วิธีตรวจสอบใบกำกับภาษีจีน PDF

ในการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ PDF ของจีน ให้เก็บไฟล์แนบที่ได้รับไว้ ระบุใบกำกับภาษีภายในไฟล์นั้น และส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่จำเป็นผ่านบริการตรวจสอบที่เหมาะสม หากบริการดังกล่าวรองรับไฟล์ PDF ต้นฉบับ ให้ใช้ตัวเลือกอัปโหลดไฟล์ แต่หากต้องการให้กรอกข้อมูลด้วยตนเอง ให้อ่านข้อมูลจากใบแจ้งหนี้และปฏิบัติตามคำแนะนำสำหรับประเภทใบแจ้งหนี้นั้น การเปิดเอกสารหรือดึงข้อความออกมาเป็นเพียงขั้นตอนเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบ

ความยากในทางปฏิบัติมักเกิดขึ้นก่อนขั้นตอนการส่งข้อมูล ผู้จำหน่ายอาจส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับ ไฟล์สแกนที่บันทึกเป็น PDF หรือรูปภาพที่ฝังอยู่ในไฟล์ PDF ซึ่งอาจดูคล้ายกันบนหน้าจอ แต่ให้ข้อมูลที่แตกต่างอย่างมากต่อระบบประมวลผลไฟล์ ดังนั้น ควรตรวจสอบให้แน่ชัดว่าคุณมีไฟล์ประเภทใด ก่อนที่จะแปลงไฟล์หรือพยายามอัปโหลดซ้ำๆ

ไฟล์ PDF ที่คุณได้รับ

เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบแหล่งที่มาของไฟล์แนบ ว่าดาวน์โหลดมาจากหน้าจัดส่งใบแจ้งหนี้ของผู้ออกเอกสาร แนบมากับอีเมลใบแจ้งหนี้ หรือสร้างจากภาพถ่ายหรือไม่ ควรเก็บข้อมูลนี้ไว้คู่กับไฟล์ที่ได้รับ ชื่อไฟล์เช่น invoice.pdf เป็นเพียงคำอธิบายภาชนะบรรจุ ไม่ได้ยืนยันว่าใครเป็นผู้ออกเอกสารหรือเนื้อหาภายในถูกสร้างขึ้นอย่างไร

ใบกำกับภาษีของจีน หรือ "ฟาเพียว" เป็นส่วนหนึ่งของระบบใบกำกับภาษีของจีน ใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์หรือใบแจ้งหนี้โปรฟอร์มาที่เป็นภาษาอังกฤษอาจมาถึงในรูปแบบ PDF เช่นกัน แต่มีวัตถุประสงค์ต่างกัน ก่อนใช้บริการตรวจสอบ VAT ของจีน ให้ระบุประเภทเอกสารจากชื่อเรื่องและเนื้อหา โดย คู่มือการตรวจสอบใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มของจีน ได้อธิบายประเภทใบแจ้งหนี้ทั่วไปและช่องข้อมูลที่ต้องกรอก

สำหรับใบแจ้งหนี้ดิจิทัลแบบเต็มรูปแบบของจีน การจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นเรื่องปกติ ประกาศเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ระดับชาติของสำนักงานบริหารภาษีแห่งรัฐ กำหนดให้มีการจัดส่งผ่านแพลตฟอร์มบริการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และวิธีการอื่นๆ รวมถึงอีเมลและคิวอาร์โค้ด ไฟล์แนบดิจิทัลไม่จำเป็นต้องเริ่มมาจากเอกสารกระดาษ

ขอให้ส่งไฟล์ต้นฉบับที่ผู้จัดทำเผยแพร่ หากสำเนาที่คุณถืออยู่ผ่านการสแกน แก้ไขภาพ หรือแปลงผ่านเว็บไซต์ โปรดระบุให้ชัดเจนว่า "กรุณาส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับที่สามารถดาวน์โหลดได้ สำหรับเลขที่ใบแจ้งหนี้นี้ แทนที่จะเป็นภาพถ่ายหรือ PDF ที่สร้างจากภาพหน้าจอ" นี่เป็นการขอไฟล์แหล่งที่มาที่ใช้งานได้จริง ไม่ใช่การเรียกร้องให้ออกใบแจ้งหนี้ใหม่

การเลือกข้อความอาจช่วยในการถอดความ แต่ไม่สามารถยืนยันความถูกต้องของไฟล์แนบได้ บางไฟล์ PDF มีข้อความที่เลือกได้ บางไฟล์มีเพียงภาพ และบางไฟล์สแกนมีชั้นข้อความ OCR เพิ่มเข้ามา การคัดลอกตัวเลขได้สำเร็จบอกเพียงว่าโปรแกรมอ่านสามารถดึงอักขระออกมาได้ แต่ไม่ได้บอกว่าอักขระเหล่านั้นตรงกับบันทึกทางภาษีหรือไม่

เก็บไฟล์แนบที่ได้รับไว้โดยไม่เปลี่ยนแปลง ในขณะที่สร้างสำเนาสำหรับใช้งาน คุณสามารถใช้มุมมองขยายเพื่ออ่านช่องข้อมูลขนาดเล็ก แต่หลีกเลี่ยงการเขียนทับไฟล์ต้นฉบับด้วยเวอร์ชันที่แปล ตัดขอบ หรือบันทึกใหม่ หากเพื่อนร่วมงานถามในภายหลังว่าตรวจสอบไฟล์ใด คำตอบควรชี้กลับไปยังไฟล์แนบจริง ไม่ใช่สำเนาที่แก้ไขระหว่างการทบทวน

จากไฟล์สู่การตรวจสอบ

เริ่มต้นจาก แพลตฟอร์มตรวจสอบใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มแห่งชาติ หรือบริการที่คุณได้ตรวจสอบความครอบคลุมของใบกำกับภาษีและไฟล์แล้ว การประกาศใบกำกับภาษีดิจิทัลระดับชาติอนุญาตให้หน่วยงานและบุคคลตรวจสอบข้อมูลใบกำกับภาษีดิจิทัลผ่านบริการทางการ อินเทอร์เฟซการอัปโหลดเชิงพาณิชย์อาจมีข้อกำหนดเกี่ยวกับไฟล์ที่แคบกว่าระบบทางการหรือผู้ให้บริการรายอื่น

อ่านข้อกำหนดการอัปโหลดก่อนเลือกไฟล์: รูปแบบที่ยอมรับ ขนาด จำนวนหน้า และข้อจำกัดการเข้ารหัสล้วนมีความสำคัญ ไฟล์ PDF ที่มีใบกำกับภาษีหนึ่งฉบับและไฟล์ PDF ที่รวมใบกำกับภาษี ใบสั่งซื้อ และใบส่งของไว้ด้วยกันถือเป็นข้อมูลนำเข้าที่แตกต่างกัน แอปพลิเคชันอาจยอมรับเฉพาะแบบแรกเท่านั้น การปฏิเสธแบบที่สองสะท้อนถึงขีดจำกัดข้อมูลนำเข้าของแอปพลิเคชันนั้น ไม่ได้เป็นการตัดสินว่าใบกำกับภาษีมียู่หรือไม่

จากนั้นระบุสิ่งที่อินเทอร์เฟซได้ดำเนินการจริง ตัวอย่างเช่น การแสดงตัวอย่างแสดงให้เห็นว่าระบบได้แสดงไฟล์ ช่องแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลแล้วแสดงให้เห็นว่าระบบได้ดึงหรือยอมรับบางฟิลด์ และการตอบกลับจากการตรวจสอบแสดงให้เห็นว่าได้พยายามค้นหาและส่งคืนผลลัพธ์ ขั้นตอนเหล่านี้อาจปรากฏบนหน้าจอเดียวกัน แต่ผู้อ่านควรสามารถแยกแยะได้ว่าขั้นตอนใดเสร็จสิ้นแล้ว

ตรวจสอบฟิลด์ที่ดึงมากับแหล่งข้อมูลต้นฉบับที่มองเห็นได้ก่อนส่งข้อมูล หมายเลขใบกำกับภาษีที่ยาวอาจสูญเสียเลขศูนย์นำหน้าเมื่อคัดลอกผ่านสเปรดชีต ผลลัพธ์จาก OCR อาจสับสนระหว่างอักขระที่มีลักษณะคล้ายกัน เปรียบเทียบวันที่ออกและจำนวนเงินที่แน่นอน หรือฟิลด์รหัสตรวจสอบที่ขอสำหรับประเภทใบกำกับภาษีที่เลือก เก็บป้ายกำกับภาษาจีนไว้ในมุมมองแทนที่จะอาศัยชื่อไฟล์ที่แปลแล้วหรือสรุปอีเมลจากผู้จำหน่าย

ใบกำกับภาษีที่แปลงเป็นดิจิทัลเต็มรูปแบบใช้หมายเลขใบกำกับภาษีจำนวน 20 หลัก ในขณะที่ประเภทเก่าอาจต้องการชุดตัวระบุที่แตกต่างกัน หมายเลขที่ระบุใบกำกับภาษียังแยกต่างหากจากเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท หากแบบฟอร์มขอหมายเลขใบกำกับภาษี การใส่เลขภาษีของผู้ขายจะส่งข้อมูลผิดไปยังบริการ ใช้คู่มือฟิลด์โดยละเอียดที่เชื่อมโยงด้านบนสำหรับประเภทที่เกี่ยวข้อง แทนที่จะถือว่านามสกุล PDF เป็นกฎสำหรับการระบุจำนวนเงินที่ต้องใส่

หลังจากส่งข้อมูล ให้อ่านบันทึกที่ได้รับกลับมาควบคู่ไปกับไฟล์แนบ ยืนยันว่าการตอบกลับเกี่ยวข้องกับใบกำกับภาษีที่คุณตั้งใจจะตรวจสอบ จากนั้นเปรียบเทียบผู้ขาย ผู้ซื้อ รายการสินค้า และจำนวนเงินที่แสดง (หากมี) บันทึกข้อผิดพลาดทางเทคนิค การตอบกลับที่ไม่สอดคล้องกัน หรือการจับคู่ที่สำเร็จเป็นผลลัพธ์ที่แตกต่างกันที่เกิดขึ้น ข้อความยืนยันความสำเร็จของการอัปโหลดไฟล์เพียงอย่างเดียวไม่ควรกลายเป็นข้อสรุปการตรวจสอบใบกำกับภาษีที่บันทึกไว้

ภาพหน้าจอและไฟล์ OFD

ภาพหน้าจอยังคงให้ข้อมูลที่อ่านได้สำหรับการตรวจสอบ หากฟิลด์ใบกำกับภาษีที่จำเป็นครบถ้วนและอ่านชัดเจน สามารถนำไปกรอกในแบบฟอร์มตรวจสอบด้วยตนเองที่เหมาะสม บริการที่มีการรู้จำภาพอาจช่วยถอดข้อความได้ ขึ้นอยู่กับประเภทใบกำกับภาษีที่รองรับและโอกาสในการแก้ไขข้อผิดพลาด คำถามที่สำคัญคือข้อมูลใดที่สามารถกู้คืนได้จากภาพนี้จริงๆ

การรู้จำภาพไม่ได้รวมอยู่ในทุกบริการอัปโหลดไฟล์ การยอมรับไฟล์ PDF ไม่ได้หมายความว่าแอปพลิเคชันสามารถประมวลผลภาพ JPG หรือ PNG ได้โดยอัตโนมัติ และการใส่ภาพหน้าจอเข้าไปในไฟล์ PDF ไม่ได้ฟื้นฟูใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับ หากตัวเลือกการอัปโหลดไม่รวมรูปภาพ ให้ใช้เส้นทางที่รองรับที่มีอยู่หรือขอไฟล์แนบต้นฉบับจากผู้ออก อย่าสันนิษฐานว่าการเปลี่ยนนามสกุลไฟล์จะทำให้ภาพที่ไม่รองรับอ่านได้

ภาพที่ตัดมาอาจไม่เพียงพอแม้ว่าข้อความที่มองเห็นจะชัดเจน ภาพอาจแสดงยอดรวมแต่ละเว้นหมายเลขใบกำกับภาษี หรือรักษาหมายเลขไว้แต่ตัดรหัสที่จำเป็นสำหรับประเภทใบกำกับภาษีนั้นออกไป ขอไฟล์ฉบับสมบูรณ์หรือส่วนที่ขาดหายไปเฉพาะเจาะจง หลีกเลี่ยงการคาดเดาตัวเลขที่ซ่อนอยู่จากใบกำกับภาษีอื่นที่ออกโดยบริษัทเดียวกัน

OFD เป็นรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อีกประเภทหนึ่งที่ใช้สำหรับใบกำกับภาษีของจีน ไม่ใช่ภาพถ่ายและไม่ได้บ่งชี้ว่าผู้ส่งมอบเอกสารผิดประเภท คำอธิบายของหน่วยงานภาษีมณฑลเจียงซูเกี่ยวกับรูปแบบใบกำกับภาษีดิจิทัล ระบุ PDF, OFD และ XML เป็นตัวเลือกสำหรับการดาวน์โหลด ส่วนคำถามที่ว่าแอปพลิเคชันเฉพาะสามารถแสดงหรือตรวจสอบรูปแบบใดได้นั้นเป็นเรื่องแยกต่างหาก

หากโปรแกรมอ่าน PDF ทั่วไปของคุณไม่สามารถเปิดไฟล์แนบ OFD ได้ ให้ขอเวอร์ชัน PDF ที่ดาวน์โหลดจากระบบการจัดส่งของผู้ออก หรือใช้เส้นทางที่รองรับ OFD ที่เหมาะสม ตัวอย่างผู้ออกรายหนึ่งคือ คู่มือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบดิจิทัลของ AWS China: ซึ่งอธิบายการจัดส่ง PDF และ XML เป็นค่าเริ่มต้น และการขอไฟล์ OFD ผ่านกระบวนการสนับสนุน ผู้ผลิตรายอื่นอาจมีการจัดเตรียมการจัดส่งที่แตกต่างกัน ตัวอย่างนี้ไม่ได้บังคับใช้กระบวนการบริการลูกค้าเดียวกันกับพวกเขา

เก็บไฟล์ OFD หรือ XML ต้นฉบับใดๆ ที่มาให้พร้อมกับ PDF ที่อ่านได้ แต่ละไฟล์สามารถมีบทบาทในการจัดการเอกสารของผู้รับ หากคุณแปลงไฟล์เพียงเพื่อดู ให้ติดป้ายกำกับผลลัพธ์นั้นว่าเป็นสำเนาทำงานและเก็บแหล่งที่มาไว้ การแสดงผลที่แปลงแล้วไม่ควรแทนที่ไฟล์ที่ได้รับจากผู้ผลิตโดยไม่รู้ตัว

เมื่อการอัปโหลดล้มเหลว

แอปพลิเคชันปฏิเสธรูปแบบไฟล์ ตรวจสอบรายการรูปแบบที่รองรับซึ่งเผยแพร่แล้ว และนามสกุลไฟล์จริง ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องแต่อยู่ในรูปแบบที่ไม่รองรับยังคงต้องใช้ช่องทางการส่งข้อมูลอื่น หากบริการยอมรับไฟล์ PDF แต่ไฟล์แนบเดียวที่มีคือ OFD ให้ขอไฟล์ PDF จากผู้ออกใบแจ้งหนี้ หรือใช้บริการที่รองรับ OFD อย่างชัดเจน ควรยืนยันการรองรับรูปแบบไฟล์ก่อนพยายามตรวจสอบอีกครั้ง

ไฟล์ PDF มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านหรือไม่สามารถอ่านได้ ขอให้ผู้ส่งจัดหาไฟล์ต้นฉบับที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านช่องทางที่ตกลงกัน รหัสผ่านที่คุณใช้เปิดเอกสารในเครื่องอาจไม่ทำให้บริการอัปโหลดสามารถประมวลผลไฟล์ได้ หลีกเลี่ยงการส่งรหัสผ่านหรือรายละเอียดใบแจ้งหนี้ไปยังเครื่องมือแปลงไฟล์ที่ไม่เกี่ยวข้องเพียงเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล

บริการอ่านไฟล์ได้แต่กรอกค่าผิด เปรียบเทียบข้อมูลที่ดึงมากับต้นฉบับ และแก้ไขเฉพาะฟิลด์ในการส่งที่คุณสามารถยืนยันได้ รักษาไฟล์แนบแหล่งที่มาให้คงเดิม หากช่องจำนวนเงินผิดเพราะเลือกประเภทใบแจ้งหนี้ผิด ให้แก้ไขประเภทก่อนปรับแก้ฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง มิฉะนั้น ค่าเดียวกันอาจถูกทดสอบกับข้อกำหนดที่ผิด

ไฟล์ถูกส่งแล้ว แต่บริการไม่พบระเบียนหรือพบความไม่สอดคล้อง คุณกำลังเผชิญกับปัญหาที่แตกต่างจากกรณีไบต์อ่านไม่ได้หรือรูปแบบไม่รองรับ เก็บรักษาผลลัพธ์และฟิลด์ที่ส่งไปจริงไว้ ปฏิบัติตามคำแนะนำการตีความผลลัพธ์ที่มีอยู่ ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบการถอดข้อความและขอบเขตการให้บริการที่เกี่ยวข้อง การบีบอัดหรือแปลงไฟล์เดิมซ้ำๆ จะไม่ช่วยอธิบายผลลัพธ์การค้นหาที่เสร็จสิ้นแล้ว

หากข้อความคลุมเครือ ให้บรรยายขั้นตอนที่สังเกตได้ เช่น “แอปพลิเคชันไม่สามารถอ่านไฟล์แนบ” หรือ “รายละเอียดใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปไม่พบระเบียน” วิธีนี้ช่วยให้ผู้ส่งมีประเด็นเฉพาะเจาะจงเพื่อแก้ไข การเรียกความล้มเหลวทุกกรณีว่า “ใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง” จะทำให้สูญเสียความแตกต่างระหว่างปัญหาการจัดการเอกสารกับผลลัพธ์เกี่ยวกับข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่ส่งไป

เก็บรักษาไฟล์พร้อมกับผลลัพธ์

ลองพิจารณาสมมติฐานการส่งต่องานระหว่างฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายการเงิน ฝ่ายจัดซื้อได้รับไฟล์ PDF ต้นฉบับของใบแจ้งหนี้ทางอีเมล แล้วส่งภาพหน้าจอแชทที่ตัดเฉพาะยอดรวมให้ฝ่ายการเงิน ฝ่ายการเงินยังได้รับภาพหน้าจอที่ติดป้ายว่า “ตรวจสอบแล้ว” แต่ภาพนั้นไม่แสดงเลขที่ใบแจ้งหนี้เต็มรูปแบบหรือวันที่ตรวจสอบ ไฟล์ทั้งสามมีความเชื่อมโยงกันในบทสนทนา แต่ยังไม่ใช่บันทึกที่ทำซ้ำได้ของการตรวจสอบหนึ่งครั้งที่เสร็จสมบูรณ์

ขั้นตอนถัดไปที่มีประโยชน์คือการขอไฟล์แนบต้นฉบับและระบุว่าผลลัพธ์เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ฉบับใด หากไม่สามารถเชื่อมโยงคำตอบก่อนหน้านี้กับใบแจ้งหนี้นั้นได้ ให้ดำเนินการตรวจสอบผ่านช่องทางที่เหมาะสมที่มีอยู่ เก็บรักษาไฟล์ที่ได้รับ ตัวระบุใบแจ้งหนี้ คำตอบที่มีวันที่ และความคลาดเคลื่อนที่ยังไม่แก้ไขไว้ด้วยกัน ตัวอย่างนี้เน้นเรื่องความสามารถในการติดตาม ไม่ได้หมายความว่าภาพที่ตัดมาถูกแก้ไขโดยเจตนา

การเก็บไฟล์มีข้อกำหนดด้านบัญชีที่เกี่ยวข้องด้วย ตัวอย่างคือ ประกาศปี 2020 ของกระทรวงการคลังและสำนักงานบริหารหอจดหมายเหตุแห่งชาติ: องค์กรที่ใช้เอกสารบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ฉบับพิมพ์เพื่อเบิกค่าใช้จ่าย ทำบัญชี และจัดเก็บ ต้องเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับที่ใช้พิมพ์ไว้ด้วย ข้อกำหนดนี้เป็นเรื่องของการบัญชีในจีน จึงไม่ใช่กฎการเก็บเอกสารที่ใช้กับผู้ซื้อในต่างประเทศทุกราย แต่ช่วยอธิบายว่าเหตุใดการส่งต่อเพียงฉบับพิมพ์จึงอาจไม่ครบถ้วน

ผลลัพธ์ที่บันทึกไว้มีวันที่ของตัวเอง แยกวันที่นี้ออกจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้และวันที่ส่งต่อไฟล์แนบ หากผู้ออกใบแจ้งหนี้ส่งข้อมูลแก้ไขในภายหลัง ให้รักษาความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลเดิมและข้อมูลใหม่แทนที่จะเขียนทับไฟล์แรก คู่มือการตรวจสอบในวงกว้างอธิบายเรื่องการแก้ไขและสถานะใบแจ้งหนี้ โดยไม่เปลี่ยนงานจัดการไฟล์นี้เป็นขั้นตอนการยื่นแบบภาษี

สุดท้าย ให้จำกัดการตรวจสอบเอกสารให้อยู่ในวัตถุประสงค์ของมัน ใบแจ้งหนี้ที่มีฟิลด์ที่บันทึกไว้สอดคล้องกับไฟล์แนบอาจยังก่อให้เกิดคำถามแยกต่างหากเกี่ยวกับชื่อบริษัทที่ปรากฏบนใบแจ้งหนี้ ใช้ คำอธิบายเกี่ยวกับผู้ออกใบแจ้งหนี้ เพื่อระบุบทบาทนั้น และใช้ คู่มือกรณีชื่อซัพพลายเออร์และชื่อในใบแจ้งหนี้ไม่ตรงกัน เมื่อหน่วยงานแตกต่างกัน ไฟล์ที่อ่านได้และการค้นหาใบแจ้งหนี้ที่เสร็จสิ้นไม่สามารถให้คำอธิบายสำหรับคู่สัญญาที่ไม่เกี่ยวข้องได้

งานด้านไฟล์ถือว่าเสร็จสิ้นเมื่อวัสดุต้นฉบับใช้งานได้ การตรวจสอบเกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ฉบับเดียวกัน และผลลัพธ์ที่มีวันที่ถูกเก็บรักษาไว้อย่างถูกต้อง หากขาดองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่ง ให้ร้องขอองค์ประกอบนั้นอย่างชัดเจน วิธีนี้ทำให้การแลกเปลี่ยนครั้งถัดไปกับผู้ออกใบแจ้งหนี้มีประโยชน์มากกว่าการส่งภาพหน้าจอกลับไปด้วยข้อความว่า “PDF ใช้งานไม่ได้”