ใช้รายงานบริษัทเพื่อการอนุมัติ

อ่านรายงานก่อนเปิดเทมเพลต

ขั้นแรกให้ยืนยันว่ารายงานครอบคลุมนิติบุคคลตามกฎหมายของจีนที่ต้องการจริง เปรียบเทียบชื่อภาษาจีนและรหัสเครดิตสังคมแบบรวม (USCC) กับใบอนุญาตธุรกิจและเอกสารผู้จัดหาที่เป็นจุดเริ่มต้นของการทบทวน จดบันทึกไอดีรายงาน แหล่งหรือวันที่สืบค้น โมดูลที่ครอบคลุม และฟิลด์ใดๆ ที่ระบุว่าขาดหาย ไม่พร้อมใช้งาน แปลแล้ว หรือรายงานโดยตนเอง

วันที่มีความสำคัญ กฎหมายข้อมูลองค์กรของจีนแยกแยะระหว่างข้อมูลที่เผยแพร่โดยหน่วยงานกำกับดูแลตลาด หน่วยงานรัฐบาลอื่นๆ และตัวบริษัทเอง นอกจากนี้ยังกำหนดหน้าที่การเปิดเผยข้อมูลที่แตกต่างกันสำหรับการจดทะเบียน รายงานประจำปี ใบอนุญาต การปรับโทษ การเปลี่ยนแปลงเจ้าของ และข้อมูลอื่นๆ อ่านกฎระเบียบการเปิดเผยข้อมูลอย่างเป็นทางการดังนั้นบันทึกจึงควรระบุว่า "ใช้งานในแหล่งที่ตรวจสอบเมื่อวันที่ 14 กรกฎาคม" ไม่ใช่ "บริษัทนี้ปลอดภัย"

ใช้ คู่มือการอ่านรายงานบริษัท หากผู้ตรวจสอบยังไม่เข้าใจฟิลด์และขอบเขต การอนุมัติบันทึกเริ่มขึ้นหลังจากการอ่านนั้นแล้ว ไม่ใช่แทนที่การอ่านนั้น

ตัวอย่างที่ทำงานได้: บันทึกการอนุมัติหนึ่งหน้า

กรณีสมมติต่อไปนี้เจาะจงอย่างตั้งใจ ผู้ซื้อต้องการวางคำสั่งซื้อเริ่มต้นหนึ่งรายการสำหรับชิ้นส่วนกลึงตามสั่ง รายงานสนับสนุนการทบทวนตัวตน ในขณะที่การควบคุมด้านคุณภาพ การจัดซื้อ การเงิน และกฎหมายให้พื้นฐานการอนุมัติที่เหลือ

แปลงผลการตรวจสอบเป็นภาษาการตัดสินใจ

เงื่อนไขก่อนการปล่อย

1. ฝ่ายคุณภาพ: ยืนยันสถานที่ที่เสนอและกระบวนการกลึง; แนบหลักฐานที่มีวันที่และอนุมัติตัวอย่างตามการแก้ไขแบบแปลนฉบับ B.
2. ฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายกฎหมาย: ระบุผู้ขายที่ได้รับการยืนยันไว้ในสัญญา และชี้แจงบทบาทของโรงงานที่แตกต่างกัน สถานที่ที่ผ่านการอนุมัติ และข้อจำกัดในการเปลี่ยนแปลง
3. การเงิน: ตรวจสอบผู้รับประโยชน์ผ่านช่องทางที่เป็นอิสระ; ห้ามโอนเงินมัดจำจนกว่าจะได้รับการอนุมัติจากนิติบุคคลหรือความสัมพันธ์ตามเอกสารแล้ว
4. จัดซื้อ: แก้ไขความแตกต่างของระยะเวลาการจัดส่งในใบเสนอราคาเมื่อเทียบกับแผนการผลิต ก่อนออกคำสั่งซื้อ (PO)

ถ้อยคำการอนุมัติ: "มีการอนุมัติซัพพลายเออร์แบบมีเงื่อนไขสำหรับคำสั่งซื้อเริ่มต้นนี้เท่านั้น ฝ่ายจัดซื้อสามารถสรุปคำสั่งซื้อได้ แต่ฝ่ายการเงินต้องถือเงินมัดจำไว้จนกว่าหลักฐานตาม 1 ถึง 3 จะปรากฏชัดและได้รับการลงนามโดยเจ้าของที่เกี่ยวข้อง การเปลี่ยนแปลงใดๆ เกี่ยวกับผู้ขาย โรงงาน ผู้รับประโยชน์ ข้อกำหนด หรือมูลค่าคำสั่งซื้อ จะทำให้กระบวนการอนุมัติเริ่มใหม่"

เขียนหลักฐาน ความหมาย และการดำเนินการแยกจากกัน

รูปแบบประโยคที่มีประโยชน์ที่สุดคือ: แหล่งข้อมูลระบุว่า X; สำหรับธุรกรรมนี้หมายถึง Y; ดังนั้น เจ้าของ Z จะดำเนินการ A ก่อนการปล่อย B สิ่งนี้ป้องกันข้อผิดพลาดทั่วไปสามประการ

• ข้อเท็จจริงจากการลงทะเบียนจะไม่ถูกแปลงเป็นข้อสรุปเกี่ยวกับความสามารถหรือเครดิตโดยปริยาย
• ช่องข้อมูลที่ขาดหายไปจะไม่ถูกแปลงเป็นการค้นพบเชิงลบโดยปริยาย
• คำเตือนจะไม่เหลืออยู่ในบันทึกโดยไม่ระบุเจ้าของหรือผลกระทบต่อการปล่อย

กระทรวงการคลังแห่งสหราชอาณาจักร (HM Treasury) ได้กำหนด คำแนะนำด้านความเสี่ยงจาก Orange Book, ซึ่งเขียนขึ้นสำหรับองค์กรรัฐบาลสหราชอาณาจักร แนะนำให้ใช้หลักฐานที่เกี่ยวข้องและเข้าใจง่าย ข้อจำกัดและสมมติฐานที่ชัดเจน รายงานที่กระชับสำหรับกลุ่มผู้ตัดสินใจ และการระบุเจ้าของความเสี่ยงอย่างชัดเจน หลักการเหล่านี้มีประโยชน์สำหรับการออกแบบบันทึก แม้ว่าการแนะนำดังกล่าวจะไม่ควบคุมการซื้อจากผู้ค้าปลีกเอกชนก็ตาม

ทำให้เงื่อนไขสามารถทดสอบได้

"ตรวจสอบโรงงาน" ไม่ใช่เงื่อนไข เงื่อนไขต้องมีเจ้าของ กำหนดเวลาสิ้นสุด หลักฐานการเสร็จสิ้น และการผูกพันที่จะถูกระงับ หากเงื่อนไขไม่ส่งผลต่อการปล่อยเงิน อาจถือเป็นเพียงข้อสังเกตมากกว่าการควบคุม

เชื่อมโยงบันทึกกับประตูธุรกรรม ประตู คู่มือก่อนทำสัญญา รับผิดชอบในการทบทวนคู่สัญญา อำนาจ และภาคผนวก ประตู คู่มือผู้รับประโยชน์ รับผิดชอบผู้รับชำระเงินหรือบัญชีอื่น ประตู การชำระเงิน จะถูกทบทวนทันทีก่อนเคลื่อนย้ายเงินทุน อย่าคัดลอกขั้นตอนเหล่านั้นลงในบันทึก ให้อ้างอิงถึงผลลัพธ์ที่เสร็จสิ้น ผู้ตรวจสอบ และวันที่แทน

อย่าปล่อยให้สีหรือคะแนนเป็นตัวตัดสิน

สีแดง เหลือง และเขียวอาจช่วยในการสแกนหน้ากระดาษในการประชุม แต่แต่ละสีต้องอยู่เคียงข้างกับการค้นพบพื้นฐาน ความคลาดเคลื่อนของผู้รับประโยชน์ที่ยังไม่ได้แก้ไขหนึ่งกรณีไม่ควรถูกกลบด้วยฟิลด์ทะเบียนสีเขียวห้าฟิลด์ ในทำนองเดียวกัน ฟิลด์ที่ขาดหายไปไม่ควรกลายเป็นธงแดง เว้นแต่ทีมจะอธิบายว่าทำไมฟิลด์นั้นจึงจำเป็นสำหรับคำสั่งซื้อนี้

ตัวอย่างที่น่าสนใจจากการจัดซื้อภาครัฐมาจากกฎระเบียบการจัดหาของรัฐบาลกลางสหรัฐฯ (FAR) ในบริบทของรัฐบาลกลางของตนเอง FAR 9.103 กำหนดให้มีการตัดสินใจเรื่องความรับผิดชอบเชิงบวก และเตือนว่าราคาต่ำสุดเพียงอย่างเดียวอาจนำไปสู่ความประหยัดที่ผิดพลาด ดู FAR 9.103ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกำหนดให้ต้องมีข้อมูลปัจจุบันที่เพียงพอและบันทึกสนับสนุนในแฟ้มสัญญา ดู FAR ย่อย 9.1กฎเหล่านี้ไม่ใช้กับการนำเข้าเอกชนทั่วไป กฎเหล่านี้แสดงให้เห็นถึงความแตกต่างระหว่างการตัดสินใจเชิงบวกที่มีเอกสารรองรับกับการขาดคำเตือนที่มองเห็นได้เพียงอย่างเดียว

การเตรียม การแนะนำ และอำนาจแยกจากกัน

นักวิเคราะห์หรือผู้นำฝ่ายจัดซื้อสามารถเตรียมบันทึกข้อความได้ เจ้าของด้านคุณภาพ การเงิน กฎหมาย หรือการปฏิบัติตามควรลงนามในข้อสรุปของตนเอง บุคคลที่ได้รับอำนาจภายใต้เมทริกซ์การอนุมัติของผู้ซื้อเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้าย อย่าระบุชื่อผู้จัดทำรายงานว่าเป็นผู้อนุมัติ และอย่าทำให้พนักงานคนเดียวดูเหมือนตรวจสอบข้อสรุปที่ตนเองผลิตขึ้นอย่างอิสระ

กลุ่มแนวทางการตรวจสอบมาตรฐาน ISO 9001 ระบุว่ามาตรการควบคุมผู้ให้บริการภายนอกอาจรวมถึงข้อมูลการอนุมัติที่มีเอกสารรองรับในปัจจุบัน เกณฑ์ที่กำหนดไว้ การตรวจสอบความสอดคล้องของข้อกำหนด และการติดตามผลการดำเนินงาน อ่านคำแนะนำสำหรับผู้ให้บริการภายนอกจุดประสงค์ในทางปฏิบัติคือความต่อเนื่อง: บันทึกการอนุมัติควรเชื่อมโยงไปยังบันทึกผู้จัดหาที่ผ่านการอนุมัติและการทบทวนผลการดำเนินงานในภายหลัง มิใช่หายไปหลังจากกระบวนการรับเข้าใช้งานแล้ว

ตรึงเวอร์ชันของการตัดสินใจ

บันทึกบันทึกข้อความพร้อมเวอร์ชันรายงานที่ถูกต้อง เอกสารสนับสนุนที่อ้างอิง ชื่อและบทบาทของผู้อนุมัติ เวลา stamp เงื่อนไข หลักฐานการปิดเงื่อนไข และขอบเขตการจัดซื้อ ระบุวันหมดอายุหรือเหตุการณ์ที่ทำให้ต้องเปิดการตัดสินใจใหม่ เช่น ผู้ขายใหม่ โรงงานใหม่ ผู้รับประโยชน์ สัญญาณการเปลี่ยนแปลงเจ้าของ ปริมาณคำสั่งซื้อวัสดุเพิ่มขึ้น การเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์ การสั่งสินค้าครั้งแรกล่าช้า หรือการค้นพบใหม่จากบันทึกสาธารณะ

ไฟล์ การอนุมัติผู้จัดหา มีขอบเขตกว้างกว่าบันทึกข้อความนี้ และควรมีหลักฐานสนับสนุนเกี่ยวกับบริษัท สถานที่ ผลิตภัณฑ์ สัญญา การชำระเงิน และผลการดำเนินงาน สำหรับลำดับการทำงานโดยรอบที่สมบูรณ์ ให้ใช้ วงจรการตรวจสอบความเหมาะสมของผู้จัดหา.

บันทึกข้อความที่ดีนั้นสั้นเพราะเหตุผลมีความเป็นระบบ ไม่ใช่เพราะความไม่แน่นอนถูกกำจัดออกไป บันทึกข้อความแสดงสิ่งที่ทราบ สิ่งที่ยังไม่ทราบ ใครยอมรับความเสี่ยงที่เหลืออยู่ และทีมได้รับอนุญาตให้ดำเนินการใดต่อไป

คู่มือนี้อธิบายบันทึกการจัดซื้อภายใน ไม่ได้ให้คำแนะนำทางกฎหมาย การเงิน เครดิต ภาษี ข้อกำหนดทางระเบียบข้อบังคับ ความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์ หรือการตรวจสอบ และรายงานของบริษัทไม่ได้เป็นการรับรองผู้จัดหาหรือธุรกรรม