniz gönderim alanlarını düzeltin. Kaynak eki bozulmamış halde saklayın. Tutar kutusu yanlış fatura türü seçildiği için hatalıysa, ilişkili alanları ayarlamadan önce türü düzeltin. Aksi takdirde aynı sayı yanlış gerekliliğe göre test edilebilir.

Dosya gönderiliyor, ancak hizmet hiçbir kayıt döndürmüyor veya bir tutarsızlık bildiriyor. Okunamayan baytlardan veya desteklenmeyen bir biçimden farklı bir sorunla karşı karşıyasınız. Yanıtı ve fiilen gönderilen alanları saklayın. Metin çıkarma kontrolü ve geçerli hizmet kapsamı dahil olmak üzere mevcut kılavuzdaki sonuç yorumlamasını izleyin. Aynı dosyayı defalarca sıkıştırmak veya dönüştürmek, tamamlanmış bir arama yanıtını açıklamaz.

Bir mesaj belirsizse, gözlemlenebilir adımı tarif edin: “Uygulama eki okuyamadı” veya “Gönderilen fatura ayrıntıları kayıt döndürmedi.” Bu, gönderene çözülebilecek somut bir bilgi verir. Her arızayı geçersiz fatura olarak nitelendirmek, belge işleme sorununu ile gönderilen fatura bilgilerine ilişkin sonuç arasındaki ayrımı ortadan kaldırır.

Sonucu dosya ile birlikte saklayın

Satın alma ve finans birimleri arasında varsayımsal bir devri ele alalım. Satın alma, orijinal fatura PDF’sini e-posta ile alır, ardından finans birimine toplam tutarın kırpılmış bir sohbet görüntüsünü gönderir. Finans birimi ayrıca “doğrulandı” etiketli bir ekran görüntüsü alır, ancak bu görüntü tam fatura numarasını veya kontrol tarihini göstermez. Üç dosya konuşma içinde ilişkilidir; henüz tamamlanmış tek bir kontrolün tekrarlanabilir kaydı değildir.

Sonraki yararlı adım, orijinal eki elde etmek ve sonucun hangi faturaya ilişkin olduğunu belirlemektir. Önceki yanıt o faturayla ilişkilendirilemiyorsa, uygun mevcut bir yol üzerinden kontrol gerçekleştirin. Alınan dosyayı, fatura tanımlayıcısını, tarihli yanıtı ve çözülmemiş herhangi bir farkı birlikte saklayın. Bu örnek izlenebilirlikle ilgilidir; kırpılmış görüntünün kasıtlı olarak değiştirildiğini ima etmez.

Dosya saklamanın ayrıca belirli bir muhasebe bağlamı vardır. Maliye Bakanlığı ve Ulusal Arşiv İdaresi’nin 2020 tarihli tebliği uyarınca, iade, muhasebe ve arşivleme amacıyla elektronik muhasebe fişlerinin kağıt çıktılarını kuran kuruluşlar, bunların basıldığı elektronik fişleri de saklamak zorundadır. Bu Çin muhasebe gerekliliği, her yurtdışı alıcı için evrensel bir saklama kuralı olarak sunulmamalıdır; ancak neden yalnızca bir çıktının eksik bir devir olabileceğini açıklar.

Kaydedilen bir sonucun kendi tarihi vardır. Bunu fatura düzenleme tarihinden ve bir ekin iletildiği tarihten ayrı tutun. Yayıncı daha sonra bir düzeltme sağlarsa, ilk dosyanın üzerine yazmak yerine orijinal ile yeni materyal arasındaki ilişkiyi koruyun. Daha geniş doğrulama kılavuzu, bu dosya yönetimi görevini bir vergi beyanı prosedürüne dönüştürmeden düzeltme ve fatura durumu sorularını açıklar.

Son olarak, belge kontrolünü amacına uygun sınırlarda tutun. Kayıtlı alanları ekle uyumlu olan bir fatura, üzerinde adı geçen şirketle ilgili ayrı bir soru ortaya çıkarabilir. Bu rolü tanımlamak için fatura yayıncısı açıklamasını ve varlıklar farklı olduğunda tedarikçi ve fatura adı uyuşmazlığı kılavuzunu kullanın. Okunabilir bir dosya ve tamamlanmış bir fatura araması, ilgisiz bir sözleşme tarafı için açıklama sağlayamaz.

Orijinal materyal kullanılabilir olduğunda, kontrol aynı faturaya ilişkin olduğunda ve tarihli sonucu doğru şekilde saklandığında dosya görevi tamamlanır. Bu parçalardan biri eksikse, o parçayı açıkça isteyin. Bu, sonraki yayıncı değişimini “PDF çalışmıyor” mesajıyla başka bir ekran görüntüsü geri göndermekten çok daha yararlı hâle getirir.