การตรวจสอบความถูกต้องของผู้จัดจำหน่ายในจีน

มองว่าการตรวจสอบความถูกต้องเป็นระบบควบคุม

การค้นหาบริษัทครั้งเดียวตอบคำถามแคบๆ ว่าบันทึกนี้บรรยายถึงนิติบุคคลใด และแหล่งข้อมูลที่มีอยู่กล่าวอย่างไรในวันที่ค้นหา มันไม่ได้เป็นการอนุมัติผลิตภัณฑ์ ยืนยันสายการผลิต ตรวจสอบเอกสารทุกฉบับ หรือทำนายประสิทธิภาพ

หลักการการบริหารจัดการในวงกว้างเป็นที่รับรู้กันอย่างดี โดย แนวทางตรวจสอบความถูกต้องของ OECD มีพื้นฐานมาจากความเสี่ยง และคาดหวังให้บริษัทต่างๆ ระบุ แก้ไข ติดตาม และสื่อสารเกี่ยวกับผลกระทบที่สำคัญทั่วทั้งความสัมพันธ์ทางธุรกิจ โดย หลักการชี้แนะของสหประชาชาติว่าด้วยธุรกิจและสิทธิมนุษยชน อธิบายการตรวจสอบความถูกต้องว่าเป็นกระบวนการต่อเนื่องที่ควรเริ่มต้นตั้งแต่เนิ่นๆ และให้ความสำคัญเมื่อความเสี่ยงมีนัยสำคัญมากที่สุด

คู่มือนี้ประยุกต์ใช้แนวคิดการดำเนินงานดังกล่าวกับการจัดซื้อนำเข้า การทบทวนด้านพาณิชย์ คุณภาพ กฎหมาย การปฏิบัติตามข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ การเงิน และการจัดหาอย่างรับผิดชอบไม่สามารถแทนที่กันได้ พวกมันสามารถใช้ไฟล์ผู้จัดจำหน่ายร่วมกันได้ แต่แต่ละด้านต้องมีเจ้าของ การตัดสินใจ และเส้นทางการ escalated ข้อกำหนดยังแตกต่างกันไปตามตลาดปลายทาง ผลิตภัณฑ์ อุตสาหกรรม มูลค่าคำสั่งซื้อ และนโยบายของตนเองของบริษัท รายงานบริษัทจึงเป็นปัจจัยนำเข้าในการตัดสินใจ ไม่ใช่การตัดสินใจเอง

จำแนกประเภทคำสั่งซื้อก่อนจำแนกประเภทผู้จัดจำหน่าย

ทีมมักใช้รายการตรวจสอบชุดเดียวกันกับตัวอย่างสต็อก USD 300 และผลิตภัณฑ์ที่กำหนดเอง USD 150,000 ผลลัพธ์ที่ได้คือความพยายามที่สูญเปล่าหรือการตรวจสอบที่ขาดความปลอดภัย เริ่มต้นด้วยบทสรุปความเสี่ยงของคำสั่งซื้อและเลือกมาตรการควบคุมที่สอดคล้องกับความเสี่ยง

ความเสี่ยงสามารถยกระดับธุรกรรมขึ้นสู่ระดับที่สูงขึ้นได้ แม้ในกรณีที่จำนวนเงินมีขนาดเล็ก ส่วนประกอบไฟฟ้าราคาถูกที่ใช้ในฟังก์ชันด้านความปลอดภัยอาจต้องได้รับการตรวจสอบอย่างเข้มงวดมากกว่ารายการตกแต่งที่มีราคาแพง กรณีเดียวกันนี้เกิดขึ้นเมื่อผู้ซื้อแบ่งปันแบบแปลนที่เป็นความลับ พึ่งพาโรงงานเพียงแห่งเดียว ขายให้ลูกค้าที่อยู่ภายใต้กฎระเบียบ หรือไม่สามารถเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ได้อย่างรวดเร็ว

ขั้นตอนที่ 0: เขียนขอบเขตการจัดหา

ก่อนรวบรวมเอกสารจากผู้ขาย ให้เขียนหนึ่งหน้าเพื่ออธิบายการสั่งซื้อ สิ่งนี้ป้องกันไม่ให้การทบทวนกลายเป็นการสะสมไฟล์ใดๆ ที่พนักงานฝ่ายขายส่งมาโดยบังเอิญ

• ระบุผลิตภัณฑ์ที่ชัดเจน การใช้ปลายทาง ตลาดเป้าหมาย ปริมาณพยากรณ์ และหน้าต่างการจัดส่งที่ต้องการ
• ระบุข้อกำหนดที่อยู่ภายใต้กฎระเบียบหรือข้อกำหนดเฉพาะของลูกค้าที่ต้องการคำแนะนำจากบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสม
• บันทึกมูลค่าคำสั่งซื้อที่คาดการณ์ เงินมัดจ่าย เงื่อนไขการชำระเงินคงค้าง Incoterm ค่าแม่พิมพ์ สิทธิในทรัพย์สินทางปัญญา และต้นทุนในการเปลี่ยนซัพพลายเออร์
• ระบุข้อกำหนดที่ไม่สามารถเจรจาได้ และข้อเท็จจริงที่ยังเป็นสมมติฐานอยู่
• มอบหมายเจ้าของงานด้านจัดซื้อ คุณภาพ การเงิน กฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และโลจิสติกส์ ก่อนถึงกำหนดเวลา

ผลลัพธ์ไม่ใช่คะแนนผู้ขาย แต่เป็นแผนการทบทวน ตัวอย่างเช่น "ผู้ขายใหม่สำหรับปลอกปั๊มกลึง" นั้นกว้างเกินไป คำขอบเขตที่ดีกว่าระบุว่าชิ้นส่วนนี้ใช้แบบแปลนที่เป็นของผู้ซื้อ ใช้ในอุปกรณ์อุตสาหกรรมที่ขายในสองตลาด ต้องการการติดตามแหล่งที่มาของวัสดุ มีเงินมัดจ่ายร้อยละ 40 และไม่สามารถเปลี่ยนทดแทนได้ภายในสิบสองสัปดาห์ ข้อเท็จจริงเหล่านี้เป็นตัวกำหนดสิ่งที่ต้องตรวจสอบ

ขั้นตอนที่ 1: ยืนยันตัวตนและบทบาท

ยึดโยงแฟ้มข้อมูลกับชื่อทางกฎหมายจีนและรหัสเครดิตสังคมแบบรวม (USCC) ของแต่ละหน่วยงานแผ่นดินใหญ่ที่เกี่ยวข้อง บันทึกว่าใครเป็นผู้พูด ใครจะลงนาม ใครเป็นผู้ผลิต ใครเป็นผู้ส่งออก ใครออกใบแจ้งหนี้ และใครเป็นผู้รับเงิน บทบาทเหล่านี้อาจแยกจากกันอย่างถูกต้องตามกฎหมาย แต่การแยกที่อธิบายไม่ได้ถือเป็นจุดหยุดพิจารณา ไม่ใช่เหตุผลให้คาดเดา

กฎระเบียบการจดทะเบียนนิติบุคคลในตลาดของจีนระบุรายการจดทะเบียนหลัก เช่น ชื่อทางกฎหมาย ประเภทนิติบุคคล ขอบเขตธุรกิจ ที่อยู่ ทุนจดทะเบียน และผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมาย นอกจากนี้ยังระบุว่านิติบุคคลในตลาดมีชื่อจดทะเบียนเพียงชื่อเดียว อ่านกฎระเบียบการจดทะเบียนอย่างเป็นทางการ. แยกต่างหาก กฎระเบียบการเปิดเผยข้อมูลองค์กรครอบคลุมบันทึกการจดทะเบียน รายงานประจำปี ใบอนุญาต โทษ การเปลี่ยนแปลงหุ้นส่วน และข้อมูลสาธารณะที่เกี่ยวข้อง โดยมีแหล่งข้อมูลและหน้าที่ในการอัปเดตที่แตกต่างกัน ทบทวนกฎระเบียบการเปิดเผยข้อมูล.

บันทึกวันที่และแหล่งที่มาของการสืบค้นพร้อมกับผลลัพธ์ จากนั้นแก้ไขความขัดแย้งของชื่อ ที่อยู่ สถานะ ขอบเขต อายุ ผู้แทน และประวัติสำคัญ บันทึกจากระเบียนสนับสนุนตัวตน แต่ไม่ได้พิสูจน์ว่าบุคคลในการแชทควบคุมบริษัทนั้น ตรวจสอบความต่อเนื่องของการติดต่อผ่านช่องทางมากกว่าหนึ่งช่องทาง และบันทึกเหตุผลว่าทำไมทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้องจึงอยู่ในธุรกรรมนี้

ใช้ เกณฑ์ประตูบริษัทและผู้รับประโยชน์ขั้นต่ำ สำหรับการทบทวนการชำระเงินแบบมุ่งเน้น หากบทบาททางการค้าไม่ชัดเจน ให้ดำเนินการผ่าน การทดสอบหลักฐานโรงงานหรือบริษัทการค้า แทนที่จะอนุมานคำตอบจากวลีขอบเขตธุรกิจ

ขั้นตอนที่ 2: ประเมินความสามารถ สถานที่ และหลักฐานผลิตภัณฑ์

ตอนนี้ให้สอบถามว่าห่วงโซ่การดำเนินงานที่เสนอสามารถดำเนินการคำสั่งซื้อนี้หรือไม่ สำนักงานบริหารการค้าระหว่างประเทศของสหรัฐอเมริกาแนะนำบริษัทที่เข้าสู่ตลาดจีนให้ประเมินพันธมิตรอย่างระมัดระวังและพิจารณาบริบทด้านภูมิภาค ภาคส่วน กฎระเบียบ และทรัพย์สินทางปัญญา ของมัน คำแนะนำการเข้าสู่ตลาดจีน มีเป้าหมายเพื่อ firms สหรัฐอเมริกา แต่คำเตือนในทางปฏิบัติกว้างกว่า: ความเหมาะสมขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และบริบท ไม่ใช่เพียงการมีอยู่ของบริษัทเท่านั้น

สร้างสมมติฐานความสามารถและทดสอบ หากผู้จัดจำหน่ายระบุว่าพวกเขาผลิตปลอกปั๊มภายในสถานที่ของตนเอง ให้ระบุสถานที่ที่ได้รับการอนุมัติ อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนกระบวนการ บุคลากรทางเทคนิค การวัดขนาด ข้อจำกัดด้านกำลังการผลิต ผู้รับเหมาช่วงที่สำคัญ และหลักฐานการผลิตที่เทียบเคียงได้ ใช้หลักฐานระยะไกลแบบสดหรือการตรวจสอบโดยบุคคลภายนอกที่เหมาะสมเมื่อความเสี่ยง justify การทำเช่นนี้ การทัวร์คลังสินค้าไม่สามารถพิสูจน์ความสามารถในการกลึงได้ และการมีเครื่องจักรอยู่บนพื้นโรงงานไม่ได้หมายความว่าผู้จัดจำหน่ายควบคุมเครื่องจักรนั้นหรือใช้มันสำหรับคำสั่งซื้อของคุณ

แยกข้อสรุปสามประการออกจากกัน:

1. ข้อสรุปเกี่ยวกับนิติบุคคล: ระบุคู่สัญญาทางกฎหมายและการค้าแล้ว
2. ข้อสรุปเกี่ยวกับความสามารถ: ห่วงโซ่การดำเนินงานดูเหมือนจะสามารถดำเนินการกระบวนการที่กำหนดได้ในระดับที่ต้องการ
3. ข้อสรุปเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์: ตัวอย่าง การทดสอบ เอกสาร และการควบคุมการผลิตสนับสนุนข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์

สำหรับขั้นตอนการทำงานเชิงลึกเกี่ยวกับสถานที่และความสามารถ ให้ใช้ คู่มือการตรวจสอบผู้ผลิตจีน. ตรวจสอบถ้อยคำที่จดทะเบียนผ่าน ขั้นตอนขอบเขตธุรกิจ; อย่าแปลงฟิลด์นั้นให้เป็นใบรับรองโรงงาน

ระยะที่ 3: ทำให้การทดสอบตัวอย่างเป็นข้อเสนอจริง

คำสั่งซื้อตัวอย่างควรลดความไม่แน่นอนเฉพาะเจาะจง ตัดสินใจว่าคำสั่งซื้อนี้ทดสอบรูปลักษณ์ ขนาด วัสดุ ฟังก์ชัน บรรจุภัณฑ์ เอกสารการผลิต เวลาจัดส่งการผลิต การสื่อสาร หรือทั้งหมด บันทึกว่าสถานที่และกระบวนการใดผลิตมัน ตัวอย่างการพัฒนาที่ทำด้วยมืออาจมีประโยชน์ แต่ไม่ใช่หลักฐานว่าสายการผลิตปกติจะผลิตผลลัพธ์เดียวกัน

ตรึงตัวอย่างที่ได้รับการอนุมัติหรือข้อกำหนดที่วัดได้ของมัน กำหนดรหัสระบุ วันที่ การแก้ไขแบบแปลน ภาพถ่าย ผลการทดสอบ ความเบี่ยงเบน และบันทึกการครอบครอง ตรวจสอบความสอดคล้องระหว่างผู้จัดจำหน่ายตัวอย่าง ผู้ขายตามสัญญาในอนาคต ผู้ผลิต ผู้ออกใบแจ้งหนี้ และผู้รับผลประโยชน์ ก่อนที่จะสันนิษฐานว่าตัวอย่างที่สำเร็จลุล่วงจะยืนยันห่วงโซ่การชำระเงินในภายหลัง

สมมติฐานเชิงพาณิชย์ก็อยู่ในขั้นตอนเช่นกัน ท้าทายราคาที่ขึ้นอยู่กับการเปลี่ยนวัสดุที่ไม่ได้อธิบาย ระยะเวลาการส่งมอบที่สั้นผิดปกติ การอ้างกำลังการผลิตที่เป็นไปไม่ได้ หรือปริมาณสั่งซื้อขั้นต่ำที่เปลี่ยนแปลงหลังจากเปิดเผยแบบแล้ว การทบทวนคำสั่งซื้อตัวอย่าง ให้การตรวจสอบที่แคบลงสำหรับการตัดสินใจนี้

ระยะที่ 4: แปลงหลักฐานเป็นสัญญาที่สามารถอนุมัติได้

สัญญาระบุผู้ขายที่ได้รับการยืนยัน ระบุหน่วยงานปฏิบัติการที่เกี่ยวข้อง และผูกพันฝ่ายที่มีความรับผิดชอบกับข้อกำหนดที่ควบคุม ยืนยันอำนาจลงนาม ข้อจำกัดของผู้ผลิตและผู้รับเหมาช่วง การเข้าถึงการตรวจสอบ การยอมรับ การเยียวยา การส่งมอบ เครื่องมือ ทรัพย์สินทางปัญญา การควบคุมการเปลี่ยนแปลง ข้อกำหนดเอกสาร และเส้นทางชำระเงินที่ได้รับการอนุมัติ โดยปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเมื่อจำเป็น

ภาคผนวกที่มีเวอร์ชันสำคัญเพราะความพิถีพิถันของผู้จัดจำหน่ายอาจสิ้นสุดในระดับบริษัทในขณะที่คำสั่งซื้อจริงยังคงไม่กำหนด บริษัทที่ดียังสามารถส่งมอบการแก้ไขที่ผิดได้ ใส่แบบแปลน บิลออฟแมทีเรียล การทดสอบ ความคลาดเคลื่อน บรรจุภัณฑ์ ป้ายอ้างอิงตัวอย่างที่ได้รับการอนุมัติ สถานที่ และขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงลงในแพ็กเกจที่ทั้งสองฝ่ายสามารถระบุได้ในภายหลัง

แยกต่างหาก คู่มือห่วงโซ่หลักฐานก่อนสัญญา ครอบคลุมเรื่องคู่สัญญา อำนาจ ภาคผนวก และการควบคุมการดำเนินการอย่างละเอียด หน้าวงจรชีวิตนี้กำหนดกฎการปล่อยเท่านั้น: ไม่มีการอนุมัติสัญญาขณะที่คำถามเกี่ยวกับตัวตน บทบาท ความสามารถ ข้อกำหนด อำนาจ หรือเส้นทางชำระเงินที่สำคัญยังไม่มีเจ้าของ

ระยะที่ 5 และ 6: ปล่อยเงินและการขนส่งตามหลักฐาน

การอนุมัติให้ลงนามไม่ใช่การอนุมัติการชำระเงินสำหรับทุกขั้นงาน ฝ่ายการเงินควรเปรียบเทียบผู้รับประโยชน์ปัจจุบันและคำแนะนำกับบันทึกที่อนุมัติทุกครั้งที่มีการจ่ายเงิน จัดซื้อและคุณภาพควรยืนยันว่าขั้นงานตามสัญญาเกิดขึ้นจริง แยกพนักงานที่ขอเปลี่ยนบัญชีธนาคารออกจากผู้ตรวจสอบและอนุมัติ

สำหรับการเงินมัดจำ ให้ใช้หลักฐานตามที่กำหนดในเอกสารประเมินความเสี่ยง ซึ่งอาจรวมถึงสัญญาที่ลงนามแล้ว ชุดภาคผนวกสุดท้าย ผู้รับประโยชน์ที่ตรวจสอบแล้ว ตัวอย่างที่อนุมัติ เงื่อนไขแม่พิมพ์ แผนการผลิต หรือรายการด้านประกันภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด ใช้กระบวนการ การปล่อยเงินมัดจำแบบมุ่งเน้น สำหรับขั้นตอนการตรวจสอบนี้

ระหว่างการผลิต ให้รักษาการเปลี่ยนแปลงที่อนุมัติแล้ว หลักฐานวัสดุหรือชิ้นส่วน ผลลัพธ์ระหว่างกระบวนการ การตัดสินใจเกี่ยวกับความไม่สอดคล้องกัน และบันทึกความคืบหน้าที่มีวันที่ กลุ่มแนวทางการตรวจสอบ ISO 9001 ระบุว่ามาตรการควบคุมผู้ให้บริการภายนอกควรสะท้อนถึงความเสี่ยงและอาจรวมถึงเกณฑ์การอนุมัติที่กำหนด ข้อมูลผู้ให้บริการที่อนุมัติในปัจจุบัน การตรวจสอบข้อกำหนด และการติดตามประสิทธิภาพ อ่านคำแนะนำสำหรับผู้ให้บริการภายนอก. การรับรองมาตรฐาน ISO เองไม่สามารถทดแทนหลักฐานคำสั่งซื้อได้

ก่อนการจัดส่ง ให้ตรวจสอบเทียบกับฉบับควบคุมและใช้แผนการสุ่มตัวอย่างและการยอมรับที่เหมาะสมกับผลิตภัณฑ์ แก้ไขผลลัพธ์ที่ไม่ผ่านก่อนการชำระเงินยอดคงเหลือหรือการยกเว้น คู่มือ การตรวจสอบก่อนจัดส่ง อธิบายวิธีการกำหนดการตรวจสอบและอ่านข้อจำกัดของมัน การผ่านการตรวจสอบเป็นหลักฐานเกี่ยวกับตัวอย่างและเกณฑ์ที่ตรวจสอบในวันนั้น ไม่ได้ลบล้างภาระผูกพันตามสัญญาหรือพิสูจน์ว่าทุกหน่วยเป็นไปตามข้อกำหนด

ระยะที่ 7: ติดตามความสัมพันธ์ ไม่ใช่เพียงคำสั่งซื้อ

คำสั่งซื้อซ้ำสร้างความคุ้นเคย และความคุ้นเคยคือจุดที่มาตรการควบคุมมักถูกละทิ้ง ควรรักษาบันทึกประสิทธิภาพสั้นๆ ด้านคุณภาพ การส่งมอบ ความรวดเร็ว การแก้ไขข้อบกพร่อง ความถูกต้องของเอกสาร ความต่อเนื่องของบัญชีธนาคาร และการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้รับอนุญาต ทบทวนผู้จัดจำหน่ายตามช่วงเวลาที่กำหนดและ whenever เหตุการณ์ใดเปลี่ยนแปลงความเสี่ยง

การตรวจสอบใหม่ตามเหตุการณ์มีประโยชน์มากกว่าปฏิทินรายปีเพียงอย่างเดียว เปิดขั้นตอนที่เกี่ยวข้องอีกครั้งเมื่อมีชื่อทางกฎหมายหรือเจ้าของใหม่ สถานะเปลี่ยนแปลง ที่อยู่หรือโรงงานย้าย พันธมิตรที่ไม่สามารถอธิบายได้ ผู้รับเหมาช่วงใหม่ ผู้รับประโยชน์เปลี่ยนแปลง พนักงานหลักหมุนเวียน ราคาเปลี่ยนแปลงอย่างรุนแรง ความล่าช้าซ้ำซ้อน คุณภาพเบี่ยงเบน ร้องเรียน สัญญาณบังคับใช้ การเปลี่ยนแปลงใบรับรอง ข้อพิพาทเรื่องแม่พิมพ์ การเปลี่ยนแปลงตลาดปลายทาง หรือคำสั่งซื้อขนาดใหญ่ขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ

ไม่ต้องเริ่มตรวจสอบทุกประการใหม่หลังจากทุกเหตุการณ์ ให้เชื่อมโยงการเปลี่ยนแปลงกับหลักฐานที่ได้รับผลกระทบ บัญชีธนาคารใหม่เปิดการตรวจสอบตัวตน ติดต่อ ความสัมพันธ์ และการอนุมัติทางการเงิน สถานที่ผลิตใหม่เปิดการตรวจสอบความสามารถ ผลิตภัณฑ์ สัญญา และมาตรการควบคุม ใช้ การทบทวนคำสั่งซื้อซ้ำ เพื่อเปลี่ยนตัวกระตุ้นเหล่านั้นเป็นการตัดสินใจต่ออายุ

มอบเจ้าของและอายุการใช้งานให้กับหลักฐานแต่ละรายการ

โฟลเดอร์การตรวจสอบความถูกต้องจะไม่น่าเชื่อถือเมื่อไม่มีใครรู้ว่าใครยอมรับเอกสารหรือเมื่อใดควรปรับปรุง รักษาทะเบียนหลักฐานที่มีรายการ แหล่งข้อมูล หน่วยงาน วันที่สอบถามหรือปัญหา ขอบเขตคำสั่งซื้อและผลิตภัณฑ์ เจ้าของ ผลการค้นพบ ข้อจำกัด วันหมดอายุหรือตัวกระตุ้นทบทวน และสถานที่จัดเก็บ

บุคคลหนึ่งคนสามารถดำรงหลายบทบาทในธุรกิจขนาดเล็กได้ แต่การตัดสินใจยังคงต้องมีการระบุชื่ออย่างชัดเจน สำหรับการชำระเงินวัสดุและการเปลี่ยนแปลงข้อมูลธนาคาร ควรคงไว้ซึ่งการตรวจสอบอิสระแม้ในทีมที่มีบุคลากรจำกัด คู่มือไฟล์การอนุมัติซัพพลายเออร์ แสดงวิธีการรวบรวมบันทึกที่สมบูรณ์หลังจากกำหนดการตัดสินใจในแต่ละขั้นตอนแล้ว

ยกระดับความไม่แน่นอนแทนที่จะลดทอนมันลง

คะแนนซัพพลายเออร์เชิงตัวเลขอาจบดบังปัญหาสำคัญ เอกสารที่ยอมรับได้สิบรายการไม่ควรลบล้างประโยชน์ที่ไม่สามารถอธิบายได้หรือผลการทดสอบความปลอดภัยที่ล้มเหลว ใช้ผลลัพธ์ที่ชัดเจนดังนี้:

• ปล่อย: หลักฐานที่จำเป็นมีอายุครบถ้วน สอดคล้องกัน ได้รับการทบทวนโดยเจ้าของ และเพียงพอสำหรับการผูกพันครั้งถัดไป
• ปล่อยภายใต้เงื่อนไข: ประเด็นที่เหลืออยู่มีขอบเขตชัดเจน มีเจ้าของและกำหนดเวลา และคำผูกพันครั้งถัดไปไม่ได้เกินกว่าการควบคุม
• ระงับ: ข้อเท็จจริงสำคัญขาดหาย ไม่สอดคล้อง ล้าสมัย เกินอำนาจภายใน หรือขึ้นอยู่กับข้อความจากซัพพลายเออร์ที่ยังไม่ได้รับการยืนยัน
• ยกเลิกหรือยกระดับไปยังผู้เชี่ยวชาญ: หลักฐานถูกปลอมแปลง การทดสอบสำคัญล้มเหลว การเข้าถึงถูกปิดกั้นอย่างต่อเนื่อง ความเสี่ยงเกินนโยบาย หรือจำเป็นต้องใช้ดุลยพินิจจากผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย การปฏิบัติตามกฎระเบียบ เทคนิค หรือการสอบสวน

เขียนเหตุผลเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย "ระงับเงินมัดจำเนื่องจากผู้ขายในสัญญากับผู้รับประโยชน์ไม่ตรงกัน และไม่มีเอกสารยืนยันความสัมพันธ์หรือคำสั่งที่ได้รับการยืนยันจากบุคคลที่สาม" เป็นสิ่งที่ดำเนินการได้ "คะแนนซัพพลายเออร์ 67" ไม่ใช่เช่นนั้น

ตัวอย่างการคำนวณ: คำสั่งซื้อปลอกปั๊ม

ข้อกำหนดการจัดซื้อจัดจ้างจำแนกคำสั่งซื้อนี้เป็นแบบกำหนดเอง เนื่องจากผู้ซื้อเป็นเจ้าของแบบแปลน วัสดุหล่อมีความสำคัญ และการเปลี่ยนทดแทนจะใช้เวลาสิบสองสัปดาห์ ขั้นตอนที่ 1 ระบุบริษัทการค้าเซินเจิ้นเป็นผู้ขาย และโรงงานตงกวนเป็นสถานที่ที่เสนอ ความสัมพันธ์มีการบันทึกไว้ ดังนั้นโครงสร้างจึงไม่ถูกปฏิเสธเพียงเพราะเกี่ยวข้องกับนิติบุคคลสองแห่ง

ที่ขั้นตอน 2 การตรวจสอบไซต์แบบเรียลไทม์และบันทึกการผลิตสนับสนุนความสามารถในการกลึง แต่กระบวนการหล่อเป็นการว่าจ้างให้ผู้อื่นทำ ผู้ซื้อเพิ่มเตาหลอมลงในแผนผังกระบวนการที่อนุมัติแล้วและต้องการหลักฐานวัสดุ ขั้นตอนที่ 3 ได้ตัวอย่างที่ยอมรับได้ แต่รายงานบันทึกว่ามาจากชุดทดลองแทนที่จะเป็นการผลิตปกติ ขั้นตอนที่ 4 รวมการแก้ไขแบบแปลن สถานที่ที่อนุมัติ ข้อกำหนดวัสดุ การอนุมัติการเปลี่ยนแปลง และแผนการตรวจสอบเข้าไปในแพ็กเกจสัญญา

เงินมัดจำจะถูกปล่อยก็ต่อเมื่อการตรวจสอบสัญญาและผู้รับประโยชน์ผ่าน ระหว่างการผลิต ซัพพลายเออร์เสนอเตาหลอมอื่นเนื่องจากเกิดความล่าช้า การเปลี่ยนแปลงนี้เปิดการตัดสินใจด้านความสามารถ วัสดุ สัญญา และตารางเวลาใหม่ มันไม่ได้เริ่มการค้นหาตัวตนทางกฎหมายซ้ำอัตโนมัติ ฝ่ายจัดซื้อถือการเปลี่ยนแปลง ฝ่ายคุณภาพทบทวนหลักฐานใหม่และตัวอย่างตรวจสอบ และผู้ได้รับอนุญาตบันทึกผลผ่านการแก้ไขสัญญา ก่อนการจัดส่ง ฝ่ายตรวจสอบตรวจสอบการแก้ไขที่อนุมัติและไฟล์วัสดุ บันทึกการตัดสินใจขั้นสุดท้ายอธิบายทั้งการปล่อยและข้อจำกัดของมัน

นั่นคือลักษณะของการตรวจสอบความถูกต้องในทางปฏิบัติ: ไม่ใช่ความรู้ที่สมบูรณ์แบบ แต่เป็นการผูกพันที่มีการควบคุม ความไม่แน่นอนที่มองเห็นได้ และหลักฐานที่เชื่อมโยงกับการซื้อ

ปิดแต่ละประตูด้วยบันทึกการตัดสินใจ

สำหรับการผูกพันที่สำคัญทุกครั้ง ให้รักษาบันทึกสั้นๆ ที่มีซัพพลายเออร์และนิติบุคคลที่ดำเนินงาน ผลิตภัณฑ์และขอบเขตคำสั่งซื้อ ระดับความเสี่ยง หลักฐานที่ทบทวนพร้อมวันที่ ความขัดแย้งที่พบ ประเด็นที่ยังไม่คลี่คลาย เงื่อนไข การอนุมัติของเจ้าของ ตัวกระตุ้นการทบทวนครั้งถัดไป และการตัดสินใจ: ปล่อย ปล่อยภายใต้เงื่อนไข ระงับ หรือยกเลิก

บันทึกควรมีความสามารถทำให้เพื่อนร่วมงานที่ไม่ได้อยู่ในกลุ่มแชทซัพพลายเออร์เข้าใจว่าทำไมทีมจึงดำเนินการต่อ นอกจากนี้ยังควรเปิดเผยว่าการทบทวนไม่ได้ครอบคลุมอะไรบ้าง เริ่มต้นโดยการ ระบุบริษัทจีน, จากนั้นจัดเส้นทางผลการค้นพบแต่ละรายการไปยังเจ้าของผลิตภัณฑ์ ไซต์ สัญญา การชำระเงิน การจัดส่ง หรือการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เหมาะสม

คู่มือนี้อธิบายกรอบการควบคุมการจัดซื้อจัดจ้าง คู่มือนี้ไม่ได้ให้คำแนะนำทางกฎหมาย ข้อบังคับ การคว่ำบาตร แรงงานบังคับ การควบคุมการส่งออก ศุลกากร ภาษี ความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์ หรือด้านเทคนิค และไม่ได้รับรองผู้จัดหาสินค้าหรือธุรกรรมใดๆ