中国电子发票 PDF 怎么查验？

查验中国电子发票 PDF，先保留收到的附件，确认里面是用于税务用途的发票，再通过支持该票种的服务提交所需信息。服务支持原始 PDF 时，可以直接上传；采用手工查验时，则要按票种填写发票上的相应字段。能打开文件、能提取文字，都只是查验前的准备，还不等于完成了发票查验。

很多问题其实出在提交之前。供应商发来的可能是原始电子发票，也可能是扫描后保存的 PDF，或把一张图片装进 PDF。这几种文件看上去相近，交给系统读取时却不一样。与其反复转换格式、重复上传，不如先弄清手里是哪一种。

先看收到的 PDF

先确认附件的来源：是从开票方的发票交付页面下载，随开票邮件收到，还是用照片制作的？把来源信息与文件一起保存。文件名例如 invoice.pdf 只能说明保存格式，无法证明由谁开票，也不能说明文件内容是怎样生成的。

这里所说的中国发票，是中国税务发票体系中的发票。英文商业发票或形式发票也可能以 PDF 发送，但用途不同。使用增值税发票查验服务前，要先看清文档的标题和内容。常见票种以及对应的填写要求，可以参照 中国增值税发票查验指南 。

全面数字化的电子发票通常称为数电发票，通过电子方式交付本来就是正常流程。 国家税务总局关于推广应用数电发票的公告 规定，可以通过电子发票服务平台交付，也可以通过电子邮件、二维码等方式交付。因此，电子附件并不一定由纸质发票扫描而来。

如果手里的文件经过扫描、图片编辑或在线转换，可以向开票方索取最初提供的电子文件。把要求说具体些，例如：“请提供这个发票号码对应的原始电子发票下载文件，不要照片，也不要把截图转换成 PDF。”这是在索取便于读取的原文件，并不是要求对方重新开票。

能选中文字，只能说明转录比较方便，不能据此判断发票真伪。有些 PDF 有文字层，有些只有图片，扫描件也可能经过 OCR 添加文字层。成功复制出一个号码，说明阅读器读到了字符；这些字符是否与税务记录一致，仍需查验。

收到的附件应原样保存，放大查看或编辑时另存工作副本。不要用翻译、裁剪、重新保存的版本覆盖原文件。以后同事问起“当时查的是哪一份”，应能找到实际收到的附件，而不是核对过程中拼出的编辑版。

读取文件与查验发票

可以使用 全国增值税发票查验平台 ，也可以选择已确认支持相应票种和文件格式的服务。国家税务总局公告允许单位和个人通过官方渠道查验数电发票信息。第三方上传服务接受的文件范围，可能比官方系统或其他服务更窄，需要分别确认。

选文件之前，先看格式、大小、页数和加密限制。只含一张发票的 PDF，与合并了发票、采购订单和送货单的 PDF，并不是同一种输入。某个应用可能只接受前者。它拒绝后者，反映的是文件接收限制，不能据此判断发票是否存在。

接着看页面究竟完成了哪一步：出现预览，说明文件能够显示；表单自动填入内容，说明部分字段已被读取；返回查验结果，才说明系统尝试了查询并给出了答复。这些状态可能在同一页出现，但含义不同。

提交前，把提取出的内容与原文件逐项核对。较长的发票号码经过电子表格复制，可能丢失开头的零；OCR 也可能认错形似字符。重点核对所选票种要求的开票日期、金额或校验码字段。应以发票上的中文字段为准，不能只依赖翻译后的文件名或供应商的邮件摘要。

数电发票使用 20 位发票号码，其他票种可能需要不同的号码组合。发票号码与公司的纳税人识别号也不是一回事：表单要填写发票号码时，填入销售方税号会提交错误信息。具体应填哪个金额、哪些号码，要按前面链接中的票种说明确认，不能仅凭 PDF 后缀判断。

收到查询答复后，先确认结果对应的是准备查验的那张发票，再核对返回的销售方、购买方、项目、金额等信息，以实际提供的字段为准。技术错误、信息不一致、查验一致，应分别记录。不能把一句“文件上传成功”保存为“发票查验通过”。

截图和 OFD 怎么处理

截图并非一定不能用于查验。只要所需字段完整、清晰，就可以把信息填写到支持该票种的手工查验表单中。有图片识别能力的服务，还可以辅助提取字段，但仍要确认票种覆盖范围，并允许检查、纠正识别错误。关键在于这张截图里是否保留了查验所需的信息。

不过，支持上传 PDF，不代表服务已经支持 JPG、PNG 图片识别。把截图放进 PDF，也无法还原原始电子发票。如果上传入口不接受图片，应改用已支持的查验方式，或向开票方索取原文件。仅修改文件后缀，并不能让系统读懂原本不支持的图片。

截图文字清晰，也可能缺少关键部分。例如只截了总金额而没截发票号码，或保留了号码却裁掉该票种需要的校验信息。遇到这种情况，应索取完整文件或缺失部分，不要拿同一家公司其他发票上的数字来猜。

OFD 是中国电子发票使用的另一种电子文档格式。收到 OFD 不等于收到照片，也不说明对方发错了发票。 江苏税务关于数电发票格式的说明 列出了 PDF、OFD、XML 下载选项。至于某个阅读器能否打开、某项查验服务能否接收，则要看各自的支持范围。

普通 PDF 阅读器打不开 OFD 时，可以请开票方从其交付系统下载 PDF 版本，或使用支持 OFD 的合适工具。开票方的交付方式可以参考 AWS 中国的数电发票说明：其默认提供 PDF 和 XML，客户可通过支持流程申请 OFD。这只是该开票方的做法，不能据此要求所有开票方采用相同流程。

如果同时收到了 PDF、OFD 或 XML 原文件，应一并保留。不同文件可能服务于接收方不同的处理环节。为了阅读而转换出的版本，可以标为工作副本；不要用转换后的文件悄悄替换开票方最初提供的附件。

上传失败，先分清原因

提示格式不支持。 先核对服务公布的支持列表和文件的实际格式。即使发票有效，格式不受支持时也需要换一种提交方式。只有 OFD，而当前入口只收 PDF，可以向开票方索取 PDF 下载文件，或选择明确支持 OFD 的服务。确认格式兼容以后，再继续查验。

PDF 有密码，或文件无法读取。 请发送方通过约定渠道提供能够打开的原文件。你能在自己的阅读器里输入密码，不代表上传服务也能处理这份加密文件。不要只为了绕过报错，就把密码和发票信息发给无关的转换网站。

能读取文件，但填出来的信息不对。 对照原文件，只修改能够确认的提交字段，保留原附件不动。如果金额栏不对是因为选错票种，应先改票种，再核对相关字段。否则，同一个金额可能被用于错误的查验要求。

提交后提示查无记录或信息不一致。 这已经不同于文件打不开、格式不支持。应保留查询答复和实际提交的字段，再按已有查验指南核对抄录内容、票种和服务覆盖范围。反复压缩、转换同一个文件，并不能解释一次已经返回的查询结果。

如果报错很含糊，向对方说明具体发生在哪一步，例如“系统无法读取附件”或“按这些发票字段提交后，查询没有返回记录”。这样对方才知道该补文件，还是核对信息。把所有失败都说成“发票无效”，反而掩盖了问题。

原文件与查验结果一起留存

来看一个假设的交接场景：采购在邮件里收到原始发票 PDF，随后只把总金额部分的聊天截图发给财务。财务另外收到一张标有“已查验”的图片，但上面没有完整发票号码和查验日期。这三份材料虽然在聊天里有关联，却还不能让接手的人核对出同一次完整查验。

此时应先找回原始附件，弄清结果对应哪张发票。以前的答复如果无法对应，可以通过合适的渠道重新查验。收到的文件、发票标识、带日期的结果和未解决的差异，应放在一起。这个例子说明的是交接资料能否追溯，并不是暗示裁剪图片的人造假。

文件留存还涉及特定的会计要求。根据 财政部、国家档案局 2020 年有关电子会计凭证的通知，使用电子会计凭证的纸质打印件进行报销、入账、归档时，必须同时保存打印所依据的电子会计凭证。这是中国会计制度下的要求，不能直接当作所有海外买方的通用规则，但能说明为什么只交一张打印件可能不够。

查验结果的日期，要与开票日期、附件转发日期分开记录。如果开票方后来提供更正材料，应保留新旧材料之间的关系，不要直接覆盖原文件。更正和发票状态的具体判断，可继续参阅前面的查验指南；这里先把文件与结果对应清楚。

查验完成后，也要分清它回答了什么问题。发票记录与附件一致，并不自动解释发票上这家公司在交易中的角色。可以参阅 发票开票方说明 ；供应商与发票上的公司不一致时，再看 供应商与发票名称不一致指南 。文件可读、发票查验完成，都不能替代对合同主体关系的说明。

原文件能用、查的是同一张发票、带日期的结果保存准确，文件交接才算清楚。缺哪一项，就明确向对方补哪一项。这比再发一张截图，只说“PDF 用不了”，更容易让下一次沟通解决问题。