中国の発票PDFを確認する方法

中国の発票PDFを確認するときは、まず受け取った添付ファイルを保管し、内容が中国の税務上の発票であることを確かめます。そのうえで、適切な照合サービスに必要な発票情報を送信してください。原本のPDFを受け付けるサービスならファイルをアップロードし、手動入力の場合は発票を見ながら、その種類に必要な項目を入力します。文書を開いたり文字を抽出したりするだけでは、まだ照合は完了していません。

実務上の難しさは、多くの場合、提出前の段階から始まります。サプライヤーは、原本の電子請求書、PDFとして保存されたスキャン画像、またはPDFに埋め込まれた画像を送信することがあります。これらは画面上では似て見えますが、ファイル処理サービスにとっては読み取る素材が全く異なります。ファイルを変換したり同じアップロードを繰り返したりする前に、手元にあるものが何であるかを明確にしてください。

受け取ったPDF

添付ファイルの送信元から始めます。発行元の請求書配信ページからダウンロードされたものですか、請求書メールに添付されていたものですか、それとも写真から作成されたものですか？その情報を受け取ったファイルと共に保管してください。「 invoice.pdf 」のようなファイル名はコンテナを説明するものであり、文書の発行元や内容の作成方法を証明するものではありません。

中国の税務請求書、いわゆる発票は、中国の税務請求書制度に属します。英語の商業請求書やプロフォーマインボイスもPDFで届くことがありますが、目的は異なります。中国の増値税検証サービスを利用する前に、タイトルと内容から文書を特定してください。既存の 中国の増値税請求書検証ガイド では、一般的な請求書の種類と入力項目について説明しています。

完全デジタル化された中国の請求書の場合、電子配送は一般的です。 国家税務総局の全国デジタル請求書に関する公告 では、電子請求書サービスプラットフォームを通じた配送や、メール、QRコードなどの他の方法による配送が規定されています。デジタル添付ファイルは、紙の文書から始まったものである必要はありません。

手元のコピーがスキャナー、画像編集ソフト、または変換ウェブサイトを経由している場合は、発行元が当初提供したファイルを依頼してください。具体的には、「この請求書番号に対応する原本のダウンロード可能な電子税務請求書を、写真やスクリーンショットから作成されたPDFではなく送付してください」と明記します。これは、より扱いやすいソースファイルを求める実務的な要請であり、請求書の再発行を要求するものではありません。

テキスト選択は転記に役立ちますが、添付ファイルの認証にはなりません。PDFの中には選択可能なテキストを含むものもありますが、画像のみを含むものや、スキャンにOCRテキスト層を追加したものもあります。番号を正常にコピーできたとしても、それはリーダーが文字を抽出できることを示すだけであり、その文字が税務記録と一致しているかどうかを示すものではありません。

作業用のコピーを作っても、受け取った添付ファイルは変更せずに保管してください。細かい項目は拡大して読めますが、翻訳、切り抜き、再保存を行ったファイルで原本を上書きしないようにします。後で同僚に確認対象を尋ねられたとき、編集したコピーではなく、実際に受け取った添付ファイルを示せる状態にしておきましょう。

ファイルから検証へ

起点となるのは 全国増値税インボイス検証プラットフォーム または、対象の発票とファイル形式に対応していることを確認したサービスです。全国のデジタル発票に関する公告では、組織と個人が公式サービスでデジタル発票の情報を確認できるとされています。民間サービスのアップロード機能では、公式システムや他の提供元よりも受け付けるファイルの範囲が狭い場合があります。

ファイルを選択する前にアップロード要件を確認してください。許容される形式、サイズ、ページ数、暗号化の制限はいずれも重要です。1枚のインボイスを含むPDFと、インボイス、発注書、納品書を結合したPDFは異なる入力です。アプリケーションによっては前者のみを受け付ける場合があります。後者を拒否することは、そのアプリケーションの入力制限を示すものであり、インボイスの実在性を決定するものではありません。

次に、インターフェースが実際に行った処理を特定します。プレビューが表示されれば、ファイルが提示されたことを示します。フォーム欄に入力されていれば、一部の項目が抽出または受理されたことを示します。検証レスポンスがあれば、照会が試行され、結果が返されたことを示します。これらの段階は同じ画面に表示されることもありますが、読者はどの段階が完了したかを区別できる必要があります。

送信前に、抽出された項目を表示されている原本と照合してください。長いインボイス番号はスプレッドシート経由でコピーすると先頭のゼロが欠落することがあり、OCR結果では類似した文字が混同される可能性があります。選択したインボイスタイプに対して要求される発行日、正確な金額、または検証コード欄を比較してください。翻訳されたファイル名や仕入先のメール要約に頼るのではなく、中国語のラベルを表示させたまま確認してください。

完全デジタル化された発票では20桁の発票番号を使います。従来の種類では、必要な識別情報の組み合わせが異なる場合があります。発票を特定する番号と会社の納税者識別番号も別のものです。発票番号を求める欄に売り手の納税者識別番号を入力すると、誤った情報を送信してしまいます。PDFという拡張子だけで入力する金額を判断せず、上記の詳細ガイドで該当する発票の種類に必要な項目を確認してください。

送信後は、返された記録と添付ファイルを照合します。まず確認したかった発票の結果であることを確かめ、表示されている範囲で売り手、買い手、品目、金額を比較してください。技術的なエラー、情報の不一致、一致という結果を区別して記録します。ファイルのアップロードに成功したという表示だけを、発票の照合が完了したという結論として保存してはいけません。

スクリーンショットとOFDファイル

スクリーンショットでも、確認のために読み取り可能な情報を提供できる場合があります。必要なインボイス項目が完全で判読可能であれば、適切な手動検証フォームに入力できます。画像認識機能を備えたサービスは、対応するインボイスタイプおよび誤り修正の機会があることを条件として、それらの転写を支援する場合があります。重要な問いは、この特定の画像から実際にどの情報を復元できるかということです。

画像認識はすべてのファイルアップロードサービスに含まれているわけではありません。PDFファイルを受け入れることが、アプリケーションがJPGまたはPNG画像を処理できることを自動的に意味するわけではなく、スクリーンショットをPDF内に配置しても元の電子インボイスが復元されるわけではありません。アップロードオプションが画像を除外している場合は、利用可能なサポート経路を使用するか、発行元に元の添付ファイルを請求してください。拡張子を変更すればサポートされていない画像が読み取れるようになると想定しないでください。

表示されているテキストが鮮明であっても、切り抜かれた画像では不十分な場合があります。合計額は表示されているもののインボイス番号が省略されていたり、番号は保持されているもののそのインボイスタイプに必要なコードが切断されていたりする可能性があります。完全なファイル、または具体的に欠落している部分の提供を依頼してください。同一会社が発行した別のインボイスから隠れた数字を推測しないようにしてください。

OFDは中国のインボイスで使用されるもう一つの電子文書形式です。これは写真ではなく、送信者が誤った種類の文書を提供したことを示すものではありません。 江蘇省税務当局によるデジタルインボイス形式の説明 では、PDF、OFD、XMLがダウンロードオプションとして識別されています。特定のアプリケーションがどの形式を表示または検証できるかは、別の問題です。

通常のPDFリーダーでOFD添付ファイルを開けない場合は、発行元の配信システムからダウンロードしたPDFバージョンを請求するか、適切なOFD対応経路を使用してください。具体的な発行元の例としては AWS中国のデジタル化された電子fapiaoガイドがあります。これはデフォルトでPDFおよびXML配信を行い、サポートプロセスを通じてOFDをリクエストする方法を説明しています。他の発行元は配信を異なる方法で手配している場合があり、この例が彼らに同じ顧客サービスプロセスを強制するものではありません。

読み取り可能なPDFと共に提供された元のOFDまたはXMLファイルは保管してください。それぞれが受取人の文書処理において役割を果たす可能性があります。閲覧目的だけでファイルを変換する場合は、その出力を作業用コピーとしてラベル付けし、ソースを保持してください。変換された表示画面が発行元から提供されたファイルを黙って置き換えてはいけません。

アップロードが失敗した場合

アプリケーションがフォーマットを拒否します。 公開されているサポート対象リストと実際のファイル拡張子を確認してください。サポートされていない形式の有効な請求書であっても、別の入力経路が必要です。PDFは受け付けられるが添付ファイルがOFDのみである場合は、発行元からのPDFダウンロードを依頼するか、OFDを明示的にサポートするサービスを利用してください。次の検証試行の前に、ファイル形式のサポート状況を確認しておくべきです。

PDFにパスワード保護がかかっているか、読み取れません。 送信者に、合意されたチャネルを通じてアクセス可能な原本を提供するよう依頼してください。ローカルでドキュメントを開くために使用するパスワードは、アップロードサービスでの利用可能性を保証するものではありません。入力エラーを回避するためだけに、無関係な変換ツールにパスワードや請求書の詳細を送信することは避けてください。

サービスはファイルを読み取りますが、誤った値を入力します。 抽出結果を原本と比較し、確認できる提出フィールドのみを修正してください。ソースの添付ファイルはそのまま保持してください。間違った請求書タイプが選択されたために金額欄が誤っている場合は、関連するフィールドを調整する前にタイプを修正してください。そうしないと、同じ数値が誤った要件に対して検証される可能性があります。

ファイルは送信されましたが、サービスから記録が返されないか、不整合が発生しています。 これは、読み取れないバイト列やサポートされていない形式とは異なる問題です。レスポンスと実際に送信されたフィールドを保存してください。既存のガイドの解釈手順に従い、文字起こしの確認や適用されるサービスの範囲を含めて検討してください。同じファイルを繰り返し圧縮または変換しても、完了した照会レスポンスの説明にはなりません。

メッセージがあいまいな場合は、観測可能なステップを記述してください。「アプリケーションが添付ファイルを読み取れませんでした」または「送信された請求書詳細から記録が返されませんでした」などです。これにより、送信者は具体的に解決すべき事項を把握できます。すべての失敗を「無効な請求書」と呼ぶことは、ドキュメント処理の問題と、送信された請求書情報に関する結果の違いを無視することになります。

結果とともにファイルを保持する

調達部門と財務部門の間の仮想的な引継ぎを考えてみましょう。調達部門はメールで原本の請求書PDFを受け取り、その後、合計金額の切り抜きチャット画像を財務部門に送ります。財務部門はまた、「検証済み」とラベル付けされたスクリーンショットも受け取りますが、その画像には完全な請求書番号や確認日付が表示されていません。これら3つのファイルは会話の中で関連していますが、まだ完了した1件のチェックの再現可能な記録としては確立されていません。

次に取るべき有用な行動は、元の添付ファイルを取得し、結果がどの請求書に関するものかを特定することです。以前のレスポンスをその請求書に関連付けられない場合は、適切な利用可能な経路を通じてチェックを実行してください。受信したファイル、請求書識別子、日付付きのレスポンス、および未解決の差異をまとめて保持してください。この例は追跡可能性に関するものであり、切り抜き画像が意図的に改変されたことを示唆するものではありません。

電子ファイルの保存には、中国の会計制度上の要件もあります。 中国の財政部と国家公文書管理当局による2020年の通知では、電子会計証憑を紙に印刷して経費精算、会計処理、保存に使用する組織は、印刷元の電子証憑も保存する必要があるとされています。これは中国の会計制度に関する要件であり、海外のすべての購入者に一律に適用される保存規則ではありません。ただし、印刷物だけでは引継ぎ資料が不足する場合がある理由は理解できます。

保存された結果には独自の日付があります。これを請求書の発行日や添付ファイルが転送された日付と区別して保持してください。発行元が後で修正を提供した場合、最初のファイルを上書きするのではなく、原本と新しい資料の関係を維持してください。より広範な検証ガイドでは、このファイル処理タスクを税務申告手続きに変えることなく、修正や請求書ステータスに関する質問について説明しています。

最後に、ドキュメントチェックはその目的の範囲内で行ってください。記録されたフィールドが添付ファイルと一致する請求書であっても、そこに記載されている会社名について別途疑問が生じる可能性があります。 請求書発行者の説明 を用いてその役割を特定し、 サプライヤーと請求書名の不一致ガイド を参照してください（主体が異なる場合）。読み取り可能なファイルと完了した請求書照会は、無関係な契約当事者についての説明を提供することはできません。

元の資料が使用可能であり、チェックが同じ請求書に関するもので、その日付付きの結果が正確に保存されている場合、ファイルタスクは完了です。これらの要素のいずれかが欠けている場合は、その要素を明示的に要求してください。これにより、発行元との次のやり取りは、「PDFが機能しません」というメッセージとともに別のスクリーンショットを送り返すよりも、はるかに有益なものになります。