Jak zweryfikować chińską fakturę w formacie PDF

Aby zweryfikować chińską fakturę w formacie PDF, zachowaj otrzymany załącznik, zidentyfikuj znajdującą się w nim fakturę podatkową i przekaż wymagane dane faktury za pośrednictwem odpowiedniej usługi weryfikacyjnej. Jeśli usługa akceptuje oryginalny plik PDF, skorzystaj z opcji przesyłania pliku. Jeśli wymaga ręcznego wprowadzenia danych, odczytaj pola z faktury i postępuj zgodnie z instrukcjami dla danego typu faktury. Otwarcie dokumentu lub wyodrębnienie z niego tekstu stanowi jedynie przygotowanie do sprawdzenia.

Praktyczne trudności często pojawiają się jeszcze przed przesłaniem danych. Dostawca może wysłać oryginalną fakturę elektroniczną, skan zapisany jako PDF lub obraz osadzony w pliku PDF. Na ekranie mogą one wyglądać podobnie, ale dostarczają serwisowi przetwarzającemu pliki zupełnie inny materiał do odczytu. Zanim zaczniesz konwertować pliki lub wielokrotnie próbować tego samego przesyłania, ustal, co dokładnie posiadasz.

Otrzymany plik PDF

Rozpocznij od określenia źródła załącznika. Czy został pobrany ze strony dostarczania faktur wystawcy, dołączony do e-maila z fakturą, czy utworzony na podstawie fotografii? Zachowaj te informacje junto z otrzymanym plikiem. Nazwa pliku, taka jak invoice.pdf opisuje kontener; nie określa jednak, kto wystawił dokument ani w jaki sposób wygenerowano jego zawartość.

Chińska faktura podatkowa, czyli fapiao, należy do chińskiego systemu faktur podatkowych. Angielska faktura handlowa lub proforma również może zostać dostarczona w formacie PDF, ale służy innym celom. Przed skorzystaniem z chińskiej usługi weryfikacji VAT zidentyfikuj dokument na podstawie jego tytułu i treści. Istniejący przewodnik po weryfikacji chińskich faktur VAT wyjaśnia typowe rodzaje faktur oraz ich pola wejściowe.

W przypadku w pełni zdigitalizowanej chińskiej faktury dostawa elektroniczna jest standardem. Ogólnokrajowe ogłoszenie Państwowej Administracji Podatkowej dotyczące cyfrowych faktur przewiduje dostarczanie za pośrednictwem platformy usług faktur elektronicznych oraz innymi metodami, w tym przez e-mail i kody QR. Cyfrowy załącznik nie musi pochodzić z dokumentu papierowego.

Poproś o plik pierwotnie udostępniony przez wystawcę, jeśli Twoja kopia przeszła przez skaner, edytor graficzny lub stronę konwertującą. Bądź konkretny: „Proszę o przesłanie oryginalnej, możliwej do pobrania elektronicznej faktury podatkowej dla tego numeru faktury, a nie zdjęcia lub pliku PDF utworzonego ze zrzutu ekranu”. Jest to praktyczna prośba o bardziej użyteczny plik źródłowy, a nie żądanie ponownego wystawienia faktury.

Zaznaczanie tekstu może ułatwić transkrypcję, ale nie pozwala na uwierzytelnienie załącznika. Niektóre pliki PDF zawierają tekst możliwy do zaznaczenia; inne zawierają obraz, a niektóre skany mają dodaną warstwę tekstu OCR. Pomyślne skopiowanie numeru oznacza jedynie, że czytnik może wyodrębnić znaki. Nie informuje jednak, czy znaki te są zgodne z rejestrem podatkowym.

Zachowaj otrzymany załącznik w niezmienionej postaci, tworząc ewentualne kopie robocze. Możesz użyć powiększenia, aby odczytać drobne pola, ale unikaj nadpisywania źródła wersją przetłumaczoną, przyciętą lub ponownie zapisaną. Jeśli współpracownik zapyta później, który plik został sprawdzony, odpowiedź powinna prowadzić do rzeczywistego załącznika, a nie do edytowanej kopii utworzonej podczas przeglądu.

Od pliku do weryfikacji

Zacznij od krajowej platformy weryfikacji faktur VAT lub usługi, której zakres obsługi faktur i plików został przez Ciebie zweryfikowany. Krajowe przepisy dotyczące cyfrowych faktur umożliwiają podmiotom i osobom fizycznym weryfikację informacji zawartych w fakturach cyfrowych za pośrednictwem oficjalnych usług. Komercyjny interfejs przesyłania plików może mieć węższe wymagania dotyczące plików niż system oficjalny lub inny dostawca.

Przed wyborem pliku zapoznaj się z wymaganiami dotyczącymi przesyłania: istotne są akceptowane formaty, rozmiar, liczba stron oraz ograniczenia szyfrowania. Plik PDF zawierający jedną fakturę i plik PDF łączący fakturę, zamówienie zakupu oraz dokument wydania to różne dane wejściowe. Aplikacja może akceptować tylko ten pierwszy. Odrzucenie drugiego wskazuje na limit danych wejściowych tej aplikacji; nie rozstrzyga to jednak o tym, czy faktura istnieje.

Następnie zidentyfikuj, co faktycznie zrobił interfejs. Podgląd potwierdza wyświetlenie pliku. Wypełnione pola formularza świadczą o wyodrębnieniu lub zaakceptowaniu niektórych pól. Odpowiedź z weryfikacji pokazuje, że przeprowadzono wyszukiwanie i zwrócono wynik. Etapy te mogą pojawiać się na tym samym ekranie, ale czytelnik powinien być w stanie rozróżnić, który etap został zakończony.

Przed przesłaniem zweryfikuj wszystkie wyodrębnione pola, porównując je z widocznym źródłem. Długie numery faktur mogą utracić wiodące zera podczas kopiowania przez arkusz kalkulacyjny; wynik OCR może pomylić podobnie wyglądające znaki. Porównaj datę wystawienia oraz dokładną kwotę lub pole kodu weryfikacyjnego wymagane dla wybranego typu faktury. Miej na uwadze chińskie etykiety, zamiast polegać na przetłumaczonej nazwie pliku lub podsumowaniu od dostawcy w e-mailu.

W pełni zdigitalizowana faktura używa 20-cyfrowego numeru faktury, podczas gdy starsze typy mogą wymagać różnych kombinacji identyfikatorów. Numer identyfikujący fakturę jest również odrębny od identyfikatora podatkowego firmy. Jeśli formularz pyta o numer faktury, wprowadzenie numeru podatkowego sprzedawcy spowoduje wysłanie do usługi błędnych informacji. Zamiast traktować rozszerzenie PDF jako regułę określającą, jaką kwotę należy wprowadzić, skorzystaj ze szczegółowego przewodnika po polach, linkowanego powyżej, odpowiedniego dla danego typu.

Po przesłaniu przeanalizuj zwrócony rekord wraz z załącznikiem. Upewnij się, że odpowiedź dotyczy faktury, którą zamierzałeś sprawdzić, a następnie porównaj wyświetlonego sprzedawcę, nabywcę, pozycje i kwoty, jeśli są dostępne. Zanotuj błąd techniczny, niespójną odpowiedź lub udane dopasowanie jako odrębny wynik, który się pojawił. Komunikat o pomyślnym przesłaniu pliku nigdy nie powinien być traktowany jako zapisany wniosek z weryfikacji faktury.

Zrzuty ekranu i pliki OFD

Zrzut ekranu może nadal dostarczać czytelne informacje potrzebne do sprawdzenia. Jeśli niezbędne pola faktury są kompletne i czytelne, można je wprowadzić do odpowiedniego formularza weryfikacji ręcznej. Usługa z rozpoznawaniem obrazu może pomóc w transkrypcji tych danych, z zastrzeżeniem obsługiwanych typów faktur oraz możliwości poprawy błędów. Kluczowe pytanie brzmi: jakie informacje można faktycznie odzyskać z tego konkretnego obrazu?

Rozpoznawanie obrazu nie jest częścią każdej usługi przesyłania plików. Akceptowanie plików PDF nie oznacza automatycznie, że aplikacja może przetwarzać obrazy JPG lub PNG, a umieszczenie zrzutu ekranu w pliku PDF nie przywraca oryginalnej elektronicznej faktury. Jeśli opcja przesyłania wyklucza obrazy, skorzystaj z dostępnej, obsługiwanej ścieżki lub poproś wystawcę o oryginalny załącznik. Nie zakładaj, że zmiana rozszerzenia sprawi, że nieobsługiwany obraz stanie się czytelny.

Przycięty obraz może być niewystarczający, nawet jeśli widoczny tekst jest ostry. Może pokazywać sumę, pomijając numer faktury, lub zachowywać numer, ucinając kod wymagany dla danego typu faktury. Poproś o kompletny plik lub konkretną brakującą część. Unikaj zgadywania ukrytej cyfry na podstawie innej faktury wystawionej przez tę samą firmę.

OFD to kolejny format dokumentu elektronicznego używany do chińskich faktur. Nie jest to fotografia ani wskazanie, że nadawca dostarczył niewłaściwy typ dokumentu. Wyjaśnienie formatów faktur cyfrowych przez organ podatkowy prowincji Jiangsu wskazuje PDF, OFD i XML jako opcje pobierania. Kwestia, który format dana aplikacja może wyświetlać lub weryfikować, pozostaje odrębnym zagadnieniem.

Jeśli zwykły czytnik PDF nie otwiera załącznika OFD, poproś wystawcę o wersję PDF pobraną z jego systemu lub wybierz odpowiednią usługę obsługującą OFD. Przykład sposobu udostępniania plików przez wystawcę opisuje przewodnik AWS China dotyczący zdigitalizowanych e-faktur: opisuje on domyślną dostawę w formacie PDF i XML oraz możliwość żądania formatu OFD poprzez proces wsparcia. Inni wystawcy mogą organizować dostawę inaczej; ten przykład nie narzuca im tego samego procesu obsługi klienta.

Zachowaj wszelkie oryginalne pliki OFD lub XML dostarczone wraz z czytelnym plikiem PDF. Każdy z nich może pełnić rolę w obsłudze dokumentów przez odbiorcę. Jeśli konwertujesz plik tylko w celu jego wyświetlenia, oznacz taki wynik jako kopię roboczą i zachowaj jego źródło. Skonwertowany widok nie powinien cicho zastępować pliku otrzymanego od wystawcy.

Gdy przesyłanie nie powiedzie się

Aplikacja odrzuca ten format. Sprawdź opublikowaną listę obsługiwanych formatów oraz rzeczywiste rozszerzenie pliku. Ważna faktura w nieobsługiwanym formacie nadal wymaga innego sposobu wprowadzenia danych. Jeśli akceptowany jest format PDF, a jedynym załącznikiem jest plik OFD, poproś wystawcę o udostępnienie wersji PDF lub skorzystaj z usługi, która wyraźnie obsługuje format OFD. Obsługę formatu pliku należy ustalić przed kolejną próbą weryfikacji.

Plik PDF jest chroniony hasłem lub nie można go odczytać. Poproś nadawcę o dostarczenie dostępnego oryginału uzgodnionym kanałem. Hasło używane do lokalnego otwarcia dokumentu może nie umożliwić jego przetworzenia przez usługę przesyłania plików. Unikaj wysyłania haseł lub szczegółów faktury do niepowiązanego konwertera jedynie w celu obejścia błędu wprowadzania danych.

Usługa odczytuje plik, ale wypełnia niewłaściwe wartości. Porównaj wyniki ekstrakcji z oryginałem i popraw tylko te pola zgłoszeniowe, które możesz zweryfikować. Zachowaj źródłowy załącznik w niezmienionej formie. Jeśli pole kwoty jest błędne ze względu na wybranie niewłaściwego typu faktury, najpierw skoryguj typ, a następnie powiązane z nim pola. W przeciwnym razie ta sama liczba może być testowana wobec niewłaściwych wymagań.

Plik zostaje przesłany, ale usługa nie zwraca żadnego rekordu lub zwraca niespójność. Napotkano problem inny niż nieczytelne dane binarne lub nieobsługiwany format. Zachowaj odpowiedź systemu oraz faktycznie przesłane pola. Postępuj zgodnie z istniejącym przewodnikiem dotyczącym interpretacji wyników, w tym sprawdzaniem transkrypcji i obowiązującego zakresu usługi. Wielokrotne kompresowanie lub konwertowanie tego samego pliku nie wyjaśni odpowiedzi po zakończonym wyszukiwaniu.

Gdy komunikat jest niejasny, opisz obserwowalny krok: „Aplikacja nie mogła odczytać załącznika” lub „Przesłane dane faktury nie zwróciły żadnego rekordu”. Daje to nadawcy konkretny problem do rozwiązania. Nazywanie każdej awarii nieważną fakturą zaciera rozróżnienie między problemem obsługi dokumentu a wynikiem dotyczącym przesłanych informacji o fakturze.

Przechowuj plik wraz z wynikiem

Rozważmy hipotetyczną sytuację przekazania dokumentów między działem zakupów a finansami. Dział zakupów otrzymuje oryginalną fakturę w formacie PDF e-mailem, a następnie przesyła do działu finansów przycięty obraz z czatu pokazujący tylko sumę. Dział finansów otrzymuje również zrzut ekranu z etykietą „zweryfikowano”, ale obraz ten nie pokazuje pełnego numeru faktury ani daty sprawdzenia. Te trzy pliki są powiązane w ramach rozmowy, ale nie stanowią jeszcze odtwarzalnego zapisu jednego zakończonego sprawdzenia.

Kolejnym użytecznym krokiem jest uzyskanie oryginalnego załącznika i ustalenie, której faktury dotyczy wynik. Jeśli wcześniejszej odpowiedzi nie można powiązać z tą fakturą, przeprowadź sprawdzenie odpowiednią dostępną ścieżką. Przechowuj razem otrzymany plik, identyfikator faktury, datowaną odpowiedź oraz wszelkie nierozwiązane różnice. Ten przykład dotyczy możliwości śledzenia; nie sugeruje, że przycięty obraz został celowo zmieniony.

Przechowywanie plików ma również określony kontekst księgowy. Zgodnie z zawiadomieniem Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Archiwalnej z 2020 roku, organizacje wykorzystujące papierowe wydruki elektronicznych dowodów księgowych do zwrotu kosztów, prowadzenia ksiąg i archiwizacji muszą zachować również elektroniczne dokumenty, z których wykonano wydruki. Jest to chiński wymóg księgowy, a nie uniwersalna zasada obowiązująca wszystkich zagranicznych nabywców. Wyjaśnia jednak, dlaczego przekazanie samego wydruku może być niewystarczające.

Zapisany wynik ma własną datę. Należy ją wyraźnie odróżniać od daty wystawienia faktury oraz od daty przesłania załącznika. Jeśli wystawca później dostarczy korektę, zachowaj powiązanie między oryginałem a nowymi materiałami zamiast nadpisywać pierwszy plik. Szerszy przewodnik weryfikacyjny wyjaśnia kwestie korekt i statusu faktury, nie przekształcając tego zadania obsługi plików w procedurę rozliczenia podatkowego.

Na koniec utrzymuj kontrolę dokumentu w granicach jej celu. Faktura, której zapisane pola są zgodne z załącznikiem, może nadal budzić osobne wątpliwości co do firmy na niej wskazanej. Skorzystaj z wyjaśnienia dotyczącego wystawcy faktury , aby zidentyfikować tę rolę, oraz z przewodnika dotyczącego niezgodności nazw dostawcy i faktury w przypadku różnic między podmiotami. Czytelny plik i zakończone wyszukiwanie faktury nie mogą dostarczyć wyjaśnienia dla niepowiązanej strony umowy.

Zadanie związane z plikiem jest zakończone, gdy materiał źródłowy jest użyteczny, sprawdzenie dotyczy tej samej faktury, a jego datowany wynik został dokładnie zachowany. Jeśli któregoś z tych elementów brakuje, wyraźnie o niego poproś. Sprawia to, że kolejna wymiana z wystawcą jest znacznie bardziej użyteczna niż odsyłanie kolejnego zrzutu ekranu z komunikatem „plik PDF nie działa”.